Registratie van leerlingen secundair onderwijs

1. Stamboekregister

1.1. Elke school voor voltijds gewoon secundair onderwijs en elk, al dan niet autonoom, centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs, beschikt over een geïnformatiseerd en uniform stamboekregister van de leerlingen (bijlage 1-2).

Het register is op scherm raadpleegbaar en kan afgedrukt worden.

1.2. Formaat : naast de hoofding moet er mogelijkheid zijn tot vermelding van 25 inschrijvingen per scherm.

1.3. Het invullen van de verschillende kolommen :

1.3.1. Naam, eerste voornaam, geslacht, nationaliteit, geboorteplaats en geboortedatum (DD.MM.JJJJ) van de leerling : het is van essentieel belang om bij elke inschrijving zich te baseren op een officieel document zoals het trouwboekje van de ouders, de identiteitskaart van de leerling, een uittreksel uit het bevolkings-, vreemdelingen- of wachtregister, de SIS-kaart van de leerling,... en hiervan een kopie in het leerlingendossier te bewaren.

Het ontbreken van officiële documenten belet echter niet om een leerling zonder geldig verblijfsstatuut in te schrijven. Deze inschrijving heeft dezelfde juridische waarde.

(Hoewel voor het invullen van de studiebewijzen, toepassing van de leerplichtwet en toelatingen tot leerjaren op basis van leeftijd, voor een leerling waarvoor geen officiële geboortedag en -maand gekend zijn, de datum 1 januari als geboortedag dient te worden genomen, moet in de elektronische communicatie met het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) de waarde 00.00 gehanteerd worden om de uitsplitsing van gegevens mogelijk te maken (cfr. technische beschrijving van het inschrijvings- en leerlingenbestand)

1.3.2. Stamnummer van de leerling : numeriek veld van 7 posities waarvan de eerste twee posities het schooljaar van de inschrijving weergeven en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving.

Alle leerlingen, ongeacht hun statuut (vrij of regelmatig) worden in dit register eenmaal ingeschreven. Leerlingen die in een centrum voor deeltijdse vorming een persoonlijk ontwikkelingstraject volgen, zijn leerlingen die ingeschreven zijn in een centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs en worden aldus in het stamboekregister van dat centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs opgenomen. De registratie van leerlingen die een persoonlijk ontwikkelingstraject volgen in een centrum voor deeltijdse vorming gebeurt volledig door het centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs waar ze zijn ingeschreven.

Voorbeeld : de vijftigste leerling die in het schooljaar 2008-2009 wordt ingeschreven in een bepaalde school krijgt als uniek stamnummer 0800050;

Wanneer een leerling zich opnieuw inschrijft in dezelfde school of centrum, moeten alleen de passende kolommen "gevolgde leerjaren" (voltijds) of "gevolgde opleiding" (deeltijds) naast hun naam verder aangevuld worden, terwijl een volgende begindatum vermeld wordt juist onder de eerste.

Een leerling behoudt dus zijn/haar stamnummer binnen de school/centrum waar hij/zij ingeschreven is.

1.3.3. Rijksregisternummer van de leerling : wordt ingebracht op basis van de gegevens die vermeld zijn op de identiteitskaart en/of de SIS-kaart van de leerling.

1.3.4. Datum van uitschrijving en begindatum van inschrijving : datumformaat = DD.MM.JJJJ. bv. 23.02.2009.

Voor de leerlingen die een volledig schooljaar hebben gevolgd en zich het volgende schooljaar niet meer aanbieden (uitschrijving), wordt 31 augustus vermeld in het register.

Van de leerlingen die geen volledig schooljaar hebben doorlopen, wordt de kalenderdag vermeld die de eerstvolgende lesdag onmiddellijk voorafgaat.

Voorbeelden : een leerling die zich uitschrijft op een vrijdag wordt op de daaropvolgende zondag als uitgeschreven geregistreerd; een leerling die zich de laatste lesdag vóór een verlofperiode uitschrijft, wordt administratief uitgeschreven op de dag voorafgaand aan de eerste lesdag nà die verlofperiode.

Voor de leerlingen die regelmatig de lessen volgen vanaf de eerste lesdag van het schooljaar moet steeds 1 september worden ingevuld als begindatum van de inschrijving in de school; voor de leerlingen die na de eerste lesdag ingeschreven worden, moet de eerste dag van effectieve aanwezigheid (tenzij gewettigde afwezigheid) als begindatum van de inschrijving in de school genomen worden.

1.3.5. Wijzigingen binnen dezelfde school of centrum in de loop van het schooljaar : de juiste datum waarop de wijziging plaatsvond en het nieuw gevolgde leerjaar/onderverdeling of de nieuw gevolgde opleiding vermelden;

1.3.6. Gevolgde leerjaren/onderverdeling in de school van het voltijds gewoon secundair onderwijs :

Voor elke leerling worden elk schooljaar in de passende kolom de afkortingen aangebracht van het leerjaar dat gevolgd wordt. Het leerjaar/onderverdeling moet met de volgende 4 gegevens in deze volgorde aangeduid worden :

1. onderwijsvorm :

- 1ste graad : horizontaal streepje

- 2de en 3de graad : ASO, TSO, KSO of BSO

- 4de graad : BSO

2. graad : 1, 2, 3 of 4;

3. leerjaar :

