Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

  • goedkeuringsdatum
    12 SEPTEMBER 2008
  • publicatiedatum
    B.S.17/11/2008
  • datum laatste wijziging
    01/09/2017

COORDINATIE

B.Vl.R. 10-7-2015 - B.S. 28-8-2015

B.Vl.R. 30-8-2016 - B.S. 5-10-2016

B.Vl.R. 7-7-2017 - B.S. 24-8-2017

De Vlaamse Regering,

Gelet op het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding, inzonderheid op artikel 10;

Gelet op het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp, inzonderheid op artikel 4, op artikel 20 tot en met 23 en artikel 31;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2001 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven 5 juni 2008;

Gelet op het advies 44.799/1 van de Raad van State, gegeven op 15 juli 2008, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Werk, Onderwijs en Vorming en de Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;

Na beraadslaging,

Besluit :

HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen en definities

Artikel 1.

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :

1° bekwame minderjarige leerling : de minderjarige leerling die tot een redelijke beoordeling van zijn belangen in staat is, rekening houdend met zijn leeftijd en zijn maturiteit. Een minderjarige van twaalf jaar of ouder wordt vermoed in staat te zijn tot een redelijke beoordeling van zijn belangen;

2° beroepsbeoefenaar : de beoefenaar vermeld in het koninklijk besluit nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen, alsmede de beroepsbeoefenaar van een niet-conventionele praktijk als vermeld in de wet van 29 april 1999 betreffende de niet-conventionele praktijken inzake de geneeskunde, de artsenijbereidkunde, de kinesitherapie, de verpleegkunde en de paramedische beroepen;

3° centrum : een centrum voor leerlingenbegeleiding als vermeld in artikel 3 van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;

4° CLB-medewerker : iedereen die, ongeacht zijn rechtspositie, in het centrum activiteiten verricht met het oog op leerlingenbegeleiding;

5° niet-bekwame meerderjarige leerling : de meerderjarige leerling die valt onder het statuut van verlengde minderjarigheid of onbekwaamverklaring;

[5°/1 opvoedingsverantwoordelijken: andere natuurlijke personen dan de ouders die de minderjarige op duurzame wijze in feite onder hun bewaring hebben of bij wie de minderjarige geplaatst is door bemiddeling of ten laste van een openbare overheid;]

6°[ouders: de natuurlijke personen die titularis zijn van het ouderlijk gezag of, bij ontstentenis van die personen, de wettelijke vertegenwoordigers;]

7° school : een school als vermeld in artikel 2, 28°, van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;

8° centrumnet : een centrumnet als vermeld in artikel 2, 6°, van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;

9° cliëntsysteem : de ouders, de opvoedingsverantwoordelijken en de personen die met de minderjarige samenwonen op het moment dat de minderjarige om toegang verzoekt;

10° contextuele gegevens : gegevens die handelen over twee of meer personen van het cliëntsysteem.

B.Vl.R. 10-7-2015

HOOFDSTUK II. - Samenstelling van het multidisciplinaire dossier en de dossiergegevens bijhouden, aanvullen en beheren

Art. 2.

Het multidisciplinaire dossier verzamelt alle gekende gegevens die op papier of op een andere informatiedrager geregistreerd zijn door CLB-medewerkers in het kader van hun opdracht binnen het centrum, en die in verband staan met een leerling die tot de doelgroep van het centrum behoort [of door CLB-medewerkers van een ander centrum als de leerling ook onder begeleiding van dat andere centrum is]².

Het multidisciplinaire dossier bevat minstens de volgende beschikbare gegevens :

1° de administratieve gegevens van de betrokken leerling :

a) de identificatiegegevens van de leerling : voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit;

b) de hoofdverblijfplaats en in voorkomend geval andere feitelijke verblijfplaatsen;

c) school, onderwijsniveau, structuuronderdeel, leerjaar, klas;

d) voornaam, achternaam, geboortedatum van [de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken]¹;

e) contactgegevens van [de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken]¹;

2° de gegevens over de verplichte begeleiding op het vlak van preventieve gezondheidszorg naar aanleiding van een algemeen of gericht consult :

a) de gegevens die beschikbaar worden gesteld door [de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken]¹;

b) de gegevens die beschikbaar worden gesteld door de school;

c) de gegevens die door Kind en Gezin en door de door Kind en Gezin erkende instellingen en diensten of door de behandelende arts beschikbaar worden gesteld;

d) de gegevens die het resultaat zijn van het consult, met inbegrip van de nazorg;

e) in voorkomend geval het gezondheidsbilan;

