Besluit van de Vlaamse regering betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de scholengroepen en het centrale niveau van het gemeenschapsonderwijs.

  • goedkeuringsdatum
    06 JULI 1999
  • publicatiedatum
    B.S.20/10/1999
  • datum laatste wijziging
    01/09/2015

COORDINATIE

B.Vl.R. 22-2-2002 - B.S. 18-6-2002

B.Vl.R. 28-6-2002 - B.S. 25-7-2002

B.Vl.R. 8-11-2002 - B.S. 30-1-2003

B.Vl.R. 18-11-2004 - B.S. 17-12-2004

B.Vl.R. 21-11-2014 - B.S. 14-1-2015

De Vlaamse regering,

Gelet op artikel 20 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 betreffende de hervorming van de instellingen;

Gelet op het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs inzonderheid op de artikelen 44, § 1, 2°, 46, § 1 en § 4, 49 en 52;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 21 mei 1999;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid, gemotiveerd door de dwingende eis van artikel 46, § 1 van het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs, dat vanaf 1 januari 2000 de nieuwe scholengroepen van het gemeenschapsonderwijs een economische boekhouding dienen te voeren. Drie elementen kunnen hier worden ingeroepen. Gezien de onbekendheid van de personeelsleden van met name de scholengroepen met de principes van de economische boekhouding vereist de invoering van dit nieuwe systeem de nodige voorbereiding en opleiding van het personeel. In functie van de budgetopmaak voor het boekjaar 2000 moet deze opleiding zo vlug mogelijk kunnen beginnen. De tweede reden ligt in het feit dat zo vlug mogelijk bestekken moeten worden uitgeschreven voor het opmaken van de nodige software die in de scholen zal moeten worden geïnstalleerd. Deze bestekken zullen slechts kunnen worden uitgeschreven wanneer definitieve zekerheid bestaat over de technische inhoudelijke bepalingen van de twee besluiten. Tenslotte moeten een aantal inhoudelijke voorbereidingen worden getroffen : enerzijds voor de uitbouw van het analytische luik van de boekhouding, anderzijds voor het opmaken van de beginbalansen.

Gelet op het advies van de Raad van State van 29 juni 1999;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Onderwijs en Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging,

Besluit :

HOOFDSTUK I. - Definities en toepassingsgebied

Artikel 1.

Voor de toepassing van dit besluit wordt onder het gemeenschapsonderwijs verstaan :

- De scholengroepen, hierna SGR genoemd, zoals bepaald in artikel 5, § 1, 2 ° van het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs;

- Het centrale niveau, zoals bepaald in artikel 5, § 1, 3° van het bijzonder decreet van 14 juli 1998 betreffende het gemeenschapsonderwijs.

Art. 2.

In dit besluit wordt verstaan onder :

- de jaarrekening van het centrale niveau : de balans, de resultatenrekening en de toelichting enerzijds (opgesteld op basis van de bepalingen van hoofdstuk II van dit besluit) en de uitvoering van de begroting en de toelichting hierbij anderzijds (op basis van de bepalingen van hoofdstuk III van dit besluit). Deze documenten vormen een integraal geheel;

- de jaarrekening van de scholengroep : de balans, de resultatenrekening en de toelichting, opgesteld op basis van de bepalingen van hoofdstuk II van dit besluit. Deze documenten vormen een integraal geheel;

- de semestriële staat van het centrale niveau : de balans en resultatenrekening enerzijds (op basis van de bedrijfseconomische aanrekeningsregels en waarderingsprin-cipes van hoofdstuk II van dit besluit) en de uitvoering van de begroting anderzijds (volgens de bepalingen van hoofdstuk III van dit besluit), die beide de toestand weergeven op het einde van het eerste semester;

- de semesterstaat van de scholengroep : de balans en resultatenrekening die de toestand weergeven op het einde van het eerste semester, opgesteld op basis van de economische waarderingsregels en aanrekeningsregels opgenomen in hoofdstuk II van dit besluit;

- de budgettaire rapportering : de uitvoering van de begroting en de toelichting hierbij, overeenkomstig de bepalingen van hoofdstuk III van dit besluit;

- de Vlaamse minister : de Vlaamse minister bevoegd voor onderwijs en ambtenarenzaken.

HOOFDSTUK II. - Bedrijfseconomisch luik

Afdeling 1. - Algemeenheden

Art. 3.

Elke SGR enerzijds en het centrale niveau anderzijds voeren een afzonderlijke, duidelijk van elkaar te onderscheiden, passende volledige boekhouding, rekening houdend met de aard en de omvang van elk van hun activiteiten.

Deze boekhouding omvat alle verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook.

Art. 4.

Het boekjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december.

Art. 5.

§ 1. Elke boekhouding wordt door middel van een stelsel van rekeningen gevoerd met inachtneming van de regels van dubbel boekhouden. Alle verrichtingen worden zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde ingebracht in boekhoudkundige staten. Het rekeningenstelsel moet worden ingericht en genummerd overeenkomstig de minimum indeling van het rekeningenstelsel, zoals weergegeven in bijlage I, hoofdstuk II bij dit besluit. Hiervan vertrekkende kan elke SGR en het centrale niveau dit rekeningenstelsel in detail en naar eigen goeddunken verder uitbouwen, rekening houdend met de aard en de omvang van de activiteiten.

De rekeningen, opgenomen in de minimumindeling van het rekeningenstelsel die voor een SGR of voor het centrale niveau inhoudelijk niet van toepassing zijn, hoeven niet in hun rekeningenstelsel voor te komen.

§ 2. Ingeval van real-time verwerking met gelijktijdige bijwerking van de hulpdagboeken en de grootboekrekeningen, moeten de scholengroepen en het centraal niveau per kwartaal het totaal van de debet- en creditmutaties per hulpdagboek inschrijven in een vooraf geviseerd centraalboek.

