Het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

  • referentie
    CLB/2008/02
  • publicatiedatum
    18/11/2008
  • datum laatste wijziging
    26/06/2017
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse R egering van 12 september 2008 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding
  • opheffing
    Omzendbrief 13AD/CLB/O/01/1 Het multidisciplinair dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding wordt opgeheven.
  • contactpersoon
    Ingrid Hugelier, 02/553.93.83
  • contactpersoon
    Ruth Dufromont, 02/553.96.54
  • Deze omzendbrief verduidelijkt het besluit van de Vlaamse Regering van 12 september 2008 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

1. INLEIDING

Artikel 10 van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding stelt dat "het centrum voor elke leerling voor wie een begeleiding wordt gestart, één multidisciplinair dossier aanlegt. De regering bepaalt de regels voor de samenstelling, het bijhouden en de vernietiging van het leerling-dossier, evenals de procedure voor de raadpleging en voor de overdracht van het dossier. Ze houdt hierbij rekening met de geldende regels inzake het beroepsgeheim, de deontologie en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer".

Het besluit van de Vlaamse Regering van 12 september 2008 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding geeft uitvoering aan dit artikel in het licht van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (verder de privacywet), het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp en aan het decreet betreffende de integrale jeugdhulp van 12 juli 2013. Hieronder worden de principes van het besluit bondig weergegeven:

2. VOORAF

2.1. HET BEGRIP "CLIËNTSYSTEEM"

Onder het cliëntsysteem vallen:

1. De ouders:

De ouders van de leerling vervullen een belangrijke rol inzake de toegankelijkheid, de raadpleging en de overdracht van de gegevens uit het multidisciplinaire dossier.

Onder "ouders" wordt verstaan de titularissen van het ouderlijk gezag, of, bij ontstentenis van die personen, de wettelijke vertegenwoordigers. De voogd (bedoeld in de artikelen 389 tot 420 BW) wordt eveneens beschouwd als een ouder. Het gaat hier niet over de pleegvoogd of de pleegouder (deze kunnen als opvoedingsverantwoordelijke, worden beschouwd).

Indien de minderjarige twee ouders heeft, is elk van beide ouders titularis van de prerogatieven van het ouderlijk gezag, wat ook de onderlinge verhouding tussen de twee ouders mag zijn.

Een ouder, die niet meer samenleeft met de andere ouder, kan (bvb. bij echtscheiding) bij toepassing van artikel 374 van het Burgerlijk Wetboek het recht verliezen om prerogatieven van het ouderlijk gezag uit te oefenen. In dit geval blijft hij echter titularis van het ouderlijk gezag.

Enkel bij toepassing van artikel 32 t.e.m. 35 van de Wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming kan een ouder ontzet worden uit het titularisschap van het ouderlijk gezag.

Omwille van het bovenvermelde wordt de definitie van het woord "ouders" uit het CLB-decreet niet gevolgd, maar spreken we hier van "de titularissen van het ouderlijke gezag".

2. De opvoedingsverantwoordelijken

Onder opvoedingsverantwoordelijken worden alle andere personen dan de ouders verstaan, die op duurzame wijze de feitelijke bewaring hebben over de persoon van de minderjarige (bijvoorbeeld de grootouders, de pleegouders, de pleegvoogd, de stiefouder, de partner van één van de ouders of om het even welke derde die de minderjarige feitelijk opvoedt) of bij wie de minderjarige geplaatst is door toedoen van de toegangspoort, de jeugdrechtbank of bij wie de minderjarige wordt opgevangen in uitvoering van het decreet van 29 juni 2012 houdende de organisatie van pleegzorg. Het moet daarbij om een natuurlijke persoon gaan, wat betekent dat een instelling of voorziening waarin de minderjarige geplaatst is, nooit als een opvoedingsverantwoordelijke kan worden beschouwd.

De opvoedingsverantwoordelijken beslissen enkel in naam van de ouders bij ontstentenis van de ouders of wanneer de ouders niet meer in beeld zijn.

Voor meer informatie omtrent het ouderlijk gezag en wie dit kan uitoefenen, verwijzen we naar omzendbrief NO/2005/01 (13AC) betreffende ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden van 14 april 2005.

