Multidisciplinair leerlingendossier

 

Inhoud

Het leerlingendossier, het multidisciplinair dossier genaamd, bevat minstens de volgende gegevens :

  • de administratieve gegevens van de betrokken leerling 
  • de gegevens met betrekking tot de verplichte begeleiding inzake preventieve gezondheidszorg naar aanleiding van een algemeen of gericht consult
  • de gegevens met betrekking tot de vaccinaties en inzake de profylactische maatregelen
  • de gegevens met betrekking tot de verplichte begeleiding inzake leerplicht
  • de gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse regering van 28 augustus 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de CLB's
  • de gegevens van de vraaggestuurde begeleiding
  • een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten in verband met de betrokken leerling met vermelding van de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker
  • het resultaat van het eventuele multidisciplinair overleg binnen het CLB met inbegrip van de gekozen methodiek
  • de eventuele verwijzingen naar een externe dienst of persoon, met de vermelding van de naam ervan
  • de gegevens die werden meegedeeld aan de school of de leerkracht
  • in voorkomend geval, de dossiers die zijn overgedragen vanuit de vroegere PMS- en MST-centra.
  • Elk CLB informeert de ouders en de leerling over het dossier, ook als ze daar niet expliciet om vragen. Zo vertelt de directeur van het CLB in het schooljaar dat de leerling 18 geworden is aan die leerling:

    • hoe lang het dossier nog bewaard zal worden
    • de mogelijkheid dat men bepaalde dossierelementen aan andere personen/hulpverleners kan overdragen als het CLB dit nodig acht
    • waar het dossier zal bijgehouden worden en wie dit bijhoudt.

     

    Inzage

    De bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier. De leerling heeft geen toegang tot die gegevens als ze :

    • louter betrekking hebben op derden;
    • verstrekt werden door een derde en door die persoon als vertrouwelijk bestempeld werden;
    • opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

    Voor de ouder verschilt het recht op toegang naargelang de leerling bekwaam is of niet: 

    • De ouder van de niet-bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot alle  gegevens uit het multidisciplinaire dossier, behalve: .
      • gegevens die als vertrouwelijk werden bestempeld door de persoon die ze heeft meegedeeld;
      • gegevens die enkel gaan over een andere persoon dan de ouder of de leerling;
      • gegevens die opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.
    • De ouder van de bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft
      • sowieso recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier die betrekking hebben op zichzelf;
      • na toestemming van de leerling ook recht op toegang tot de gegevens die enkel de leerling betreffen of die tegelijk betrekking hebben op de leerling en op zichzelf;
      • geen toegang tot gegevens die als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld of die opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.
         

    Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens die hemzelf betreffen.

    De leerling kan het recht op toegang zelfstandig uitoefenen of zich laten bijstaan door een bijstandspersoon.  meer informatie over de bijstandspersoon vindt u in het Besluit van de Vlaamse Regering van 12 september 2008 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

    Het recht op toegang wordt verleend door inzage in het dossier. De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker.  De inzage van de gegevens over de gezondheid vindt plaats onder begeleiding van arts of de verpleegkundige van het centrum. Deze duiden de informatie over de aanwezige dossierelementen voor de betrokkenen op een wijze die verstaanbaar is voor de leerling en de ouders. De inzage vindt uiterlijk plaats binnen tien werkdagen na het verzoek om inzage, rekening houdend met de vakantieregeling.

    Als een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk zou doen aan het recht van de derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, wordt de toegang tot die gegevens verstrekt via een gedeeltelijke inzage, een gesprek of een rapportage. Die beoordeling wordt gemaakt in overleg tussen de CLB-medewerker en de betrokken derde.

    De leerling heeft het recht om het dossier aan te vullen en mag zijn versie geven van de feiten, vermeld in het dossier.

    De persoon die toegang heeft tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier heeft recht op een afschrift van die gegevens waartoe hij toegang heeft door inzage en op een rapport van de gegevens waartoe hij toegang heeft door een gesprek of rapportage.

    Ieder afschrift en ieder rapport is persoonlijk en vertrouwelijk, en mag enkel worden aangewend voor doeleinden van jeugdhulp. De CLB-medewerker die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige of de ouder daarop en voegt een toelichting daarover bij het afschrift of rapport.

    Het recht op toegang door de minderjarige geldt niet als de arts of de directeur van het centrum van oordeel is dat het meedelen van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt. De ouder of de bijstandspersoon heeft wel recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.

    Bewaringstermijn

    Het CLB houdt het dossier bij tot ten minste 10 jaar na het laatste consult of de laatste vaccinatie. In ieder geval vernietigt het CLB het dossier niet voor de oud-leerling de leeftijd van 25 jaar bereikt heeft. Voor leerlingen die hun studieloopbaan in het buitengewoon onderwijs beŽindigd hebben, wordt het dossier bewaard tot de oud-leerling 30 jaar is.

     

    Overdracht

    De directeur van het centrum draagt het multidisciplinaire dossier over aan een ander centrum dat de leerling onder begeleiding heeft, tenzij er daartegen verzet wordt aangetekend door :

    • de bekwame minder- of meerderjarige leerling;
    • de ouders, in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling.

    Dit verzet moet schriftelijk ingediend worden binnen een termijn van tien dagen na de mededeling waarin de ouders of de leerling op de hoogte worden gebracht van de geplande overdracht.
     

    De leerling of de ouders kunnen zich echter niet verzetten tegen de overdracht van:

    • de identificatiegegevens;
    • de gegevens in het kader van de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen;
    • de vaccinatiegegevens;
    • de gegevens in het kader van de algemene, de gerichte en de bijzondere consulten en de medische onderzoeken.
       

    Het centrum en de CLB-medewerkers mogen enkel in het belang van de leerling gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan:

    • het betrokken schoolpersoneel: die gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen;
    • anderen: om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie;
    • anderen: op gemotiveerd verzoek of na schriftelijke toestemming van de leerling of de ouders. 

    Meer informatie over de inhoud van het dossier en de overdracht