Informatie bij eerste inschrijving en schoolreglement

  • referentie
    BaO/2002/1
  • publicatiedatum
    08/02/2002
  • datum laatste wijziging
    15/06/2016
  • wettelijke basis
    Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997: de artikelen 28, 37 en 37bis, zoals laatst gewijzigd bij Onderwijsdecreet XXVI van 17 juni 2016.
  • opheffing
  • contactpersoon
    ,
  • contactpersoon
    Marie-Helene Sabbe, 02/553.93.78
  • contactpersoon
    ,
  • Deze omzendbrief geeft de bepalingen weer inzake de informatie die de school moet verstrekken bij eerste inschrijving en het schoolreglement.
  • Vanaf 1 september 2016 zijn scholen niet langer verplicht te voorzien in een interne beroepsprocedure bij tijdelijke uitsluiting.

1. INFORMATIE BIJ INSCHRIJVING IN DE SCHOOL

1.1. Algemene regel

Het ligt voor de hand dat de ouders ( = de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben ) bij de inschrijving van hun kind in een school informatie moeten krijgen over de school.

De ouders worden ten minste geïnformeerd over:

  • de juridische aard en de samenstelling van het schoolbestuur;
  • het pedagogisch project van de school;
  • (…)
  • de organisatie van de schooluren;
  • de voor- en naschoolse opvang indien de school daarin voorziet;
  • het leerlingenvervoer (voor zover dit door de school georganiseerd wordt);
  • (…)
  • het begeleidend centrum voor leerlingenbegeleiding;
  • de samenstelling van de scholengemeenschap (indien de school daartoe behoort);
  • de samenstelling van de schoolraad.

Het schoolbestuur beslist na overleg over de wijze waarop de ouders de voorgeschreven schriftelijke inlichtingen krijgen (afzonderlijk document of geïntegreerd in het schoolreglement, ...).

1.2. Ziekenhuisscholen

Sommige van de bepalingen onder punt 1.1. zijn niet van toepassing in een ziekenhuisschool. Van voor- en naschoolse opvang kan moeilijk gesproken worden, leerlingenvervoer is er niet, ...

Toch hebben ook ouders van een kind in een ziekenhuisschool recht op informatie over een aantal relevante zaken.

Bij een inschrijving in een ziekenhuisschool moeten de ouders ten minste geïnformeerd worden over:

  • -de wijze waarop ouders overleg kunnen plegen met de directie van de school en de wijze waarop ze contact kunnen opnemen met de voorzitter van het schoolbestuur;
  • het pedagogisch project van de school;
  • het begeleidend centrum voor leerlingenbegeleiding.

2. SCHOOLREGLEMENT

2.1. Algemeen

Sinds het schooljaar 1998-1999 moeten schoolbesturen voor al hun scholen een schoolreglement opstellen dat de relaties tussen het schoolbestuur en de ouders en de leerlingen regelt.

Decretaal legt de overheid vast welke elementen minimaal in het schoolreglement opgenomen worden.

Het schoolbestuur kan uiteraard aan de punten, die overeenkomstig het decreet basisonderwijs moeten geregeld worden in het schoolreglement, nog bepalingen toevoegen indien het dit nodig acht.

Zo kan bijvoorbeeld de informatie die de school bij een eerste inschrijving aan de ouders moet verstrekken, een bijlage vormen bij het schoolreglement.

Voor materies waarbij ouders een individuele keuze kunnen maken die door een regelgeving gegarandeerd wordt, kan die individuele keuze van de ouders niet via het schoolreglement worden geregeld. De keuzevrijheid van de ouders in deze materies kan dus niet ingeperkt worden door bepalingen in het schoolreglement (zie ook de omzendbrief 'extra-muros-activiteiten' (BaO/2001/13).

De schoolraad moet betrokken worden bij het opstellen van het schoolreglement en later bij elke wijziging ervan. De bepalingen die worden opgenomen in het schoolreglement vormen het voorwerp van overleg in de schoolraad. 

2.2. Kleuteronderwijs

Het schoolreglement bevat ten minste de volgende bepalingen.

2.2.1. Afspraken over de geldelijke en niet-geldelijke ondersteuning die niet afkomstig zijn van de Vlaamse Gemeenschap en de rechtspersonen die daarvan afhangen

Tot 2001 was nergens in de regelgeving uitdrukkelijk bepaald of sponsoring en reclame door derden binnen de schoolmuren verboden dan wel toegelaten was. Ondanks deze onduidelijkheid in de regelgeving lieten heel wat scholen reclame en sponsoring toe maar leefden daarbij in de onzekerheid over het al dan niet geoorloofd zijn.