3. Personen die met de minderjarige samenwonen op het moment dat de minderjarige om toegang verzoekt

De leefomgeving van de minderjarige omvat een brede kring van personen, andere natuurlijke personen dan de ouders en de opvoedingsverantwoordelijken, die in die mate van betekenis zijn dat zij bij de hulpverlening aan de minderjarige moeten betrokken worden. Het betreft de personen die met de minderjarige samenwonen (zoals broers/zussen, familieleden of derden).

3. De leerling zelf

3.1. HET BEGRIP "BEKWAME EN NIET-BEKWAME LEERLING"

Onder minderjarige wordt elke natuurlijke persoon verstaan die jonger is dan achttien jaar. Het betreft elke min-18-jarige die zich op het grondgebied bevindt, ongeacht zijn juridisch beschermingsstatuut, verblijfsstatuut of personeelsstatuut, of een andere omstandigheid.

1. De bekwame minderjarige leerling

Met de invoering van het begrip "bekwame minderjarige" heeft het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp (DRM) gepoogd om invulling te geven aan het feit dat het begrip "minderjarigheid" niet één uniforme periode dekt. Naarmate de minderjarige opgroeit, verandert zijn kunnen en daarom moet er een evenwicht worden gezocht tussen het respecteren van de capaciteiten van het kind (bekwaamheid) versus het niet te vroeg belasten van het kind met zware verantwoordelijkheden (bescherming).

Uitgangspunt van het DRM is dat de minderjarige bekwaam is voor het uitoefenen van zijn rechten. Er wordt hiervoor geen leeftijdsgrens voorzien. Voor een aantal rechten wordt echter een uitzondering gemaakt, namelijk:

  • Het recht op instemming met de buitengerechtelijke jeugdhulp

  • Het recht om niet tegen zijn wil gescheiden te worden van zijn ouders

  • Het recht op toegang tot het dossier

Aangezien we het in deze omzendbrief (en in het bijhorende besluit) hebben over het multidisciplinaire dossier, moeten we voor dit besluit die uitzondering toepassen.

Zijn rechten met betrekking tot het multidisciplinaire dossier oefent de minderjarige zelfstandig uit indien hij in staat is om op een redelijke wijze te oordelen wat in zijn belang is, rekening houdend met zijn leeftijd en maturiteit.

Uiteindelijk is het de CLB-medewerker die oordeelt of de minderjarige al dan niet in staat is tot een redelijke beoordeling van zijn belangen. Hij doet dit in overleg en dialoog met de minderjarige en zijn ouders.

Om de CLB-medewerker bij te staan bij deze beoordeling, heeft de wetgever een vermoeden ingebouwd in de wetgeving: indien een minderjarige twaalf jaar of ouder is, dan wordt hij of zij vermoed in staat te zijn om zelfstandig op te treden. Alle minderjarige leerlingen van minder dan 12 jaar worden dus vermoed nog niet in staat te zijn om zelfstandig op te treden. Indien zij toch in staat zijn om zelfstandig op te treden, dan zullen zij hiervoor zelf initiatief moeten nemen en dit moeten aantonen.

2. De niet-bekwame minderjarige leerling

Zoals gezegd worden alle minderjarige leerlingen van minder dan 12 jaar vermoed nog niet in staat te zijn om zelfstandig te kunnen optreden. De CLB-medewerker mag vertrouwen op dit vermoeden, tenzij de min-12-jarige expliciet aangeeft en aantoont zelfstandig te kunnen optreden.

Ook het vermoeden dat een minderjarige van twaalf jaar of ouder zelfstandig kan optreden is een weerlegbaar vermoeden. Wanneer de CLB-medewerker kan aantonen dat de minderjarige nog niet in staat is om te oordelen wat in zijn eigen belang is, dan motiveert de CLB-medewerker dit in het dossier en bespreekt het met de minderjarige.

Wanneer een minderjarige leerling als niet-bekwaam wordt beschouwd, dan worden zijn rechten met betrekking tot het multidisciplinaire dossier uitgeoefend door zijn ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken.

