U bent hier: Onderwijs en Vorming > Edulex

Omzendbrief

datum laatste wijziging: 04/09/2013 inhoudstafel
Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs
referentie : BaO/2006/04
publicatiedatum : 09/10/2006
wettelijke basis : Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997: artikel 20
contact : Uw verificateur
contactpersoon : Maureen Mestdag, 02 553 99 06

1. Inschrijvingsregister

1.1. Algemeen

- Het is belangrijk om de bepalingen in de omzendbrief (BaO/2012/01) (…) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs' en de omzendbrief (BaO/2012/03) ‘Inschrijvingsregister basisonderwijs’ te raadplegen voor (…) de juiste toepassing van het inschrijvingsrecht (verplicht gebruik inschrijvingsregister,…). Tevens kunt u op de website in verband met gelijke onderwijskansen nuttige informatie terugvinden: www.inschrijvingsrecht.be.

(…)

1.2. Aandachtspunt

(...)

- Informatie over ouderlijk gezag, bv. bij betwisting van de inschrijving door een van de ouders, kan u terugvinden in de omzendbrief NO/2005/01 (13AC) 'Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden'.

2. Leerlingendatabank - stamboekregister

2.1. Algemeen

- In elke school (= één instellingsnummer) wordt (…) een leerlingendatabank met bijhorend stamboek bijgehouden.

- Op elk moment moet van elke school een volledig en correct stamboek kunnen worden voorgelegd volgens het model dat in bijlage gaat ( Bijlage 1 ). Dit model is van toepassing voor de inschrijvingen sinds 1-09-2007.

(…)

- Voor de verificatie wordt een stamboek voorgelegd met alle ingeschreven leerlingen toestand 1 februari vorig schooljaar, aangevuld met alle in- en uitschrijvingen vanaf die datum.

- Alle kleuters en leerlingen krijgen in de leerlingendatabank slechts één stamnummer, leerlingen die herinschrijven krijgen hun oude stamnummer. Het stamnummer is uniek en mag geen twee keer worden gebruikt voor verschillende leerlingen.

(…)

- Voor leerlingen of kleuters die regelmatig de lessen moeten (leerplichtig) of kunnen (niet leerplichtig) volgen (…), wordt (…) de datum waarop de school de betrokken leerling in de school verwacht, ingevuld als begindatum van inschrijving.

Meestal valt de begindatum op 1 september. Indien de leerling vanaf de eerste schooldag van het schooljaar verwacht wordt, wordt 1 september ingevuld als begindatum inschrijving, ook al is 1 september niet de eerste schooldag. Ook v oor instappende kleuters kan 1 september als de begindatum van inschrijving geregistreerd worden, ook al valt de eigenlijke instapdag in sommige schooljaren op 2 of 3 september .

- Scholen die fusioneren of programmeren en een nieuw instellingsnummer krijgen, starten met een nieuwe leerlingendatabank en een nieuw stamboek.

Blijft een van de bestaande nummers behouden, dan wordt de databank en het stamboek van de school die het schoolnummer behoudt, geactualiseerd op de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar. De leerlingen die daar voor het eerst worden ingeschreven en de overgenomen leerlingen krijgen een nieuw stamnummer.

Wanneer er structuurwijzigingen zijn zonder dat het instellingsnummer wijzigt, blijft de leerlingendatabank en het stamboekregister behouden en wordt het aangevuld.

(…)

- (…) Op elke teldag (eerste schooldag van oktober en/of februari) en bij elke herberekening kleuteronderwijs, wordt het totale aantal leerlingen samengeteld in een overzichtslijst per leerlingengroep. Deze overzichtslijst moet minstens alle gegevens bevatten van het model in bijlage (Bijlage 2). Dit overzicht moet op vraag van de verificateur kunnen afgedrukt worden.

2.2. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer van de leerling: een numeriek veld van 7 cijfers waarvan de eerste twee het schooljaar (…) waarin de leerling verwacht wordt, weergeven en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving. Het stamnummer blijft behouden als de leerling of kleuter na uitschrijving opnieuw in de school wordt ingeschreven. De nieuwe (…) begindatum van inschrijving wordt vermeld en de schooljaren worden verder aangevuld. (…)

- Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, M/V (mannelijk, vrouwelijk).

- Financierbaarheidscode: vermelding bij de leerlingen waar voor omkadering de financierbaarheidscoëfficiënt 1,5 wordt toegepast (1,5)

- Vpl: het nummer van de vestigingsplaats.

- Begin datum van inschrijving en datum van uitschrijving: (…) formaat = DD-MM-JJ, vb: 23-09-13.

- Schooljaar: in de (…) kolom met het overeenstemmende (…)schooljaar(…) wordt de afkorting vermeld van de leerlingengroep (bv Kleuter: K1a, K2b, K3 ; Lager: L1a, L1b, L2,...)

