Schoolveranderen in de loop van het schooljaar

  • referentie
    BaO/97/12
  • publicatiedatum
    17/06/1997
  • datum laatste wijziging
    16/05/2014
  • wettelijke basis
    Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, artikel 21, zoals het laatst gewijzigd door Onderwijsdecreet XXIII van 19 juli 2013, en artikel 31, opnieuw opgenomen bij het decreet rechtspositie leerlingen van 4 april 2014.
  • opheffing
    De omzendbrief A5/RS/A53/A55/JC van 1 februari 1984 betreffende schoolveranderen na het laatste lesuur van september in het gewoon kleuter- en lager onderwijs, uitvoering van de wet van 29 juni 1983 betreffende de leerplicht;
  • opheffing
    De omzendbrief 0/25/B.O./87/01 van 11 mei 1987 betreffende schoolveranderingen na het laatste lesuur van de maand september in het buitengewoon onderwijs.
  • contactpersoon
    Marieke Smeyers, 02-553 92 41
  • Deze omzendbrief bevat de richtlijnen die toegepast moeten worden bij schoolverandering in de loop van het schooljaar (d.w.z. tussen de ee rste schooldag van september en de laatste schooldag van juni).
  • Vanaf het schooljaar 2014-2015 is de overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering decretaal bepaald.

Met de inwerkingtreding van het decreet basisonderwijs in 1997 is de regelgeving inzake schoolveranderen in de loop van het schooljaar sterk vereenvoudigd. Sinds 1 september 1997 ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de ouders.1 Zij oordelen of het verantwoord is dat hun kind in de loop van het schooljaar van school verandert. Er is geen goedkeuring van de directeur, inspecteur, departement of minister vereist.

1. Procedure

Tot en met het schooljaar 1999-2000 lag de meldingsplicht bij schoolveranderen bij de ouders, aan de hand van een formulier dat de oorspronkelijke school hen ter beschikking moest stellen. In de praktijk gaf dit soms aanleiding tot moeilijkheden, omdat de ouders niet steeds op de hoogte waren van de te vervullen formaliteiten. Dit gaf geregeld aanleiding tot discussies over de rechtsgeldigheid van bepaalde inschrijvingen van leerlingen en tot dubbele inschrijvingen.

Om die discussies weg te werken is de nieuwe school nu zelf verantwoordelijk voor het rechtsgeldig worden van de nieuwe inschrijving. Sinds het schooljaar 2000-2001 moet elke schoolverandering tussen de eerste schooldag van september en de laatste schooldag van juni schriftelijk meegedeeld worden door de directie van de nieuwe school aan de directie van de oorspronkelijke school. De mededeling gebeurt ofwel bij aangetekende zending of bij afgifte tegen ontvangstbewijs. Sinds het schooljaar 2013-2014 is de nieuwe inschrijving rechtsgeldig de dag van deze mededeling. (model van mededeling in bijlage)

Voorbeeld:

Op de briefomslag van de aangetekende zending staat als poststempel 30/01/2015. De inschrijving in de nieuwe school is rechtsgeldig vanaf 30/01/2015. De oude school schrijft de leerling uit op 29/01/2015. De leerling telt nog mee in de oude school op 29/01/2015 en telt in de nieu we school vanaf 30/01/2015.

2. Betwisting

In geval van betwisting over de rechtsgeldigheid van de inschrijving geldt de datum van de poststempel van de aangetekende zending of de datum van het ontvangstbewijs als datum van mededeling. De nieuwe inschrijving is dan rechtsgeldig de dag waarop de directie van de nieuwe school de schoolverandering schriftelijk heeft medegedeeld (poststempel aangetekende zending of datum van het ontvangstbewijs gelden als bewijs).  

In geval van betwisting moet aan de verificatie dus niet alleen de mededeling van schoolverandering zelf, maar ook het afgestempelde postbewijs van aangetekende zending of het gedateerd en getekend ontvangstbewijs voorgelegd kunnen worden.

Opgelet:

Het is de verantwoordelijkheid van de nieuwe school om het adres van de oude school op correctheid te controleren. De school kan dit doen via http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod/.

Indien de nieuwe school de schoolverandering naar een niet correct adres stuurt, is de schoolverandering niet geldig.

Het niet aanwezig zijn van de directeur van de oude school bij afleveren van een aangetekende zending of mededeling van schoolveranderen is geen reden voor het niet geldig verklaren van de schoolverandering. Daarom is het aangewezen dat in elke vestigingsplaats iemand aangetekende zendingen kan aannemen of voor ontvangst kan tekenen bij afgifte tegen ontvangstbewijs.

Een aantal betwistingen zijn het gevolg van het feit dat ouders aan de school verklaren dat het om een eerste inschrijving gaat, terwijl in werkelijkheid het kind al in een andere school ingeschreven was. De nieuwe school stuurt dan - te goeder trouw - geen mededeling van schoolverandering aan de oude school, waardoor het kind in beide scholen ingeschreven blijft. Het is daarom belangrijk om bij een inschrijving heel expliciet aan de ouders te vragen of het om een eerste inschrijving gaat of om een schoolverandering, en om hen het verschil uit te leggen. Bijvoorbeeld: ouders kunnen hun 2,5-jarig kind in een kleuterschool ingeschreven hebben zonder het effectief naar die school gestuurd te hebben. Ouders die hun kind dan van school veranderen, zullen er vaak niet bij stil staan dat het kind in een andere school ingeschreven is (het kind is immers nog nooit in die andere school echt aanwezig geweest). Dubbele inschrijvingen kunnen ook via discimus opgespoord worden.