- in de eerste graad : 1A, 1B, 2 of BVL

- in de tweede graad :1, 2, 3 V (vervolmakingsjaar, alleen in BSO)

- in de derde graad : 1, 2, 3 SP (specialisatiejaar), 3 VB (voorbereidend jaar op het hoger onderwijs), 3 NL (naamloos leerjaar) of 3 SE (secundair na secundair)

- in de vierde graad : 1, 2 of 3

4. onderverdeling :

- 1ste leerjaar A of B : horizontaal streepje

- overige leerjaren t/m de vierde graad : onderverdeling

Voorbeelden :

1. een leerling uit het eerste leerjaar A wordt als volgt aangeduid : -/1/1A/-

2. een leerling uit het eerste leerjaar van de tweede graad BSO, Elektrische installaties, wordt als volgt aangeduid : BSO/2/1/EI

3. een leerling uit het derde leerjaar van de derde graad BSO, specialisatiejaar Industriële houtbewerking, wordt als volgt aangeduid : BSO/3/3SP/IH.

De lijst van de afkortingen, gebruikt voor het vermelden van de onderverdeling, moet steeds bijgehouden worden. Het leerjaar/onderverdeling moet steeds op dezelfde wijze vermeld worden.

1.3.7. Gevolgde opleiding in het centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs :

Voor elke leerling worden elk schooljaar in de passende kolom de afkortingen aangebracht van de opleiding die gevolgd wordt. De lijst van de afkortingen, gebruikt voor het vermelden van de opleiding, moet steeds bij het stamboekregister gevoegd zijn.

Ook leerlingen die een persoonlijk ontwikkelingstraject volgen in een centrum voor deeltijdse vorming worden in het centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs in een bepaalde opleiding, naar keuze van de leerling, ingeschreven.

1.3.8. Elk schooljaar wordt een nieuw scherm van het stamboekregister aangemaakt.

Aan de linkerkant wordt het desbetreffende schooljaar vermeld en aan de rechterkant of op een volgend scherm worden de opeenvolgende schooljaren aangeduid, te beginnen met het oudste schooljaar.

1.3.9. Dit register moet regelmatig geactualiseerd worden (in ieder geval op datum van 1 februari en 30 juni) en moet steeds raadpleegbaar zijn op scherm en steeds de mogelijkheid hebben om afgedrukt te worden.

Een volledig geactualiseerd stamboekregister (dat op verzoek van de bevoegde instanties, waaronder de verificatie, opgevraagd wordt) zal na elk schooljaar op een elektronisch medium bewaard worden.

Het visum van de bevoegde verificateur wordt op Mijn Onderwijs geplaatst.

2. Individuele steekkaart van de leerling.

2.1. Voor elke ingeschreven leerling wordt een geïnformatiseerde individuele steekkaart opgemaakt volgens het model dat in bijlage 3 en 4 gaat.

2.2. Invullen van de steekkaart :

2.2.1. School of centrum : dit vak omvat het instellingsnummer, de officiële benaming en het volledig adres;

2.2.2. Naam, eerste voornaam, geslacht (M of V), geboorteplaats, geboortedatum (DD.MM.JJJJ.), nationaliteit (Voor een leerling waarvoor geen officiële geboortedag en -maand gekend zijn, wordt 1 januari als geboortedatum genomen);

2.2.3. Naam gezinshoofd/voogd, naam van moeder, (eventueel) het beroep : deze rubrieken hoeven niet ingevuld te worden voor de meerderjarige leerlingen;

2.2.4. Stamnummer : aan de leerling toegekend in het stamboekregister;

2.2.5. Begindatum (DD.MM.JJJJ.) van in- en uitschrijving : indien een leerling uitgeschreven wordt en nadien terugkomt, moet de steekkaart aangepast worden.

Voor dergelijke leerlingen moet bijgevolg een volgende datum van inschrijving vermeld worden onder de eerste.

2.2.6. Reden : in te vullen indien gekend. Bij verandering van school of centrum dienen naam en adres van de nieuw bezochte school of centrum te worden vermeld;

2.2.7. Gevolgd leerjaar vorig schooljaar : vermelding van het laatst gevolgd leerjaar voorafgaand aan dat van de begindatum van inschrijving, ongeacht het tijdstip van inschrijving gedurende het lopende schooljaar en/of het behaalde resultaat gedurende het voorgaande schooljaar.

2.2.8. Voor de vermelding van het vorig leerjaar worden in het voltijds gewoon secundair onderwijs de volgende afgekorte gegevens gebruikt :

1. onderwijsvorm :

- 1ste graad : horizontaal streepje

- 2de en 3de graad : ASO, TSO, KSO of BSO

- 4de graad : BSO

2. graad : 1, 2, 3 en 4

3. leerjaar :

- in de eerste graad : 1A, 1B, 2 of BVL

- in de tweede graad : 1, 2, 3 V (vervolmakingsjaar, alleen in BSO)

- in de derde graad : 1, 2, 3 SP (specialisatiejaar), 3 VB (voorbereidend jaar op het hoger onderwijs), 3 NL (naamloos leerjaar) of 3 SE (secundair na secundair)

- in de vierde graad : 1, 2 of 3

4. onderverdeling :

- 1ste leerjaar A of B : horizontaal streepje

- overige leerjaren t/m de vierde graad : onderverdeling

5. behaald studiebewijs in het vorig leerjaar

6. eventuele clausulering : voorbeeld : een leerling die het 1ste leerjaar van de 2de graad algemeen secundair onderwijs onderverdeling Economie volgde en geclausuleerd werd voor de onderwijsvorm "ASO" wordt als volgt aangeduid : ASO/2/1/EC/B-ASO;

- school : naam en adres van de school waar het hierboven bedoelde leerjaar gevolgd werd;

- schooljaar : het desbetreffende schooljaar, bijvoorbeeld 2008-2009. Indien de leerling na 1 september van leerjaar of van onderverdeling verandert, moet de steekkaart aangepast worden door de nieuwe toestand te vermelden op een nieuwe lijn onder de vorige.