Ingeval van niet-gelijktijdige bijwerking (batch-verwerking), dient periodiek, doch éénmaal per kwartaal in een geviseerd centraalboek een recapitulatieboeking plaats te vinden van de totalen van de mutaties van de periode uitgesplitst volgens hoofdrekeningen van het gevoerde rekeningenstelsel. Indien de recapitulatieboeking door computer wordt vervaardigd, mag deze in het centraalboek worden gekleefd, indien dit op zodanige wijze geschiedt dat onuitwisbaarheid wordt gewaarborgd.

De jaarrekening en de inventarisstukken waarop zij steunt, moeten worden ingeschreven in een inventarisboek. Voormelde stukken mogen worden ingekleefd indien dit op zodanige wijze geschiedt dat onuitwisbaarheid van gegevens gewaarborgd wordt. Inventarisstukken die wegens omvang bezwaarlijk kunnen worden overgeschreven of ingekleefd, worden in het boek samengevat en erbij gevoegd.

Zowel het centralisatiejournaal als het inventarisboek dienen vooraf te worden geviseerd en geparafeerd door de optredende accountant.

Art. 6.

De kosten en opbrengsten van elke SGR en van het centrale niveau worden geboekt enerzijds op grond van hun aard en anderzijds analytisch, op grond van de kostenplaatsen waarop ze betrekking moeten hebben.

Dit analytisch stelsel is aangepast aan de aard en omvang van de activiteiten van de scholengroep en het centrale niveau.

De scholengroep volgt een minimaal analytisch schema met volgende indeling :

1° het niveau specifieke leerlinggebonden elementen wordt toegerekend per entiteit. Onder het begrip entiteit wordt begrepen : school voor gewoon basisonderwijs, school voor buitengewoon onderwijs, school voor gewoon secundair onderwijs (inclusief al dan niet autonome en meer samenhangende middenscholen), school voor buitengewoon secundair onderwijs, internaat (inclusief [internaat van het Gemeenschapsonderwijs dat voorziet in verblijf en begeleiding tijdens schoolvrije dagen]), Brusselse kinderdagverblijven en centrum voor leerlingenbegeleiding;

2° het niveau domeinen waar alle elementen met betrekking tot o.a. energie, onderhoud en herstellingen infrastructuur, verzekeringen, hospiteren... worden toegerekend per domein;

3° het niveau personeel;

4° het niveau voorzieningen voor maaltijden en cafetaria toegerekend per domein;

5° het niveau voorzieningen inzake vervoer. Binnen dit niveau wordt er een onderscheid gemaakt tussen eigen vervoer per nummerplaat, beroepsvervoerder en andere;

6° het niveau algemeen inclusief de administratiekosten;

7° het niveau nascholing per school;

8° diverse projecten met afrekening naar derden (vb. Europese projecten).

Voor de elementen die betrekking hebben op meer dan één van de voormelde kostenplaatsen, kan een toerekening gebeuren aan de hand van verdeelsleutels.

Het analytisch luik van de scholengroep moet minimaal toelaten om zowel de te verantwoorden middelen vanuit het departement Onderwijs te staven, als de specifiek toegekende en/of toegewezen middelen aan instellingen.

B.Vl.R.21-11-2014

Art. 7.

Alle transacties tussen het centrale niveau en de scholengroepen enerzijds en tussen de scholengroepen onderling anderzijds dienen bij boeking een identificatiecode te bevatten, teneinde de eliminatie van deze transacties en saldi mogelijk te maken bij consolidatie van de rekeningen van de scholengroepen enerzijds en van de scholengroepen met het centrale niveau anderzijds.

Art. 8.

Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. Voor aan- en verkoopverrichtingen en dienstverlening in het klein waarvoor geen factuur vereist is, kan de boeking geschieden door middel van een dagelijkse, gezamenlijke inschrijving.

De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard.

Voor diverse boekingen moet een intern verantwoordingsstuk worden opgemaakt.

Art. 9.

Op het einde van elk semester verricht elke SGR enerzijds en het centrale niveau anderzijds omzichtig en te goeder trouw, de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen om de inventarisatie op te maken van alle bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op de activiteiten, alsook van het eigen vermogen. Een fysische inventaris van de voorraden moet minimaal op het einde van elk jaar plaatsvinden.

Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris, worden ze op het einde van elk jaar samengevat en beschreven in een staat, zijnde de jaarrekening. Voor het centrale niveau bevat de jaarrekening eveneens de budgettaire rapportering.

Vóór het einde van de maand september moet de semestriële staat van het centrale niveau worden ingediend bij de Vlaamse minister. De semestriële staat van de scholengroep wordt vóór het einde van de maand oktober ingediend bij de Raad.

Art. 10.

Elk jaar vóór 30 april dienen de scholengroepen een goedgekeurde jaarrekening over het voorgaande boekjaar in bij de Raad. Elk jaar vóór 30 september dient de Raad een goedgekeurde jaarrekening over het voorgaande boekjaar in bij de regering. Deze jaarrekening omvat de consolidatie van de jaarrekening van de scholengroepen samen met deze van het centrale niveau, waardoor een globaal beeld wordt gevormd over het gemeenschapsonderwijs.

[Bij de jaarrekening voegen de scholengroepen een document waarin zij aangeven hoe de begroting werd uitgevoerd.]

B.Vl.R.19-11-2004

Art. 11.

Iedere scholengroep en het centrale niveau zijn ertoe gehouden hun boekhoudkundige stukken gedurende 10 jaar te bewaren of te kunnen reproduceren.

Art. 12.

[Alle posten van de jaarrekening en de semestriële staten, afgesloten na 31 december 2001, worden in euro uitgedrukt.

De in euro uitgedrukte bedragen worden naar boven of naar beneden afgerond op de dichtstbijzijnde cent. Als het uitdrukken van bedragen in euro tot een resultaat leidt dat precies de helft van een cent is, wordt het bedrag naar boven afgerond.]

B.Vl.R.22-2-2002

Art. 13.

De jaarrekening en de semestriële staten moeten een getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie, het resultaat en de rechten en verplichtingen van de scholengroep en van het centrale niveau.

Art. 14.

