Gebruiksvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming - vervanging basisovereenkomst voor elektronische gegevensoverdracht (BOEG)

  • referentie
    PERS/2011/02
  • publicatiedatum
    11/04/2011
  • datum laatste wijziging
    13/04/2011
  • contactpersoon
    Peggy Michiels , 02 553 65 99
  • contactpersoon
    Jan Dejonghe , 02 553 90 30
  • Het is belangrijk dat de betrokken personeelsleden op de hoogte worden gebracht.

1. Inleiding

Naar aanleiding van de invoering van de webedison als middel voor elektronische communicatie tussen inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming, wordt de huidige basisovereenkomst voor elektronische gegevensoverdracht (BOEG) vanaf 1 mei 2011 vervangen door gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie.

Nieuw hierbij is de klachtenprocedure voor de personeelsleden. Deze procedure is een gevolg van de afspraken die gemaakt zijn in cao IX. Deze procedure vind je in punt 2.7.

2. De gebruikersvoorwaarden vanaf 1 mei 2011

2.1. Definities

Voor de toepassing van deze gebruiksvoorwaarden wordt verstaan onder:

- de elektronische communicatie: de uitwisseling van berichten tussen de gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming door middel van bijvoorbeeld het communicatieplatform Webedison;

- de gebruiker: de inrichtende macht of het bestuur van de organisatie die gebruik maakt van de elektronische communicatie met het ministerie van Onderwijs en Vorming;

- de instelling: de instelling bepaald door de toekenning van een instellingsnummer van het ministerie van Onderwijs en Vorming;

- de leerling: de leerling, cursist of student die gebruik maakt van het onderwijsaanbod van de gebruiker;

- de inrichtende macht: de scholengroep voor de instellingen van het Gemeenschapsonderwijs of de inrichtende macht (schoolbestuur, centrumbestuur voor het volwassenenonderwijs, inrichtende macht van de CLB's) van een onderwijsinstelling in het gesubsidieerd onderwijs.

2.2. Toestemming met de gebruiksvoorwaarden

De gebruiker en zijn gevolmachtigden die elektronische communicatie met het ministerie van Onderwijs en Vorming gebruiken gaan - voorafgaand aan het gebruik - telkens akkoord met de onderstaande bepalingen en voorwaarden. Het ministerie van Onderwijs en Vorming kan deze voorwaarden altijd wijzigen. De gewijzigde versie is van kracht dertig kalenderdagen na datum van de publicatie ervan op de website van het ministerie van Onderwijs en Vorming. Door volgens de gewijzigde bepalingen te werken aanvaardt de gebruiker stilzwijgend de wijzigingen die in de gebruiksvoorwaarden werden aangebracht.

Deze gebruiksvoorwaarden vervangen met onmiddellijke ingang de Basisovereenkomst Elektronische Gegevensuitwisseling (BOEG) van het project EDISON.

2.3. Gebruik en einde van de elektronische communicatie

Het communicatieplatform van het ministerie van Onderwijs en Vorming verzekert de elektronische communicatie tussen de gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming door middel van een beveiligde transmissie. Het gebruik ervan is enkel mogelijk met behulp van de elektronische identiteitskaart of federaal token en een internet-browser.

De inrichtende macht en het ministerie van Onderwijs en Vorming gebruiken de elektronische communicatie voor de overdracht van personeels- en leerlingengegevens van de instellingen van de inrichtende macht. Ook andere organisaties kunnen de elektronische communicatie gebruiken voor de overdracht van personeels- en leerlingengegevens van de instellingen van die organisatie.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming erkennen de rechtsgeldigheid van deze uitvoering. Zij verwerken enkel de elektronische communicatie die in overeenstemming met deze gebruiksvoorwaarden uitgevoerd is. Alle gegevens die via de elektronische communicatie naar het ministerie van Onderwijs en Vorming verzonden worden, worden op het mainframe van het ministerie van Onderwijs en Vorming bewaard.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming gebruiken een ander communicatiemiddel wanneer de elektronische communicatie onmogelijk is. De voorwaarden van deze overeenkomst zijn enkel geldig voor de elektronische communicatie.

De gebruiker kan een einde stellen aan het gebruik van de elektronische communicatie bij aangetekende brief mits een opzeggingstermijn van een maand gerespecteerd wordt.

Het ministerie van Onderwijs en Vorming kan het gebruik van de elektronische communicatie beëindigen, als de gebruiker de gebruiksvoorwaarden niet naleeft. Het ministerie van Onderwijs en Vorming zal bij een aangetekende brief de gebruiker in gebreke stellen. Zodra deze brief meer dan vijftien dagen zonder gevolg is, kan het ministerie van Onderwijs en Vorming het gebruik beëindigen. Voor het beëindigen van de overeenkomst geldt een opzeggingstermijn van een maand.

2.4. Voorwaarden en aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie

De kosten voor het gebruik van de elektronische communicatie worden gedragen door het ministerie van Onderwijs en Vorming.