3° de gegevens over de vaccinaties en over de profylactische maatregelen;

4° de gegevens over de verplichte begeleiding inzake leerplicht :

a) de notulen van het gestructureerde overleg tussen de school en het centrum over de voortgangscontrole van afwezigheden van de leerling;

b) de begeleiding van leerplichtproblemen;

c) een kopie van de documenten die de school moet bezorgen aan het beleidsdomein Onderwijs en Vorming naar aanleiding van schoolveranderingen;

d) de gegevens van andere instanties die betrokken zijn bij de begeleiding van leerplichtproblemen;

5°[de gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, vermeld in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van de operationele doelstellingen van de Centra voor Leerlingenbegeleiding;]¹

6° de gegevens van de vraaggestuurde begeleiding;

7° een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten in verband met de betrokken leerling, met vermelding van de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker;

8° het resultaat van het eventuele multidisciplinaire overleg binnen het centrum, met inbegrip van de gekozen methodiek;

9°[de eventuele verwijzingen naar een externe dienst of persoon, met de vermelding van de naam ervan, met inbegrip van de gegevens die werden medegedeeld aan de bevoegde instanties binnen Integrale Jeugdhulpverlening ter uitvoering van het decreet van 12 juli 2013 betreffende de integrale jeugdhulp;]¹

10° de gegevens die werden meegedeeld aan de school of een personeelslid van de school;

11° in voorkomend geval, de dossiers die zijn overgedragen door de vroegere PMS- en MST-centra.

[ ]¹ B.Vl.R. 10-7-2015; [ ]² B.Vl.R. 7-7-2017

Art. 3.

§ 1. De directeur van het centrum is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van het multidisciplinaire dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen.

De directeur kan taken die betrekking hebben op de verwerking van het multidisciplinaire dossier, delegeren aan CLB-medewerkers; alle overige CLB-medewerkers worden daarover ingelicht.

§ 2. De verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, valt onder de bevoegdheid van een beroepsbeoefenaar die in het centrum werkt.

De verantwoordelijke beroepsbeoefenaar kan taken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, delegeren aan CLB-medewerkers die ook beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zijn; alle overige CLB-medewerkers worden daarover ingelicht.

Art. 4.

Elke CLB-medewerker is wat zijn opdrachten betreft verantwoordelijk voor het aanvullen van het multidisciplinaire dossier en voor het operationeel houden van de aangebrachte gegevens.

Zo zorgt hij er onder meer voor dat, wat zijn opdrachten betreft, alle gegevens, vermeld in artikel 2, worden opgenomen in het multidisciplinaire dossier, en dat de gegevens die relevant zijn in het kader van de multidisciplinaire werking, worden besproken met of meegedeeld aan de andere betrokken CLB-medewerkers.

HOOFDSTUK III. - Toegankelijkheid van de gegevens van het multidisciplinair dossier voor de CLB-medewerkers

Art. 5.

[Elke CLB-medewerker van het centrum die betrokken is bij de begeleiding van de leerling in kwestie, heeft toegang tot alle gegevens, vermeld in artikel 2. Een CLB-medewerker van een ander centrum die betrokken is bij de begeleiding van de leerling, kan toegang krijgen tot het multidisciplinaire dossier van de leerling onder begeleiding van dat andere centrum. De toegang tot voormelde gegevens voor de betrokken CLB-medewerker gebeurt altijd onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de verantwoordelijke beroepsbeoefenaar van het centrum. De toegang tot voormelde gegevens voor de betrokken CLB-medewerker is daarenboven slechts mogelijk mits toestemming van de ouders, de bekwame minderjarige leerling zoals omschreven in artikel 4 van het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp of de meerderjarige leerling.]

B.Vl.R. 7-7-2017

Art. 6.

In het belang van de leerling of van [de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken] of ter vrijwaring van de rechten van derden worden gegevens ontoegankelijk gemaakt voor bepaalde CLB-medewerkers :

1° op verzoek van de bekwame minderjarige leerling;

2° op verzoek van de bekwame meerderjarige leerling;

3° op verzoek van [de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken], in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling;

4° ambtshalve, in uitzonderlijke gevallen die moeten worden gemotiveerd.

De vraag, vermeld in punt 1° tot en met 3°, of de motivering, vermeld in punt 4°, wordt opgenomen in het multidisciplinaire dossier. In het chronologische overzicht vermeld in artikel 2, tweede lid, 6°, wordt de ontoegankelijkheid voor bepaalde CLB-medewerkers vermeld.