De jaarrekening en de semestriële staten worden opgesteld overeenkomstig de bepalingen van dit besluit. Voor het centrale niveau zijn zowel de economische als budgettaire waarderingsregels en aanrekeningsregels van toepassing, zoals opgenomen in hoofdstuk II en III van dit besluit. Voor de scholengroepen is de jaarrekening en de semesterstaat enkel gebaseerd op de economische waarderings- en aanrekeningsregels van hoofdstuk II van dit besluit.

Wanneer de toepassing van de bepalingen van dit besluit niet volstaan om te voldoen aan het bepaalde in artikel 13, moeten aanvullende inlichtingen worden verstrekt in de toelichting.

Art. 15.

Het rekeningenstelsel van de scholengroepen en het centrale niveau moet zodanig worden opgevat of aangepast dat de balans en de resultatenrekening zonder toevoeging of weglating voortvloeien uit de balans van de desbetreffende rekeningen, opgemaakt na het in overeenstemming brengen bedoeld in artikel 9, tweede lid.

De beginbalans van een boekjaar en/of semestriële staten, moeten onverminderd de toepassing van artikel 18, overeenstemmen met de eindbalans van het voorafgaande boekjaar, behalve in het geval bepaald in artikel 21, derde lid.

[De beginbalans van het boekjaar 2002 wordt in euro uitgedrukt door de bedragen in Belgische frank die in de eindbalans van het voorafgaande boekjaar worden vermeld, te delen door de omrekeningskoers tussen de euro en de Belgische frank en de uitkomst van deze deling naar boven of naar beneden af te ronden op de dichtstbijzijnde cent. Als het uitdrukken van bedragen in euro tot een resultaat leidt dat precies de helft van een cent is, wordt het bedrag naar boven afgerond.]

B.Vl.R.22-2-2002

Art. 16.

Compensatie tussen tegoeden en schulden, tussen rechten en verplichtingen en tussen kosten en opbrengsten is verboden.

Art. 17.

De balans, de resultatenrekening en de toelichting worden opgesteld overeenkomstig de schema's opgenomen in bijlage 1, hoofdstuk I bij dit besluit.

De toelichting bij de balans en resultatenrekening om-vat :

1° een staat van de immateriële vaste activa;

2° een staat van de materiële vaste activa;

3° een staat van de financiële vaste activa;

4° een staat van de voorraden;

5° een staat van de geldbeleggingen;

6° een staat van de vorderingen;

7° een staat van de overlopende actiefrekeningen;

8° een staat van de herwaarderingsmeerwaarden;

9° een staat van de investeringsdotaties en soortgelijke;

10° een staat van de voorzieningen;

11° een staat van de schulden;

12° een staat van de gewaarborgde schulden

13° een staat van de vaststaande toekomstige verplichtingen en verbintenissen;

14° een staat van de mogelijke schuldverplichtingen;

15° een staat van de overlopende passiefrekeningen;

16° een staat van de verkopen voorraden en diensten;

17° een staat van de dotaties, subsidies, toelagen en soortgelijke van overheidswege;

18° een staat van de andere werkingsopbrengsten;

19° een staat van de personeelskosten;

20° een staat van de waardeverminderingen;

21° een staat van de andere werkingskosten;

22° een staat van de financiële resultaten;

23° een staat van de uitzonderlijke resultaten;

24° een samenvatting van de waarderingsregels.

Art. 18.

Kunnen actief- en passiefbestanddelen tot meer dan een rubriek of onderrubriek van de balans behoren, of opbrengsten dan wel kosten tot meer dan een rubriek of onderrubriek van de resultatenrekening, dan worden ze ingeschreven onder die post welke ten opzichte van de bepalingen van artikel 13 het meest is aangewezen.

Art. 19.

De scholengroepen en het centrale niveau mogen in de toelichting de rubrieken en onderrubrieken die verplicht moeten worden vermeld, verder indelen.

Art. 20.

De voorstelling van de jaarrekening en de semestriële staten moet identiek zijn van het ene jaar of semester tot het andere. Ze wordt echter gewijzigd wanneer ze onder meer ten gevolge van een belangrijke wijziging in de structuur van het vermogen, van de opbrengsten en van de kosten van de scholengroep of het centrale niveau, niet meer beantwoordt aan het voorschrift van artikel 13. Deze wijzigingen worden vermeld en verantwoord in de toelichting die behoort tot het boekjaar waarin ze werden ingevoerd.

Art. 21.

De balans wordt opgesteld na toewijzing van het saldo van de resultatenrekening en van het overgedragen resultaat.

Bij elke rubriek en onderrubriek van de balans, resultatenrekening en toelichting wordt het bedrag van de overeenkomstige post van het voorafgaande boekjaar vermeld.

Wanneer de bedragen van het boekjaar niet vergelijkbaar zijn met die van het voorafgaande boekjaar, mogen de bedragen van het voorafgaande boekjaar worden aangepast met het oog op hun vergelijkbaarheid. In dat geval worden deze aanpassingen, behalve indien zij onbelangrijk zijn, in de toelichting vermeld en onder verwijzing naar de betrokken rubrieken verklaard.

Art. 22.

In de staat van de vaststaande toekomstige verplichtingen en verbintenissen en de staat van mogelijke schuldverplichtingen, worden per soort deze elementen vermeld die niet in de balans voorkomen en die het vermogen, de financiële positie of het resultaat van de scholengroep of het centrale niveau aanmerkelijk kunnen beïnvloeden. Deze moeten bijgehouden worden in de orderekeningen, opgenomen in bijlage 1, hoofdstuk II bij dit besluit.

Belangrijke rechten en verplichtingen die niet kunnen worden becijferd, worden tevens op passende wijze vermeld in deze toelichtingen.

Afdeling 2. - Waarderingsregels. - Algemeenheden

Art. 23.

Elke scholengroep en het centrale niveau kan een aantal specifieke waarderingsregels bepalen om tegemoet te komen aan een aantal specifieke eigen kenmerken van hun activiteiten.

De specifieke waarderingsregels moeten eerst vooraf ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Vlaams minister.

Deze specifieke regels worden samengevat in de waarderingsregels zoals bedoeld in artikel 17, tweede lid.