3. De niet-bekwame meerderjarige leerling

Ook een meerderjarige leerling kan beschouwd worden als niet-bekwaam wat betreft zijn rechten met betrekking tot het multidisciplinaire dossier. Dit is het geval wanneer de meerderjarige leerling valt onder het statuut van de verlengde minderjarigheid of onbekwaam verklaard wordt. In dit geval oordeelt de CLB-medewerker per casus over de bekwaamheid van deze leerling: wanneer de CLB-medewerker kan aantonen dat de leerling nog niet in staat is om te oordelen wat in zijn eigen belang is, dan motiveert hij dit in het dossier en bespreekt het met de leerling.

Wanneer een meerderjarige leerling als niet-bekwaam wordt beschouwd, dan worden zijn rechten met betrekking tot het multidisciplinaire dossier uitgeoefend door zijn/haar ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken.

3.2. HET BEGRIP "CONTEXTUELE GEGEVENS"

Met dit begrip bedoelen we gegevens die tegelijk handelen over de leerling en één of meer andere personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem.

4. SAMENSTELLING VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER

Het multidisciplinaire dossier bevat minstens de volgende gegevens:

1° de administratieve gegevens van de betrokken leerling:

  • de identificatiegegevens van de leerling: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit;

  • de hoofdverblijfplaats en in voorkomend geval andere feitelijke verblijfplaats(en);

  • de school, het onderwijsniveau, het structuuronderdeel, het leerjaar, de klas;

  • de voornaam, de achternaam en de geboortedatum van de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken;

  • de contactgegevens van de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken;

2° de gegevens over de verplichte begeleiding op het vlak van preventieve gezondheidszorg naar aanleiding van een algemeen of gericht consult:

  • de gegevens die beschikbaar werden gesteld door de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken;

  • de gegevens die beschikbaar worden gesteld door de school;

  • de gegevens die door Kind en Gezin en door de door Kind en Gezin erkende instellingen en diensten of door de behandelende arts beschikbaar worden gesteld;

  • de gegevens die het resultaat zijn van het consult, met inbegrip van de nazorg;

  • in voorkomend geval het gezondheidsbilan;

3° de gegevens over de vaccinaties en over de profylactische maatregelen;

4° de gegevens over de verplichte begeleiding inzake leerplicht:

  • de notulen van het gestructureerde overleg tussen de school en het centrum over de voortgangscontrole van afwezigheden van de leerling;

  • de begeleiding van leerplichtproblemen;

  • in geval van schoolverandering bezorgt de school waar de leerling zich nieuw gaat inschrijven een document van schoolverandering aan de "vorige" school;

  • de gegevens van andere instanties die betrokken zijn bij de begeleiding van leerplichtproblemen;

5° de gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 3 juli 2009 tot vaststelling van de operationele doelstellingen van de Centra voor Leerlingenbegeleiding;

6° de gegevens van de vraaggestuurde begeleiding;

7° een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten in verband met de betrokken leerling met vermelding van de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker;

8° het resultaat van het eventuele multidisciplinaire overleg binnen het CLB met inbegrip van de gekozen methodiek;

9° de eventuele verwijzingen naar een externe dienst of persoon, met de vermelding van de naam ervan, met inbegrip van de gegevens die werden medegedeeld aan de bevoegde instanties binnen Integrale Jeugdhulpverlening ter uitvoering van het decreet van 12 juli 2013 betreffende de integrale jeugdhulp;

10° de gegevens die werden meegedeeld aan de school of een personeelslid van de school;

11° in voorkomend geval, de dossiers die zijn overgedragen vanuit de vroegere PMS- en MST-centra.

5. VERWERKING VAN DE GEGEVENS VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER

Principe

De directeur van het CLB is verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens van het multidisciplinaire dossier.

"Het verwerken van persoonsgegevens" wordt begrepen in de zin van artikel 1, §2 van de privacywet: "elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens".

Uitzondering: de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen

De verantwoordelijkheid voor het verwerken van de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen valt onder de bevoegdheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, werkzaam in het CLB.

De "persoonsgegevens betreffende de gezondheid" betreffen volgens de memorie van toelichting bij de privacywet "de gegevens die betrekking hebben op de gezondheidstoestand, medisch onderzoek, geneeskundige verzorging, alsmede op behandelingen wegens alcoholisme of andere intoxicaties".