- De datum van deze wijziging zal vermeld worden.

De gegevens over de inschrijving bij het begin van het schooljaar mogen NIET verwijderd of gewijzigd worden;

- onderwijsvorm :

* 1ste graad : horizontaal streepje

* 2de en 3de graad : ASO, TSO, KSO of BSO

* 4de graad : BSO;

- graad : 1, 2, 3 en 4;

- leerjaar :

* in de eerste graad : 1A, 1B, 2 of BVL

* in de tweede graad : 1, 2, 3 V (vervolmakingsjaar, alleen in BSO)

* in de derde graad : 1, 2, 3 SP (specialisatiejaar), 3 VB (voorbereidend jaar op het hoger onderwijs), 3 NL (naamloos leerjaar) of 3 SE (secundair na secundair)

* in de vierde graad : 1, 2 of 3;

- onderverdeling :

* 1ste leerjaar A of B : horizontaal streepje

* overige leerjaren t/m de vierde graad : onderverdeling;

- nummer administratieve groep : het formulier SO 1 vermeldt de nummers van de administratieve groepen die door de school worden ingericht.

Alle bestaande nummers zijn eveneens opgenomen in de omzendbrief SO 37;

- keuze G/Z/A : geldt enkel voor de scholen waar deze keuzemogelijkheid bestaat. Te gebruiken afkortingen (3-lettercode) :

NCZ = Niet-confessionele zedenleer

KGD = Katholieke godsdienst

PGD = Protestantse godsdienst

ISR = Israëlitische godsdienst

ISL = Islamitische godsdienst

ORT = Orthodoxe godsdienst

ANG = Anglicaanse godsdienst

VRG = Vrijgesteld

CBS = Cultuurbeschouwing

ECR = Eigen cultuur en religie;

- studiebekrachtiging : behaald oriënteringsattest, (studie)getuigschrift(en) en diploma;

- clausulering : zoals vermeld op het proces-verbaal;

- opmerkingen : andere opmerkingen, notities;

Doorhalingen, herhalingstekens, aanduidingen zoals "idem" zijn niet toegelaten.

2.2.9. Gevolgde opleiding in het centrum voor deeltijds onderwijs;

- schooljaar : bijvoorbeeld 2008-2009. Indien de leerling na 1 september van opleiding verandert, moet een nieuwe lijn gebruikt worden. De datum van deze wijziging dient vermeld te worden.

De gegevens over het begin van het schooljaar mogen NIET verwijderd of gewijzigd worden;

- opleiding;

- studiebekrachtiging : afkortingen van de al behaalde attesten en/of getuigschriften;

- opmerkingen : eventueel andere notities.

2.3. De steekkaarten worden op scherm bijgehouden per klas of per opleiding en in alfabetische orde op familienaam (naargelang het geval, ook op voornaam).

Ze zullen steeds raadpleegbaar zijn en voorgelegd worden wanneer de bevoegde instanties (zoals de verificatiediensten) daar om vragen.

Het visum van de bevoegde verificateur wordt op Mijn Onderwijs geplaatst.

3. Aanwezigheidsregisters

3.1. De aanwezigheidsregisters worden elektronisch bijgehouden per klas (voltijds) of per opleiding (deeltijds) en in alfabetische volgorde op familienaam (naargelang het geval, ook op voornaam).

De aanwezigheidsregisters van de centra voor deeltijds beroepssecundair onderwijs, moeten niet alleen de aanwezigheidsgegevens bevatten voor de component leren (DBSO) doch ook sommige gegevens voor de component werkplekleren (voortraject, brugproject of arbeidsdeelname) en de gegevens met betrekking tot persoonlijke ontwikkelingstrajecten. De instellingen en ondernemingen die de component werkplekleren organiseren, zullen daartoe de gegevens over problematische afwezigheden op de werkvloer aan de centra voor deeltijds beroepssecundair onderwijs bezorgen; voor zover deze melding niet gebeurt, zullen de centra ervan uit gaan dat de leerlingen hetzij aanwezig hetzij gewettigd afwezig zijn geweest op de werkvloer. Daarnaast zullen de centra voor deeltijdse vorming alle aanwezigheidsgegevens aangaande leerlingen van centra voor deeltijds beroepssecundair onderwijs waarvoor ze persoonlijke ontwikkelingstrajecten (of, desgevallend, de algemene vorming DBSO) inrichten, aan die betrokken centra voor deeltijds beroepssecundair onderwijs waar ze mee samenwerken, overmaken.

De registers moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden. De minimumgrootte van de lettertekens is 10. Het model van het aanwezigheidsregister gaat als bijlage 5 en 6.

