Zending van leerlingengegevens in het basisonderwijs

1. Belang van correcte identificatiegegevens en het gebruik van rijksregisternummers

De verschillende zendingen van leerlingengegevens maken een aantal processen mogelijk die belangrijk zijn voor zowel scholen als leerlingen. Om deze processen goed te kunnen opvolgen, is het noodzakelijk dat de bestanden die de scholen doorsturen, correct en zo volledig mogelijk zijn. Het juiste gebruik van de identificatiegegevens is in deze context belangrijk. Als een leerling over een rijksregisternummer of over een bisnummer beschikt, moeten scholen dit nummer in de elektronische zendingen vermelden. Ook een correcte spelling van de naam en voornaam is belangrijk.

2. Overzicht van de door te sturen leerlingenbestanden

Scholen voor buitengewoon onderwijs/internaten moeten met betrekking tot de volgende thema's via WebEDISON een elektronisch bestand aan AgODi bezorgen:

  • Gegevens van leerlingen die geïntegreerd onderwijs (GON) of inclusief onderwijs (ION) volgen;
  • Gegevens van leerlingen in de internaten van het GO!

De volgende leerlingengegevens worden per mail (of eventueel per post) opgevraagd:

  • Concurrentieel vervoer van leerlingen.

De scholen van het buitengewoon onderwijs type 5 bezorgen AgODi de volgende bestanden:

  • Lijst van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste schooldag van oktober en die niet ingeschreven zijn in een andere school.
  • Lijst van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste schooldag van februari en die niet ingeschreven zijn in een andere school.

3. Gegevens van leerlingen die geïntegreerd onderwijs (GON) of inclusief onderwijs (ION) volgen

De scholen voor buitengewoon onderwijs sturen jaarlijks de gegevens door van de leerlingen geïntegreerd en inclusief onderwijs (GON en ION) die ze op de eerste schooldag van oktober begeleiden (teldag).

Tijdens het schooljaar 2016-2017 wordt in deze zending een onderscheid gemaakt tussen de financierbare en de niet-financierbare leerlingen. De financierbare GON/ION-leerlingen zijn terug te vinden in bijlage 1 van de omzendbrief “Geïntegreerd onderwijs ( GD/2003/05 )”. De leerlingen die begeleid worden, maar geen eenheden en/of integratietoelage genereren , neemt u mee op in de zending als niet-financierbare GON-leerling. 

Deze zending gebeurt uiterlijk op 9 oktober. Meer informatie over het geïntegreerd onderwijs kan u terugvinden in de omzendbrief “Geïntegreerd onderwijs ( GD/2003/05 )”. 

De school maakt de zending aan vanuit haar eigen software. De technische handleiding voor de softwareontw ikkelaars is terug te vinden op :

http://www.agodi.be/edison-schoolautomatiseerders-contact

4. Gegevens van leerlingen in de internaten van het GO!

Alle MPI's van het GO! en de scholen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben en die rechtstreeks verbonden zijn aan internaten, versturen op de eerste schooldag van oktober en op de eerste schooldag februari een overzicht van de internen. Het gaat hier zowel om de leerlingen van het gewoon en buitengewoon basis- en secundair onderwijs.

Deze elektronische zending is noodzakelijk om het urenpakket te kunnen berekenen.

AgODi verwacht binnen de 7 werkdagen na de teldatum een elektronisch bestand.

5. Concurrentieel vervoer van leerlingen

Een aantal scholen zijn verplicht om aan AgODi te melden of ze op de eerste schooldag van februari leerlingen telden die voorwerp uitmaken van concurrentieel vervoer. Het betreft alle scholen met administratieve vestigingsplaats in de provincie Vlaams-Brabant, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de volgende gemeenten: Anzegem, Avelgem, Bilzen, Borgloon, Brakel, Geraardsbergen, Gingelom, Harelbeke, Heers, Herstappe, Herzele, Heuvelland, Hoeselt, Horebeke, Ieper, Kluisbergen, Kortessem, Kortrijk, Kuurne, Lanaken, Langemark-Poelkapelle, Ledegem, Lendelede, Lierde, Lo-Reninge, Maarkedal, Mesen, Menen, Moorslede, Ninove, Oudenaarde, Poperinge, Roeselare, Ronse, Sint-Truiden, Spiere-Helkijn, Staden, Tongeren, Riemst, Vleteren, Voeren, Wervik, Wevelgem, Wortegem-Petegem, Zonnebeke, Zottegem, Zwalm, Zwevegem.

Zij gebruiken hiervoor het document in bijlage 1.

De overige scholen in Vlaanderen sturen de verklaring enkel op indien ze leerlingen inschreven via concurrentieel vervoer.

Leerlingen die het voorwerp van concurrentieel vervoer uitmaken zijn:

a. leerlingen die regelmatig (dus niet occasioneel) en georganiseerd worden opgehaald door een VZW, een school, of om het even welke andere entiteit op het grondgebied van het Waalse Gewest,

b. door middel van een voertuig van 9 plaatsen of meer, de bestuurder inbegrepen.

Deze gegevens worden opgevraagd in het kader van de financieringswet.

AgODi verwacht deze gegevens vóór 3 maart.

6. Lijsten van leerlingen in het buitengewoon onderwijs type 5

De scholen voor buitengewoon onderwijs type 5 versturen binnen de zeven werkdagen na de eerste schooldag van oktober en binnen de zeven werkdagen na de eerste schooldag van februari telkens een overzicht van hun leerlingen naar  leerlingenzendingen.basisonderwijs@vlaanderen.be.