Indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs: mededeling aan het ministerie van Onderwijs en vorming

  • referentie
    PERS/2005/09
  • publicatiedatum
    29/06/2005
  • datum laatste wijziging
    08/07/2016
  • wettelijke basis
    Wet van 29 mei 1959 tot wijziging van sommige bepalingen van de onderwijswetgeving
  • wettelijke basis
    Decreet Basisonderwijs van 25 februari 1997
  • wettelijke basis
    Decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs
  • wettelijke basis
    Decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding
  • contact
  • Deze omzendbrief heeft de bedoeling om de onderwijsinstellingen van de verschillende onderwijsniveaus mee te delen hoe zij een tijdelijk personeelslid in dienst moeten melden zodat het Ministerie van Onderwijs en Vorming een salaris kan toekennen. De huidige omzendbrief geeft een overzicht van de verschillende bezoldigingsvoorwaarden en van de gegevens en documenten die het schoolsecretariaat aan het werkstation moet bezorgen.
  • Hierbij werd rekening gehouden met de engagementen van CAO VII, waarbij maatregelen werden getroffen om de planlast voor personeelsleden en onderwijsinstellingen te verminderen.
  • Een beperkt aantal instellingen (o.a. de centra voor basiseducatie) kunnen hun gegevens niet melden via elektronische weg en maken gebruik van formulieren. Die formulieren worden toegevoegd via een aparte tabel.
  • Verder is een toelichting opgenomen over de vormvereisten en de aanbevolen termijnen die best gerespecteerd worden opdat het ministerie een salaris kan garanderen en om in regel te zijn met de sociale zekerheid.
  • Het uittreksel uit het strafregister heet officieel niet meer ‘model 2’ en wordt voortaan omschreven met de reglementaire benaming model 596.2 SV.

1. Inleiding

Als inrichtende macht of onderwijsinstelling staat u elk jaar bij het begin of in de loop van het schooljaar in voor de aanstelling van tijdelijke personeelsleden die al dan niet voor het eerst in dienst treden in het onderwijs.

Bij deze aanstelling(en) moet u als instelling rekening houden met het feit dat het personeelslid aan een aantal specifieke voorwaarden moet voldoen. Deze aanstellingsvoorwaarden zijn vastgelegd in het decreet rechtspositie personeelsleden gemeenschapsonderwijs en het decreet rechtspositie personeelsleden gesubsidieerd onderwijs.

Eens een tijdelijk personeelslid op basis van bovenvermelde voorwaarden is aangesteld, is het de taak van het Ministerie van Onderwijs en Vorming om dat personeelslid tijdig en correct te bezoldigen.

De uiteindelijke beslissing om een personeelslid aan te werven, al of niet te benoemen of te ontslaan, behoort tot de bevoegdheid van de werkgever (i.c. de inrichtende macht van de school) van het personeelslid. De Vlaamse overheid treedt in het onderwijs immers enkel op als financierende of subsidiërende overheid en niet als inrichtende macht of werkgever. Het werkstation controleert alleen of de voorwaarden inzake bezoldiging worden nageleefd. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de Schoolpactwet en het decreet Basisonderwijs en stemmen grotendeels overeen met de al eerder vermelde aanstellingsvoorwaarden, maar zijn beperkter in aantal. Meer bepaald zijn de voorwaarden inzake de dienstplicht en het onberispelijk gedrag geen subsidiërings- of financieringsvoorwaarden.

Na de inleiding en het toepassingsgebied behandelt de omzendbrief in punt 3 de voorwaarden waaraan een tijdelijk personeelslid moet voldoen om een salaris van het Ministerie van Onderwijs en Vorming te ontvangen. Bovendien leest u welke documenten en/of elektronische berichten u daarvoor naar het werkstation moet sturen, zodat de dossierbeheerder kan zorgen voor een tijdige en correcte bezoldiging van het nieuwe tijdelijke personeelslid. De engagementen van CAO VII om het aantal documenten en het dubbel gebruik ervan te beperken, zijn daarbij richtinggevend. Een onderscheid wordt gemaakt tussen instellingen die elektronisch communiceren en die niet elektronisch kunnen communiceren en tussen een eerste indiensttreding en een latere indiensttreding.