- Wijzigingen binnen dezelfde school: bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (bv van L3 naar L2, of van vpl1 naar vpl2) wordt de juiste ingangsdatum van de wijziging genoteerd in de kolom (…) begindatum inschrijving.

De nieuwe leerlingengroep wordt vermeld in de kolom met het overeenstemmende 'schooljaar' en het nummer van de nieuwe vestigingsplaats in de kolom Vpl. Deze wijzigingen worden vermeld op een nieuwe lijn. De vorige toestand blijft vermeld in het stamboek. Er wordt geen datum van uitschrijving uit de school vermeld.

- Reden in of uitschr /schoolverandering: deze rubriek moet worden ingevuld wanneer er een schoolverandering is naar of van een andere basisschool, met vermelding van het schoolnummer van de oorspronkelijke of nieuwe school indien het om een Vlaamse basisschool gaat. Voor andere uitschrijvingen kan hier eventueel de reden worden vermeld.

3. Aanwezigheidsregisters

3.1. Algemeen

- Scholen en centra wisselen via DISCIMUS aan- en afwezigheidsgegevens van hun leerlingen uit. Voor meer informatie over de elektronische uitwisseling van aan- en afwezigheidsgegevens van leerlingen, zie ook punt 3 in de omzendbrief ‘ DISCIMUS – Een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen ’ (NO/2012/01). Het behoort tot de autonomie van de school of men, buiten deze elektronische registratie, blijft werken met een klassiek geschreven aanwezigheidsregister.

(…)

- De aanwezigheidsregisters worden bij de aanvang van het schooljaar aangemaakt per klas- of leerlingengroep. (…) Elektronische registers moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden.

(…)

- Het aanwezigheidsregister moet minstens alle gegevens bevatten zoals het model in bijlage (Bijlage 3). (…)

- Kleuters jonger dan 3 jaar worden vermeld in het aanwezigheidsregister vanaf de instapdatum waarvoor ze ingeschreven zijn, ook indien zij nog niet naar school komen.

(…)

- De aan- en afwezigheidsregistratie gebeurt (…) zo snel mogelijk na aanvang van het eerste lesuur (…). De uitwisseling van deze gegevens via DISCIMUS gebeurt bij voorkeur dagelijks en uiterlijk binnen de week.

(…)

- Per halve lesdag wordt het totale aantal aanwezigen onderaan in het register weergegeven.

3.2. Opmaak van het aanwezigheidsregister

- Alle leerlingen of kleuters worden bij de aanvang van het schooljaar in alfabetische volgorde (…) opgenomen in het aanwezigheidsregister. Deze volgorde wordt achteraf niet gewijzigd.

- Leerlingen of kleuters die achteraf bijkomen, worden chronologisch toegevoegd. De reden wordt vermeld bij de 'opmerkingen' (bv komt van L2b, komt van school..., eerste inschrijving,...)

- Indien verschillende administratieve groepen/pedagogische eenheden als één leerlingengroep in eenzelfde aanwezigheidsregister opgenomen worden, moet er een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de administratieve groepen/pedagogische eenheden.

Er zijn verschillende mogelijkheden. De verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen kunnen afzonderlijk alfabetisch geordend worden en onmiddellijk onder elkaar genoteerd worden, zonder een regel tussen te laten (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch).

Ook kunnen alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch geordend worden. Het onderscheid tussen de verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen moet duidelijk zijn: de pedagogische eenheid/administratieve groep waar de leerling deel van uitmaakt kan vermeld worden naast de naam van de leerling.

Er kunnen vanzelfsprekend ook aparte aanwezigheidsregisters gehanteerd worden (…), volgens de klassieke werkwijze.

- Bij verandering van klas of verlaten van de school wordt naast de naam van de leerling een doorlopende lijn getrokken of wordt de lijn opgevuld met een grijswaarde tot het einde van het schooljaar met vermelding van de reden bij de rubriek 'opmerkingen'. Wanneer een uitgeschreven leerling in de loop van het schooljaar opnieuw inschrijft, wordt deze leerling onderaan toegevoegd.

- Doorstreep op gewone klasvrije dagen de kolommen met een verticale lijn of grijswaarde . Extra- muros -activiteiten worden als gewone aanwezigheid genoteerd. Een halve dag schorsing van de lessen op de laatste schooldag voor de zomervakantie en de eventuele dag schorsing van de lessen na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus, kunnen de afwezigheidscode ‘°’ krijgen. Facultatieve verlofdagen krijgen de code ‘+’. Pedagogische studiedagen krijgen de code ‘*’.

(…)

3.3. Invullen van de verschillende kolommen

- Stamnummer: zie stamboekregister.

