Programmaties en experimenten voor het schooljaar 2002-2003 - leerlingentelling op 1 februari 2002

  • Uiterste datum voor het indienen van een dossier voor de aanvraag van een programmatie of experiment
  • Inhoud van een dossier voor de aanvraag van een experiment
  • Aandachtspunten voor de leerlingentelling op 1 februari
  • Handleiding foutenrapporten

1. Nieuwe programmaties en structuurwijzigingen voor het schooljaar 2002-2003

Het schoolbestuur van een academie heeft tot 1 maart 2002 de tijd om een aanvraag tot programmatie of structuurwijziging in te dienen. De procedures staan nauwkeurig beschreven in het ministerieel besluit van 16 mei 19911 . Het verdient aanbeveling om ook het hoofdstuk VII - “PROGRAMMATIE” uit het organisatiebesluit 2 na te lezen, evenals de omzendbrief 3 van 01/04/1999 over het zelfde onderwerp. De geciteerde regelgeving is te vinden op de EDULEX-website van het Ministerie van Onderwijs en Vorming: http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/

Kiest u daar 'coördinatie van de omzendbrieven' (voor de 'witte producten') of 'officieuze codificatie van de regelgeving' (voor de 'blauwe producten').

2. Nieuwe aanvragen voor een experiment

Een experiment is een kortlopend opleidingsprogramma dat een academie de mogelijkheid geeft om te 'experimenteren' met nieuwe werkvormen of lesinhouden. Een academie kan ofwel extra leraarsuren aanvragen ofwel het experiment binnen het gewone lesurenpakket organiseren. In beide gevallen moet het schoolbestuur van een academie een aanvraagdossier indienen bij de administratie.

Zo'n dossier bevat:

  • - een artistiek-pedagogische motivering (doelstelling van het experiment geconcretiseerd naar het leerproces)
  • - beschrijving van het doelpubliek, niveau van de leerlingen
  • - structuur en planning van het experiment
  • - beschrijving van de nieuwe vakken
  • - leerinhouden per leerjaar
  • - plaats waar de lessen gegeven worden
  • - aantal wekelijkse lesuren per leerlingengroep
  • - eventueel bekwaamheidsbewijs van de leerkracht.

Op basis van het advies van de inspectie en de administratie beslist de minister of het experiment toegelaten is. Het schoolbestuur wordt vóór 1 juli op de hoogte gebracht van de beslissing. Die brief bevat ook de voorwaarden van het experiment en informatie over hoe de opvolging zal verlopen. Als het experiment goedgekeurd is, kunnen er leerlingen voor ingeschreven worden. De leerlingen betalen voor het experiment ook inschrijvingsgeld.

In de studierichting beeldende kunst duurt een experiment maximaal 3 jaar in de specialisatiegraad en 6 jaar in de andere graden. In de andere studierichtingen is dat maximaal 5 jaar in de lagere graad en 4 jaar in de andere graden.

Scholen die een experiment willen organiseren vanaf 1 september 2002, dienen daarvoor uiterlijk op 1 mei 2002 een dossier in. Aanvragen die na deze datum toekomen, zullen niet behandeld worden.

3. Leerlingentelling van 1 februari 2002

3.1. Resultaten eerste telling

De leerlingenbestanden van 1 oktober 2001 zijn op dit ogenblik nog niet voor alle DKO-instellingen verwerkt. De vertraging heeft een aantal oorzaken

  • - Registratie van rijksregisternummers
  • Heel wat scholen bezorgden op eigen initiatief een nagenoeg volledig ingevuld RR-nummerbestand. Een puik resultaat, dat zeker verdient om benadrukt te worden. Een aantal rijksregisternummers bevatten jammer genoeg fouten die voor behoorlijk wat uitstel zorgden.
  • Raadpleeg de bijlage voor bijkomende uitleg over foutenrapporten en specifieke foutmeldingen in verband met rijksregisternummers.
  • - Opstarten centrale onderwijsdatabank
  • In deze nieuwe databank verzamelt het departement alle onderwijsgegevens van alle leerlingen in Vlaanderen en Brussel, ook die van het DKO. Dit zorgde bij de eerste telling voor een hele reeks (soms onterechte) foutmeldingen bij de DKO-scholen. Er wordt gewerkt aan een versoepeling en verfijning van de controleprogramma's.
  • - Vernieuwde DKO-regelgeving
  • De implementatie van vernieuwingen in de software voor leerlingenadministratie vertoonde nog de gebruikelijke kinderziekten zowel op het departement als in de scholen

Tot 31 januari mogen nog verbeterde A-zendingen toekomen, waarna de eerste telling definitief wordt stopgezet. De afdeling Scholen Secundair Onderwijs en DKO dringt erop aan dat de scholen zonder verwerkt leerlingenbestand nog een extra inspanning zouden leveren in deze laatste week van januari. Een verwerkt A-bestand heeft immers niet louter een statistische betekenis. Het levert ook cijfermateriaal voor de programmatiedossiers en het dient om de website met het DKO-studieaanbod van gegevens te voorzien. Scholen zonder verwerkt leerlingenbestand zullen met een verouderd aanbod op het internet verschijnen.