In punt 4 gaat de omzendbrief in op de vormvereisten en de wijze waarop u de documenten, berichten en formulieren aan het werkstation bezorgt. Punt 5 behandelt tenslotte de termijnen die u daarbij best respecteert opdat het ministerie een salaris kan garanderen en om in regel te zijn met de sociale zekerheid.

Opmerking: In deze omzendbrief wordt het begrip inrichtende macht gehanteerd. Voor het basis- en voltijds secundair onderwijs moet inrichtende macht steeds gelezen worden als schoolbestuur, voor de centra voor volwassenenonderwijs en de centra voor leerlingenbegeleiding als centrumbestuur. Verder moet in het vervolg van deze omzendbrief de term bezoldigingsvoorwaarde gelezen worden als subsidiërings- of financieringsvoorwaarde.

 

2. Toepassingsgebied

Deze omzendbrief is van toepassing op tijdelijke personeelsleden die in het gemeenschapsonderwijs en het gesubsidieerd onderwijs worden aangesteld in instellingen van het basis-, secundair, deeltijds kunstonderwijs, volwassenenonderwijs en de clb's.

In het gemeenschapsonderwijs gaat het om:

  • de scholen van het basisonderwijs en de instellingen van het secundair onderwijs en deeltijds kunstonderwijs, in welke vorm ook;
  • de autonome internaten en tehuizen;
  • de semi-internaten en de opvangcentra;
  • de centra voor leerlingenbegeleiding en in voorkomend geval hun permanente ondersteuningscel;
  • de centra voor volwassenenonderwijs.

In het gesubsidieerd onderwijs gaat het om:

 

  • de gesubsidieerde scholen van het basisonderwijs, instellingen voor secundair onderwijs en deeltijds kunstonderwijs en centra voor volwassenenonderwijs;
  • de gesubsidieerde tehuizen voor kinderen wier ouders geen vaste verblijfplaats hebben;
  • de gesubsidieerde internaten;
  • de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding en in voorkomend geval hun permanente ondersteuningscellen.

Het gaat om aanstellingen in de volgende ambten:

- het bestuurs- en onderwijzend personeel;

- het opvoedend hulppersoneel;

- het paramedisch personeel;

- het sociaal personeel;

- het psychologisch personeel;

- het orthopedagogisch personeel;

- het medisch personeel;

- het technisch personeel;

- het administratief personeel;

- het ondersteunend personeel;

- het beleids- en ondersteunend personeel;

Deze omzendbrief is ook van toepassing op het statutair meesters-, vak- en dienstpersoneel in het gemeenschapsonderwijs, op de personeelsleden van de inspectie en op de ambten van pedagogisch adviseur en adviseur-coördinator in de pedagogische begeleidingsdiensten.

Tot slot is de omzendbrief van toepassing op de contractuele personeelsleden die het Ministerie van Onderwijs en Vorming bezoldigt in de centra voor basiseducatie, de Brusselse kinderdagverblijven, de voor- en nabewaking in Brussel en binnen de startbaanprojecten. Hun aanstelling wordt niet geregeld door de decreten Rechtspositie, maar voor hun bezoldiging gelden wel de voorwaarden van de voormelde Schoolpactwet.

3. Welke gegevens stuurt u in?

Bij de indiensttreding van een tijdelijk personeelslid in het onderwijs bezorgt u bepaalde documenten en gegevens aan het werkstation. Op basis daarvan controleert het werkstation de bezoldigingsvoorwaarden.

Het Ministerie van Onderwijs en Vorming treedt in het onderwijs immers niet op als werkgever, maar als 'derde betaler' en gaat dan ook niet alle aanstellingsvoorwaarden na. Om de rol van 'derde betaler' uit te oefenen controleert het werkstation bij de indiensttreding van een tijdelijk personeelslid de bezoldigingsvoorwaarden.

Meer bepaald controleert het werkstation de volgende bezoldigingsvoorwaarden t.a.v. het personeelslid:

1. Onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie of van de Europese Vrijhandelsassociatie, behoudens door de Vlaamse Regering te verlenen vrijstelling .