- Naam, volledige voornaam

- Code voor keuze levensbeschouwelijk vak van toepassing in alle scholen waar de keuzemogelijkheid bestaat (kolom Godsdienst/Zedenleer/Andere):

NCZ = Niet-confessionele zedenleer

KGD = Katholieke godsdienst

PGD = Protestants-evangelische godsdienst

ISR = Israëlitische godsdienst

ISL = Islamitische godsdienst

ORT = Orthodoxe godsdienst

ANG = Anglicaanse godsdienst

CBS = Cultuurbeschouwing

VRG = Vrijgesteld

- Geboortedatum, adres van de leerling worden volledig vermeld in het aanwezigheidsregister, hetzij op een afzonderlijke klas- of leerlingenlijst per aanwezigheidsregister.

- Voor niet-leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs : de aanwezigen worden uitsluitend aangeduid met een verticaal streepje. De afwezigen worden voorlopig en onuitwisbaar aangeduid met een horizontaal streepje (…) en achteraf aangevuld met een passend teken van zodra de juiste reden van de afwezigheid gekend is. Deze tekens zijn:

A = afwezig

L = laattijdig aangekomen

D = tijdelijk in type 5 school

- Voor het lager onderwijs of leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs: enkel afwezigheden dienen te worden aangeduid in het register. Er moeten geen verticale streepjes meer geplaatst worden ter aanduiding van aanwezigheden. De afwezigen worden voorlopig (…) aangeduid met een horizontaal streepje (…) en achteraf aangevuld met een passend teken van zodra de juiste reden van de afwezigheid gekend is. Leerlingen die laattijdig aankomen op school worden genoteerd met de letter L.

Alle andere afwezigheidscodes en de toepassing ervan kan u terugvinden in de omzendbrief (BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs'.

Op de website in verband met afwezigheden in het basisonderwijs kan u andere bijkomende informatie terugvinden.

http://www.ond.vlaanderen.be/basisonderwijs/directies/afwezigheden/

3.4. Aandachtspunten

(…)

- Afwezigheden omwille van revalidatie tijdens de lesuren worden als volgt geregistreerd: in het aanwezigheidsregister bij de kolom “opmerkingen” schrijft u in september of vanaf het moment dat de revalidatie begint te lopen, dat de leerling revalidatie tijdens de lesuren volgt. Afwezigheden vanaf het eerste uur van de voormiddag of namiddag noteert u met een H. Voor revalidatie die het laatste deel van een halve dag doorgaat is er geen code voorzien, omdat de leerling al als aanwezig staat genoteerd. In bijlage bij het register voegt u in alle gevallen een week- of maandplanning toe.

Meer informatie over revalidatie kan u terugvinden in de omzendbrief(BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs' (punt 3.6).

- De afwezigheidscodes worden per soort genummerd per leerling (bv S1, S2, ...). (…) Er kan ook gewerkt worden met maandoverzichten van het aantal afwezigheidscodes per leerling.

- De afwezigheden van niet-leerplichtige leerlingen hoeven niet gewettigd te worden met attesten of met verklaringen van de ouders. Het is wel wenselijk dat de ouders de school informeren over afwezigheden van deze leerlingen.

- Alle verantwoordingsdocumenten behalve het begeleidingsdossier worden per klas en per leerling chronologisch geklasseerd. Het begeleidingsdossier omvat de schriftelijke neerslag van de begeleidingsinspanningen van de school voor een leerling die meer dan 10 halve schooldagen problematisch afwezig was.

Alle wettigingen, alsook het begeleidingsdossier moeten op de school ter inzage zijn voor de verificateurs. Zij zijn het immers die de wettigingen moeten controleren en bekijken welke als problematisch geregistreerde afwezigheden al dan niet aanleiding kunnen geven tot de niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling.

4. Inschrijvingsdocumenten

4.1. Identificatie

- Zowel bij de inschrijving van een leerling lager onderwijs als bij de inschrijving van een kleuter wordt een officieel bewijsstuk voorgelegd waaruit de juiste schrijfwijze van de naam en ook de geboortedatum blijkt. Omdat onder andere voor de controle op de leerplicht ook het rijksregisternummer noodzakelijk is, wordt bij voorkeur de SIS-kaart gevraagd. Het is niet de bedoeling dat scholen aan de ouders vragen om een (eensluidende) kopie van het geboortebewijs voor te leggen.

- (…) Naast het rijksregisternummer wordt soms ook gebruik gemaakt van het BIS-nummer. Dit nummer wordt beheerd door de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid en kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Het is, net als het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon en het wordt ook vermeld op de SIS-kaart. Een BIS-nummer is te onderscheiden van een Rijksregisternummer doordat de geboortemaand is vermeerderd met 20 of 40.

- Van het bewijsstuk wordt een fotokopie genomen. Indien gebruik wordt gemaakt van een door het gemeentebestuur afgeleverde lijst met de geboorten, is het vermelden van het stamnummer naast de naam voldoende.