Met "beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg" wordt bedoeld een geneesheer, zijn vervanger, zijn opvolger en hun medische ploeg. Het begrip "medische ploeg" wordt in de ruime zin van het woord beschouwd. Het betreft al diegenen die handelen onder het gezag en het toezicht van een geneesheer.

Er weze opgemerkt dat enkel de verantwoordelijkheid voor het verwerken van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen opgedragen wordt aan een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg. Dit betekent dat het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigingen, opvragen, raadplegen, gebruiken, ... van persoonsgegevens betreffende de gezondheid kan gebeuren door CLB-medewerkers die geen beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zijn, voor zover dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar

in de gezondheidszorg.

Delegatie

Zowel voor de verwerking van persoonsgegevens als voor de verwerking van persoonsgegevens betreffende de gezondheid bestaat de mogelijkheid tot delegatie aan bepaalde CLB-medewerkers.

Delegatie door de verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens betreffende de gezondheid aan een CLB-medewerker is mogelijk, op voorwaarde dat de CLB-medewerker blijft handelen onder het gezag en toezicht (en de verantwoordelijkheid) van de CLB-arts.

Intern reglement

Om de eenheid van het multidisciplinaire dossier te vrijwaren, moet in ieder centrum een eenduidige procedure worden afgesproken, zowel inzake de taakverdeling tussen de principiële verantwoordelijke voor het dossier en de verantwoordelijke voor de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, als inzake de eventuele delegaties. Alle CLB-medewerkers worden daarover ingelicht. Het verdient aanbeveling dat deze procedure het voorwerp uitmaakt van een intern reglement.

6. AANVULLEN VAN DE GEGEVENS VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER

Elke CLB-medewerker is wat zijn opdrachten betreft verantwoordelijk voor het aanvullen van het multidisciplinaire dossier en voor het operationeel houden van de aangebrachte gegevens.

Zo zorgt hij er onder meer voor dat, wat zijn opdrachten betreft, alle gegevens, vermeld in artikel 2 van het besluit, worden opgenomen in het multidisciplinaire dossier, en dat de gegevens die relevant zijn in het kader van de multidisciplinaire werking, worden besproken met of meegedeeld aan de andere betrokken CLB-medewerkers.

7. TOEGANKELIJKHEID VAN DE GEGEVENS VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER VOOR DE CLB-MEDEWERKERS

Principe

Het multidisciplinaire dossier verzamelt alle gekende gegevens die op papier of op een andere informatiedrager geregistreerd zijn door CLB-medewerkers in het kader van hun opdracht binnen het centrum, en die in verband staan met een leerling die tot de doelgroep van het centrum behoort. Daarnaast is het ook mogelijk dat een CLB-medewerker van een ander centrum betrokken wordt bij de begeleiding van een leerling. In de prakrijk wordt er voor individuele leerlingenbegeleiding meer en meer centrumoverstijgend samengewerkt. Dit bijvoorbeeld in functie van het gedeeld inzetten van expertise rond bepaalde thema’s, het samenwerken bij de opmaak van een gemotiveerd verslag, de opmaak van een aanvraagdocument niet rechtstreeks toegankelijke jeugdhulp bij de toegangspoort door multidisciplinaire teams… Het betrekken van andere CLB-medewerkers impliceert dat dit met de leerling en/of de ouders besproken werd.

Ook de CLB-medewerker van een ander centrum die betrokken is bij de begeleiding van leerling kan dus toegang krijgen tot het multidisciplinair dossier van de leerling.

De toegang gebeurt steeds onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de verantwoordelijke beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van het centrum waartoe de leerling behoort .

Uitzondering

De principiële toegang voor CLB-medewerkers betrokken bij de begeleiding van een bepaalde leerling, kan, in het belang van de leerling of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijkeof ter vrijwaring van de rechten van derden, ongedaan worden gemaakt:

  • op vraag van de bekwame leerling;

  • op vraag van de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken in eigen naam of in naam van de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling;

  • door de directeur of de verantwoordelijke beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van het centrum, in uitzonderlijke gevallen die moeten worden gemotiveerd.

Intern reglement

Het verdient aanbeveling dat de concrete procedures rond de toegang tot de dossiergegevens en afspraken met betrekking tot eventuele delegaties het voorwerp uitmaken van een intern reglement. Alle CLB-medewerkers worden daarover ingelicht.