2. De burgerlijke en politieke rechten genieten, behoudens een door de Vlaamse Regering te verlenen vrijstelling die samengaat met de vrijstelling van nationaliteitsvoorwaarde .

3. In het bezit zijn van een bekwaamheidsbewijs zoals door de Vlaamse regering voor het ambt bepaald .

4. Medisch geschikt zijn .

5. Aangesteld zijn met inachtneming van de reglementering inzake terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking, reaffectatie en wedertewerkstelling .

6. Voldoen aan de taalwetgeving

Daarnaast controleert het werkstation ook nog een aantal bezoldigingsvoorwaarden t.a.v. de betrekking.

1. Een betrekking bekleden die op grond van de regels inzake de personeelsformatie kan bezoldigd worden ;

2. Een betrekking bekleden die in toepassing van de cumulatieregels kan bezoldigd worden ;

3. Bij vervangingsopdrachten: aangesteld zijn in een betrekking die naar duur en tijdstip voor bezoldiging in aanmerking komt .

Omdat een beperkt aantal instellingen (o.a. de centra voor basiseducatie) hun gegevens niet via elektronische weg (WebEDISON)insturen, wordt een onderscheid gemaakt tussen instellingen die al dan niet via WebEDISON communiceren.

3.1. Instellingen die via WebEDISON communiceren

3.1.1. Een personeelslid treedt voor het eerst in dienst in het onderwijs

Bij een eerste indiensttreding moet u onderstaande documenten en gegevens insturen.

 

BERICHT 

ATTEST 

BEZOLDIGINGSVOORWAARDEN 

 

 

Bekwaamheidsbewijs  

Kopie studiebewijs en diplomasupplement  

Evt. conformiteitsattest of besluit van gelijkwaardigheid  

Evt. attesten nuttige ervaring (*)  

Zelfstandige  

Werknemer  

Medische geschiktheid  

Medisch attest huisarts (< 1 jaar) 

Burgerlijke en politieke rechten  

Uittreksel uit het strafregister model 596.2 SV(< 1 jaar)  

Nationaliteit  

Uittreksel uit het strafregister model 596.2 SV (< 1 jaar)  

Evt. nationaliteitsafwijking (*)  

Taalregelgeving  

Evt. getuigschrift taalopleiding of taalexamen 

PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Stamboeknummer  

RL-9  

- 

Rekeningnummer  

RL-14  

- 

Woonplaats  

Verblijfplaats  

RL-5 

RL-6  

- 

- 

Burgerlijke staat en personen fiscaal ten laste  

RL-7  

Evt. aanvraag haardtoelage (*) Attest  

Nuttige ervaring  

Evt. attesten nuttige ervaring (*) Zelfstandige Werknemer  

Omzendbrief 13/CB/SG/WVB/4 van 17/10/1997  

Vorige diensten  

Evt. attesten vorige diensten (*) Algemeen Europese Unie Instellingen welzijn  

OPDRACHTGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Opdracht  

RL-1  

Reaffectatieverplichtingen  

* "Evt." in bovenstaande tabel betekent dat, indien een bepaald gegeven van toepassing is, u het bijhorend verantwoordingsstuk aan het werkstation moét bezorgen.

3.1.2. Een personeelslid is al in dienst geweest in het onderwijs

Voor een personeelslid dat al eerder in het onderwijs was aangesteld, hoeft u niet opnieuw alle documenten en/of gegevens in te sturen. Zo hoeft u geen nieuw medisch attest en geen nieuw uittreksel uit het strafregister meer te bezorgen aan uw werkstation.

Als werkgever blijft u wel verplicht om steeds een recent uittreksel uit het strafregister en medisch attest te vragen aan de personeelsleden die u aanstelt, ook als dat personeelslid al eerder bij u in dienst was. Het decreet Rechtspositie legt die verplichting op omwille van uw verantwoordelijkheid voor respectievelijk de veiligheid en de gezondheid van de leerlingen.

Wat u wel nog moet insturen of meedelen, vindt u in onderstaande tabel.