- Het ontbreken van een bewijsstuk, ook bij een vermoeden van illegaal verblijf, mag echter geen reden zijn om een inschrijving te weigeren. Het is ook geen reden waarom de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn. Wel dient de schooldirectie maximale inspanningen te leveren om fictieve inschrijvingen te vermijden. (…)

4.2. Overgang tussen de niveaus en afwijkingen (…)

- Een leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau en de leerlingengroep waarin hij/zij zich wil inschrijven. Dit betekent onder meer dat een leerling in de lagere school niet enkel moet voldoen aan de leeftijdsvoorwaarde maar ook aan de voorwaarde inzake voldoende aanwezigheid in het Nederlandstalig kleuteronderwijs of het slagen in een taalproef.

Informatie i.v.m. deze voorwaarden kan u terugvinden in de omzendbrief BaO/2001/10 ' Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs '.

- Ouders van leerlingen kunnen beslissen om

* de leerling een achtste jaar lager onderwijs te laten volgen

* de leerling te laten overstappen naar het lager onderwijs na de zomervakantie van het jaar waarin het kind vijf jaar wordt, mits ook voldaan wordt aan de bovenvermelde voorwaarde inzake voldoende aanwezigheid in het Nederlandstalig kleuteronderwijs of het slagen in een taalproef.

* de leerling het eerste jaar van de leerplicht te laten doorbrengen in het kleuteronderwijs.

- Ouders nemen deze beslissingen na kennisname van en toelichting bij de omstandig gemotiveerde adviezen van de klassenraad en van het CLB. Voor leerplichtige leerlingen die nog geen kleuteronderwijs volgden en het eerste jaar van de leerplicht doorbrengen in het kleuteronderwijs, is enkel het advies van het CLB vereist.

- Ook bij ongunstig advies van CLB en/of klassenraad kunnen de ouders bij hun oorspronkelijke beslissing blijven, behalve voor het volgen van een achtste jaar lager onderwijs waar een gunstig advies van de klassenraad vereist is.

- In het leerlingendossier bewaart de school de adviezen van de klassenraad en het CLB of een bewijsstuk waaruit blijkt dat de ouders kennis hebben genomen en toelichting hebben gekregen bij de adviezen van CLB en klassenraad; ze zijn van bij de aanvang van het schooljaar ter beschikking. (…)

4.3. Keuze levensbeschouwelijke vakken

- Bij de inschrijving van hun leerplichtig kind in het officieel lager onderwijs bepalen de ouders, bij ondertekende verklaring, of hun kind een cursus in één der erkende godsdiensten of een cursus niet-confessionele zedenleer volgt. Ouders die op basis van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de cursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer kunnen op aanvraag een vrijstelling bekomen (omzendbrief (GD/2002/05) 'Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer'). Deze keuze kunnen zij bij het begin van elk schooljaar wijzigen.

- De keuzeformulieren levensbeschouwelijke vakken worden volgens stamnummer geklasseerd of alfabetisch per leerlingengroep.

4.4. Anderstalige nieuwkomers

- Verklaringen en attesten voor onthaalonderwijs 'anderstalige nieuwkomers': bij het inschrijven van leerlingen die aan de voorwaarden voldoen, worden de nodige documenten verzameld (zie omzendbrief (BaO/2006/03) 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers').

4.5. Telling van leerlingen aan coëfficiënt 1,5

4.5.1. Algemeen

- Op leerlingen in het gewoon basisonderwijs waarvoor bewijs wordt geleverd dat zij voldoen aan onderstaande voorwaarden, wordt voor de bepaling van de personeelsformatie de coëfficiënt 1,5 toegepast (zie decreet basisonderwijs (25-02-1997) artikel 140 §1). De bewijsstukken zijn van bij de start van de inschrijving ter beschikking in de school. Het gaat om kinderen

* die verblijven in een erkend Centrum voor kinderzorg en gezinsondersteuning.

* die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* die geplaatst zijn door de jeugdrechter of door de comités voor bijzondere jeugdzorg.

* die thuisloos zijn d.w.z. tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming

* van wie de ouders behoren tot de trekkende bevolking (…)

4.5.2. Documenten

- Eén van de volgende documenten moet in het bezit zijn van de school om een leerling te kunnen laten meetellen aan coëfficiënt 1,5:

4.5.2.1- Die verblijven in een erkend Centrum voor Kind er zorg en Gezinsondersteuning:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

4.5.2.2- Die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben:

* het verblijf op zich is hier voldoende als bewijs.

4.5.2.3- Die g eplaatst zijn door de jeugdrechter of door een c omité voor b ijzondere j eugdzorg:

* een kopie van de beslissing van de jeugdrechtbank.

* een kopie van de beslissing van het comité voor bijzondere jeugdzorg.

* een verklaring van de betrokken instelling waaruit blijkt dat het om een plaatsing gaat in het kader van de bijzondere jeugdzorg (…) of de jeugdbescherming door de jeugdrechter of het comité voor bijzondere jeugdzorg. Het is niet noodzakelijk dat gespecificeerd wordt om welk van beide instanties het gaat.

Uit de documenten mag niet blijken dat de periode van de plaatsing al verstreken is op de teldag.

