Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten

  • referentie
    BaO/2005/03
  • publicatiedatum
    31/01/2005
  • datum laatste wijziging
    16/04/2013
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997,art. 3, 4°quater en art. 139undecies, § 2.
  • wettelijke basis
    Decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 8 mei 2009, art. 33 en art. 38
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering betreffende de personeelsformatie in het gewoon onderwijs van 17 juni 1997, art. 6
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering betreffende de regels voor het uitreiken van het getuigschrift van basisonderwijs en het vastleggen van de vorm ervan van 24 november 1998, art. 4 en 5
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 9 mei 2009 betreffende de kwaliteit van onderwijs met betrekking tot de wijze waarop sommige bevoegdheden van de inspectie worden uitgevoerd, art. 5.
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse regering houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs van 6 februari 2009, art. 4.
  • wettelijke basis
    BaO/2002/11, Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs, 16-08-2002
  • wettelijke basis
    Ba O/2006/4, Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs, 9-10-2006
  • wettelijke basis
    Ba O/2006 / 5, Controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs, 09-10-2006
  • contactpersoon
    Veronique Adriaens, 02/553 92 32
  • Deze omzendbrief wil scholen een houvast bieden i.v.m. de bewaartermijn van leerlinggebonden documenten
  • Slechts voor een beperkt aantal leerlinggebonden documenten legt de regelgeving uitdrukkelijk een bewaartermijn op. Deze termijnen worden hierna gebundeld
  • Voor leerlinggebonden documenten waarvoor de regelgeving geen bewaartermijn oplegt, raadt de administratie de school aan om ze te bewaren tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

1. Inleiding

Voor elke leerling die in een school ingeschreven is, maakt een school bepaalde documenten aan. Een school verzamelt bijgevolg in de loop der jaren een grote hoeveelheid van dergelijke documenten. Vaak rijst dan de vraag hoelang dit alles bewaard dient te worden. Deze omzendbrief probeert scholen hierbij een houvast te bieden. Bij het vastleggen van de bewaartermijnen is gestreefd naar een evenwicht tussen enerzijds essentiële documenten lang genoeg bewaren, en anderzijds scholen niet onnodig massa's papier laten verzamelen.

Voor sommige documenten is de bewaartermijn uitdrukkelijk in regelgeving vastgelegd. Voor andere reikt de administratie hierna een termijn aan die zij zelf als redelijk acht. Uiteraard staat het elke school vrij om documenten langer te bewaren.

De vermelde termijnen gaan steeds in vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie.

2. Specifieke documenten

2.1. Het stamboekregister

Elke school dient te beschikken over een stamboekregister vanaf 1 september 1997 of, indien de school na deze datum opgericht is, vanaf de datum van oprichting (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5 - 09-10-2006). Dit stamboekregister dient 30 jaar bijgehouden te worden.

Het stamboekregister wordt één keer afgeprint en daarna – bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (schoolveranderingen, wisselen van leeftijdsgroep,...) of de volgende schooljaren (einde schoolloopbaan lager/kleuter, overgangen van leeftijdsgroepen,...) - worden enkel de

bladzijden met wijzigingen geprint. Deze wijzigingen worden in het bestaande register geïntegreerd. Het is dus niet nodig per teldag elke keer het volledige register te printen en te bewaren.

2.2. De notulen van de klassenraad

De notulen van de beraadslaging van de klassenraad (met het oog op het toekennen van het getuigschrift basisonderwijs) worden opgenomen in een speciaal register, dat ten minste 15 jaar bewaard wordt (Besluit van de Vlaamse regering van 24 november 1998, art. 5).

De getuigschriften basisonderwijs zelf worden steeds met de leerlingen meegegeven.

Opgelet: personeelsleden die aangesteld waren in een vrij medisch pedagogisch instituut en die tegelijkertijd niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd hebben aan een school van het buitengewoon onderwijs kunnen onder bepaalde voorwaarden deze diensten in de geldelijke anciënniteit laten opnemen. Voor de scholen bij wie deze niet-gesubsidieerde diensten gepresteerd werden, is het dan ook aan te raden de notulen van de klassenraden vanaf 1/9/1981 als bewijsstukken te bewaren. En dit tot de bij deze klassenraden aanwezige personeelsleden met pensioen zijn. Het gaat hier om alle klassenraden, dus niet enkel deze van de klassenraden omtrent het toekennen van de getuigschriften basisonderwijs.