 

BERICHT 

ATTEST 

BEZOLDIGINGSVOORWAARDEN 

 

 

Bekwaamheidsbewijs  

Kopie studiebewijs en diplomasupplement  

Evt. conformiteitsattest of besluit van gelijkwaardigheid  

Evt. attesten nuttige ervaring (*)  

Zelfstandige  

Werknemer  

Taalregelgeving  

Evt. kopie nieuw studiebewijs en diplomasupplement
Evt. getuigschrift van taalopleiding of taalexamen 

PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Wijziging rekeningnummer  

RL-14  

Wijziging woonplaats 

Wijziging verblijfplaats  

RL-5  

RL-6  

Wijziging burgerlijke staat en personen fiscaal ten laste  

RL-7  

Evt. aanvraag haardtoelage (*) Attest  

Bijkomende nuttige ervaring  

Evt. attesten nuttige ervaring (*) Zelfstandige Werknemer  

Omzendbrief 13/CB/SG/WVB/4 van 17/10/1997  

Bijkomende vorige diensten  

Evt. attesten vorige diensten (*) AlgemeenEuropese UnieInstellingen welzijn 

OPDRACHTGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Opdracht  

RL-1  

Reaffectatieverplichtingen  

* "Evt." in bovenstaande tabel betekent dat, indien een bepaald gegeven van toepassing is, u het bijhorend verantwoordingsstuk aan het werkstation moét bezorgen.

3.2. Instellingen die niet via WebEDISON kunnen communiceren

3.2.1. Een personeelslid treedt voor het eerst in dienst in het onderwijs

Bij een eerste indiensttreding moet u onderstaande documenten en gegevens insturen.

 

FORMULIER 

ATTEST 

BEZOLDIGINGSVOORWAARDEN 

 

 

Bekwaamheidsbewijs  

Kopie studiebewijs en diplomasupplement  

Evt. conformiteitsattest of besluit van gelijkwaardigheid  

Evt. attesten nuttige ervaring (*) 

Zelfstandige Werknemer  

 

Medische geschiktheid  

Medisch attest huisarts (< 1 jaar) 

Burgerlijke en politieke rechten  

Uittreksel uit het strafregister model 596.2 SV (< 1 jaar)  

Nationaliteit  

Uittreksel uit het strafregister model 596.2 SV(< 1 jaar)  

Evt. nationaliteitsafwijking (*)  

Taalregelgeving  

Evt. getuigschrift taalopleiding of taalexamen  

PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Stamboeknummer  

Aanvraag immatriculatie  

Rekeningnummer  

Woonplaats  

Verblijfplaats  

Melding personeelsgegevens  

Burgerlijke staat en personen fiscaal ten laste  

Evt. aanvraag haardtoelage (*) Attest  

Nuttige ervaring  

Evt. attesten nuttige ervaring (*) ZelfstandigeWerknemer 

Omzendbrief 13/CB/SG/WVB/4 van 17/10/1997  

Vorige diensten  

Evt. attesten vorige diensten (*) AlgemeenEuropese UnieInstellingen welzijn 

OPDRACHTGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Opdracht  

Melding opdracht  

Reaffectatieverplichtingen  

- 

* "Evt." in bovenstaande tabel betekent dat, indien een bepaald gegeven van toepassing is, u het bijhorend verantwoordingsstuk aan het werkstation moét bezorgen.

3.2.2. Een personeelslid is al in dienst geweest in het onderwijs

Voor een personeelslid dat al eerder in het onderwijs was aangesteld, hoeft u niet opnieuw alle documenten en/of gegevens in te sturen. Zo hoeft u geen nieuw medisch attest en geen nieuw uittreksel uit het strafregister meer te bezorgen aan uw werkstation.

Als werkgever blijft u wel verplicht om steeds een recent uittreksel uit het strafregister en medisch attest te vragen aan de personeelsleden die u aanstelt, ook als dat personeelslid al eerder bij u in dienst was. Het decreet Rechtspositie legt die verplichting op omwille van uw verantwoordelijkheid voor respectievelijk de veiligheid en de gezondheid van de leerlingen.