Voor het onthaaljaar voor anderstalige nieuwkomers is er een aanwezigheidsregister beschikbaar voor het gehele structuuronderdeel.

3.2. Het invullen van de registers :

3.2.1. De aanwezigheidsregisters moeten voor elke leerling de volgende gegevens bevatten :

- Opeenvolgende nummering van de leerlingen

- het stamnummer (cfr. stamboekregister);

- naam en eerste voornaam van de leerling;

- geslacht (M of V);

- de keuzemogelijkheid "G/Z/A" : zie onder punt 2.2.8.;

- het nummer en de benaming van de administratieve groep wordt boven de betreffende groep van leerlingen geplaatst.

Een naam van een leerling mag nooit verwijderd of door een andere naam vervangen worden. Dit geldt eveneens voor leerlingen die de klas/school of opleiding/centrum verlaten hebben en in de loop van het schooljaar terugkeren.

3.2.2. Voltijds gewoon secundair onderwijs

De aanwezige leerlingen moeten aangeduid worden met een verticaal streepje.

De afwezige leerlingen moeten aangetekend worden met de passende code van zodra de reden van afwezigheid gekend is en in ieder geval zo snel mogelijk. In afwachting wordt een horizontaal streepje vermeld.

De vaststelling van de aan- of afwezigheden gebeurt op het einde van het eerste lesuur (voor- en namiddag); het is die aan- of afwezigheid die bepalend is voor de te gebruiken code of symbool.

De toegelaten codes zijn :

B = "problematische afwezigheden" : vb. betwistbare doktersattesten, spijbelen, of "afwezigheden om persoonlijke redenen" die niet vooraf zijn aangevraagd, enz....

D = doktersattest

Z = ziekte (briefje van ouders of van meerderjarige leerling)

L = laattijdig aangekomen

G = spreiding lesprogramma (of verdubbeling studieduur van een opleiding Se-n-Se of een module HBO-verpleegkunde)

Y = preventieve schorsing (voora fgaand aan een eventuele tuchtmaatregel)

U = tijdelijke uitsluiting (als tuchtmaatregel)

T= definitieve uitsluiting (als tuchtmaatregel)

C = topsportstatuut A of B, topkunstenstatuut A of B, ballet

H = revalidatie; indien echter de revalidatie plaats vindt buiten het eerste lesuur van voor- of namiddag, dan dient niet de code H vermeld maar moet wel in de rubriek opmerkingen komen "revalidatie tijdens lesuren uitgezonderd het 1e lesuur". Deze code H dient eveneens voor onderzoeken die tijdens de lesuren uitgevoerd worden door schoolexterne hulpverleners of diensten in functie van het stellen van een diagnose of de nood aan therapie. Het blijft evenwel aangewezen dat deze onderzoeken zoveel mogelijk buiten de lesuren gebeuren. Onderzoeken in het kader van preventieve gezondheidszorgen diagnostische onderzoeken die uitgevoerd worden door een CLB worden niet als een afwezigheid gecodeerd

J = moederschapsverlof

R =

- dagvaarding voor een rechtbank

- familieraad

- overmacht (noodweer, staking van personeel, e.a.)

- maatregelen bijzondere jeugdzorg/jeugdbescherming

- religieuze feestdagen

- afleggen van proeven voor de examencommissie

- Vlaamse ScholierenKoepel

- begrafenis- of huwelijksplechtigheden (van bloed- of aanverwanten of van personen die onder hetzelfde dak wonen)

O = alle vormen van opvang en begeleiding van leerlingen die wegens pedagogische, juridische, sociale of persoonlijke redenen tijdelijk de lessen niet kunnen bijwonen, bv. time-out, zorgboerderij

Q = rouwperiode bij overlijden van bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad of van personen die onder hetzelfde dak wonen

W = leerlingenstages (andere vormen van werkplekleren worden onder deze code niet verstaan)

P = persoonlijke redenen (als restcode voor alle afwezigheden die niet onder een andere code ressorteren). De ruime autonomie die aan scholen wordt gegeven op het vlak van wettiging van afwezigheden (vaak geregistreerd met P-code), mag niet tot oneigenlijk gebruik aanleiding geven waardoor aan de filosofie van de leerplicht en aan het begrip "regelmatige leerling" afbreuk zou worden gedaan. Bv. het is geenszins de bedoeling dat een school toestemming geeft aan een leerling om vroeger op vakantie te vertrekken of later uit vakantie terug te keren. Anderzijds kan een tijdelijke doch beperkte afwezigheid om de ouders te vergezellen tijdens een buitenlandse beroepsreis, wél worden overwogen.

De schooldagen waarop er geen les gegeven wordt, moeten als volgt ingevuld worden :

- de eventuele halve dag per schooljaar om bij het begin van dat schooljaar administratieve en onthaalformaliteiten voor te bereiden; de eventuele halve dag na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus : °

- de volledige facultatieve vakantiedag of de twee halve facultatieve vakantiedagen : +

- de eventuele volledige pedagogische studiedag of de eventuele twee halve pedagogische studiedagen : *

- de eventuele vrije halve dag per week (woensdagnamiddag of andere), zaterdag, zondag, wettelijke vakantie- en verlofdagen : blanco laten;

- de met lesactiviteiten gelijkgestelde dagen zoals extramuros-activiteiten, ... : aanduiden met een verticaal streepje maar met vermelding van de aard van de activiteit. Als de leerling afwezig is : de correcte afwezigheidscode gebruiken.