Opname in het dossier en vermelding in het chronologisch overzicht

De vraag van de bekwame leerling of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken of de motivering van de directeur of de verantwoordelijke beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg worden opgenomen in het multidisciplinaire dossier en worden vermeld in het chronologisch overzicht.

8. RAADPLEGING VAN DE GEGEVENS UIT HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER DOOR DE LEERLING EN/OF ZIJN OUDERS

Principe

Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens die hemzelf betreffen. De bekwame leerling heeft zelf toegang tot zijn gegevens, voor de niet-bekwame leerling wordt deze toegang in principe uitgeoefend door de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken.

Voor de toegang tot de medische gegevens geldt de wet patiëntenrechten. In onderstaande toelichting wordt telkens rekening gehouden met deze wet patiëntenrechten. Een bijkomend aandachtspunt hierbij is dat de "opvoedingsverantwoordelijken"(cfr. 2.1, 2) niet opgenomen zijn in de wet patiëntenrechten. Zij worden zodoende, voor toegangsrechten tot de medische gegevens uit het dossier, beschouwd als "derden" (en dienen toestemming te krijgen om toegang tot deze gegevens te verkrijgen, zie punt 10). De toegangsrechten tot de medische gegevens uit het dossier kunnen zodoende enkel door ofwel de bekwame leerling ofwel de ouders van de onbekwame leerling uitgeoefend worden.

Praktische toepassing

Wie mag welke gegevens inzien?

  • De bekwame leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier, behalve die gegevens die:
    • louter betrekking hebben op derden;
    • verstrekt werden door een derde en door die persoon als vertrouwelijk bestempeld werden;
    • opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

  • Voor de niet-bekwame leerling worden deze toegangsrechten uitgevoerd door de ouder(s) en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke.

De bekwame leerling moet toestemming geven opdat zijn ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken ook toegang hebben tot deze gegevens.

De ouder en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke heeft, wanneer hij optreedt in eigen naam, recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier die betrekking hebben op hemzelf, behalve die gegevens die:

  • louter betrekking hebben op een andere persoon dan zichzelf;

  • als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld;

  • opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

Opgelet: personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem worden, voor zover het gaat om contextuele gegevens, niet als derden beschouwd ten opzichte van elkaar. Dit wil zeggen dat een leerling ook informatie kan bekomen over zijn ouders, een opvoedingsverantwoordelijke of iemand waarmee de leerling samenwoont, voor zover die informatie tegelijk betrekking heeft op de leerling én die ouder, opvoedingsverantwoordelijke of persoon waarmee de leerling samenwoont. Omgekeerd kan een ouder, opvoedingsverantwoordelijke of persoon waarmee de leerling samenwoont, naast de informatie over zichzelf, ook informatie bekomen over de leerling, voor zover die informatie tegelijk betrekking heeft op zichzelf en de leerling.

Iedere persoon die in het dossier vermeld wordt, kan toestemming geven aan anderen om de gegevens die hemzelf betreffen in te zien.

Op welke wijze mogen deze gegevens worden ingezien?

De bekwame leerling kan het recht op toegang zelfstandig uitoefenen of kan zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. Deze vertrouwenspersoon moet:

  • meerderjarig zijn;

  • op ondubbelzinnige wijze door de leerling worden aangewezen;

  • niet rechtstreeks betrokken zijn bij de jeugdhulpverlening (De ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken van de leerling kunnen dus nooit bijstandspersoon zijn);

  • beschikken over een uittreksel uit het strafregister dat een model 2 omvat.

Als de leerling niet in staat is om zelf een vertrouwenspersoon aan te wijzen, duiden de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken er één aan. Indien er echter een belangenconflict is tussen de leerling en zijn/haar ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken, dan wordt de vertrouwenspersoon aangewezen door het CLB. De directeur en de beroepsbeoefenaar van het CLB zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van dit belangenconflict, dat blijkt uit een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling. Zij kiezen de vertrouwenspersoon in het belang van de leerling.