B.Vl.R. 10-7-2015

HOOFDSTUK IV. - Raadpleging van de gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 7.

§ 1. De bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier. De leerling heeft geen toegang tot die gegevens als ze :

1° louter betrekking hebben op derden;

2° verstrekt werden door een derde en door die persoon als vertrouwelijk bestempeld werden;

3° opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

[De ouder en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke] van de niet-bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier. [De ouder en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke] heeft evenwel geen toegang tot die gegevens als ze :

1° als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld;

2° louter betrekking hebben op een andere persoon dan zichzelf of de leerling;

3° opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

[De ouder van de bekwame minder- en meerderjarige leerling en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier die betrekking hebben op henzelf. Na toestemming van de bekwame minder- of meerderjarige leerling heeft de ouder en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke ook recht op toegang tot de gegevens die alleen de leerling betreffen of die tegelijk betrekking hebben op de leerling en op henzelf. De ouder en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke heeft geen toegang tot gegevens die als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld of die opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.]

Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens die hemzelf betreffen.

§ 2. [De leerling kan het recht op toegang zelfstandig uitoefenen of zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon die :

1° meerderjarig is;

2° op ondubbelzinnige wijze door de leerling aangewezen is;

3° niet rechtstreeks betrokken is bij de jeugdhulpverlening;

4° beschikt over een uittreksel uit het strafregister dat een model 2 omvat.

Als de leerling niet in staat is om zelf een vertrouwenspersoon aan te wijzen en er sprake is van een belangenconflict tussen de leerling en zijn ouders of in voorkomend geval zijn opvoedingsverantwoordelijken, wijst het centrum een vertrouwenspersoon aan die het recht op toegang uitoefent conform de bepalingen van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2012 betreffende de aanwijzing van een persoon die de minderjarige bijstaat bij de uitoefening van zijn rechten in de integrale jeugdhulp wanneer de minderjarige en zijn ouders tegenstrijdige belangen hebben en de minderjarige niet in staat is om zelf een bijstandspersoon aan te wijzen of niemand het ouderlijk gezag uitoefent. De vaststelling dat er een tegenstrijdig belang is, valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum, in voorkomend geval naar aanleiding van een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling. De vertrouwenspersoon wordt gekozen in het belang van de leerling.]

§ 3. Het recht op toegang wordt verleend door inzage in het dossier. De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker en onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het centrum. De inzage van de gegevens over de gezondheid vindt plaats onder begeleiding van de beroepsbeoefenaar van het centrum. De voormelde personen duiden de informatie over de aanwezige dossierelementen voor de betrokkenen op een wijze die verstaanbaar is voor de leerling en [de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken en de vertrouwenspersoon]. De inzage vindt uiterlijk plaats binnen tien werkdagen na het verzoek om inzage, rekening houdend met de vakantieregeling, vermeld in het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding.

Als een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk zou doen aan het recht van de derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, wordt de toegang tot die gegevens verstrekt via een gedeeltelijke inzage, een gesprek of een rapportage. Die beoordeling wordt gemaakt in overleg tussen de CLB-medewerker en de betrokken derde.

Personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem worden, voor zover het gaat om contextuele gegevens, voor de toepassing van deze paragraaf, niet als derden beschouwd ten opzichte van elkaar.

§ 4. [Als het verlenen van toegang aan een ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke van de leerling een tegenstrijdig belang kan opleveren met dat van de leerling, wordt het toegangsrecht van de ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke alleen uitgeoefend door een vertrouwenspersoon van de leerling als vermeld in paragraaf 2. De vaststelling dat er een tegenstrijdig belang is, valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum, in voorkomend geval naar aanleiding van een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling.]

§ 5. De leerling heeft het recht om het dossier aan te vullen en mag zijn versie geven van de feiten, vermeld in het dossier.

§ 6. De persoon die toegang heeft tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier heeft recht op een afschrift van die gegevens waartoe hij toegang heeft door inzage en op een rapport van de gegevens waartoe hij toegang heeft door een gesprek of rapportage.

Ieder afschrift en ieder rapport is persoonlijk en vertrouwelijk, en mag enkel worden aangewend voor doeleinden van jeugdhulp. De CLB-medewerker die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige of [de ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke] daarop en voegt een toelichting daarover bij het afschrift of rapport.

§ 7. Het recht op toegang door de minderjarige geldt niet als de beroepsbeoefenaar of de directeur van het centrum van oordeel is dat het meedelen van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt. [De ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke en de vertrouwenspersoon] heeft wel recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.