3.2. Veel voorkomende soorten fouten

De bijlage bevat een uiteenzetting over het foutenrapport en de belangrijkste foutmeldingen over rijksregisternummers. Dit op algemene vraag van de schooldirecties. Uit alle in de bijlage beschreven moeilijkheden blijkt nogmaals hoe belangrijk een correcte invoer van gegevens is. Inschrijvingen gebeuren bij voorkeur met identiteitskaart (officiële naam en adres) en SIS-kaart (RR-nummer).

3.3. Bezorging van het nieuwe F-bestand

Tegen uiterlijk 15 februari 2002 bezorgt u de nieuwe elektronische zending aan het departement. U hebt de keuze:

  • - Via EDISON
  • - Met e-mail naar johan.krygelmans@ond.vlaanderen.be
  • - Met een diskette per post

3.3.1. EDISON

Van 124 scholen die tot nu toe zijn aangesloten op het Elektronisch Personeelsdossier (EPD), heeft een 75-tal scholen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om naast de personeelsgegevens ook de leerlingenbestanden via een EDISON-zending aan het departement te bezorgen.

Het schoolbeheerteam wil deze ingeslagen weg blijven volgen en verwacht voor de komende telling dat nog meer EPD-scholen hun F-bestand verzenden via EDISON. Als zich daarrond moeilijkheden voordoen, kunt u vertrouwen op het deskundige advies van uw schoolautomatiseerder, die in zijn software de nodige functies heeft ingebouwd.

Zowel foutenrapporten als het eigenlijke document F komen automatisch in de elektronische EDISON-postbus van de school terecht. Als u problemen hebt met de soms cryptische omschrijving op het foutenrapport, raadpleeg dan de bijlage of neem contact op met het schoolbeheerteam op het telefoonnummer 02/553.98.63 of 64. Ook uw verificateur kan u hierbij helpen.

3.3.2. E-mail of diskette

Scholen die aangesloten zijn op het internet mogen hun leerlingenbestand als 'attachment' met een e-mail meesturen. Dat kan met elke computer die verbonden is met internet (ook vanaf uw thuisadres bijvoorbeeld). Deze methode verzekert in ieder geval tijdwinst. Ten slotte blijft er ook nog de diskette als klassieke manier om een leerlingenbestand te bezorgen.

Het grote streefdoel voor de toekomst blijft een volledige geautomatiseerde EDISON-communicatie tussen school en departement. Verzendingen met e-mail of diskette zullen na verloop van tijd verdwijnen of slechts uitzonderlijk nog aangenomen worden.

3.4. Aandachtspunten

  • - De 'geldigheidsdatum' voor het F-bestand verandert in '01.02.2002' en niet meer '01.10.2001' zoals in oktober. De 'soort gebeurtenis' blijft '10004'.
  • - De nog ontbrekende rijksregisternummers kunnen verder aangevuld worden. Niet-Belgische leerlingen die in het buitenland wonen beschikken hoogstwaarschijnlijk niet over een RR-nummer. Bij deze leerlingen blijft het invoerveld in de computer dus leeg (geen SOFI-nummer voor Nederlanders!).
  • - Als u een diskette opstuurt per post, hoeft u GEEN 'eigen' document F met de zending mee te sturen. Als uw leerlingenbestand correct verwerkt is, krijgt u vanuit het ministerie hetzij elektronisch, hetzij met de post een document F toegestuurd. Dat zal een iets gewijzigde layout hebben in vergelijking met vorig jaar. Er komt immers een kolom bij waarin leerlingen geteld worden die slechts voor 50 % financierbaar zijn. Dat zijn leerlingen die de vakken van hun eerste optie in twee verschillende academies volgen.
  • Let op: ook dergelijke leerlingen kunnen maar éénmaal financierbaar zijn. Ofwel is een leerling volledig financierbaar ofwel is een leerling voor 50 % financierbaar. Hij/zij kan echter nooit voor een eerste optie volledig financierbaar zijn en voor een tweede optie 50 %
  • - Wij vragen om het document F van het ministerie heel nauwkeurig na te kijken en ons zo vlug mogelijk eventuele verschillen met uw eigen document F te melden.
  • - Uitzonderlijk en op aanvraag kunnen leerlingengegevens via speciale invulformulieren aan de afdeling bezorgd worden: deze uitwijkmogelijkheid blijft bestaan om grote computerproblemen in de schoolsecretariaten op te vangen.

3.5. Slotwoord

Alleszins bedankt de afdeling Scholen Secundair Onderwijs en DKO allen die zich persoonlijk hebben ingezet voor de goede samenwerking. Ondanks de vele problemen die zich stelden, bereikten we met de eerste telling voor de leerlingendatabank toch nog een resultaat van 97 % en is 100 % nog niet helemaal uit beeld.

4. Bijlage

- (1): ministerieel besluit van 16 mei 1999 tot bepaling van de voorwaarden voor de aanvraag van een programmatie in het DKO en de behandeling ervan, de voorwaarden voor de melding van een structuurwijziging in het bestaande studieaanbod in het DKO...

- (2): organisatiebesluiten BK en MWD, zoals gewijzigd door de besluiten van 8 juni 1999

- (3): omzendbrief 13EA/FM/GDS over programmatie van instellingen, filialen, studierichtingen en graden vanaf het schooljaar 1999-2000