Kinderen tussen 2,5 en 3 jaar die al in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school ingestapt zijn, kunnen van school veranderen, zonder de volgende instapdatum af te moeten wachten. Deze kleuters hebben immers al een instapdatum afgewacht vooraleer in de eerste school in te stappen.

3. Schoolveranderingen via fax

Scholen stellen vaak de vraag of schoolveranderingen ook via de fax doorgestuurd kunnen worden. Hoewel dit op het eerste zicht een evidentie kan lijken, blijkt dat in de praktijk het meedelen van schoolveranderen via de fax problemen oplevert, vooral rond de teldatum. Zo kan de oude school betwisten dat de datum vermeld op de fax van de nieuwe school ook de reële datum van doorsturing is (faxtoestellen kunnen verkeerd ingesteld staan). Ook kan de oude school het ontvangstbewijs dat aan de nieuwe school teruggestuurd moet worden (als bewijs van ontvangst) inhouden of zelfs nooit versturen. Scholen die schoolveranderingen via de fax moeten zich ervan bewust zijn dat dit eigenlijk geen sluitende manier is en doen dit dus op eigen risico.

(…)

4. Schoolveranderingen naar Wallonië of naar het buitenland

Scholen die op de hoogte gebracht worden van een schoolverandering van één van hun leerlingen naar een school in Wallonië of naar het buitenland, moeten deze leerling uitschrijven zonder bericht van de nieuwe school af te wachten. Het is immers onwaarschijnlijk dat in dit geval de 'nieuwe' school een mededeling van schoolverandering aan de oude school zal bezorgen, aangezien scholen in Wallonië of in het buitenland niet onderhevig zijn aan de hiervoor vermelde procedure.

5. Veranderingen van schoolonderwijs naar huisonderwijs en vice versa

Ouders die opteren voor huisonderwijs moeten uiterlijk op de derde schooldag van het schooljaar een verklaring van huisonderwijs met bijhorende informatie over het huisonderwijs indienen bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten. Alleen in uitzonderlijke g evallen mag er daarna nog een omschakeling van schoolonderwijs naar huisonderwijs zijn (zie http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/agodi/faq/huisonderwijs/default.htm#huisonderwijsvraag006 ). 

Van huisonderwijs naar schoolonderwijs omschakelen kan altijd.

Om deze situaties te kunnen opvolgen én om de leerplicht van de betrokken kinderen te garanderen, vraagt het Agentschap voor Onderwijsdie nsten dat scholen de omschakeling van schoolonderwijs naar huisonderwijs en vice versa melden.

Concreet kunnen zich twee situaties voordoen:

a. Verandering van schoolonderwijs naar huisonderwijs tijdens het schooljaar

Leerlingen waarvan de ouders meedelen dat ze voortaan huisonderwijs (individueel onderricht of in een privé-school) volgen moeten door de school uitgeschreven worden. Ook hier is immers geen bericht van schoolverandering uit een nieuwe school te verwachten. De school dient deze overstap naar huisonderwijs bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten schriftelijk te melden.

b. Verandering van huisonderwijs naar schoolonderwijs tijdens het schooljaar

Ook wanneer ouders hun kind in de loop van een schooljaar in een school komen inschrijven met de boodschap dat het kind tot dan huisonderwijs gevolgd heeft, dient de school dit schriftelijk te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten.

In beide situaties bevat de melding de naam, adres en rijksregisternummer van het betrokken kind, alsook naam en adres van de school waar het kind uit- of ingeschreven wordt.

Deze melding kan gestuurd worden naar:

Agentschap voor Onderwijsdiensten

Scholen Basisonderwijs en CLB

t.a.v. Bea De Cuyper

Koning Albert II-laan 15 (4A)

1210 Brussel

Fax: 02-553.93.85

e-mail: Bea.decuyper@ond.vlaanderen.be

Voor meer informatie over huisonderwijs:

http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/agodi/faq/huisonderwijs/

.

6. Schoolveranderingen van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs

Een schoolverandering van het gewoon naar het buitengewoon basisonderwijs is slechts mogelijk als de leerling over een inschrijvingsverslag beschikt waaruit blijkt welk type voor het buitengewoon onderwijs voor hem is aangewezen. Dit verslag bestaat uit een attest en een protocol ter verantwoording. Nadere informatie hieromtrent vindt u in de rubriek “Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het buitengewoon onderwijs.

Zodra de ouders over een dergelijk inschrijvingsverslag beschikken, kan de leerling van school veranderen. De nieuwe school licht de oorspronkelijke school in volgens de procedure uit 1.

7. Schoolveranderingen van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs

De verantwoordelijkheid voor het schoolveranderen ligt hier eveneens volledig bij de ouders. Zij oordelen of het verantwoord is dat hun kind van het buitengewoon naar het gewoon basisonderwijs verandert. De nieuwe school licht de oorspronkelijke school in volgens de procedure uit 1.

8. Overdracht leerlingengegevens bij schoolverandering vanaf 1 september 2014

Het decreet rechtspositie leerlingen bepaalt de voorwaarden waaronder vanaf 1 september 2014 bij schoolverandering leerlingengegevens overgedragen worden. Meer informatie hierover vindt u in de omzendbrief BaO /2014/05, ‘Overdracht van leer lingengegevens bij schoolverandering’.

9. Linken met andere omzendbrieven

Deze omzendbrief heeft ook linken met volgende omzendbrieven: BaO/2006/01, ‘Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs’ en BaO/2006/05, ‘Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs’.

10. Bijlage

- (1): Ouders: de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben.