Zendingen voor leerlingen en scholen in het secundair onderwijs

  • referentie
    SO/2007/05
  • publicatiedatum
    30/08/2007
  • datum laatste wijziging
    14/09/2017
  • contact
  • Deze omzendbrief geeft een overzicht van alle elektronische zendingen in verband met leerlingen- en instellingsgegevens in de scholen van het secundair onderwijs en de internaten

1. Algemeen

In deze omzendbrief worden de belangrijkste richtlijnen samengevat over de elektronische zendingen in verband met bepaalde leerlingen- en instellingsgegevens die de internaten en de scholen van het gewoon (voltijds en deeltijds) en het buitengewoon secundair onderwijs via WebEdison naar het Ministerie van Onderwijs en Vorming dienen te versturen. Heel wat leerlingengegevens worden al via Discimus bezorgd. Dat komt aan bod in een aparte omzendbrief (NO/2012/01).

Zendingen in verband met leerkrachten komen hier niet aan bod.

De zendingen dienen te gebeuren vanuit de school met behulp van een vrij te kiezen softwarepakket voor leerlingenadministratie.

Er wordt vanuit het Ministerie van Onderwijs en Vorming voor het secundair onderwijs enkel een invoerprogramma voor de zending stages ter beschikking gesteld.

2. Zending van aanwending middelen

2.1. Het doel van de zending

Jaarlijks krijgt de school een aantal middelen toegewezen. Deze middelen kunnen allerlei vormen aannemen, afhankelijk van wat aan de school toegewezen wordt : uren, ambten, punten... .

Aangezien de administratie wenst te weten hoe de school de haar toegewezen middelen aanwendt, moet de school dit melden met een Edison-zending met deze gegevens. Op basis van deze zending wordt het netto aanwendbaar pakket uren-leraar vastgelegd voor het lopende schooljaar.

2.2. Wanneer gebeurt de zending?

De zending gebeurt uiterlijk op 8 november.

2.3. Welke scholen doen een zending?

Alle scholen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs doen deze zending.

2.4. Welke gegevens stuurt de school door?

De zending geeft weer welke bewegingen zich op het vlak van aanwending van de beschikbare uren-leraar hebben voorgedaan. De mogelijke bewegingen voor het gewoon secundair onderwijs zijn terug te vinden in omzendbrief SO 55. Voor het buitengewoon secundair onderwijs is deze informatie terug te vinden in omzendbrief SO/2011/01(buso). Bij een overdracht tussen 2 scholen, moet de school die de uren overdraagt, dit in haar zending opnemen.

2.5. Hoe stuurt de school de gegevens door?

De school maakt de zending aan vanuit haar eigen software. De technische handleiding voor de softwareontwikkelaars is terug te vinden op :

http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-lerenden

3. Zending van internaten

3.1. Het doel van de zending

Deze zending is nodig om het aantal regelmatige internen te bepalen op 1 februari (of de eerstvolgende lesdag erna indien die datum een vrije dag is).

3.2. Wanneer gebeurt de zending?

De zending gebeurt vóór 1 maart. Ter info : voor internaten met teldatum 1 september moet geen elektronische zending gebeuren.

3.3. Welke scholen doen een zending?

Alle internaten moeten hiervoor een zending doen.

3.4. Welke gegevens stuurt de school door?

Voor elke intern die op de eerste schooldag van februari is ingeschreven, stuurt het internaat een identificatierecord, met een aantal persoonsgegevens, en een inschrijvingsrecord door.

3.5. Hoe stuurt de school de gegevens door?

Er zijn twee mogelijkheden voorzien :

- de internaten die ver genoeg gevorderd zijn met de automatisering van hun administratie kunnen het bestand met de interneninformatie rechtstreeks aanmaken vanuit hun eigen computersysteem. De administratie van het internaat dient daartoe een interface-module te bevatten die het gevraagde bestand kan aanmaken.

- de internaten die nog niet zo ver gevorderd zijn met de automatisering van hun administratie kunnen het invoerprogramma van het ministerie gebruiken.

Hoe verstuurt het internaat het internenbestand naar het ministerie?

Enkel via EDISON : de internaten verbonden aan een school kunnen zenden via de edison-software van de school waarmee ze verbonden zijn; de autonome internaten hebben de keuze om te zenden via een school naar keuze, of om een eigen edison-softwarepakket aan te vragen.

De technische handleiding voor de softwareontwikkelaars is terug te vinden op :

http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-lerenden


4. Zending van uren praktische vakken

4.1. Het doel van de zending

De berekening van de globale puntenenveloppe is gebaseerd op verschillende parameters van de school, namelijk het aantal leerlingen op de teldatum, het pakket uren-leraar voor het schooljaar en het aantal uren praktische vakken op 1 februari. Deze berekening staat in de omzendbrief SO/2009/03 "Berekening van de globale puntenenveloppe in het secundair onderwijs". Deze zending meldt het aantal uren praktische vakken op de teldatum aan AgODi.

4.2. Wanneer gebeurt de zending?

De zending kan gebeuren vanaf 1 maart, de uiterste datum is 31 maart.

4.3. Welke scholen doen een zending?

Alle scholen van het gewoon secundair onderwijs (voltijds en deeltijds) die uren praktische vakken inrichten, dienen hiervoor een zending te doen. Scholen uit het buitengewoon onderwijs hoeven deze zending niet te doen.

4.4. Welke gegevens stuurt de school door?

De school stuurt door hoeveel uren praktische vakken er ingericht werden op 1 februari per prestatienoemer.

4.5. Hoe stuurt de school de gegevens door?

De school maakt de zending aan vanuit haar eigen software. De technische handleiding voor de softwareontwikkelaars is terug te vinden op :

http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-lerenden

5. Zendingen van onderwijs aan huis

5.1. Het doel van de zending

Deze zending is nodig om het aantal uren onderwijs aan huis waarop een school recht heeft, te kunnen bepalen.

5.2. Wanneer gebeurt de zending?

De zending dient te gebeuren in volgende gevallen :

- Bij de eerste melding van onderwijs aan huis voor een rechthebbende leerling (zie ook omzendbrief SO/2005/05) : ten laatste op de eerste lesdag van de periode van onderwijs aan huis.

- Bij verlenging van de periode van onderwijs aan huis : ten laatste op de eerste lesdag van de verlenging.

- Bij herval binnen de 3 maanden na de vorige periode : ten laatste op de eerste lesdag van de nieuwe periode.

Een corrigerende zending dient te gebeuren indien :

- Er verkeerde gegevens werden doorgezonden, uitgezonderd de begin- en einddatum. In dit geval dient er een nieuwe zending te gebeuren, met dezelfde begin- en einddatum.

- Een leerling wordt uitgeschreven vóór het einde van de periode. In dit geval moet er een nieuwe zending gebeuren met dezelfde begindatum, maar met een andere einddatum.

- De periode vroegtijdig eindigt, dus vóór de al eerder ingezonden einddatum. In dit geval moet er een nieuwe zending gebeuren met dezelfde begindatum, maar met een andere einddatum.

Wijzigingen die plaatsvinden in de loop van de initieel gemelde periode, moeten doorgestuurd worden d.m.v. 2 zendingen. Dit dient te gebeuren als tijdens de vorige ingezonden periode één van de volgende leerlingengegevens wijzigt :

- het aantal uren OAH

- de soort OAH

- de verblijfplaats

- de administratieve groep

De volgende 2 zendingen dienen dan te gebeuren :

- een corrigerende zending die de vorig gemelde periode vroegtijdig beëindigt, d.w.z. een zending met dezelfde begindatum als de vorige zending, maar met een nieuwe einddatum.

- een nieuwe zending met als begindatum de begindatum waarop de nieuwe toestand ingaat.

5.3. Welke scholen doen deze zending?

Alle scholen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs doen deze zendingen. Voor de type 5-ziekenhuisscholen is deze zending niet van toepassing.

5.4. Welke gegevens stuurt de school door?

De zending van onderwijs aan huis bestaat uit een identificatierecord van de leerling en een record onderwijs aan huis, waarin de specificaties van het onderwijs aan huis zijn opgenomen : de begin- en einddatum, het soort onderwijs aan huis, het aantal uren, het adres waar het onderwijs aan huis gegeven wordt en de afstand tot de school.

5.5. Hoe stuurt de school de gegevens door?

De school maakt de zending aan vanuit haar eigen software. De technische handleiding voor de softwareontwikkelaars is terug te vinden op :

http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-lerenden

6. Zending van leerlingenstages

6.1. Het doel van de zending

Deze zending is noodzakelijk om de correcte informatie over de leerlingenstages en het arbeidsgeneeskundig onderzoek in het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs te bekomen. Deze gegevens zijn een belangrijke bron van beleidsinformatie en noodzakelijk voor de opvolging van de sectorconvenants.