Overeenkomstig hetgeen bepaald is in artikel 13 moet deze samenvatting voldoende nauwkeurig zijn, zodat inzicht wordt verkregen in de specifiek toegepaste waarderingsmethoden.

Bij de vaststelling en toepassing van de waarderingsregels wordt uitgegaan van een continue bedrijfsvoering door de scholengroepen en het centrale niveau.

Art. 24.

Als in uitzonderingsgevallen blijkt dat de toepassing van een in dit hoofdstuk bedoelde waarderingsregel niet leidt tot naleving van het bepaalde in artikel 13, moet daarvan worden afgeweken om te voldoen aan de in artikel 13 gestelde verplichting.

Dergelijke afwijking wordt in de toelichting vermeld en verantwoord. De geraamde invloed ervan op het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de scholengroep of het centrale niveau wordt vermeld in de toelichting bij de balans en resultatenrekening over het boekjaar waarin de afwijkende waarderingsregel voor het eerst wordt toegepast.

Art. 25.

De waarderingsregels bedoeld in artikel 23, eerste lid moeten van het ene boekjaar op het andere identiek blijven en stelselmatig worden toegepast.

Artikel 24, eerste en tweede lid, zijn ook hier van toepassing ingeval van wijziging.

Art. 26.

Elk bestanddeel van de balans wordt afzonderlijk gewaardeerd. De afschrijvingen, waardeverminderingen en herwaarderingen zijn specifiek voor de activabestanddelen waarop ze betrekking hebben. Alle afschrijvingen worden lineair en pro-rata-temporis berekend.

Art. 27.

De afschrijvingen, de waardeverminderingen en de voorzieningen voor risico's en kosten moeten stelselmatig worden gevormd overeenkomstig de in artikel 23 vastgelegde regels. Ze mogen niet afhangen van het resultaat van het boekjaar.

Er moet rekening worden gehouden met alle voorzienbare risico's, mogelijke verliezen en ontwaardingen, ontstaan tijdens

het boekjaar waarop de jaarrekening betrekking heeft of tijdens vorige boekjaren, zelfs indien deze risico's, verliezen of ontwaardingen slechts gekend zijn tussen de balansdatum en de rapporteringsdatum naar de betrokken bevoegde instanties.

Afdeling 3. - Specifieke waarderingsregels

Onderafdeling A. - Aanschaffingswaarde

Art. 28.

Behoudens andersluidende bepalingen, worden de activa gewaardeerd tegen aanschaffingswaarde en voor dat bedrag in de balans opgenomen onder aftrek van de desbetreffende afschrijvingen en waardeverminderingen.

Onder aanschaffingswaarde wordt verstaan, hetzij de aanschaffingsprijs zoals bepaald in artikel 29, hetzij de vervaardigingsprijs zoals bepaald in artikel 30, hetzij de inbrengwaarde zoals bepaald in artikel 31.

Art. 29.

De aanschaffingsprijs omvat, naast de aankoopprijs, de bijkomende kosten zoals niet terugbetaalbare belastingen en vervoerkosten.

De aanschaffingsprijs van een door ruil verkregen actiefbestanddeel is de marktwaarde van het (de) in ruil hiervoor overgedragen actiefbestanddeel (-delen); is deze waarde moeilijk vast te stellen, dan is de aanschaffingsprijs de marktwaarde van het door ruil verkregen actiefbestanddeel. Deze waarden worden geschat op de datum van de ruil.

Art. 30.

De vervaardigingsprijs omvat naast de aanschaffingskosten van de grondstoffen, verbruiksgoederen en hulpstoffen, de productiekosten die rechtstreeks aan het individuele product of aan de productengroep toerekenbaar zijn.

In de aanschaffingswaarde van immateriële en materiële vaste activa moet de rente op vreemd vermogen dat wordt gebruikt voor hun financiering worden opgenomen, doch slechts voor zover zij betrekking heeft op de periode die het operationeel zijn van deze activa voorafgaat.

Ingeval geen specifieke financiering werd aangegaan wordt de rentevoet berekend op basis van de gewogen gemiddelde rentevoet van de uitstaande lange termijnschuld op het einde van het boekjaar. Deze geactiveerde intresten worden afgeschreven over de geschatte levensduur van het desbetreffende actief.

Art. 31.

De inbrengwaarde stemt overeen met de bedongen waarde van de inbreng. In geval van bestemming voor of inbreng in een scholengroep of in het centrale niveau moet onder inbrengwaarde worden verstaan, de waarde van de goederen bij de inbreng of de bestemming. De inbrengwaarde mag niet hoger zijn dan de prijs die op het ogenblik van de inbreng of de bestemming voor de aankoop van de betrokken goederen op de markt betaald zou moeten worden.

Onderafdeling B. - Oprichtingskosten

Art. 32.

De opstartkosten alsook de kosten die betrekking hebben op de herstructurering van een activiteit of afdeling (herstructureringskosten), worden ten laste van de resultatenrekening van het boekjaar genomen waarin ze werden opgelopen.

Onderafdeling C. - Immateriële Vaste Activa

Art. 33.

§ 1. De immateriële vaste activa hebben betrekking op :

1. Patenten, licenties, knowhow, octrooien, merken en andere soortgelijke rechten;

2. Computer software.

§ 2. Kosten van onderzoek en ontwikkeling worden ten laste van de resultatenrekening van het boekjaar genomen waarin ze werden gemaakt.

§ 3. Voor kosten van computersoftware is activering toegestaan ingeval van duurzaam gebruik, maar wordt verplicht vanaf [2500 euro] per eenheid.

B.Vl.R.22-2-2002

Onderafdeling D. - Materiële Vaste Activa

Art. 34.

§ 1. De materiële vaste activa betreffen de activa die eigendom zijn van de scholengroepen of van het centrale niveau en die duurzaam voor de werking worden aangewend, alsmede andere zakelijke rechten die de scholengroepen of het centrale niveau bezitten en die duurzaam worden gebruikt voor de werking, wanneer de vergoedingen bij aanvang van het contract werden vooruitbetaald.