- alle activiteiten die onder toepassing vallen van het begrip evaluatie zoals bepaald in de omzendbrief SO 74 betreffende de organisatie van het schooljaar, ongeacht het feit of de leerling op school is of uiteraard met toestemming afwezig blijft : aanduiden met een verticaal streepje maar met vermelding onderaan het register van de aard van de activiteit. Als de leerling op school werd verwacht maar een afwezigheidsattest heeft dat betrekking heeft op die periode moet hier ook de juiste afwezigheidscode gebruikt worden.

3.2.3. Deeltijds beroepssecundair onderwijs

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de aanwezigheid in het centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs of in het centrum voor deeltijdse vorming enerzijds en de aanwezigheid bij het werkplekleren (voortraject, brugproject, arbeidsdeelname) anderzijds.

3.2.3.1. Aanwezigheid in het centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs of centrum voor deeltijdse vorming

De aanwezige leerlingen moeten aangeduid worden met een verticaal streepje. De afwezige leerlingen moeten aangetekend worden met de passende code van zodra de reden van afwezigheid gekend is en in ieder geval zo snel mogelijk. In afwachting wordt een horizontaal streepje vermeld.

De vaststelling van de aan- of afwezigheden gebeurt op het einde van het eerste lesuur (voor- en namiddag); het is die aan- of afwezigheid die bepalend is voor de te gebruiken code of symbool. Indien deze vaststelling in een centrum voor deeltijdse vorming plaatsvindt, worden de gegevens aan het betrokken centrum voor deeltijds beroepssecundair onderwijs bezorgd.

De toegelaten codes zijn :

B = problematische afwezigheden : vb. betwistbare doktersattesten, spijbelen, of "afwezigheden om persoonlijke redenen" die niet vooraf zijn aangevraagd, enz....

D = doktersattest

Z = ziekte (briefje van ouders of van meerderjarige leerling)

L = laattijdig aangekomen

Y = preventieve schorsing (voorafgaand aan een eventuele tuchtmaatregel)

U = tijdelijke uitsluiting (als tuchtmaatregel)

T= definitieve uitsluiting (als tuchtmaatregel)

H = revalidatie; indien echter de revalidatie plaats vindt buiten het eerste lesuur van voor- of namiddag, dan dient niet de code H vermeld maar moet wel in de rubriek opmerkingen komen "revalidatie tijdens lesuren uitgezonderd het1e lesuur"

J = moederschapsverlof

R =

- dagvaarding voor een rechtbank

- familieraad

- overmacht (noodweer, staking van personeel, e.a.)

- maatregelen bijzondere jeugdzorg/jeugdbescherming

- religieuze feestdagen

- afleggen van proeven voor de examencommissie

- Vlaamse ScholierenKoepel

- begrafenis- of huwelijksplechtigheden (van bloed- of aanverwanten of van personen die onder hetzelfde dak wonen)

O = alle vormen van opvang en begeleiding van leerlingen die wegens pedagogische, juridische, sociale of persoonlijke redenen tijdelijk de lessen niet kunnen bijwonen, bv. time-out, zorgboerderij

Q = rouwperiode bij overlijden van bloed- of aanverwanten tot en met de tweede graad of van personen die onder hetzelfde dak wonen

P = persoonlijke redenen (als restcode voor alle afwezigheden die niet onder een andere code ressorteren). De ruime autonomie die aan scholen wordt gegeven op het vlak van wettiging van afwezigheden (vaak geregistreerd met P-code), mag niet tot oneigenlijk gebruik aanleiding geven waardoor aan de filosofie van de leerplicht en aan het begrip "regelmatige leerling" afbreuk zou worden gedaan. Bv. het is geenszins de bedoeling dat een school toestemming geeft aan een leerling om vroeger op vakantie te vertrekken of later uit vakantie terug te keren. Anderzijds kan een tijdelijke doch beperkte afwezigheid om de ouders te vergezellen tijdens een buitenlandse beroepsreis, wél worden overwogen.

De schooldagen waarop er geen les gegeven wordt, moeten als volgt ingevuld worden :

- de eventuele halve dag per schooljaar om bij het begin van dat schooljaar administratieve en onthaalformaliteiten voor te bereiden; de eventuele halve dag na verkiezingen in scholen met verkiezingsbureaus : °

- de volledige facultatieve vakantiedag of de twee halve facultatieve vakantiedagen : +

- de eventuele volledige pedagogische studiedag of de eventuele twee halve pedagogische studiedagen : *

- alle (halve) dagen (voorbeeld : in voorkomend geval de zaterdag en zondag) die buiten de component leren en de component werkplekleren vallen : blanco laten

- de met lesactiviteiten gelijkgestelde dagen zoals extramuros-activiteiten, ... : aanduiden met een verticaal streepje maar met vermelding van de aard van de activiteit. Als de leerling afwezig is : de correcte afwezigheidscode gebruiken.