Wat u wel nog moet insturen of meedelen, vindt u in onderstaande tabel.

 

FORMULIER 

ATTEST 

BEZOLDIGINGSVOORWAARDEN 

 

 

Bekwaamheidsbewijs  

Kopie studiebewijs en diplomasupplement  

Evt. conformiteitsattest of besluit van gelijkwaardigheid  

Evt. attesten nuttige ervaring (*) 

Zelfstandige  

Werknemer  

Taalregelgeving  

Evt. kopie nieuw studiebewijs en diplomasupplement
Evt. getuigschrift van taalopleiding of taalexamen 

PERSOONSGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Wijziging rekeningnummer  

Melding personeelsgegevens  

- 

Wijziging woon- of verblijfplaats  

- 

Wijziging burgerlijke staat en personen fiscaal ten laste  

Evt. aanvraag haardtoelage (*) Attest  

Bijkomende nuttige ervaring  

- 

Evt. attesten nuttige ervaring (*) ZelfstandigeWerknemer 

Omzendbrief 13/CB/SG/WVB/4 van 17/10/1997  

Bijkomende vorige diensten  

- 

Evt. attesten vorige diensten (*) AlgemeenEuropese UnieInstellingen welzijn 

OPDRACHTGEBONDEN GEGEVENS 

 

 

Opdracht  

Melding opdracht  

Reaffectatieverplichtingen  

Aanvraag reaffectatie  

* "Evt." in bovenstaande tabel betekent dat, indien een bepaald gegeven van toepassing is, u het bijhorend verantwoordingsstuk aan het werkstation moét bezorgen.

4. Hoe stuurt u de gegevensin?

4.1. Elektronische berichten

  • Via uw softwareprogramma en WebEDISON komen de elektronische berichten automatisch terecht op de agenda van de dossierbeheerder van uw werkstation.

Met betrekking tot de geldigheid van de elektronische berichten (overeenstemming ervan met de realiteit) vindt u de modaliteiten in de omzendbrief Gebruiksvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming. Die gebruiksvoorwaarden onderschrijft u als inrichtende macht of als gevolmachtigde telkens u gebruik maakt van de elektronische communicatie.

4.2. Attesten en formulieren

4.2.1. Origineel of kopie?

Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de drie basisattesten (bekwaamheidsbewijs, medisch attest, uittreksel strafregister) en de formulieren waarmee namens het personeelslid een melding of aanvraag gebeurt.

De 3 basisattesten zijn ‘eigendom’ van het personeelslid en het origineel blijft dus steeds bij het personeelslid. Dat geldt niet alleen voor de studiebewijzen (en de professionele of academische erkenning ervan indien het gaat om een buitenlands studiebewijs) maar ook voor het medisch attest en het uittreksel strafregister. Met die documenten bewijst het personeelslid immers dat het voldoet aan de aanstellingsvoorwaarden bij elke inrichtende macht bij wie het binnen de geldigheidstermijn van één jaar in dienst komt.

Van de basisattesten bezorgt u dus steeds een (analoge of digitale) kopie aan het werkstation. Voor de formulieren hangt het af van de wijze van insturen (via de post of via mail) of u een origineel dan wel een kopie overmaakt. Ook de eventuele toetsing van de echtheid verschilt afhankelijk van de wijze van insturen.

4.2.2. Via mail (bij voorkeur)

  • De 3 basisattesten (bekwaamheidsbewijs, medisch attest, uittreksel strafregister): een gewone scan in pdf-formaat.
    Als schoolbestuur hebt u er alle belang bij om zelf de scan te maken op basis van het originele attest. Dat laat u toe om het attest te toetsen op eventueel zichtbare sporen van vervalsing. Het werkstation kan zelf ook altijd een echtheidsonderzoek instellen.
  • Formulieren waarmee namens het personeelslid een melding of aanvraag gebeurt: een gewone scan in pdf-formaat.
    Van de aanvraagformulieren (haardtoelage, in aanmerking nemen vorige diensten, enz.) bewaart u het origineel. Het werkstation kan dit origineel opvragen mocht het aan de echtheid twijfelen.