De materiële vaste activa omvatten :

1° terreinen en gebouwen;

2° installaties, machines en uitrusting,

3° meubilair en materieel;

4° vaste activa in leasing of op grond van een soortgelijk recht;

5° vaste activa in aanbouw, vooruitbetalingen en andere.

§ 2. De vervaardigingsprijs van eigen geproduceerde vaste activa omvat naast de kosten van de materialen en arbeid ook alle andere kosten die direct toerekenbaar zijn aan dit actief.

Onrechtstreekse productiekosten worden niet opgenomen in de vervaardigingsprijs.

§ 3. Kosten ten gevolge van verbetering en onderhoud van materiële vaste activa mogen geactiveerd worden op voorwaarde dat deze meer dan 50 % van de vervangingswaarde van het oorspronkelijk actief bedragen en deze kosten verondersteld worden :

1° de capaciteit te verhogen en/of;

2° de technische mogelijkheden te verbeteren en/of;

3° de oorspronkelijke geschatte levensduur te verlengen en/of;

4° het actief in overeenstemming te brengen met veiligheidsvoorschriften en/of milieureglementeringen.

Courante onderhouds- en herstellingswerken worden volledig ten laste van de resultatenrekening genomen in het jaar dat ze werden uitgevoerd.

§ 4. Materiële vaste activa moeten op individuele basis minimaal vanaf [500 euro] geactiveerd worden.

B.Vl.R.28-6-2002

§ 5. Voor vruchtgebruik, erfdienstbaarheden en erfpacht wordt verwezen naar de gangbare boekhoudkundige verwerking hiervan.

§ 6. De afschrijvingen voor activa in leasing en de afschrijvingen voor de inrichting van gehuurde gebouwen worden gespreid over dezelfde duur als die welke worden toegepast voor een overeenkomstig materieel vast activum in eigendom.

§ 7. Volgende afschrijvingspercentages dienen toegepast te worden :

- vaste gebouwen : 3 %

- semi-permanente gebouwen : 4 %

- voorlopige paviljoenen : 10 %

- machines en installaties : 6,6 %

- meubilair : 6,6 %

- bussen : 8,3 %

- (rollend) materieel ander dan bussen : 20 %

- computer hardware en software : 33 %

[- telematica : 10%]

B.Vl.R.19-11-2004

§ 8. Materiële vaste activa kunnen geherwaardeerd worden wanneer blijkt dat de marktwaarde op een duurzame wijze hoger zou liggen dan de boekwaarde. Deze correctie wordt geboekt tegenover de rubriek herwaarderingsmeerwaarden op de passiefzijde van de balans.

Deze herwaarderingsmeerwaarden worden afgeschreven over de resterende levensduur van het actiefbestanddeel rechtstreeks tegenover de initiële geboekte meerwaarde op de balans. Bij een latere waardevermindering mag de herwaarderingsmeerwaarde worden afgeboekt tot beloop van het nog niet afgeschreven gedeelte van de meerwaarde.

Herwaarderingsmeerwaarden kunnen niet geïncorporeerd worden in het kapitaal of in de reserves.

Onderafdeling E. - Financiële Vaste Activa

Art. 35.

§ 1. De financiële vaste activa bevatten :

1° Deelnemingen en vorderingen op verbonden entiteiten;

2° Deelnemingen en vorderingen op entiteiten waarmee een deelnemingsverhouding bestaat;

3° Andere financiële activa.

§ 2. De deelnemingen en vorderingen en andere financiële vaste activa worden slechts onder de rubriek financiële vaste activa geboekt, wanneer zij tot doel hebben een duurzame en specifieke band te scheppen met de andere entiteit of om de scholengroep of het centrale niveau in staat te stellen een invloed uit te oefenen op de oriëntatie van het beleid van deze entiteiten. Wanneer dit niet het geval is, moeten zij beschouwd worden als geldbeleggingen.

§ 3. Alle deelnemingen worden bij aanschaf gewaardeerd aan intrinsieke waarde. Wanneer bij aanschaffing de aanschaffingswaarde hoger ligt dan de intrinsieke waarde, dan wordt het verschil ten laste gelegd van de resultatenrekening in de rubriek waardeverminderingen op financiële vaste activa. Wanneer de intrinsieke waarde bij aanschaf hoger zou liggen dan de aanschaffingswaarde, dan wordt dit verschil geboekt tegenover de rubriek herwaarderingsmeerwaarden.

De aanschaf van een deelneming in een beursgenoteerde onderneming wordt gewaardeerd tegen de representatieve marktkoers die op de beurs of een andere gereglementeerde financiële markt is waargenomen op het ogenblik van de aanschaffing.

Wanneer zich een permanente ontwaarding voordoet die economisch verantwoord is, wordt deze geboekt tegenover de rubriek waardevermindering op financiële vaste activa.

§ 4. De bijkomende kosten m.b.t. de aanschaffing van financiële vaste activa worden direct ten laste van de resultatenrekening genomen.

§ 5. De vastrentende effecten die eventueel onder de financiële vaste activa kunnen geclassificeerd worden, worden geboekt aan aanschaffingswaarde. Het verschil tussen de aanschaffingswaarde en de terugbetalingswaarde wordt pro rata temporis over de resterende looptijd van de effecten in resultaat genomen als bestanddeel van de renteopbrengst van deze effecten en, naar gelang van het geval, toegevoegd aan of afgetrokken van de aanschaffingswaarde van de effecten.

§ 6. De vastrentende effecten die niet als financiële vaste activa kunnen beschouwd worden, worden geboekt onder de rubriek geldbeleggingen.

Onderafdeling F. - Vorderingen op meer dan een jaar

Art. 36.

Bij de vorderingen die betaalbaar zijn in termijnen en waarbij de interest of het lastenpercentage gedurende de gehele contractduur wordt toegepast op het oorspronkelijke bedrag van de financiering of lening, worden de respectieve bedragen van de gelopen rente en lastenpercentage (die in het resultaat moeten worden opgenomen) en van de niet gelopen rente en lastenpercentage (die overgedragen moeten worden naar een volgend boekjaar) bepaald door toepassing van de reële rente op het bij het begin van elke periode uitstaande saldo. Deze reële rente wordt berekend met inachtneming van de spreiding en de periodiciteit van de betalingen.