Het ministerie van Onderwijs en Vorming beheert de gebruikers en de gevolmachtigden van de gebruikers, door het toekennen, wijzigen, stopzetten of verlengen van toegangsrechten.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming zenden correcte gegevens. De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming staan in voor de juistheid van de gegevens, die zij via de elektronische communicatie verzenden. De elektronisch gecommuniceerde gegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van de verzender Rectificaties gebeuren op initiatief van de verzender. De archivering van de elektronische communicatie gebeurt op eigen initiatief en verantwoordelijkheid.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming zijn aansprakelijk voor fouten bij de elektronische communicatie en voor verkeerd gebruik van het communicatieplatform., ieder voor wat zijn bevoegdheden betreft.

Het communicatieplatform mag niet gebruikt worden op een manier die strijdig is met het gewone en normale gebruik van het internet, voor een onrechtmatig doel of een doel dat in strijd is met deze gebruiksvoorwaarden of in strijd met andere waarschuwingen en voorwaarden. De gebruiker moet het communicatieplatform in al haar onderdelen gebruiken als een normaal, voorzichtig en redelijk persoon.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming, hun gevolmachtigden en hun personeel, zullen de grootst mogelijke discretie in acht nemen met betrekking tot de werking van de elektronische communicatie.

Het gebruik van gebruikersnaam en wachtwoorden of toegangscodes valt onder de verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de gebruiker. Hij verbindt zich ertoe het geheime en vertrouwelijke karakter ervan te bewaren. Bij diefstal of misbruik van voormelde logingegevens zal de gebruiker het ministerie van Onderwijs en Vorming hiervan onmiddellijk waarschuwen per e-mail.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming treffen de nodige maatregelen om te vermijden dat derden of onbevoegden toegang hebben tot de kennis van de gehele of gedeeltelijke procedure, van de veiligheidsmaatregelen, van de identificatiemiddelen en van elke informatie over de werking van het systeem van de elektronische communicatie, die een vertrouwelijk karakter hebben.

De gebruiker brengt de inhoud van deze gebruiksvoorwaarden ter kennis aan alle personeelsleden over wie informatie aan het ministerie van Onderwijs en Vorming wordt doorgegeven.

Voorafgaand aan de elektronische communicatie legt de gebruiker de gegevens betreffende een personeelslid ter kennisname, en indien vereist ook ter goedkeuring, voor aan het betrokken personeelslid en bewaart hiervan het bewijs.

2.5. Bewijskracht van de elektronische communicatie

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming erkennen door het gebruik van de elektronische communicatie dat de elektronische communicatie dezelfde bewijskracht heeft als communicatie door middel van documenten met een klassieke handtekening. Het gebruik van de elektronische communicatie vormt het volledig rechtsgeldig en onweerlegbaar bewijs van de identiteit van de verzender, van zijn toestemming namens de gebruiker en van de overeenstemming naar de inhoud tussen de door hem doorgegeven en de door de ontvanger via elektronische communicatie ontvangen gegevens.

De gegevens die via de elektronische communicatie op het mainframe van het ministerie van Onderwijs en Vorming bewaard zijn leveren het formeel en afdoend bewijs van de verzonden en ontvangen gegevens. De datum van ontvangst wordt beschouwd als de datum van de elektronische communicatie.

2.6. Privacy

De elektronische communicatie van persoonsgegevens maakt deel uit van een geheel van verwerkingen die wettelijk geregeld zijn, door de verantwoordelijke aangegeven zijn of betrekking hebben op personeels-, loon of leerlingenadministratie. Deze persoonsgegevens worden gebruikt voor de doeleinden die verband houden met de elektronische communicatie. De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming zijn verantwoordelijk voor hun respectieve verplichtingen uit de privacywetgeving.

2.7. Klachtenprocedure

In geval van betwisting tussen de gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming over aangelegenheden die door deze gebruiksvoorwaarden worden geregeld, legt de gebruiker schriftelijk klacht neer bij het ministerie van Onderwijs en Vorming binnen drie maanden na het ontstaan van deze betwisting, zoniet verliest hij alle rechten.

De gebruiker en het ministerie van Onderwijs en Vorming zullen te goeder trouw proberen te komen tot een minnelijke regeling. Als zij drie maanden na het melden van de betwisting daarover nog geen overeenstemming hebben bereikt, kunnen zij de betwisting voorleggen aan de bevoegde rechtbank.

Een personeelslid van een gebruiker heeft altijd toegang bij het ministerie van Onderwijs en Vorming tot de gegevens die over hem of haar door de gebruiker zijn verzonden.

Het personeelslid heeft tegen de inhoud van de door de inrichtende macht verstuurde gegevens in eerste instantie enkel verhaal bij de inrichtende macht. Als het personeelslid de correctheid van de gegevens die de inrichtende macht over hem of haar elektronisch heeft doorgestuurd, blijft betwisten, brengt het personeelslid de betwisting schriftelijk ter kennis bij het ministerie van Onderwijs en Vorming. Het ministerie van Onderwijs en Vorming legt deze betwisting schriftelijk voor aan de inrichtende macht. Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. De inrichtende macht moet de betwiste gegevens schriftelijk bevestigen of corrigeren. Het betrokken personeelslid krijgt een kopie van dat geschrift. Als het betrokken personeelslid de correctheid van de gegevens blijft betwisten, overlegt het ministerie van Onderwijs en Vorming met de betrokken partijen. Als de betwisting drie maanden na de start van het overleg blijft bestaan, kan het personeelslid het geschil voorleggen aan de bevoegde rechtbank.