Voor de toegang tot de medische gegevens kunnen de bekwame leerling of de ouders van de onbekwame leerling zich eveneens laten bijstaan door of hun inzagerecht laten uitoefenen via een door hen aangewezen vertrouwenspersoon. Deze persoon is niet aan voorwaarden verbonden.

Het recht op toegang wordt verleend door inzage in het dossier. De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker en onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het centrum. De inzage van de gegevens over de gezondheid vindt plaats onder begeleiding van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van het centrum. De voormelde personen duiden de informatie over de aanwezige dossierelementen voor de betrokkenen op een wijze die verstaanbaar is voor de leerling en de ouders en in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken en de vertrouwenspersoon. De inzage vindt uiterlijk plaats binnen tien werkdagen na het verzoek om inzage, rekening houdend met de vakantieregeling, vermeld in het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding.

Bij een inzage kan men het papieren dossier zelf inkijken of het elektronische dossier bekijken op het computerscherm.

Als een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk zou doen aan het recht van de derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, wordt de toegang tot die gegevens verstrekt via een gedeeltelijke inzage, een gesprek of een rapportage. Die beoordeling wordt gemaakt in overleg tussen de CLB-medewerker en de betrokken derde.

Bij een gedeeltelijke inzage worden bepaalde passages afgeplakt of onleesbaar gemaakt. Bij een rapportage worden een aantal passages van het dossier samengevat.

Als het verlenen van toegang aan een ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke van de leerling een tegenstrijdig belang kan opleveren met dat van de leerling, wordt het toegangsrecht van de ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke enkel uitgeoefend door de vertrouwenspersoon van de leerling (zie hierboven). De directeur en de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van het CLB zijn verantwoordelijk voor het vaststellen van dit tegenstrijdig belang, dat blijkt uit een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling.

Mogelijkheid tot aanvullen van het dossier

De bekwame leerling, of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken van de niet-bekwame leerling, hebben het recht om het dossier aan te vullen en mogen hun versie geven van de feiten, vermeld in het dossier.

Afschrift en rapport

Wanneer personen een recht op toegang hebben tot bepaalde elementen in het dossier, kan dat toegangsrecht op twee manieren uitgeoefend worden.

Enerzijds kan de persoon een inzagerecht krijgen tot welbepaalde stukken in het dossier waarvoor deze persoon een toegangsrecht heeft. In dat geval heeft deze persoon recht op een afschrift van deze gegevens. Een afschrift is dus een kopie.

Anderzijds kan de persoon toegang krijgen tot de informatie uit het dossier, door middel een gesprek of rapportage. In dat geval heeft deze persoon recht op een rapport, waarin deze informatie wordt opgenomen. Een rapport is een samenvatting van een aantal passages in het dossier in een nieuw document.

Testen die door het CLB worden afgenomen zijn meestal auteursrechtelijk beschermd en mogen dus niet in hun geheel worden meegegeven (dus geen afschrift mogelijk.) De resultaten op de test kunnen uiteraard wel meegegeven worden.

Ieder afschrift en ieder rapport is persoonlijk en vertrouwelijk, en mag enkel worden aangewend voor doeleinden van jeugdhulp. De CLB-medewerker die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige of de ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke daarop en voegt een toelichting daarover bij het afschrift of rapport.

Uitzondering: het belang van de leerling

Het recht op toegang door de bekwame minderjarige geldt niet als de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg of de directeur van het centrum van oordeel is dat het meedelen van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt. De ouder of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke of de vertrouwenspersoon heeft dan wel recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.

Wanneer de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van oordeel is dat het meedelen van medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt, raadpleegt hij voorafgaand een andere beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, en voegt een schriftelijke motivering toe aan het dossier. De toegang wordt enkel toegezegd aan de vertrouwenspersoon als die zelf een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is.

Vermelding in het chronologisch overzicht

Elke vraag tot raadpleging, elke raadpleging en elke weigering tot raadpleging wordt vermeld in het chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten.

9. OVERDRACHT VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER AAN EEN ANDER CENTRUM

Principe

De directeur van het centrum is verplicht het multidisciplinaire dossier onverwijld over te dragen naar een ander centrum, wanneer dit de leerling onder zijn toezicht krijgt, aangezien het centrum in dit geval niet langer bevoegd is t.a.v. de leerling.