Meer informatie over stages in het gewoon secundair onderwijs (en buitengewoon secundair onderwijs OV4) is te vinden in omzendbrief SO/2015/01, voor het buitengewoon secundair onderwijs is dit omzendbrief SO/2002/11(BuSO).

6.2. Wanneer gebeurt de zending?

De zending moet tussen 15 mei en 31 augustus verstuurd worden en bevat alle in de loop van het schooljaar gevolgde stages.

6.3. Welke scholen doen een zending?

Alle scholen (KSO-, TSO-, BSO-scholen, de BuSO-scholen) waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen doen deze zending. Het betreft :

voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van :

- de 2e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd;

- de 3e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd;

het modulair onderwijs;

- de 4e graad BSO;

- HBO Verpleegkunde;

- Se-n-Se TSO en KSO

voor het BUSO, de leerlingen van :

- OV1 : Opgelet! Enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaal-maatschappelijke trainingen met een niet-productief karakter moeten niet worden meegedeeld in de zending stages;

- OV2 : Leerlingen uit de tweede fase : Leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage;

- OV3 : Leerlingen uit de kwalificatiefase (1e en 2e leerjaar en modulair onderwijs) en uit de integratiefase (alternerende beroepsopleiding);

Leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage;

- OV4 : Leerlingen van de 2e en 3e graad KSO, TSO of BSO.

6.4. Welke gegevens stuurt de school door?

Per leerling die een stage heeft gevolgd in de loop van het schooljaar wordt één identificatierecord met een aantal persoonsgegevens; en een of meer stagerecords doorgestuurd. De stagerecords bevatten gegevens over de stagegever, de sector, het contract, de periode van de stage, het arbeidsgeneeskundig onderzoek en dergelijke. Per stagebedrijf en stagecontract wordt voor eenzelfde leerling slechts eenmaal het totaal aantal te presteren halve stagedagen vermeld. Dit betekent dat geen rekening wordt gehouden met het feit of de stage in blok of alternerend plaats vindt en dat geen rekening wordt gehouden met stage-vrije dagen of afwezigheden van de betrokken leerling die binnen de voorziene stageperiode vallen.

6.5. Hoe stuurt de school de gegevens door?

De school maakt de zending aan vanuit haar eigen software of kan gebruik maken van het invoerprogramma. De technische handleiding voor de softwareontwikkelaars en het invoerprogramma zijn terug te vinden op :

http://agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-download-lerenden

7. Schrappen van berichten

Indien een bericht werd doorgestuurd, waarvan achteraf blijkt dat dit om een bepaalde reden niet mocht worden verzonden, is het mogelijk om via een nieuwe zending het doorgestuurde bericht te schrappen.

Het kan gaan om een zending die ten onrechte werd doorgestuurd of om een zending waarin fouten stonden.

8. Terugzendingen

Deze zendingen zijn de enige zendingen die niet door de school zelf aangemaakt worden.

8.1. Soorten terugzendingen

- Melding van ontvangst : Deze zending meldt enkel de ontvangst van de door de school verstuurde zending, zonder uitsluitsel te geven over de correctheid van de zending.

- Melding van verwerking : Deze zending laat de school weten of de zending die ze gedaan heeft al dan niet correct verwerkt werd en desgevallend, welke fouten (fataal en/of waarschuwend) er in de zending stonden.

8.2. Wanneer gebeurt de terugzending?

- De melding van ontvangst gebeurt enkele uren na het versturen van een zending door de school.

- De melding van verwerking gebeurt de dag, volgend op een zending door de school.

9. Contactgegevens

Indien u vragen heeft i.v.m. zendingen of foutmeldingen, kan u daarvoor steeds contact opnemen met uw contactpersoon in het schoolbeheerteam.

contactpersoon schoolbeheerteam

Ministerie van Onderwijs en Vorming

Agentschap voor Onderwijsdiensten – AgODi

Afdeling secundair onderwijs – scholen en leerlingen

Schoolbeheerteam (+ provincie waar uw school gelegen is)

Koning Albert II-laan 15

1210 Brussel