Via het decreet van 13 juli 2001 betreffende het Onderwijs-XIII is er aan artikel 51 van het decreet basisonderwijs een paragraaf 4 toegevoegd waarin bepaald wordt wat er wel en niet kan. In dit decreet is ervoor geopteerd om in plaats van de term 'sponsoring en reclame' een ander begrip te gebruiken nl. 'de geldelijke en niet-geldelijke ondersteuning die niet afkomstig zijn van de Vlaamse Gemeenschap en de rechtspersonen die daarvan afhangen'. Dit om een op verkoop gericht taalgebruik ten overstaan van leerlingen van het basisonderwijs te vermijden.

Sinds 1 september 2001 moeten scholen die sponsoring en reclame door derden toelaten, zich houden aan een aantal decretaal vastgelegde beginselen (zie omzendbrief “Zorgvuldig bestuur”).

Het is de bedoeling dat er in elke school concrete afspraken gemaakt worden over deze algemene principes.

De afspraken worden gemaakt binnen de schoolraad en worden via het schoolreglement aan de ouders bekend gemaakt.

2.2.2. De bijdragen die aan de ouders kunnen gevraagd worden en de afwijkingen die daarop kunnen gegeven worden

Bij decreet van 6 juli 2007 (wijziging aan het decreet basisonderwijs) werd het principe van de kostenbeheersing in het basisonderwijs verduidelijkt. Zie omzendbrief BaO/2007/05 - Kostenbeheersing in het basisonderwijs (22/06/2007)

De zaken waarvoor een bijdrage mag gevraagd worden, maken het voorwerp uit van overleg binnen de schoolraad en worden via het schoolreglement aan de ouders kenbaar gemaakt.

Aan het schoolreglement wordt een lijst toegevoegd die de verschillende categorieën kosten waarvoor een bijdrage kan gevraagd worden en een raming van het maximale bedrag per categorie bevat.

Op basis van de gegevens in het schoolreglement, kunnen de ouders een inschatting maken van de grootte van de jaarlijkse bijdragen die kunnen gevraagd worden.

Het feit dat de bijdrageregeling op een transparante manier kenbaar gemaakt wordt aan de ouders moet voorkomen dat ouders in de loop van het schooljaar voor onaangename verrassingen komen te staan. Deze werkwijze zal tot gevolg hebben dat scholen in de loop van het schooljaar met minder problemen inzake betalingen geconfronteerd worden.

De bijdragelijst wordt aangepast telkens wanneer zich fundamentele wijzigingen voordoen.

Elke school werkt, binnen het overleg in de schoolraad, een gedifferentieerde regeling uit voor minder begoede ouders. Deze afwijking op de bijdrageregeling wordt eveneens opgenomen in het schoolreglement.

2.2.3. Engagementsverklaring

In het schoolreglement moet een engagementsverklaring worden opgenomen. Voor alle informatie hierover, zie omzendbrief BaO/2009/02 Engagementsverklaring in het basisonderwijs.

2.2.4. De afspraken in verband met het rookverbod

In het schoolreglement dienen de bepalingen van het rookverbod opgenomen te worden, alsook op welke wijze de overtreding van het rookverbod wordt gesanctioneerd. Dit verbod is vastgelegd in het decreet van 6 juni 2008 “houdende het instellen van een rookverbod in onderwijsinstellingen en centra voor leerlingenbegeleiding”. Het decreet definieert roken als “het roken van producten op basis van tabak of van soortgelijke producten”. Voor alle duidelijkheid: hieronder vallen ook de E-sigaret, de shisha-pen, de heat-stick en dergelijke.


Uitgebreide informatie over het rookverbod is te vinden in de brochure die hieromtrent aan elke school bezorgd is. Deze brochure is ook te vinden op:

http://onderwijs.vlaanderen.be/nl/rookverbod-op-school

Zie ook BaO/97/3, Erkenning, financiering en subsidiëring van scholen, 17-6-1997, punt 1.1.1.

2.2.5. Bepalingen in verband met onderwijs aan huis en synchroon internetonderwijs

(…)Vijfjarige kleuters komen in aanmerking voor tijdelijk en permanent onderwijs aan huis en synchroon internetonderwijs (SIO). Bijgevolg dient het schoolreglement in het kleuteronderwijs (…) de bepalingen omtrent het onderwijs aan huis en synchroon internetonderwijs te bevatten. Voor meer informatie rond dit thema, zie omzendbrief 'Onderwijs aan huis' van 17 juni 1997en Synchroon Internetonderwijs (SIO) van 26 augustus 2015.(…)

2.2.6. De wijze waarop de schoolraad en ouderraad worden samengesteld

Zie omzendbrief GD/2004/03 van 13/07/2004 ‘Lokale participatieregeling in het basis- en secundair onderwijs’.