Uitzondering

Deze verplichte overdracht geldt niet wanneer daartegen verzet wordt aangetekend door:

  • de bekwame leerling;

  • de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken in eigen naam of in naam van de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling.

Dit verzet dient schriftelijk te gebeuren binnen een termijn van tien dagen na de mededeling waarin de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken of de bekwame leerling op de hoogte worden gebracht van de overdracht.

Het verzet kan geen betrekking hebben op

  • identificatiegegevens;

  • vaccinatiegegevens;

  • gegevens in het kader van de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen;

  • gegevens in het kader van de algemene, de gerichte en de medische onderzoeken.

Het verzet van de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken kan geen betrekking hebben op het verslag voor toegang buitengewoon onderwijs en het gemotiveerd verslag voor leerlingen die recht hebben op GON.

10. OVERDRACHT VAN GEGEVENS VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER AAN DERDEN

Principe

Met behoud van de toepassing van de bepalingen van het decreet van 12 juli 2013 betreffende de integrale jeugdhulp, mogen h et centrum en de CLB-medewerkers geen gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan derden.

Uitzondering

Slechts in volgende gevallen kunnen in het belang van de leerling wél persoonsgegevens van het multidisciplinaire dossier aan derden worden overgedragen:

  • aan het betrokken schoolpersoneel voor wat betreft de gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen. Met "schoolpersoneel" wordt bedoeld het personeel dat in hoedanigheid van de pedagogisch-didactische opdracht naar de leerling toe een opdracht heeft binnen de schoolse context. Uiteraard moet men hierbij rekening houden met het feit dat het schoolpersoneel niet gebonden is aan een beroepsgeheim. Men moet dus een zorgvuldige afweging maken van de noodzakelijkheid van de gegevensoverdracht;

  • aan een rechter, wanneer de CLB-medewerker opgeroepen wordt om een getuigenis af te leggen. De CLB-medewerker oordeelt zelf over de opportuniteit om zijn beroepsgeheim te doorbreken, rekening houdend met het belang van de leerling. De politie en de Procureur des Konings hebben daarentegen zonder toestemming van de bekwame persoon of de vertegenwoordiger van de niet-bekwame persoon, niet het recht om toegang te vragen tot vertrouwelijke gegevens uit het multidisciplinaire dossier, ook al is dit in het belang van de leerling: bij een inbeslagname of huiszoeking moet het CLB verzet aantekenen in het proces-verbaal. De rechter oordeelt dan nadien over de wettigheid van eventueel verkregen bewijsstukken.

  • aan de Procureur des Konings, wanneer de minderjarige het slachtoffer is van bepaalde misdrijven (verkrachting en andere vormen van kindermishandeling, cf. artikel 458bis SW) of in een ander ernstig en reëel gevaar voor zijn fysieke of psychische gezondheid verkeert, op voorwaarde dat het doorbreken van het beroepsgeheim de enige manier is om de integriteit van de leerling te beschermen. De CLB-medewerker is in dit geval bovendien verplicht actie te ondernemen (artikel 422bis SW): als de CLB-medewerker het parket niet inlicht, moet hij de leerling minstens op een andere manier trachten te helpen.

  • aan de gemandateerde voorziening, bij een verontrusting met vermoeden tot maatschappelijke noodzaak of wanneer de gemandateerde voorziening een onderzoek voert naar maatschappelijke noodzaak.

  • aan anderen, op gemotiveerd verzoek of na schriftelijke toestemming van:

  • de bekwame leerling;
    • de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken, in eigen naam of in naam van de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling.

Bij een gemotiveerd verzoek vragen de bekwame leerling of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken zelf om gegevens aan iemand anders te bezorgen. Schriftelijke toestemming van de bekwame leerling of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijken is nodig wanneer een derde vraagt om gegevens in te kijken.

  • aan de actoren, vermeld in artikel 72 van het decreet betreffende de Integrale Jeugdhulp van 12 juli 2013 (de toegangspoort, een gemandateerde voorzieningen, de sociale dienst jeugdrechtbank, jeugdhulpaanbieders en de andere personen en voorzieningen die jeugdhulpverlening aanbieden), voor zover de volgende voorwaarden voldaan zijn:
    • de gegevensuitwisseling heeft alleen betrekking op gegevens die noodzakelijk zijn voor de jeugdhulp;
    • er wordt zo veel mogelijk getracht om de instemming met de gegevensuitwisseling te verkrijgen van de persoon op wie de gegevens betrekking hebben.