De pdf-bestanden mailt u niet naar het e-mailadres van de dossierbeheerder van het werkstation, maar naar het speciaal daartoe voorziene adres:

documenten.onderwijspersoneel@ond.vlaanderen.be

Naast het besparen op de postverzendingskosten is het grote voordeel dat de documenten via deze weg automatisch terechtkomen op de agenda van de bevoegde dossierbeheerder of – bij afwezigheid – bij diens vervanger.

Voor een vlotte verwerking vermeldt u in uw e-mail steeds het stamboeknummer van het personeelslid voor wie u pdf-bestanden verstuurt. U verstuurt een afzonderlijke pdf-bestand per stamboeknummer en per document. Als u bijvoorbeeld de 3 basisattesten doormailt, verstuurt u geen gezamenlijk pdf-bestand maar 3 afzonderlijke pdf-bestanden. Documenten die samen horen verstuurt u wel in één pdf-bestand, bijvoorbeeld een diploma en de bijhorende diplomasupplementen.

4.2.3. Via de post

  • De 3 basisattesten (bekwaamheidsbewijs, medisch attest, uittreksel strafregister): een gewone kopie. Om voor de personeelsleden de planlast te verminderen werd in 2004 de verplichting afgeschaft om kopies voor eensluidend te laten verklaren door het gemeentebestuur.
    Als schoolbestuur hebt u er alle belang bij om zelf de kopie te maken op basis van het originele attest. Dat laat u toe om het attest te toetsen op eventueel zichtbare sporen van vervalsing. Het werkstation kan zelf ook altijd een echtheidsonderzoek instellen.
  • Formulieren waarmee namens het personeelslid een melding of aanvraag gebeurt: het origineel.

De attesten en formulieren stuurt u naar het adres van het werkstation dat de dossiers van uw instelling beheert. Bij de basisattesten voegt u een begeleidend briefje met de vermelding van het stamboeknummer.

5. Wanneer stuurt u de gegevens in?

5.1. Uiterlijk twee dagen voor uiterste verwerkingsdatum

Het salaris wordt in principe betaald op de laatste werkdag van de maand van indiensttreding. Het ministerie zal die betaling garanderen indien de indiensttreding uiterlijk twee werkdagen vóór de uiterste verwerkingsdatum volledig en correct is gemeld. De uiterste verwerkingsdatum van elke maand vindt u telkens in de jaarkalender.

Volledig en correct betekent dat alle noodzakelijke elektronische berichten zonder foutboodschap via WebEDISON zijn geregistreerd en dat ook allenoodzakelijke attesten en formulierenvia de post of via mail zijn toegekomen in het werkstation.

Een buiten de genoemde termijn gemelde indiensttreding zal het werkstation ook proberen af te handelen, maar de betaling op het einde van de maand kan dan niet gegarandeerd worden.

5.2. Zo snel mogelijk na de gebeurtenis

Inzake de sociale zekerheid neemt het Ministerie van Onderwijs en Vorming een aantal taken op zich in de plaats van de werkgevers. Zo worden nieuwe indiensttredingen de dag zelf gemeld ten behoeve van Dimona (Déclaration immédiate/onmiddellijke aangifte). Hetzelfde geldt per kwartaal voor DmfA (Déclaration multifonctionelle/multifunctionele Aangifte).

Ook voor de aangifte van het sociaal risico (ASR) zullen binnenkort alle tewerkstellingsgegevens rechtstreeks uitgewisseld worden met de diensten van de RVA. Op die manier zal de RVA de aanvragen van deeltijds werkende personeelsleden voor aanvullende werkloosheidsuitkeringen zonder tussenkomst van de werkgever kunnen behandelen.

In het belang van alle partijen, maar in de eerste plaats van de personeelsleden, is het essentieel dat u indiensttredingen en opdrachtwijzigingen zo snel mogelijk na de gebeurtenis meldt, zodat de verwerking volledig kan gebeuren tijdens de eerstvolgende maandbetaling en de rechten van de personeelsleden inzake sociale zekerheid gevrijwaard zijn.