Inschrijvingsgelden op 1 september 2001 - nieuwe richtlijnen voor het registreren van leerlingen

  • referentie
    OND/13EA/SBT 01/3
  • publicatiedatum
    12/04/2001
  • datum laatste wijziging
    18/09/2001
  • wettelijke basis
    Decreet van 22 december 1999 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2000, hoofdstuk II, afdeling 4
  • wettelijke basis
    Besluiten van de Vlaamse regering van 31 juli 1990 houdende de organisatie van het deeltijds kunstonderwijs, studierichting "Beeldende kunst" en de studierichtingen "muziek", "woordkunst" en "dans"
  • Nieuwe tarieven inschrijvingsgeld; nieuwe wijze van registreren van leerlingen

1. Inschrijvingsgelden

De inschrijvingsgelden op 1 september 2001 zijn dezelfde als die van het huidige schooljaar. De tarieventabel verandert dus niet.

 

normaal tarief + indexering 

bedrag voor fonds 

t a rief op 1/9/2001 

Volwassenen 

 

5.100 

1.100 

6.200 

Volwassenen -Verminderd tarief 

3.400 

200 

3.600 

Jongeren 

 

1.700 

200 

1.900 

Jongeren - verminderd tarief 

1.200 

1.200 

Het schooljaar 2001-2002 is het laatste schooljaar waarin de bedragen in Belgische Frank worden geïnd. De afdeling DKO zal er nauwkeurig op toezien dat alle financiële verrichtingen tussen school en departement vóór 31 december 2001 afgehandeld zijn. Aan de gemeentebesturen (inrichtende machten), de scholengroepen en de schooldirecties vragen wij dan ook om grote aandacht te besteden aan een correcte en tijdige betaling, zodat wij deze boekhouding in BEF zonder problemen op 31 december 2001 kunnen afsluiten.

2. Registratie van leerlingen

2.1. Uniek Onderwijs-Identificatienummer

Op niveau van het Ministerie van Onderwijs en Vorming is enkele jaren geleden beslist om aan elke leerling een uniek identificatienummer toe te kennen. Dit identificatienummer blijft hetzelfde ongeacht het soort onderwijs dat een leerling geniet, of het nu gaat om basis-, secundair-, hoger of volwassenenonderwijs. Deze werkwijze vergroot de eenvormigheid van de leerlingengegevens in de verschillende onderwijsadministraties en voldoet ook aan de vraag vanuit sommige beleidsinstellingen om de unieke, levenslange schoolloopbaan van elke Vlaamse leerling op te kunnen volgen.

Als identificatienummer werd gekozen voor het rijksregisternummer1 , omdat dit voldoet aan twee essentiële voorwaarden:

  • - het is voor de leerling gemakkelijk op te zoeken
  • - het is controleerbaar op het departement

Vanaf het schooljaar 2001-2002 wordt ook van elke DKO-leerling het rijksregisternummer opgevraagd.

Daarnaast dienen de officiële identificatiegegevens van elke leerling in de computer ingebracht: naam, eerste voornaam, straatnaam woonplaats, huisnummer, busnummer, postcode woonplaats, land woonplaats en nationaliteit (zie verder punt 2.4. voor uitleg).

2.2. Praktische werkwijze

Bij de inschrijving aan het begin van het schooljaar 2001-2002 deelt elke leerling zijn/haar rijksregisternummer mee. Dit kan het eenvoudigst met behulp van de SIS-kaart.

2.3. Op de voorzijde van deze elektronische 'badge' staat RECHTS bovenaan het rijksregisternummer, zoals in onderstaande figuur is aangeduid. Uitzonderingen

Het is mogelijk dat een klein aantal leerlingen de SIS-kaart niet kan tonen of een verkeerd nummer opgeeft. In dit geval zal de administratie via een speciale procedure het (correcte) rijksregisternummer internopzoeken aan de hand van de voornoemde officiële identificatiegegevens van de leerlingen. Het is dus belangrijk dat deze gegevens, afkomstig van identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning, zo juist en volledig mogelijk worden ingevuld en doorgegeven. De administratie bezorgt de gecorrigeerde en/of ontbrekende nummers later aan de scholen.

Soms zal een rijksregisternummer zelfs niet bestaan (bv. bij buitenlanders, asielzoekers, illegalen ... ). In dit geval zal de administratie zelf een identificatienummer creëren en aan de scholen bezorgen.

2.4. Invoer van gegevens

De software van de leerlingenadministratie ondergaat, in functie van de nieuwe wijze van registratie, een aantal aanpassingen. Uw automatiseerder zal u voor het volgend schooljaar een programma-update bezorgen waarin alle nieuwe invoermogelijkheden zijn geïmplementeerd. We overlopen de belangrijkste invoervelden:

2.4.1. Identificatienummer

Hier vult u het rijksregisternummer van de leerling in. Dit is een getal van 11 cijfers, waarvan (in de in de overgrote meerderheid van de gevallen) de eerste zes cijfers het jaartal, de maand en de dag van geboorte aangeven. Als er op geen enkele manier een rijksregisternummer wordt gevonden, zal dit veld leeg blijven, in afwachting van de aanvullingen vanuit de administratie.