- alle activiteiten die onder toepassing vallen van het begrip evaluatie zoals bepaald in de omzendbrief SO 74 betreffende de organisatie van het schooljaar, ongeacht het feit of de leerling op school is of uiteraard met toestemming afwezig blijft : aanduiden met een verticaal streepje maar met vermelding onderaan het register van de aard van de activiteit. Als de leerling op school werd verwacht maar een afwezigheidsattest heeft dat betrekking heeft op die periode moet hier ook de juiste afwezigheidscode gebruikt worden.

3.2.3.2. Aanwezigheid bij het werkplekleren

In het aanwezigheidsregister worden alle (halve) dagen waarop de leerling effectief aan werkplekleren doet in een voortraject, brugproject of arbeidsdeelname of waarop de leerling in toepassing van het arbeidsreglement gewettigd afwezig is, blanco gelaten. 

Een code wordt daarentegen enkel ingevuld in volgende gevallen en dit uitsluitend voor de periode van 1 september tot en met 30 juni (voor de maanden juli en augustus is er geen enkele vorm van registratie) :

a) F = problematische afwezigheden bij het werkplekleren : alle (halve) dagen waarop de leerling onwettig afwezig is in een beschikbaar voortraject, brugproject of arbeidsdeelname;

b) K = alle (halve) dagen waarop de component werkplekleren niet raakt ingevuld, te wijten aan manifeste onwil of tegenwerking van de leerling of zijn ouders. Het niet vinden van een passend aanbod of het niet ingaan op een passend aanbod ligt duidelijk niet bij het centrum, wat impliceert dat dergelijke dagen naar de leerling toe een problematisch karakter dragen. De code K wordt slechts gebruikt op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag tijdens lesweken (d.w.z. met uitsluiting van de herfst-, Kerst-, krokus-, Paas- en zomervakanties);

c) M = in volgende situaties :

1° alle (halve) dagen tussen inschrijving en screening; die periode kan maximum 14 dagen bedragen. De code M wordt slechts gebruikt op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag tijdens lesweken (d.w.z. met uitsluiting van de herfst-, Kerst-, krokus-, Paas- en zomervakanties);

2° alle (halve) dagen waarop de component werkplekleren niet wordt ingevuld (zelfs indien op die dagen extra, d.w.z. meer dan 15u, DBSO voor die leerling wordt voorzien). De code M wordt slechts gebruikt op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag tijdens lesweken (d.w.z. met uitsluiting van de herfst-, Kerst-, krokus-, Paas- en zomervakanties) én voor zover tijdens die week de leerling geen voltijds engagement van ten minste 28u bereikt. Dit betekent dat indien de leerling, naast 15u (van 50min) DBSO, niet ten minste 13u (van 50min) aan werkplekleren doet (dus geen voltijds engagement), de code M wordt vermeld op alle (halve) dagen van maandag tot en met vrijdag waarop de leerling geen lessen DBSO volgt. Hoewel de gedoogperiode waarbinnen de component werkplekleren tijdelijk niet wordt ingevuld, maximum 30 dagen kan bedragen, wordt bij uitzonderlijke overschrijding omwille van het niet vinden van een passend aanbod, de code M verder gebruikt.

3.2.4. De aanwezigheidslijsten worden dagelijks aan het bestand toegevoegd zodat de aanwezigheidslijsten tot en met de vorige lesdag steeds beschikbaar moeten kunnen zijn en kunnen afgedrukt worden.

Tenzij voor wat de nieuwe inschrijvingen en de openstaande afwezigheden (die uiteraard zo snel mogelijk worden ingevuld door de school of het centrum !) betreft, worden de codes van een bepaalde maand de 15° kalenderdag van de daaropvolgende maand of de eerstvolgende lesdag indien de 15° geen lesdag is definitief vastgelegd en bewaard. Fouten in de registratie kunnen nadien wel nog worden rechtgezet.

Voor de leerling die de klas of opleiding verlaat, moet de lijn opgevuld worden met een grijswaarde vanaf de dag van zijn vertrek tot op het einde van het schooljaar en in de kolom "opmerkingen" de reden vermeld. Bijvoorbeeld : school verlaten vanaf ..., overgegaan naar ... vanaf .....

Voor de leerling die in een aanwezigheidsregister aan de lijst toegevoegd wordt, zal de school of het centrum in de kolom "opmerkingen" de datum van inschrijving vermelden (nieuwe leerling) of "komende van ..." (vb. bij verandering van klas of opleiding).

3.3. Wettigen van afwezigheden.

3.3.1. Voor elke afwezigheid in het voltijds gewoon secundair onderwijs, in het DBSO of in een persoonlijk ontwikkelingstraject moet een schriftelijk bewijs kunnen voorgelegd worden (dit geldt, in het DBSO, niet voor afwezigheden in voortrajecten, brugprojecten en arbeidsdeelname).

Deze bewijsstukken worden per leerling en voor het volledige schooljaar gerangschikt, bij voorkeur volgens de aanwezigheidsregisters.

3.3.2. De verantwoordingsbewijzen voor afwezigheden moeten zo spoedig mogelijk en, voor bepaalde gevallen van afwezigheid zelfs vóór de aanvang ervan, op het secretariaat worden ingediend.

De aanwezigheidsregisters moeten gedurende een periode van 6 jaar bewaard worden, het lopende schooljaar inbegrepen.

De afwezigheidsbewijzen dienen gedurende twee schooljaren bewaard te blijven, het lopende schooljaar inbegrepen.