4.5.2.4.- Tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of een sociale dienst, bedoeld in het decreet van 7 maart 2008 inzake bijzondere jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten die gefinancierd of gesubsidieerd worden door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming:

* een verklaring van de persoon, de voorziening of de sociale dienst die de leerling tijdelijk of permanent opneemt.

Uit de documenten mag niet blijken dat de periode waarin de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen, al verstreken is op de teldag.

4.5.2. 5 - Trekkende bevolking binnenschipper:

* attest van gezinssamenstelling waaruit blijkt dat beide ouders binnenschipper zijn.

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen (…) van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

4.5.2. 6 - Trekkende bevolking kermis- en circusexploitanten en -artiesten:

* attest van gezinssamenstelling waaruit blijkt dat beide ouders kermis- of circusexploitant of –artiest zijn.

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* kopie uit het handelsregister,(…) waaruit blijkt dat beide ouders kermis- of circusexploitant of –artiest zijn.

* lidmaatschapskaart van de ouders van foorreiziger of kermisexploitant.

(…)

4.5.2. 7 - Trekkende bevolking Rom (…) , Manoesj (…) , Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur:

* een verklaring van de burgemeester dat het (…) vermelde adres een terrein is dat specifiek bedoeld is voor trekkende bevolking met een nomadische cultuur (o.a. Rom, Voyageurs, Manoesj (…)).

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (o.a. Rom , Voyageurs , Manoesj ) (zie bijlage 4).

(…)

4.5.2. 8 - Trekkende bevolking Roma (…) :

* een document, opgesteld door een officiële instantie van het land van herkomst, waaruit blijkt dat de persoon Roma is. Bij documenten die opgesteld zijn in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Engels of Duits, kan een Nederlandse vertaling gevraagd worden, opgesteld door een Belgische beëdigde vertaler. (…)

* gedurende de periode dat de asielprocedure loopt, een document dat bij de asielaanvraag gevoegd is, waarin verklaard wordt dat de aanvrager Roma is. (…)

* een verklaring van een asielcentrum dat (…) persoon bekend (…) staat als Roma(…).

* een formulier dat ingevuld is door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst of cel van een stad of gemeente, waaruit blijkt dat de ouders tot de Roma of andere trekkende bevolking met een nomadische cultuur behoren (zie bijlage 4). (…)

4.6. Opvraging van de leerlingenkenmerken in het kader van financiering en subsidiëring

- Vanaf schooljaar 2008-2009 wordt voor de berekening van de werkingsmiddelen in het gewoon basisonderwijs rekening gehouden met de leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* de taal

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoelage

* het wonen in een bepaalde buurt

* de ouders behoren tot de trekkende bevolking

* de leerling is thuisloos

- Vanaf schooljaar 2012-2013 wordt voor de bepaling van de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs ook rekening gehouden met enkele leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

* het opleidingsniveau van de moeder

* het ontvangen van een schooltoelage

* de thuistaal van de leerling

- De kenmerken in verband met de schooltoelage en de buurt waar de leerling woont, worden gehaald uit administratieve databanken.

(…)

- De kenmerken ‘Thuisloos’ en ‘Trekkende bevolking’ worden aangetoond door middel van een bewijsstuk .

- Een leerling wordt beschouwd als thuisloos (zie ook punt 4.5.2.4.) indien deze leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen door een gezin of persoon(…), een voorziening of een sociale dienst, in het kader van Bijzondere Jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Voor deze thuislozen is een (…) verklaring nodig van de voorziening, persoon(…) of sociale dienst waar het kind tijdelijk of permanent opgenomen is.

(…)

Let op: een leerling geplaatst door de jeugdrechter of door een Comité voor Bijzondere Jeugdzorg in een internaat gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming komt in aanmerking als leerling met coëfficiënt 1,5 voor de berekening van de omkadering, maar heeft niet het leerlingenkenmerk thuisloos.

Uit de documenten mag niet blijken dat de periode waarin de leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen, al verstreken is op de teldag.

- Voor het leerlingenkenmerk ‘Trekkende bevolking worden (…) dezelfde criteria en documenten gebruikt als onder punten 4.5.2.5. t.e.m. 4.5.2.8 binnenschipper, kermis- en circusexploitanten en -artiesten, Rom(…)/Manoesj-(…)/Voyageurs/andere personen met een nomadische cultuur en Roma(…). (…)

In de school moeten de (…) bewijstukken aanwezig zijn die aantonen dat de leerling op de teldag nog steeds behoort tot de trekkende bevolking.

- De leerlingenkenmerken in verband met ‘ Taal’ (moeder, vader, broers/zussen, vrienden) en ‘ Opleidingsniveau van de moeder’ worden aangetoond via een verklaring op eer(…) die wordt opgevraagd aan alle ouders van de leerlingen van het gewoon onderwijs. Deze leerlingenkenmerken worden door de school (…) uitgewisseld via DISCIMUS. Ingevulde verklaringen op eer blijven geldig; u moet de ouders dus niet opnieuw bevragen.