2.2.7. (…) Het recht op inzage door de ouders en hun recht op toelichting bij de gegevens die de school m.b.t. de leerling verzamelt, alsook het recht op een kopie van deze gegevens

Scholen verzamelen heel wat gegevens m.b.t. hun leerlingen. Het decreet rechtspositie leerlingen bepaalt dat ouders inzagerecht hebben in de gegevens m.b.t. hun kinderen. Ouders hebben dus ook inzage in de evaluatiegegevens van hun kinderen.
Ouders hebben ook recht op een kopie van deze gegevens, met dien verstande dat ze slechts een kopie kunnen vragen nadat de school toelichting bij de gegevens gegeven heeft.

Indien de school een vergoeding voor deze kopies vraagt, dan is deze vergoeding opgenomen in de bijdrageregeling van het schoolreglement. Iedere kopie dient persoonlijk en vertrouwelijk behandeld te worden. Een kopie mag niet verspreid worden noch publiek worden gemaakt. De informatie mag bovendien enkel gebruikt worden in functie van de onderwijsloopbaan van de leerling.

Als bepaalde gegevens ook een derde leerling betreffen en volledige inzage in de gegevens door ouders de persoonlijke levenssfeer van deze derde leerling zouden schenden, wordt de toegang tot deze gegevens verstrekt via een gesprek, gedeeltelijke inzage of rapportage.

2.2.8. (…) Informatie over extra-muros-activiteiten

Zie omzendbrief BaO/2001/13 van 21/11/2001 'Extra-muros-activiteiten'.

2.2.9. (…) De vermelding dat bij schoolverandering leerlingengegevens worden overgedragen naar de nieuwe school tenzij en voor zover de regelgeving de overdracht niet verplicht stelt, de ouders er zich expliciet tegen verzetten na op hun verzoek de gegevens te hebben ingezien

Zie omzendbrief BaO/2014/05 van 15/05/2014 ‘overdracht leerlingengegevens bij schoolverandering’.

2.2.10. Vanaf 1 september 2016: de mededeling dat bij schoolverandering een kopie van eengemotiveerd verslag voor toegang tot het geïntegreerd onderwijs en een kopie van een verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs wordt overgedragen aan de nieuwe school.

2.3. Lager onderwijs

Het schoolreglement bevat ten minste de volgende bepalingen.

2.3.1. Het reglement inzake tucht en schending van de leefregels van de leerlingen met inbegrip van een preventieve schorsing, tijdelijke uitsluiting of een definitieve uitsluiting, met inbegrip van de beroepsprocedure tegen (…) definitieve uitsluiting

(…)

Zie, ‘omzendbrief BaO/2014/04 van 15/05/2014 Preventieve schorsing, tijdelijke en definitieve uitsluiting van leerlingen’

2.3.2. De procedure volgens dewelke het schoolbestuur getuigschriften basisonderwijs toekent, met inbegrip van de beroepsprocedure

Vanaf 1 september 2014  wijzigt de beroepsprocedure tegen het niet verkrijgen van het getuigschrift basisonderwijs. Het schoolreglement dient vanaf die datum de nieuwe beroepsprocedure te vermelden. Zie omzendbrief BaO/98/11 van 21/12/1998 ‘Het uitreiken van het getuigschrift basisonderwijs’.

2.3.3. Bepalingen in verband met onderwijs aan huis en synchroon internetonderwijs

  • Zie punt 2.2.5. van deze omzendbrief.

Zie omzendbrief 'Onderwijs aan huis'van 17 juni 1997en Synchroon Internetonderwijs (SIO)van 26 augustus 2015.

2.3.4. Richtlijnen in verband met afwezigheden en te laat komen

2.3.5. Afspraken in verband met het huiswerk, agenda's en rapporten.

Vanaf 1 september 2014 dienen ook de afspraken m.b.t . de leerlingenevaluatie in het schoolreglement opgenomen te worden.

2.3.6. Afspraken over 'de geldelijke en niet-geldelijke ondersteuning die niet afkomstig zijn van de Vlaamse Gemeenschap en de rechtspersonen die daarvan afhangen'

Zie punt 2.2.1. van deze omzendbrief.

2.3.7. De bijdragen die aan de ouders kunnen gevraagd worden en de afwijkingen die daarop kunnen gegeven worden

Zie punt 2.2.2. van deze omzendbrief.

2.3.8. De wijze waarop de leerlingenraad wordt samengesteld

Op basis van het participatiedecreet van 2 april 2004 kan in elke lagere school een leerlingenraad opgericht worden (zie omzendbrief GD/2004/03 van 13/07/2004 Lokale participatieregeling in het basis- en secundair onderwijs). De wijze waarop de leerlingenraad wordt samengesteld moet via het schoolreglement aan de ouders meegedeeld worden.

