Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

  • referentie
    SO/2003/02
  • publicatiedatum
    15/04/2003
  • datum laatste wijziging
    12/09/2018
  • opheffing
    02/553.87.03
  • opheffing
    marc.vandemeirssche@ond.vlaanderen.be
  • contactpersoon
    Chris Dockx, 02/553 96 01
  • contactpersoon
    Els Exter, 02/553.97.76
  • Hierna volgt een bundeling van de onderwijsrichtlijnen inzake de termijnen waarbinnen de school of het centrum DBSO documenten dient te bewaren die verband houden met leerlingen. Voor informatie te bezorgen in het kader van een schooldoorlichting heeft de onderwijsinspectie een lijst opgesteld. Deze omzendbrief geldt zowel voor het gewoon als voor het buitengewoon secundair onderwijs.

1. Notulen

De notulen bevatten een synthese van de elementen die tot de beslissingen van de (delibererende) klassenraad hebben geleid, waaronder eventueel het resultaat van de stemming. De notulen dienen gedurende dertig jaar bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

2. Processen-verbaal

Het proces-verbaal bevat de lijst van de geslaagde en de niet-geslaagde leerlingen en wordt opgesteld volgens een voorgeschreven uniform model. Het proces-verbaal dient gedurende dertig jaar bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

3. Aanwezigheidsregister

De vermelding van de aan- en afwezigheden van leerlingen volgens een bepaalde code of symbool per maand/schooljaar gebeurt in een daartoe bestemd register volgens een voorgeschreven model. Dit register dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

4. Afwezigheidsbewijzen

De verantwoordingsbewijzen voor afwezigheden van leerlingen (medische attesten, attesten van ouders voor afwezigheid wegens ziekte en alle mogelijke andere attesten) worden bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

5. Registratiefiche

De geïnformatiseerde en eenvormige registratiefiche geeft per schooljaar en per leerling een beeld van de eventuele afwezigheden (al dan niet problematisch) met de corresponderende code. Deze fiche dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

6. Stamboekregister

Het geïnformatiseerd en eenvormig stamboekregister geeft een overzicht van alle ingeschreven leerlingen, zowel de regelmatige als de vrije leerlingen. Ze worden eenmaal ingeschreven onder een individueel stamnummer. Het stamboekregister moet hetzij elektronisch hetzij onder printvorm gedurende dertig jaar worden bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

7. Individuele leerlingsteekkaart

Naast het stamboekregister bestaat er ook de eenvormige steekkaart die voor elke ingeschreven leerling geïnformatiseerd wordt opgemaakt en die persoonlijke en onderwijsgegevens bevat. De steekkaart moet hetzij elektronisch hetzij onder printvorm gedurende dertig jaar worden bewaard (d.w.z. dertig kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).

8. Administratief leerlingendossier

Over de schooljaren heen wordt er per leerling progressief een dossier opgebouwd dat alle relevante informatie over de studieloopbaan van die leerling bevat. Dit impliceert dat de samenstelling van dit dossier voor een stuk analoog zal zijn voor alle leerlingen (bv. instemming schoolreglement en pedagogisch project door betrokken personen, ...), maar daarnaast ook sterk kan variëren (bv. eventuele beslissing van toelatingsklassenraad, eventuele gelijkwaardigheidsbeslissing, eventuele keuze godsdienst/zedenleer.....). Het leerlingendossier moet gedurende vijf jaar worden bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar waarin de leerling de school definitief heeft verlaten); evenwel is er van een bewaartermijn geen sprake indien dit leerlingendossier wordt overgemaakt aan een andere school waar de leerling zijn studieloopbaan vervolgt.

De verklaringen op eer, die gebruikt worden om de gegevens te verzamelen over de leerlingenkenmerken "taal" en "opleidingsniveau van de moeder" zijn een element van het leerlingendossier. Deze verklaringen op eer dienen ten minste vijftien jaar bewaard te worden door de school.

9. Inschrijvings- en aanmeldingsregister

Met het oog op de toepassing van het inschrijvingsrecht, als onderdeel van het gelijke kansendecreet, moeten de scholen een inschrijvings- en aanmeldingsregister bijhouden. Dit register wordt bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop het register betrekking heeft.

Voor meer informatie, raadpleeg omzendbrief SO/2012/01.

10. Te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting door de onderwijsinspectie

Zie https://www.onderwijsinspectie.be/nl/te-bezorgen-informatie