2.3. Lijsten van de leerlingen lager onderwijs die het getuigschrift basisonderwijs behaald hebben

Deze lijsten (zoals voorzien bij Besluit van de Vlaamse regering van 24 november 1998, art. 4 en art. 5, §3) blijven best permanent bewaard. Dit laat de school toe om bij verlies van het getuigschrift basisonderwijs door een leerling een duplicaat uit te reiken. Het is ook aan te raden om een lijst te bewaren van leerlingen die het getuigschrift basisonderwijs niet behaald hebben, zodat ook van de studies van deze leerlingen nog een spoor behouden blijft.

2.4. Aanwezigheidsregister, inschrijvings- en aanmeldingregister

Het aanwezigheidsregister moet tenminste 5 jaar bewaard worden. Dit is ook het geval voor het inschrijvings- en aanmeldingsregister in het kader van het inschrijvingsrecht (omzendbrieven BaO/2006/4 en BaO/2006/5 - 09-10-2006).

2.5. Afwezigheidsattesten en begeleidingsdossier problematische afwezigheden

Deze moeten twee volledige schooljaren bewaard worden (omzendbrief BAO/2002/11- 16-08-2002).

2.6. Verklaringen op eer die aantonen dat leerlingen beantwoorden aan de leerlingenkenmerken m.b.t. het opleidingsniveau van de moeder en de thuistaal (gewoon basisonderwijs)

Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard door de school (besluit van de Vlaamse regering van 6 februari 2009 houdende de werkingsbudgetten in het basisonderwijs en de werkingsbudgetten in het secundair onderwijs, art. 4 / besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

2.7. Attesten die de indicator “ouders behoren tot de trekkende bevolking” en verklaringen op eer die de indicator “thuisloos” aantonen (gewoon basisonderwijs)

Deze worden ten minste vijftien jaar bewaard (besluit van de Vlaamse regering van 17 juni 1997 betreffende de personeelsformatie in het gewoon basisonderwijs, art. 6).

2.8. Documenten of verklaringen die aantonen dat leerlingen aan één of meer gelijke kansenindicatoren beantwoorden (buitengewoon basisonderwijs)

Deze verklaringen of documenten worden ten minste vijf jaar bewaard op school (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 139undecies, §2).

2.9. Anderstalige nieuwkomers

De verklaringen die aantonen dat anderstalige nieuwkomers voldoen aan de voorwaarden worden ten minste vijf jaar in de school bewaard (decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, art. 3, 4quater°, b).

2.10. Evaluatiedocumenten

Onder evaluatiedocumenten worden die documenten verstaan die de basis vormen voor de beslissing van de klassenraad inzake het al dan niet overgaan van kleuters en leerlingen naar een volgend leerjaar en de toekenning van het getuigschrift basisonderwijs. Inzonderheid betreft het o.m. de kopijen van schriftelijke proeven, de opgaven van mondelinge proeven, observatiedocumenten die worden afgenomen in de loop of op het einde van het schooljaar. Scholen moeten deze evaluatiedocumenten ter beschikking houden van de onderwijsinspectie conform het kwaliteitsdecreet.

De evaluatiedocumenten worden bewaard tot en met 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop ze betrekking hebben.

2.11.  Andere leerlinggebonden documenten

Voor andere leerlinggebonden documenten legt de regelgeving geen bewaartermijn op. De administratie raadt aan om deze documenten als volgt te bewaren:

2.11.1.  Tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarop de documenten betrekking hebben.

Het betreft hier bijvoorbeeld (niet limitatieve lijst!):

- (…) ;

- klasagenda's;

- (...)

2.11.2.  Tot 31 augustus van het schooljaar dat volgt op het schooljaar waarin de leerling de school verlaten heeft:

De inschrijvingsdocumenten en het leerlingendossier per individuele leerling.

Over de schooljaren heen wordt er per leerling een dossier opgebouwd dat informatie bevat over de studieloopbaan van deze leerling (met bijv. (…) akkoord met het schoolreglement en pedagogisch project, (…) onderwijs aan huis, individuele handelingsplannen, keuze godsdienst/zedenleer, GON-documenten, revalidatiedossier, individueel werkplan anderstalige nieuwkomers, taalverklaringen voor Brussel en de taalgrensgemeenten (ten behoeve van de taalinspectie), (…), ...

3. Bewaring door de ouders

Ouders zijn niet verplicht om schoolgebonden documenten van hun kind te bewaren. Het is immers de school die vanuit haar verantwoordingsplicht de hierboven opgesomde documenten aan de onderwijsinspectie en/of de onderwijsadministratie moet kunnen voorleggen. Uiteraard bewaren ouders best wel het getuigschrift basisonderwijs.