Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

  • referentie
    BaO/2005/03
  • publicatiedatum
    31/01/2005
  • datum laatste wijziging
    20/08/2018
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 3, 4°quater en art. 139undecies, § 2.
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering betreffende de personeelsformatie in het gewoon onderwijs van 17 juni 1997, art. 6.
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering betreffende de regels voor het uitreiken van het getuigschrift van basisonderwijs en het vastleggen van de vorm ervan van 24 november 1998, art. 5.
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs van 6 februari 2009, art. 4.
  • contactpersoon
    Veronique Adriaens, 02/553 92 32
  • Voor een aantal leerlinggebonden documenten legt de onderwijsregelgeving uitdrukkelijk een bewaartermijn op. Deze termijnen worden hierna gebundeld.
  • Voor informatie te bezorgen in het kader van een schooldoorlichting heeft de onderwijsinspectie een lijst opgesteld.

1. Inleiding

Voor elke leerling die in een school ingeschreven is, maakt een school bepaalde documenten aan. Een school verzamelt bijgevolg in de loop der jaren een grote hoeveelheid van dergelijke documenten. Vaak rijst dan de vraag hoelang dit alles bewaard dient te worden. Deze omzendbrief probeert scholen hierbij een houvast te bieden door aan te geven hoelang leerlinggebonden documenten volgens de onderwijsregelgeving bewaard moeten worden. Daarnaast heeft ook de onderwijsinspectie een lijst opgesteld van te bezorgen informatie in het kader van een schooldoorlichting.

2. Documenten waarvan de termijn vastgelegd is in onderwijsregelgeving

2.1. Het stamboekregister

Elke school dient te beschikken over een (elektronisch) stamboekregister (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5 - 09-10-2006). Dit stamboekregister dient 30 jaar bijgehouden te worden.

(…)

2.2. De notulen van de klassenraad

De notulen van de beraadslaging van de klassenraad (met het oog op het toekennen van het getuigschrift basisonderwijs) worden opgenomen in een speciaal register, dat ten minste 15 jaar bewaard wordt (Besluit van de Vlaamse regering van 24 november 1998, art. 5).

De getuigschriften basisonderwijs zelf worden steeds met de leerlingen meegegeven.

Opgelet: personeelsleden die aangesteld waren in een vrij medisch pedagogisch instituut en die tegelijkertijd niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd hebben aan een school van het buitengewoon onderwijs kunnen onder bepaalde voorwaarden deze diensten in de geldelijke anciënniteit laten opnemen. Voor de scholen bij wie deze niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd werden, is het dan ook aan te raden de notulen van de klassenraden vanaf 1/9/1981 als bewijsstukken te bewaren. En dit tot de bij deze klassenraden aanwezige personeelsleden met pensioen zijn. Het gaat hier om alle klassenraden, dus niet enkel deze van de klassenraden omtrent het toekennen van de getuigschriften basisonderwijs.

2.3. Aanwezigheidsregister, inschrijvings- en aanmeldingregister

Het aanwezigheidsregister moet tenminste 5 jaar bewaard worden. Dit is ook het geval voor het inschrijvings- en aanmeldingsregister in het kader van het inschrijvingsrecht (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5 - 09-10-2006).

2.4. Afwezigheidsattesten en begeleidingsdossier problematische afwezigheden

Deze moeten tot het eind van het schooljaar en het daarop volgende schooljaar bewaard worden (omzendbrief BAO/2002/11 - 16-08-2002).

2.5. Verklaringen op eer die aantonen dat leerlingen beantwoorden aan de leerlingenkenmerken m.b.t. het opleidingsniveau van de moeder en de thuistaal (gewoon basisonderwijs)

Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard door de school (besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 2009 houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs, art. 4 / besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

2.6. Attesten die de indicator “ouders behoren tot de trekkende bevolking” en verklaringen op eer die de indicator “thuisloos” aantonen (gewoon basisonderwijs)

Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard (besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

2.7. Documenten of verklaringen die aantonen dat leerlingen aan één of meer gelijke kansenindicatoren beantwoorden (buitengewoon basisonderwijs)

Deze verklaringen of documenten worden ten minste vijf jaar bewaard op school (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 139undecies, §2).

2.8. Anderstalige nieuwkomers

De verklaringen die aantonen dat anderstalige nieuwkomers voldoen aan de voorwaarden worden ten minste vijf jaar in de school bewaard (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 3, 4quater°, b).

3. Te bezorgen informatie in het kader van een doorlichting door de onderwijsinspectie

Zie http://www.onderwijsinspectie.be/nl/doorlichten/faq/lijsten-te-bezorgen-informatie#Anch_03

4. Bewaring door de ouders

Ouders zijn niet verplicht om schoolgebonden documenten van hun kind te bewaren. Het is immers de school die vanuit haar verantwoordingsplicht de hierboven opgesomde documenten aan de onderwijsinspectie en/of de onderwijsadministratie moet kunnen voorleggen. Uiteraard bewaren ouders best wel het getuigschrift basisonderwijs.