Onderafdeling G. - Voorraden

Art. 37.

§ 1. De grond- en hulpstoffen, goederen en materialen worden gewaardeerd aan aanschaffingswaarde volgens het FIFO principe. Ze worden gewaardeerd aan marktwaarde als die op balansdatum lager zou zijn. De waardering aan de lagere marktwaarde mag niet worden gehandhaafd als achteraf de marktwaarde hoger is dan de lagere waarde waartegen de voorraad werd gewaardeerd.

§ 2. Goederen in bewerking en gereed product worden gewaardeerd aan vervaardigingsprijs of aan marktwaarde als deze op balansdatum lager zou zijn. De vervaardigingsprijs omvat enkel de directe kosten.

§ 3. Aanvullende waardeverminderingen worden geboekt om rekening te houden hetzij met de evolutie van de realisatie- of marktwaarde, hetzij met risico's inherent aan de aard van de betrokken producten of van de gevoerde activiteit.

Voorraden waarop een gebruiksvervaldag staat, worden volledig afgewaardeerd als de vervaldag bereikt is.

Art. 38.

Goederen in bewerking en bestellingen in uitvoering dienen gewaardeerd te worden aan vervaardigingsprijs en omvatten enkel de directe kosten. De eventuele winst wordt pas zichtbaar na volledige uitvoering van de bestelling.

Waardeverminderingen worden geboekt als blijkt dat de vervaardigingsprijs, vermeerderd met het geraamde bedrag van de nog te maken directe kosten, hoger is dan de bedongen netto verkoopprijs, of hoger is dan de gemiddelde netto verkoopprijs van het afgelopen jaar als de netto verkoopprijs nog niet bedongen is.

Onderafdeling H. - Geldbeleggingen en liquide middelen

Art. 39.

§ 1. Onder geldbeleggingen worden alle financiële activa opgenomen die niet beantwoorden aan de voorwaarden gesteld in onderafdeling E.

§ 2. Alle geldbeleggingen worden gewaardeerd aan realisatiewaarde of marktwaarde indien voorhanden. Alle veranderingen in de realisatiewaarde of marktwaarde worden geboekt via de resultatenrekening (andere financiële opbrengsten en/of -kosten).

Onderafdeling I. - Eigen Vermogen

Art. 40.

Onder eigen vermogen wordt verstaan de som van de volgende rubrieken : patrimonium, herwaarderingsmeerwaarden, reserves, overgedragen overschotten (of tekorten) en het nog niet afgeschreven gedeelte van de investeringsdotaties. Werkingsdotaties worden onmiddellijk ten laste gelegd van de resultatenrekening van het boekjaar waarop ze betrekking hebben.

Onderafdeling J. - Voorzieningen voor risico's en kosten

Art. 41.

§ 1. Voorzieningen voor risico's en kosten omvat- ten :

1° Pensioenen en soortgelijke verplichtingen;

2° Grote herstellings- en onderhoudswerken;

3° Voorzieningen voor andere risico's en kosten.

§ 2. Duidelijk omschreven verliezen of kosten die slechts aan het licht komen na balansdatum maar vóór de uitgifte van de jaarrekening, worden niet geboekt in de rubriek voorzieningen voor risico's en kosten, maar worden vermeld in de toelichting. In het volgende boekjaar worden ze echter wel onder deze rubriek opgenomen als ze nog van toepassing zijn.

Afdeling 4. - Aanrekeningsregels bedrijfseconomische boekhouding

Art. 42.

§ 1. Voor wat de opbrengsten betreft, gelden de hierna volgende principes.

De verkoop van goederen en materialen wordt erkend als alle significante risico's van eigendom werden overgedragen en de verkoopprijs bepaald kan worden. Aan deze criteria wordt voldaan als de goederen werden verzonden FOB plaats van verzending of als de goederen FOB plaats van levering werden geleverd.

Opbrengsten uit de verkoop van diensten worden erkend als de dienst gepresteerd werd, een prijs bepaald kan worden en er geen belangrijke onzekerheden bestaan over eventuele nog op te lopen kosten gerelateerd aan het verstrekken van de dienst.

Wanneer meer dan één dienst wordt verstrekt voor één enkele prijs, worden inkomsten pro rata temporis over de contractuele periode gespreid.

In die gevallen echter waar de voltooiing van het finale gedeelte cruciaal is om aldus als gepresteerd te kunnen worden beschouwd, wordt de opbrengst pas erkend nadat het finale gedeelte gepresteerd werd.

§ 2. Werkingsdotaties, -subsidies, -toelagen en soortgelijke waarvan de verkrijging afhankelijk is gesteld van bepaalde voorwaarden, worden als opbrengsten erkend op het ogenblik dat de realisatie van deze voorwaarden zeer waarschijnlijk wordt geacht en ze opgeëist werden.

Als hun verkrijging onafhankelijk is gesteld van bepaalde voorwaarden, worden deze als opbrengsten in resultaat opgenomen op het ogenblik van de definitieve toekenning ervan.

Als de toekenning van de werkingsdotaties gebeurt in het jaar voorafgaand aan het jaar waaraan ze gerelateerd zijn, zal de opbrengst pas in resultaat worden opgenomen in het jaar waaraan ze gerelateerd zijn.

Wanneer de werkingsdotaties, -subsidies, -toelagen en soortgelijke toegekend worden voor een activiteit waarvan de duurtijd langer is dan één jaar, moet de resultaatsopname gespreid worden over de geschatte looptijd van de activiteit waarop ze betrekking heeft.

§ 3. Investeringsdotaties en soortgelijke voor eigen investeringen worden in resultaat genomen volgens hetzelfde ritme als de afschrijvingen op de investeringen voor de verwerving waarvan ze werden verkregen. De tegenpost van deze boeking is de rubriek investeringsdotaties en soortgelijke als onderdeel van het eigen vermogen. Er wordt door het centrale niveau een vordering opgezet ten opzichte van de Vlaamse Gemeenschap vanaf het moment dat een formeel financieel engagement wordt genomen.