Vanaf 1 september 2014 moet ook de wijze waarop de schoolraad en ouderraad worden samengesteld opgenomen worden in het schoolreglement.

2.3.9. Engagementsverklaring

Zie 2.2.3 van deze omzendbrief

2.3.10. De afspraken in verband met het rookverbod

Zie 2.2.4. van deze omzendbrief.

2.3.11. (…) Het recht op inzage door de ouders en hun recht op toelichting bij de gegevens die de school m.b.t. de leerling verzamelt, alsook het recht op een kopie van deze gegevens

Zie 2.2.7. van deze omzendbrief.

2.3.12. (…) Informatie over extra-muros-activiteiten

Zie 2.2.8. van deze omzendbrief.

2.3.13. (…) De vermelding dat bij schoolverandering leerlingengegevens worden overgedragen naar de nieuwe school tenzij en voor zover de regelgeving de overdracht niet verplicht stelt, de ouders er zich expliciet tegen verzetten na op hun verzoek de gegevens te hebben ingezien

Zie Omzendbrief BaO/2014/05 van 15/05/2014 ‘Overdracht leerlingengegevens bij schoolverandering’.

2.3.14. Vanaf 1 september 2016: de mededeling dat bij schoolverandering een kopie van het gemotiveerd verslag voor toegang tot het geïntegreerd onderwijs en een kopie van het verslag voor toegang tot het buitengewoon onderwijs wordt overgedragen aan de nieuwe school.

2.3.15. Vanaf 1 september 2016: eventuele beroepsprocedures buiten de verplichte beroepsprocedures vermeld in punt 2.3.1 en 2.3.2.

Scholen die dit wensen kunnen in hun schoolreglement bijvoorbeeld een beroepsprocedure bij tijdelijke uitsluitingen opnemen.

2.4. Ziekenhuisscholen

Ziekenhuisscholen zijn omwille van hun specificiteit niet verplicht een schoolreglement op te stellen. Dit reglement legt immers een aantal rechten en verplichtingen op aan leerlingen en ouders die in ziekenscholen over het algemeen niet van toepassing zijn.

Voor deze scholen geldt enkel de informatieverplichting zoals beschreven onder punt 1.2.

2.5. Het schoolreglement én pedagogisch project tekenen voor akkoord

In het kader van het inschrijvingsrecht (zie omzendbrief BaO/2012/01 Inschrijvingsrecht en aanmeldingsprocedures in het basisonderwijs), moet de school de ouders voorafgaand aan de (…) inschrijving op de hoogte brengen van het schoolreglement en het pedagogisch project.

Het spreekt voor zich dat ouders recht hebben op een kopie van het schoolreglement en het pedagogisch project dat ze tekenden voor akkoord. Dit is ook in het belang van de school zelf, aangezien ouders dan deze documenten thuis ter inzage hebben en beter geïnformeerd zijn over de spelregels in de school van hun kind.

Het informeren van de ouders kan zowel schriftelijk als elektronisch gebeuren maar aan de ouders moet worden gevraagd of ze een papieren versie van het schoolreglement en het pedagogisch reglement wensen te ontvangen. Indien de ouders dit wensen, dan geeft de school een toelichting bij het pedagogisch project en het schoolreglement.

Een leerling kan pas ingeschreven worden wanneer de ouders het schoolreglement en het pedagogisch project tekenen voor akkoord. Zonder dit schriftelijk akkoord is er geen inschrijving.

Ook bij wijzigingen aan het schoolreglement en het pedagogisch project moet de school de ouders hierover informeren (schriftelijk of via elektronische drager en met toelichting indien de ouders dit wensen). In dit geval moeten de ouders opnieuw tekenen voor akkoord. Indien de ouders niet akkoord gaan met de wijziging dan eindigt de inschrijving van de leerling op 31 augustus van het lopende schooljaar. De inschrijving kan niet eerder worden beëindigd zodat er een continuïteit is in het schoolgaan van de leerling.

Een wijziging aan het schoolreglement en het pedagogisch project kan wél al worden meegedeeld aan de ouders in de loop van een schooljaar maar de wijziging kan pas effectief in werking treden in het daaropvolgende schooljaar. Uitzondering op deze regel zijn de wijzigingen die het gevolg zijn van nieuwe regelgeving. 

Wijzigingen aan schoolreglementen die reeds klaar zouden zijn en op basis waarvan eventueel al inschrijvingen zijn gebeurd, moeten aan de ouders meegedeeld worden, bijvoorbeeld via een addendum. Ouders moeten er dan opnieuw hun akkoord aan verlenen.

(…)