Het visum van de bevoegde verificateur wordt op Mijn Onderwijs geplaatst.

4. Registratiefiche van de leerling

4.1. De registratiefiche wordt geïnformatiseerd bijgehouden per klas (voltijds) of per opleiding (deeltijds) met een alfabetische volgorde op familienaam (naargelang het geval, ook op voornaam). In bijlage vindt u de modellen 7 en 8.

4.2. Richtlijnen voor het invullen :

benaming en adres van de school/centrum

naam van de leerling

geboortedatum

schooljaar

stamnummer

klas

vermelde codes

datum melding van problematische afwezigheid (indien van toepassing)

Het visum van de bevoegde verificateur wordt op Mijn Onderwijs geplaatst.

5. Lijst afwezigheidscodes

Op vraag van de verificateur moet een lijst kunnen voorgelegd worden met daarop alle leerlingen met afwezigheden, onderverdeeld per klas. Elke leerling wordt hierop vermeld met zijn/haartotaal aantal halve dagen afwezigheid per afwezigheidscode (B, D, Z, J, L, G, Y, U, T, C, H, R, O, P, Q,F, K, M en W).

6. Leerlingenkenmerken

In het kader van het nieuwe financieringssysteem worden een aantal leerlingenkenmerken in rekening genomen. De volgende kenmerken zijn van belang voor de werkingsmiddelen van de scholen vanaf 2008-2009 :

- het opleidingsniveau van de moeder,

- het krijgen van een schooltoelage,

- de taal die de leerling in het gezin spreekt en die verschilt van de onderwijstaal,

- de leerling heeft zijn woonplaats in een buurt met een hoog percentage leerlingen met minstens twee jaar schoolse vertraging op vijftienjarige leeftijd. Opmerking : Leerlingen die behoren tot de trekkende bevolking en thuislozen worden geacht te wonen in een buurt met een hoog percentage leerlingen met minstens twee jaar schoolse vertraging op vijftienjarige leeftijd. Deze leerlingen scoren dus op de indicator "buurt".

De "vragen en antwoorden" in verband met de leerlingenkenmerken kan u terugvinden op volgend internetadres : http://www.agodi.be/faq/indicatoren_van_leerlingenkenmerken_opvraging

6.1. Verklaring op eer over de leerlingenkenmerken taal en opleidingsniveau van de moeder

De leerlingenkenmerken "Taal" en "Opleidingsniveau van de moeder" worden aangetoond door middel van een verklaring op eer die werd opgevraagd aan alle ouders van de leerlingen van het gewoon onderwijs in het schooljaar 2007-2008. Deze verklaringen op eer blijven geldig. Aangezien het om stabiele informatie gaat die niet snel wijzigt, moet deze verklaring slechts één keer in een volledige schoolloopbaan van een leerling (basis en secundair onderwijs) ingevuld en doorgestuurd worden. Deze gegevens worden dan in de databank van het ministerie bijgehouden. Bij nieuwe inschrijvingen van leerlingen kan u deze raadplegen via DISCIMUS.

De verklaring op eer is een element van het leerlingendossier en gaat met het leerlingendossier mee als de leerling van school verandert. Ingeval de leerling uit het basisonderwijs komt, zal u waarschijnlijk niet beschikken over een verklaring op eer, omdat de scholen van het basisonderwijs geen leerlingendossier doorgeven. U moet dan geen nieuwe verklaring op eer opvragen.

Zijn deze leerlingenkenmerken in een uitzonderlijk geval toch niet bekend in onze databank (bijvoorbeeld omdat de leerling uit het buitenland komt), kan u die kenmerken opvragen aan de ouders en aan AgODi melden via DISCIMUS.

Wanneer de leerlingenkenmerken om één of andere reden gewijzigd zijn, dan kan u deze gewijzigde kenmerken melden. Uiteraard moet u in dat geval beschikken over de verklaring op eer die deze wijziging staaft.

In bijlage 9 vindt u het enquêteformulier met de verklaring op eer en de bijhorende brief aan de ouders. Het formulier en de modelbrief zijn vertaald in het Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans, Portugees, Turks en standaard Arabisch : zie bijlagen 10 tot en met 17. Het formulier wordt ingevuld, gedateerd en ondertekend door een persoon die het ouderlijk gezag uitoefent of die de minderjarige leerplichtige leerling in rechte of in feite onder zijn bewaring heeft. Indien de leerling meerderjarig is, mag de school het formulier ook aanvaarden als het door de leerling zelf ingevuld en ondertekend is. Indien een leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen is door een persoon, een gezin, een voorziening of sociale dienst in het kader van bijzondere jeugdbijstand, volstaat een verklaring van de persoon, de voorziening of de sociale dienst waar de minderjarige is opgenomen.

6.2. Attest in verband met het kenmerk "thuisloos"

Onder "thuislozen" worden de leerlingen verstaan die tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband opgenomen zijn door een gezin of persoon, een voorziening of sociale dienst, vermeld in de gecoördineerde decreten van 4 april 1990 inzake bijzondere jeugdbijstand en in de wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming, met uitzondering van de internaten, gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming.

Een leerling die "thuisloos" is, scoort op de indicator "buurt". Deze informatie wordt niet van schooljaar naar schooljaar overgedragen. Er moet dus elk jaar in de school een attest aanwezig zijn dat aantoont dat de leerling op de teldag nog steeds thuisloos is.