- Voor nieuw instappende kleuters, leerlingen die uit het buitenland komen of van een Franstalige school, moet u een (…) verklaring op eer laten invullen wanneer zij zich inschrijven. De kenmerken van deze leerlingen zijn immers nog niet in onze databank geregistreerd.

- Bij een ‘gewone’ schoolverandering van (…) een door de Vlaamse gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school naar een andere, moeten de ouders (…) geen nieuwe verklaring op eer indienen. U registreert de leerling in uw schooladministratiepakket en (…)wisselt de gegevens van de leerling (…) via DISCIMUS uit met AgODi. Via DISCIMUS zullen scholen onmiddellijk na de inschrijving kunnen raadplegen of AgODi voor een bepaalde leerling over leerlingenkenmerken beschikt en welke de meest recente leerlingenkenmerken zijn. Zo weten scholen onmiddellijk of het nodig is om de ouder(s) toch een verklaring op eer te laten invullen.

- Naast de bepaling van werkingsmiddelen en personeelsformatie, is de opvraging van de leerlingenkenmerken ook van belang in het kader van het inschrijvingsrecht. Hiervoor gelden specifieke richtlijnen. Voor meer informatie, zie omzendbrief ( BaO/2012/01 ) ‘Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs'. Indien de school werkt met het principe van dubbele contingentering, moeten bij de nieuwe inschrijvingen namelijk wel steeds alle gegevens met betrekking tot de betrokken indicatoren opnieuw worden opgevraagd.

(..)

- Wanneer de leerlingenkenmerken (…) gewijzigd zijn, dan kan u deze gewijzigde kenmerken gewoon (…) uitwisselen via DISCIMUS.

- Het enquêteformulier en de bijhorende brief aan de ouders in het Nederlands, vindt u terug in bijlage 6.

- Voor de vertalingen van dit formulier en bijhorende brief aan de ouders:

in het Frans, zie bijlage 7

in het Duits, zie bijlage 8

in het Engels, zie bijlage 9

in het Spaans, zie bijlage 10

in het Italiaans, zie bijlage 11

in het Portugees, zie bijlage 12

in het Turks, zie bijlage 13

in het Arabisch, zie bijlage 14

- Let op : vergeet niet om steeds de begeleidende brief bij deze verklaring op eer mee te geven met de ouders.

- FAQ's in verband met deze bevraging van de leerlingenkenmerken en het nieuwe financieringssysteem kan u terugvinden op volgend internetadres:

http://www.agodi.be/faq/indicatoren_van_leerlingenkenmerken_opvraging

- De enquêteformulieren over de kenmerken "Taal" en "Opleidingsniveau moeder" worden geklasseerd per stamnummer.

5. Schoolverandering of niet?

Overzicht bij inschrijving van een leerling in meerdere scholen:

 

 

Schoolverandering  

Geen schoolverandering  

Algemeen  

1e schooldag september 

 

 

1e inschrijving na 1e schooldag september 

 

 

Geen 1e inschrijving na 1e schooldag september 

 

Kleuter  

Verschillende instapdag 

 

 

Zelfde instapdag 

 

5.1. Schoolverandering

- Indien het bij een inschrijving na de eerste schooldag van september niet om een eerste inschrijving gaat, wordt de procedure schoolverandering (SV) gevolgd (omzendbrief (BaO/97/12) 'Schoolveranderen'). Met eerste inschrijving wordt bedoeld dat de leerling uitsluitend in één school is ingeschreven en niet eerder was ingeschreven. Om te bepalen of het om een eerste inschrijving gaat, is enkel de inschrijving van belang, niet het feit of een kind al dan niet aanwezig was.

Voorbeeld: de leerling is in school A ingeschreven sinds 15/03/2009 en in school B vanaf 6/09/2009.

 

Ingangsdatum 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

15/03/2009 

Tot 30/06/2009 

X (tot procedure SV) 

School B 

6/09/2009 

Vanaf 6/09 

 

Men spreekt ook van een schoolverandering wanneer een kleuter in meerdere scholen werd ingeschreven voor een verschillende instapdag. Het is dus belangrijk (…) steeds na te gaan of de kleuter niet reeds in een andere school werd ingeschreven.

Voorbeeld: de kleuter is in school A ingeschreven voor de instapdag 04/01/2010 en in school B voor de instapdag 22/2/2010. Ongeacht of de kleuter al dan niet aanwezig was in school A, moet school B de procedure schoolverandering volgen. De kleuter kan meetellen in school B indien de procedure schoolverandering gevolgd werd.

 

Instapdag 

Procedure schoolverandering gevolgd? 

Leerling telt mee 

School A 

04/01/2010 

 

 

School B 

22/02/2010 

Ja 

 

Instapdag 

Procedure schoolverandering gevolgd? 