2.4.2. Stamnummer

Dit nummer blijft naast het RR-nummer bestaan. Let op: het stamnummer moet binnen de instelling uniek zijn en blijven over de schooljaren heen, dus een zelfde leerling behoudt zijn stamnummer in dezelfde school ook wanneer hij/zij een aantal schooljaren heeft gemist en er een tijdje tussenuit is geweest.

2.4.3. Naam leerling

In geen geval een roepnaam of bijnaam invoeren. Verplicht zijn de 'eerste voornaam' en 'familienaam', zoals vermeld op de identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning.

2.4.4. Adres leerling

Sommige leerlingen hanteren verschillende adressen (bijvoorbeeld 'kotadres' van een student) maar het is de bedoeling om het officiële adres van het identificatiebewijs (identiteitskaart, paspoort of verblijfsvergunning) naar de administratie door te sturen.

2.4.4.1. Straatnaam woonplaats

Deze informatie bestaat uit 3 verschillende onderdelen 'straatnaam', 'huisnummer' en 'busnummer'.

Voor leerlingen met een officiële woonplaats in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk, wordt de straatnaam van de officiële woonplaats, zoals vermeld op het identificatiebewijs, ingebracht.

Voor leerlingen met een officieel adres in andere landen dan België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk, mag de 'straat woonplaats' van de verblijfplaats, het correspondentieadres of kotadres opgegeven worden, wanneer dit adres in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk gelegen is. Anders blijft het veld 'straat woonplaats' leeg.

2.4.4.2. Postcode woonplaats

De Belgische postcode kan uit 6 cijfers bestaan om een onderscheid naar deelgemeente te kunnen maken. Dit komt voor als slechts één postnummer (4 cijfers) aan meerdere deelgemeenten wordt toegekend. Vanaf de tweede deelgemeente wordt dan achter aan het postnummer een volgnummer gezet.

Bv. het postnummer 9050 wordt gebruikt voor twee Gentse deelgemeenten, Ledeberg en Gentbrugge. Ledeberg houdt het postnummer 9050, Gentbrugge krijgt de postcode 9050 01 (volgnummer 01).

De lijst met Belgische postnummers«postcodes zal in de software voor leerlingenadministratie geïntegreerd worden zodat de schoolsecretariaten de postcode tot op het niveau van de deelgemeenten kunnen selecteren 2 .

Ook voor de Nederlandse postnummers is een lijst beschikbaar. In Nederland kunnen (net als in België) voor één gemeentenaam meerdere postnummers gebruikt worden. In deze gevallen heeft het geen belang welk postnummer u kiest, tenzij de leerling in kwestie duidelijk kan aangeven welk postnummer op zijn woonplaats van toepassing is. Ingeen geval wordt bij het Nederlandse postnummer de lettercode gevoegd. Voor de buurlanden Duitsland, Luxemburg en Frankrijk wordt het postnummer volgens de regels van het betrokken land opgegeven.

2.4.4.3. Land woonplaats

Voor leerlingen met een officieel adres in andere landen dan België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk, wordt het land van de verblijfplaats, correspondentieadres of kotadres in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg of Frankrijk opgegeven, ALS de 'straat woonplaats' en de 'postcode' is ingevuld.

Voor alle andere leerlingen wordt 'andere' of 'onbekend' (code 00999) ingevuld.

2.5. Controle

Alle rijksregisternummers van het leerlingenbestand worden gescreend door een speciaal programma dat er de foute nummers uithaalt. Een foutenrapport zal de onregelmatigheden aan de scholen melden. Ook de ontbrekende nummers van sommige leerlingen zullen aan de scholen bezorgd worden.

Bestaat er absoluut geen rijksregisternummer, dan creëert de administratie zelf een identificatienummer en bezorgt dat aan de schoolsecretariaten, die het in hun leerlingendatabank kunnen invoeren als een soort pseudo-rijksregisternummer.

2.6. Perspectief

De afdeling Scholen Secundair Onderwijs en DKO beseft wel degelijk dat deze vernieuwde registratie een bijkomende inspanning van de schoolsecretariaten vergt. De verwachting is ook niet direct een 100%-resultaat. Wij proberen wel een volledigheidspercentage van 99% te halen over de volgende drie schooljaren.

De bijkomende administratieve last zal vanaf de daarop volgende schooljaren beduidend verminderen. Eens het volledige leerlingenbestand een rijksregisternummer heeft gekregen, zullen immers enkel de nieuwe leerlingen bij de inschrijving hun rijksregisternummer nog moeten meedelen.

- (1): de wettelijke bepalingen met betrekking tot het gebruik van het rijksregisternummer door de schooldirectie en het departement zijn strikt geregeld door het KB van 5 september 1994

- (2): er geldt evenwel geen verplichting om een postcode bestaande uit 6 cijfers te gebruiken, hoewel het sterk is aangeraden teneinde over een gedetailleerde geografische spreiding van de leerlingen te beschikken