Wanneer de beroepsbeoefenaar van oordeel is dat het meedelen van medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt, raadpleegt de beroepsbeoefenaar overeenkomstig artikel 7, § 4, van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt, voorafgaand een andere beroepsbeoefenaar, en voegt de beroepsbeoefenaar een schriftelijke motivering toe aan het dossier. De toegang wordt enkel toegezegd aan de [vertrouwenspersoon] als die een beroepsbeoefenaar is.

§ 8. Elk verzoek om vraag tot raadpleging, elke raadpleging en elke weigering tot raadpleging wordt vermeld in het chronologische overzicht, vermeld in artikel 2, 7°.

B.Vl.R. 10-7-2015

[§ 9. De bepalingen van dit artikel kunnen geen afbreuk doen aan de bepalingen van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt.]

B.Vl.R. 30-8-2016

HOOFDSTUK V. - Overdracht van gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 8.

§ 1. De directeur van het centrum draagt het multidisciplinaire dossier over aan een ander centrum dat de leerling onder begeleiding heeft, tenzij er daartegen verzet wordt aangetekend door :

1° de bekwame minder- of meerderjarige leerling;

2°[de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken], in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling.

Dit verzet moet schriftelijk ingediend worden binnen een termijn van tien dagen na de mededeling waarin [de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken] of de leerling op de hoogte worden gebracht van de geplande overdracht.

§ 2. Het verzet, vermeld in § 1, kan geen betrekking hebben op de overdracht van de identificatiegegevens, de gegevens in het kader van de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen, de vaccinatiegegevens, de gegevens in het kader van de algemene, de gerichte en de bijzondere consulten en de medische onderzoeken, vermeld in artikel 24, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de centra voor leerlingenbegeleiding.

B.Vl.R. 10-7-2015

Art. 9.

[Met behoud van de toepassing van de bepalingen van het decreet van 12 juli 2013 betreffende de integrale jeugdhulp, mogen het centrum en de CLB-medewerkers alleen in het belang van de leerling gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan de volgende derden :]³

1° het betrokken schoolpersoneel voor wat betreft de gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen;

[1°/1 [[...]]

2° anderen, om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of op gemotiveerd verzoek of na schriftelijke toestemming van :

a) de bekwame minder- of meerderjarige leerling;

b) [de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken]¹, in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling.

De overdracht van gegevens uit het multidisciplinaire dossier, vermeld in het eerste lid, vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum.

[ ]¹ B.Vl.R. 10-7-2015; [ ]² B.Vl.R. 30-8-2016; [ ]³ B.Vl.R. 7-7-2017; [[ ]] B.Vl.R. 7-7-2017

HOOFDSTUK VI. - Vernietiging van de gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 10.

De multidisciplinaire dossiers worden door het centrum bewaard tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde consult of de laatst uitgevoerde vaccinatie. Daarna start de directeur de geëigende procedure tot vernietiging, maar niet voor de betrokkene de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt.

In afwijking van het eerste lid worden gegevens van leerlingen die hun studieloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkene de leeftijd van 30 jaar bereikt.

HOOFDSTUK VII. - Informatieplicht van het centrum inzake het multidisciplinaire dossier

Art. 11.

De directeur van het centrum draagt er, met behoud van de toepassing van artikel 7, zorg voor dat de betrokken leerling en [de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken] op een gepaste wijze geïnformeerd worden over de dossiergegevens.

Ter uitvoering van het eerste lid informeert de directeur de leerling ten minste over de bewaringstermijn van het multidisciplinaire dossier, de mogelijkheid van overdracht van bepaalde dossierelementen, de persoon die zijn dossier bij bewaring verder beheert, de locatie en de verdere toegang tot het multidisciplinaire dossier na de beëindiging van het leerplichtonderwijs, conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.

B.Vl.R. 10-7-2015

HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen

Art. 12.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid, kunnen ieder wat hem betreft nadere regels bepalen waaraan de samenstelling van het multidisciplinaire dossier, naar vorm, moet voldoen, zonder dat zij de lijst bedoeld in artikel 2, tweede lid, kunnen aanvullen met nieuwe gegevens.

Art. 13.

Het besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2001 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding wordt opgeheven.

Art. 14.

Dit besluit treedt in werking op 1 september 2008.

Art. 15.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het Onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het Gezondheidsbeleid, zijn ieder wat hem betreft belast met de uitvoering van dit besluit.