Slechts in volgend geval kunnen, los van het belang van de leerling wél persoonsgegevens van het multidisciplinaire dossier aan derden worden overgedragen:

  • aan anderen, om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie vb. registratiegegevens bedoeld voor de overheid, een verzoek van gerechtelijke autoriteiten, ...

We doelen hier bijvoorbeeld op zendingen die het CLB doet aan het Ministerie van Onderwijs & Vorming en het Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.

Het overdragen van gegevens op verzoek van de gerechtelijke autoriteiten, tegen het belang van de leerling, moet beperkend geïnterpreteerd worden: de CLB-medewerker is enkel verplicht zijn beroepsgeheim te doorbreken, wanneer het doorgeven van informatie aan de gerechtelijke autoriteiten noodzakelijk is om een andere persoon te beschermen tegen een onmiddellijke, ogenblikkelijke en acute, ernstige bedreiging van iemands fysieke of psychische integriteit (art. 422bis SW). De CLB-medewerker moet op de hoogte gebracht werden over deze dreiging door de leerling zelf of het slachtoffer. De CLB-medewerker is bovendien niet verplicht om een dergelijke bedreiging aan de gerechtelijke autoriteiten mee te delen, wanneer hij de hulp van een andere persoon heeft ingeroepen om tegemoet te komen aan de ernstige bedreiging.

Slechts in volgende gevallen kunnen medische gegevens meegedeeld worden aan een derde:

  • op gemotiveerd verzoek of na schriftelijke toestemming van de bekwame leerling of de ouders van de niet-bekwame leerling

  • aan de ouders van de bekwame leerling, wanneer dit in het belang van de leerling gebeurt en mits de bekwame leerling zich hiertegen niet verzet.

  • aan het betrokken schoolpersoneel voor wat betreft de gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen (cf. supra). Gelet op de noodzakelijkheidstoets en de verwevenheid met de opdracht van school, betreft het medische gegevens van een licht-sensitieve aard, zoals visus, gehoor, ... Het verdient aanbeveling om voorafgaand aan de mededeling van de medische gegevens, toch de toestemming of instemming van de bekwame leerling of de ouders van de onbekwame leerling te bekomen.

11. VERNIETIGING VAN DE GEGEVENS VAN HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER

Principe

De multidisciplinaire dossiers worden door het centrum bewaard tot tenminste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde consult of vaccinatie. Daarna start de directeur de geëigende procedure tot vernietiging, maar niet vroeger dan het ogenblik waarop de betrokkene de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt.

Uitzondering

De gegevens van leerlingen die hun studieloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, worden bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkene de leeftijd van 30 jaar heeft bereikt.

12. INFORMATIEPLICHT VAN HET CENTRUM INZAKE HET MULTIDISCIPLINAIRE DOSSIER

In het kader van de actieve openbaarheid, draagt de directeur van het centrum er zorg voor dat de betrokken leerling en de ouders op een gepaste wijze geïnformeerd worden over de dossiergegevens, ook wanneer het toegangsrecht niet wordt uitgeoefend.

In het bijzonder informeert de directeur de bekwame leerling of de ouders of in voorkomend geval de opvoedingsverantwoordelijke tenminste over:

  • de bewaringstermijn van het multidisciplinaire dossier;

  • de mogelijkheid van overdracht van bepaalde dossierelementen;

  • de persoon die zijn dossier bij bewaring verder beheert evenals de locatie;

  • de verdere toegang tot het multidisciplinaire dossier na het beëindigen van het leerplichtonderwijs.

13. VERDERE INFORMATIE

Meer informatie over het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp vindt u in de werkmap "Aan de slag met het decreet rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp en op de website www.rechtspositie.be. Hier vindt u ook een aantal FAQ's terug specifiek voor de CLB-sector. We verwijzen ook naar de website www.ond.vlaanderen.be/clb voor regelmatige updates omtrent dit thema.

Voor het opstellen van deze omzendbrief werd gebruik gemaakt van bovenstaande bronnen.