Het gaat om de volgende attesten : voor leerlingen die geplaatst zijn door de jeugdrechter of een Comité voor Bijzondere Jeugdzorg is een kopie vereist van de beslissing tot plaatsing. Een attest van de instelling waar het kind geplaatst is of waar het pleeggezin begeleid wordt, is eveneens geldig. Bij een vrijwillige plaatsing is een verklaring van de verantwoordelijke van de instelling voldoende.

6.3. Attest in verband met het kenmerk "trekkende bevolking"

Onder "trekkende bevolking" wordt verstaan : de binnenschippers, de kermis- en circusexploitanten en -artiesten en de woonwagenbewoners. Met woonwagenbewoners wordt bedoeld : personen met een nomadische cultuur, die zich legaal in België bevinden en die traditioneel in een woonwagen wonen of gewoond hebben, in het bijzonder de autochtone voyageurs en de zigeuners, en degenen die met deze personen samenleven of er in de eerste graad van afstammen (art 2, 3° van het decreet van 28 april 1998 inzake het Vlaams beleid t.a.v. etnisch-culturele minderheden).

Een leerling waarvan de ouders tot de "trekkende bevolking" behoren, scoort op de indicator "buurt". Deze informatie wordt niet van schooljaar naar schooljaar overgedragen. Er moet dus elk jaar in de school een attest aanwezig zijn dat aantoont dat de leerling op de teldag nog steeds aan het kenmerk voldoet. Voor Roma-leerlingen volstaat het om het attest 1 keer op te vragen bij de bevoegde instantie en nadien door te geven in het leerlingendossier. Het betreft immers stabiele informatie.

Eén van de volgende documenten waaruit blijkt dat de ouders tot de trekkende bevolking behoren moet in het bezit zijn van de school :

6.3.1. Binnenschipper :

- Een attest van gezinssamenstelling (belangrijk : beide ouders dienen binnenschipper te zijn).

- Een kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen wier ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

6.3.2. Kermis- en circusexploitanten en -artiesten :

- Een attest van gezinssamenstelling.

- Een kopie uit het handelsregister.

- Een lidkaart van foorreiziger/kermisexploitant.

- Een kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen wier ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

6.3.3. Roma-zigeuners/ manoesj-zigeuners/voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur :

- Een verklaring van de burgemeester dat het bedoelde adres een terrein is dat specifiek bedoeld is voor trekkende bevolking (Roma, Voyageur en/of Manoesj).

- Een attest van woonwagenbewoner ingevuld en ondertekend door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is, of door een specifieke dienst/cel binnen een stad of gemeente.

6.3.4. Roma-zigeuners :

- Een document opgesteld door een officiële instantie van het land van herkomst waaruit onomstotelijk blijkt dat voornoemde persoon behoort tot de groep van de woonwagenbewoners. Bij documenten opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Engels of Duits kan een Nederlandse vertaling gevraagd worden, opgesteld door een Belgisch beëdigd vertaler.

- Een document bij de asielaanvraag waarin verklaard wordt dat de aanvrager Roma is.

- Een verklaring van een asielcentrum dat voornoemde persoon bekend stond als Roma-zigeuner.

- Een attest van woonwagenbewoner ingevuld en ondertekend door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is, of door een specifieke dienst/cel binnen een stad of gemeente.

7. Inschrijvingsregister

Zie punt 7 van de omzendbrief SO/2012/01.

8. Modelformulier voor weigering

Zie punt 8.2. van de omzendbrief SO/2012/01.

Opmerking :
Voor vragen ivm de inhoud van deze omzendbrief wendt u zich rechtstreeks tot de verificateur, bevoegd voor uw school of centrum.

9. Bijlagen

Bijlage 1 - Stamboekregister (voltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1778 (doc. nr. 1778)

Bijlage 2 - Stamboekregister (deeltijds/lineair)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1779 (doc. nr. 1779)

Bijlage 3 - Individuele steekkaart van de leerling (voltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1780 (doc. nr. 1780)

Bijlage 4 - Individuele steekkaart van de leerling (deeltijds/lineair)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1781 (doc. nr. 1781)

Bijlage 5 - Aanwezigheidsregister (voltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1782 (doc. nr. 1782)

Bijlage 6 - Aanwezigheidsregister (deeltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1783 (doc. nr. 1783)

Bijlage 7 - Registratiefiche van de leerling (voltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1784 (doc. nr. 1784)

Bijlage 8 - Registratiefiche van de leerling (deeltijds)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=1785 (doc. nr. 1785)

Bijlage 9 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3243 (doc. nr. 3243)

Bijlage 10 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Frans)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3244 (doc. nr. 3244)

Bijlage 11 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Duits)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3245 (doc. nr. 3245)

Bijlage 12 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Engels)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3246 (doc. nr. 3246)

Bijlage 13 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Spaans)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3247 (doc. nr. 3247)

Bijlage 14 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Italiaans)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3248 (doc. nr. 3248)

Bijlage 15 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Portugees)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3249 (doc. nr. 3249)

Bijlage 16 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Turks)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3250 (doc. nr. 3250)

Bijlage 17 - Modelformulier verklaring op eer en modelbrief voor de ouders (Arabisch)

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3251 (doc. nr. 3251)