Art. 43.

Kosten worden in het algemeen erkend in de periode waarop ze betrekking hebben.

Art. 44.

Gerealiseerde verliezen en opbrengsten ten gevolge van de verkopen van activa worden erkend in de periode waarin de onderliggende transactie plaatsvond.

Art. 45.

Elke scholengroep enerzijds en het centrale niveau anderzijds stellen per 1 januari 2000 een beginbalans op, overeenkomstig de bepalingen van dit besluit. De beginbalans wordt opgemaakt volgens het schema zoals bepaald voor de balans in hoofstuk I van bijlage 1 bij dit besluit.

§ 1. Voor de bepaling van de materiële en immateriële vaste activa worden de volgende regels gehanteerd :

1° voor gebouwen en de initiële vaste inrichting van gebouwen gebeurt een algemene waardebepaling aan de hand van de financiële norm, zoals bedoeld in artikel 26 van het besluit van de Vlaamse regering van 27 februari 1992 houdende vaststelling van de regels die de behoefte aan nieuwbouw of uitbreiding bepalen en van de fysische en financiële normen voor de schoolgebouwen, internaten en psycho-medische en sociale centra.

De refertemaand voor de waardebepaling is december 1999.

Aan de hand van de reële m2 vermenigvuldigd met de financiële norm bekomt men de nieuwbouwwaarde, waarop de volgende afschrijvingen worden toegepast vertrekkend van het oorspronkelijke bouwjaar :

- 3 % voor vaste gebouwen;

- 4 % voor semi-permanente gebouwen;

- 10 % voor voorlopige paviljoenen.

2° voor onbebouwde terreinen wordt op basis van de schatting van het comité van aankoop een waarde ingeschreven in de beginbalans.

§ 2. Voor de bepaling van de installaties, machines, uitrusting, meubilair en materieel worden de volgende regels in acht genomen :

a) vertrekpunt is de "inventaris van de roerende goederen" van de lokale raden/DAB's. Aan de hand hiervan worden de afschrijvingspercentages, bepaald in artikel 34, § 7 van dit besluit toegepast;

b) installaties, machines, uitrusting, meubilair en materieel welke niet zijn opgenomen in sub a) en aangekocht door het departement Onderwijs of de Centrale Raad van de Argo worden eveneens opgenomen in de beginbalans volgens de afschrijvingsregels bepaald in artikel 34, § 7 van dit besluit;

c) installaties, machines, uitrusting, meubilair en materieel aanwezig in scholen en waarop sub a) en d) niet kunnen worden toegepast, worden eveneens opgenomen. Er wordt aan de hand van de huidige catalogusprijzen voor vergelijkbare goederen een initiële waardeschatting gemaakt welke aan de hand van de geschatte ouderdom wordt afgeschreven volgens de regels bepaald in artikel 34, § 7 van dit besluit.

De geschatte ouderdom wordt geobjectiveerd door elementen vermeld op het goed en de vergelijking met andere gelijkaardige goederen waarover er wel duidelijkheid is.

§ 3. Kunstwerken, -voorwerpen en eventuele bijhorende onderdelen worden in de beginbalans pro memorie opgenomen.

§ 4. De investeringsdotaties en soortgelijke worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de nog in resultaat op te nemen dotaties, bepaald als het verschil tussen het brutobedrag van de investeringsdotaties betreffende dewelke een formeel financieel engagement is genomen, en het reeds afgeschreven gedeelte, berekend overeenkomstig dezelfde afschrijvingspercentages toegepast op de investeringen voor dewelke de investeringsdotaties werden verkregen.

De scholengroepen en het centrale niveau moeten hun beginbalans indienen bij de bevoegde instanties ten laatste op 30 juni 2000.

HOOFDSTUK III. - Begrotingsluik

Afdeling 1. - Algemeenheden

Art. 46.

Dit hoofdstuk heeft betrekking op de budgettaire rapportering en is enkel van toepassing op het centrale niveau.

Art. 47.

De begroting en de uitvoering van de begroting omvat een staat van alle ontvangsten en alle uitgaven van het centrale niveau. Deze staat moet opgemaakt worden volgens het schema opgenomen in bijlage II bij dit besluit, dat gebaseerd is op de ESER-classificatie (schema van de herwerkte versie van maart 1998).

Voor wat de budgettaire rapportering betreft, geldt het bepaalde in artikel 10 van dit besluit.

Art. 48.

De uitvoering van de begroting vloeit voort uit de bedrijfseconomische boekhouding die in een koppeling met de desbetreffende ESER-code voorziet voor de boekingen die een budgettaire implicatie hebben. Deze koppeling moet consistent en controleerbaar zijn.

De toelichting bij de uitvoering van de begroting omvat een verklaring van de voornaamste budgetafwijkingen, de vastleggingsmachtiging en de aanrekening hierop.

Art. 49.

Het begrotingsjaar vangt aan op 1 januari en eindigt op 31 december.

Art. 50.

Elke aanrekening op de begroting geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen.

Art. 51.

Het centrale niveau is gehouden de verantwoordingsstukken gedurende 10 jaar te bewaren of te kunnen reproduceren.

Art. 52.

[ De posten van de begroting en de uitvoering van de begroting worden in euro uitgedrukt.

De in euro uitgedrukte bedragen worden naar boven of naar beneden afgerond op de dichtstbijzijnde cent. Als het uitdrukken van bedragen in euro tot een resultaat leidt dat precies de helft van een cent is, wordt het bedrag naar boven afgerond.]

B.Vl.R.22-2-2002

Afdeling 2. - Aanrekeningsregels

Art. 53.

§ 1. De algemene regel voor het registreren van de ontvangsten is het invorderingsrecht. Onder invorderingsrecht wordt verstaan, het recht dat het centrale niveau heeft om geldsommen te innen die haar verschuldigd zijn.

Wanneer de transactie zich niet voltrekt op basis van een invorderingsrecht, geldt het moment van betaling als aanrekeningsmoment.

