Omzendbrief betreffende de boekhouding en de verantwoording in de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding

1. Inleiding

De gesubsidieerde officiële centra voeren hun boekhouding overeenkomstig de regelgeving die van toepassing is op de openbare besturen (provincies, steden, Vlaamse gemeenschapscommissie). De gesubsidieerde vrije centra zijn verplicht een boekhouding te voeren die is afgestemd op de regelgeving omtrent de boekhouding van de verenigingen zonder winstoogmerk.

De aangepaste vzw-wet verplicht de vzw's die beantwoorden aan de criteria zoals bepaald door artikel 17 §2 en §3 van deze aangepaste wet tot het voeren van een dubbele boekhouding.

In de aangepaste vzw-wet wordt in de mogelijkheid voorzien een aparte, zij het gelijkwaardige, regeling uit te werken. In het decreet van 25 april 2014 betreffende het onderwijs XXIV wordt deze bevoegdheid gedelegeerd naar de representatieve verenigingen van de centrumbesturen van de gesubsidieerde CLB’s.

De controle op de werkingsmiddelen, die voorheen gebeurde aan de hand van het AL 1- formulier of het VWOU-formulier, gebaseerd op een kasboekhouding, zal daarom op dergelijke wijze plaatsvinden dat de CLB's en hun centrumbesturen geen nodeloze planlast ondervinden door de verplichting een apart document aan te maken. De controle zal vanaf boekjaar 2007 gebeuren volgens de richtlijnen in deze omzendbrief.

2. Toelagen

Jaarlijks worden door de Vlaamse overheid voor CLB's toelagen gestort voor de werking, brugpensioenen ex-MST personeel en de nascholing.

Het werkingsbudget moet worden aangewend voor uitgaven die verband houden met het doel van de centra voor leerlingenbegeleiding: een degelijke leerlingenbegeleiding verstrekken in de best mogelijke omstandigheden. Bij de aanwending van het werkingsbudget moet ieder bestuur rekening houden met een gelijke behandeling van al zijn gesubsidieerde centra.

3. Controle op de aanwending van de toelagen

Volgens artikel 52 van het decreet betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding van 1 december 1998 is ieder bestuur van een gesubsidieerd centrum verplicht verantwoording af te leggen over het gebruik van zijn werkingsbudget.

Artikel 106 §2 van hetzelfde decreet bepaalt dat de boekhouding moet gevoerd worden overeenkomstig de regels die de Vlaamse regering bepaalt.

Vanaf september 2008 zullen de verificatiediensten van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) de aanwending van de toelagen controleren. Uw verificateur zal telefonisch contact opnemen om een afspraak te maken.

De boekhouding mag gevoerd worden per centrum of voor meerdere centra samen die ressorteren onder één bestuur. De centrumbesturen kiezen vrij de methode van verantwoording voor zover de naleving van de wettelijke verplichtingen kan nagegaan worden. De wijze van verantwoording van de gekleurde middelen, met name de nascholing is ook vrij: analytisch, door het verder detailleren van het rekeningenstelsel, of door alles extra-comptabel bij te houden.

De controle zal gebeuren op basis van de jaarrekening of het financiële verslag opgesteld door de instelling en voortvloeiend uit de gevoerde boekhouding.

CLB's die volgens de bepalingen van artikel 17 van de vzw-wet niet verplicht zijn een dubbele boekhouding te voeren en dit ook niet wensen, mogen een financieel verslag dat de situatie op kasbasis weergeeft, voorleggen.

4. Welke documenten moeten aanwezig zijn bij verificatie?

5.1. Bij een controle door de verificatie, dient inzage verleend te worden in:

- alle documenten die betrekking hebben op de verantwoording van de werkingsmiddelen van het betreffende boekjaar;

- documenten waaruit duidelijk blijkt dat de reglementering inzake de overeenkomsten voor aanneming van werken, leveringen en diensten werd toegepast. Bij de gunning van opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten moeten de centrumbesturen zich schikken naar de procedure en voorwaarden die ter zake gelden voor de Staat (artikel 46 van het decreet betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding van 1 december 1998).

5.2. Uit de documenten moet blijken dat de gekleurde middelen werden aangewend waarvoor ze bedoeld zijn. Meer bepaald gaat het om middelen voor nascholing.

5.3. Overeenkomstig de bepalingen van de uitvoeringsbesluiten van de vzw-wet dienen al deze documenten gedurende tien jaar op de door de centrumbestuur aangewezen plaats, ter beschikking te zijn van de personen belast met de controle over de aanwending van de toelagen. Zij hoeven dus niet naar (…) AgODi verstuurd te worden.

5.4. Wanneer het huren van terreinen of lokalen niet occasioneel gebeurt maar eerder bestendig, dient er een mondelinge of schriftelijke huurovereenkomst afgesloten te worden. Alleen in dat geval kan dit als besteding van werkingstoelagen aanvaard worden. Het spreekt vanzelf dat de desbetreffende uitgaven niet hoger mogen zijn dan in de overeenkomst is voorzien en dat de van kracht zijnde huurwetten moeten worden nageleefd. Om latere betwistingen te vermijden wordt het uitdrukkelijk aangeraden schriftelijke huurovereenkomsten aan te gaan. Dit geldt ook voor de bruikleen. Wat erfpacht betreft, moet de originele akte of een kopie ervan voorgelegd kunnen worden.

In geval werkingsmiddelen doorgestort worden, bijvoorbeeld om een bouwfonds aan te leggen, heeft de verificatie het recht de aanwending van die middelen na te gaan. De centrumbesturen dienen deze gelden kenbaar te maken in hun dubbele boekhouding.

5.5. De intresten verkregen op een zicht-, termijnrekening of een depositoboekje bij een private of openbare kredietinstelling moeten voor de werking van het CLB worden aangewend (artikel 32quater van de wet van 29 mei 1959).

5.6. Wat de leningen aangaat wordt het gebruik van de werkingstoelagen niet langer beperkt tot de leningen aangegaan via het Agentschap voor infrastructuur in het Onderwijs (AGIOn). Ze mogen ook worden gebruikt voor de afbetaling van alle leningen (en leasings), die noodzakelijk zijn om de werking van het CLB te verzekeren.

5.7. Uitgaven die duidelijk geen betrekking hebben op de werking van het CLB en alle uitgaven waarvoor geen factuur, enig ander bewijs van schuldvordering of betaling kan worden voorgelegd, worden als een afwending van werkingsmiddelen beschouwd.

5.8. De jaarrekening of het financieel verslag ter verantwoording van de werkingsmiddelen dient zes maanden na de afsluiting van het boekjaar beschikbaar te zijn voor verificatie. Deze moet dus niet naar AgODi worden opgestuurd.

(…)