Leerling telt mee 

School A 

04/01/2010 

 

School B 

22/02/2010 

Nee 

 

- Vooraleer het document van schoolverandering op te sturen is het aangewezen om contact op te nemen met de oorspronkelijke school om het adres van de (…) vestigingsplaats te verifiëren en om na te gaan of de leerling inderdaad ingeschreven was in deze school. De contactgegevens van alle scholen kan u terugvinden op de website van het onderwijsaanbod (http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod/).

-Wanneer kleuters (…) vanaf de aanvang van het schooljaar of (…) de periode na (…) hun eerste instapdag niet in de school aanwezig zijn, (…) doet de school er goed aan extra (…) na te gaan (via DISCIMUS, contact met de ouders,…) of de kleuter niet in een andere school werd ingeschreven.

- Kinderen tussen 2,5 en 3 jaar die al in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school zijn ingestapt kunnen van school veranderen, zonder de volgende instapdatum te moeten afwachten. Deze kleuters hebben immers al een instapdatum afgewacht vooraleer in de eerste school in te stappen.

(…)

5.2. Geen schoolverandering

- Men spreekt niet van een schoolverandering, als het om een inschrijving gaat op de eerste schooldag van september of een eerste inschrijving na de eerste schooldag van september. Zie 5.1. voor de definitie van “eerste inschrijving”.

- Er is ook geen sprake van een schoolverandering wanneer een kleuter in meerdere scholen werd ingeschreven in het inschrijvingsregister, stamboek en aanwezigheidsregister voor dezelfde instapdag.

Indien een kleuter in meerdere scholen is ingeschreven voor dezelfde instapdag, dan zal deze kleuter in aanmerking genomen worden voor financiering/subsidiëring waar hij/zij voor het eerst aanwezig was. Om te bepalen in welke school de kleuter voor de volgende instapdagen of teldagen financierbaar/subsidieerbaar is, is de procedure schoolverandering (SV) van toepassing.

Indien de kleuter in geen van deze scholen aanwezig was, dan zal hij/zij in aanmerking genomen worden voor financiering/subsidiëring waar de ouders de kleuter het laatst in het inschrijvingsregister hebben ingeschreven.

Voorbeelden: de kleuter in kwestie is in twee scholen ingeschreven voor de instapdag 19/04/2010:

 

Inschrijfdatum 

Instapdag 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

30/11/2009 

19/04/2010 

Nee 

 

School B 

15/12/2009 

19/04/2010 

Nee 

 

Inschrijfdatum 

Instapdag 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

30/11/2009 

19/04/2010 

Ja 

School B 

15/12/2009 

19/04/2010 

Nee 

 

 

Inschrijfdatum 

Instapdag 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

30/11/2009 

19/04/2010 

Nee 

 

School B 

15/12/2009 

19/04/2010 

Ja 

 

Inschrijfdatum 

Instapdag 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

30/11/2009 

04/01/2010 

Ja van 20/4 tot 23/4 

X (tot procedure SV) 

School B 

15/12/2009 

04/01/2010 

Ja vanaf 26/4  

 

 

Inschrijfdatum 

Instapdag 

Aanwezigheid 

Leerling telt mee 

School A 

30/11/2009 

19/04/2010 

Ja in de voormiddag 

X (tot procedure SV) 

School B 

15/12/2009 

19/04/2010 

Ja in de namiddag 

 

6. Verificatie van de (…) gegevens

6.1. Algemeen

- Alle vereiste inschrijvingsdocumenten worden op het administratieve adres van de school centraal bijgehouden en geklasseerd volgens stamnummer. Keuzeformulieren levensbeschouwing mogen ook alfabetisch per leerlingengroep worden geklasseerd.

- De aanwezigheidsregisters en (…) inschrijvingsregisters blijven minstens 5 jaar bewaard (omzendbrief (BaO/2005/03) 'Bewaartermijnen van leerlinggebonden documenten') en de registers van het lopende schooljaar zijn op elk moment ter beschikking voor verificatie.

- De attesten voor het wettigen van afwezigheden en de eventuele begeleidingsdossiers blijven twee volledige schooljaren bewaard. Ze worden alfabetisch en chronologisch geklasseerd per leerlingen- of klasgroep.

- Ook in geval van afwezigheid van directie of administratieve kracht moeten alle documenten (stamboekregister, aanwezigheidsregisters, inschrijvingsregisters en inschrijvingsdocumenten) kunnen worden voorgelegd.

- Het is niet langer nodig om pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen of voorziene afwezigheid van de directie te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten of de verificateur (afwijkingen op de organisatie van het schooljaar dienen uiteraard wel aangevraagd bij AgODi).

- De verificateur kondigt in principe het verificatiebezoek vooraf aan. Dit betekent niet dat er geen onaangekondigde controles kunnen worden uitgevoerd.

- De contactgegevens van de verificateurs kan u vinden op de website van AgODi (adressen en contactpersonen).