§ 2. De werkingsdotaties, -subsidies, -toelagen en soortgelijke dienen voor het geheel te worden geregistreerd als ontvangst op het moment dat het besluit getekend is en dit in het boekjaar waarop deze betrekking hebben. De registratie ervan staat dus los van de betaling.

§ 3. Investeringsdotaties en soortgelijke voor eigen investeringen dienen als ontvangst te worden geboekt voor het bedrag en in het boekjaar dat ze effectief worden uitgekeerd.

§ 4. Investeringsdotaties en soortgelijke die het centrale niveau louter doorgeeft aan de scholengroepen of omgekeerd, dienen verwerkt te worden zoals gebeurt voor de werkingsdotaties.

§ 5. Rentedotaties dienen als ontvangst te worden geboekt voor het bedrag en in het boekjaar dat ze effectief worden uitgekeerd.

§ 6. De eigen gerealiseerde verkopen dienen te worden aangerekend in de periode waarop de datum van het opgemaakte document (factuur,...) betrekking heeft.

Art. 54.

§ 1. Als algemeen aanrekeningsmoment geldt dat de uitgaven geboekt dienen te worden op basis van de factuur en meer bepaald in die periode dienen te worden aangerekend waarop de factuurdatum betrekking heeft. Als de transactie zich niet voltrekt op basis van een factuur, geldt het moment van betaling als aanrekeningsmoment.

§ 2. De werkingsdotaties, -subsidies, -toelagen en soortgelijke dienen voor het geheel te worden geregistreerd als uitgaven op het moment dat het besluit getekend is en dit in het boekjaar waarop deze betrekking hebben. De registratie ervan staat dus los van de betaling.

§ 3. De aankopen dienen te worden aangerekend in het boekjaar waarop de factuurdatum betrekking heeft. Aankopen die niet resulteren in de ontvangst van een factuur dienen te worden geboekt als uitgave op het moment van betaling.

§ 4. De belastingen, lonen en sociale lasten worden slechts aangerekend op het moment van betaling. Er gebeurt dus geen aanrekening bij het aanleggen van de voorzieningen in de bedrijfseconomische boekhouding. De voorzieningen voor de lonen van december (die slechts worden betaald in het volgende boekjaar), vakantiegeld, eindejaarspremies,... worden pas geboekt als uitgave op het moment dat zij effectief aan het personeel uitbetaald worden.

Art. 55.

De aanrekening op de vastleggingsmachtiging gebeurt op het ogenblik van het aangaan van de verbintenissen. Deze dient extra-comptabel opgevolgd en gerapporteerd te worden in de toelichting bij de uitvoering van de begroting zoals vermeld in artikel 47, tweede lid van dit besluit.

Art. 56.

Het saldo van het jaar X dient expliciet naar voor te worden gebracht en overgedragen te worden naar het volgende boekjaar, namelijk als uitgave (overschot) op de ESER-code 03.2 van het in de bijlage 2 toegevoegde schema van de uitvoering van de begroting of als ontvangst (tekort) op de ESER-code 08.2. In het jaar X+1 dient dan het saldo van jaar X geboekt te worden als ontvangst (overschot) of als uitgave (tekort). [In het jaar 2002 wordt het saldo van het jaar 2001 geboekt in euro als ontvangst (overschot) of als uitgave (tekort) door dat saldo te delen door de omrekeningskoers tussen de euro en de Belgische frank en de uitkomst van deze deling naar boven of naar beneden af te ronden op de dichtstbijzijnde cent. Als het in euro uitgedrukt saldo precies de helft van een cent bedraagt, wordt het bedrag naar boven afgerond.]

B.Vl.R.22-2-2002

De overgedragen saldi van voorgaande boekjaren dienen als één bedrag te worden geboekt (overschotten en tekorten tesamen), terwijl het saldo van het desbetreffende jaar (inclusief de saldi op de begrotingen van vorige jaren) op het einde van het boekjaar op een aparte code wordt aangerekend.

HOOFDSTUK IV. - Slotbepalingen

Art. 57.

Voor wat niet geregeld werd in het bedrijfseconomische luik, is de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van de onderneming en haar uitvoeringsbesluiten integraal van toepassing.

Art. 58.

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2000. Tegen 30 juni 2000 dient elke scholengroep enerzijds en het centrale niveau anderzijds te beschikken over een beginbalans opgesteld volgens de bepalingen van artikel 45 van dit besluit.

[In afwijking op hetgeen bepaald werd in vorig lid, treedt artikel 9, derde lid in werking op 1 januari 2001.]

B.Vl.R.28-6-2002

Art. 59.

§ 1. [Er wordt een begeleidingscommissie opgericht met volgende taken :

1° het uitvaardigen van richtlijnen met het oog op het garanderen van de uniformiteit van de toepassing van de bedrijfseconomische boekhouding van de scholengroepen en het centrale niveau;

2° het uitwerken van maatregelen van interne controle op de boekhoudkundige verrichtingen;

3° het toezicht op de toepassing van de in 2° bedoelde maatregelen van interne controle.]

B.Vl.R.8-11-2002

§ 2. De begeleidingscommissie staat onder het voorzitterschap van de coördinator van het college van accountants en bestaat verder uit, 1 vertegenwoordiger van het departement Algemene Zaken en Financiën, 1 vertegenwoordiger aangeduid door het departement Onderwijs, 3 vertegenwoordigers van de scholengroepen en 2 vertegenwoordigers van het centrale niveau.

§ 3. De vertegenwoordigers van de scholengroepen worden aangeduid door de vergadering van de algemene directeurs, de vertegenwoordigers van het centrale niveau worden aangeduid door de Raad.

§ 4. Alle beslissingen met betrekking tot de richtlijnen bedoeld in § 1 worden genomen bij consensus. Bij het ontbreken van een consensus beslist de voorzitter van de begeleidingscommissie.

Art. 60.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, is belast met de uitvoering van dit besluit.

- (1): De bijlagen bij dit besluit verschenen in het Belgisch Staatsblad dd. 15-3-2000