6.2. Onthaalonderwijs voor (gewezen) anderstalige nieuwkomers

- Zie omzendbrief (BaO/2006/03) 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers'. Indien de school aanvullend lestijden Anderstalige Nieuwkomers wenst te organiseren, wordt het document "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per school geteld" of "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per scholengemeenschap geteld", opgemaakt.

- Per school wordt eveneens een lijst opgemaakt met de anderstalige nieuwkomers van dat schooljaar tot en met de datum van de (her)telling. Per leerling wordt de naam en voornaam, land van herkomst, geboortedatum, begindatum verblijf in België, (…) begindatum van inschrijving, datum van uitschrijving, schoolnummer en stamnummer vermeld. Ook wordt aangegeven welke leerlingen bij een vorige telling anderstalige nieuwkomers in aanmerking werden genomen. Indien de school aanvullende lestijden voor gewezen anderstalige nieuwkomers wenst te organiseren, worden tevens de documenten "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" opgemaakt en een leerlingenlijst met de gewezen anderstalige nieuwkomers op de teldag. Ten slotte dient u aan te geven of bij één van deze leerlingen problematische afwezigheden werden genoteerd.

- De formulieren "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" worden (…) onmiddellijk opgestuurd naar de eigen verificateur van de school of contactschool (2 exemplaren) en het schoolbeheerteam van de school (1 exemplaar).

- Voor het bekomen van aanvullende lestijden voor het vervolgjaar voor gewezen anderstalige nieuwkomers stuurt u het formulier “Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per school geteld” of “Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per scholengemeenschap geteld” ten laatste op 15 oktober in 2 exemplaren naar de verificateur en in 1 exemplaar naar het schoolbeheerteam.

- De leerlingenlijsten en “verklaringen over anderstalige nieuwkomer” zijn ter inzage voor verificatie in de school vanaf elke teldag.

6.3. Teldocument wijziging schoolbevolking

(…) Voor scholen die al geverifieerd werden vóór de eerste schooldag van februari(…) moet (…) er een 'Teldocument wijziging schoolbevolking' (Bijlage 5) opgemaakt worden (…) per vestigingsplaats (…).

- Dit formulier wordt (…) aangevuld tot en met de teldag. Op het formulier wordt de naam en voornaam van de leerling vermeld samen met geboortedatum, stamnummer, rijksregisternummer of BIS-nummer, leerlingengroep, vestigingsplaats. Ook de gegevens in verband met financierbaarheid 1,5 en keuze levensbeschouwing, worden opgegeven.

- Onmiddellijk na de teldag wordt het document naar de verificateur gestuurd samen met een kopie van de overzichtslijst (Bijlage 2) op de teldag en een kopie van volgende documenten (indien zij van toepassing zijn voor de leerlingen die werden aangevuld):

* identificatiebewijs van leerlingen zonder rijksregisternummer of BIS-nummer

* formulieren schoolverandering en het bewijs van aangetekend zenden of gedateerd ontvangstbewijs van de andere school

* keuzeformulier levensbeschouwelijke vakken

* bewijs voor leerlingen die tellen aan coëfficiënt 1,5 voor omkadering

* (kennisname) adviezen CLB en klassenraad indien van toepassing

- De gevolmachtigde van het schoolbestuur ondertekent het 'Teldocument wijziging schoolbevolking' en verklaart tevens of er problematische afwezigheden zijn geweest sinds de controledatum.

6.4. (…) Herberekening kleuteronderwijs

- Het formulier 'Herberekening in het kleuteronderwijs' (zie omzendbrief (BAO/2003/04) 'Invullen van de BAO-formulieren') stuurt u (…) naar uw schoolbeheerteam, niet (…) naar uw verificateur. Eén exemplaar houdt u ter beschikking in de school.

7. Bijlagen

Bijlage 1 - Stamboekregister voor het gewoon basisonderwijs
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=2716 (FORM002716)

Bijlage 2 - Overzichtslijst
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=2717 (FORM002717)

Bijlage 3 - Aanwezigheidsregister
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=2718 (FORM002718)

Bijlage 4 - Melding van leerlingen in het basisonderwijs die tot de trekkende bevolking behoren
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=2719 (FORM002719)

Bijlage 5 - Teldocument wijziging schoolbevolking
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=2720 (FORM002720)

Bijlage 6 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3243 (FORM003243)

Bijlage 7 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Frans)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3244 (FORM003244)

Bijlage 8 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Duits)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3245 (FORM003245)

Bijlage 9 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Engels)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3246 (FORM003246)

Bijlage 10 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Spaans)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3247 (FORM003247)

Bijlage 11 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Italiaans)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3248 (FORM003248)

Bijlage 12 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Portugees)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3249 (FORM003249)

Bijlage 13 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Turks)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3250 (FORM003250)

Bijlage 14 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Arabisch)
http://ond.vlaanderen.be/doc/dl.ashx?nr=3251 (FORM003251)