JAARLIJKSE INLICHTINGEN VOOR HET SCHOOLJAAR 2017-2018 – SCHOOLBEHEER DEELTIJDS KUNSTONDERWIJS

Nieuwe tarieven inschrijvingsgeld

Mogelijke afloop van de tijdelijke programmatiestop

Richtlijnen in verband met schoolorganisatie

Werking van de verificatie

Bezorgen van leerlingenzendingen, documenten en formulieren

e-Bestuur: de nieuwe publieke applicatie Dataloep

1. Besparingsmaatregelen vanaf het schooljaar 2014-2015 en het schooljaar 2015-2016

Het decreet van 19 december 2014 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 2015 bevat een aantal besparingsmaatregelen die betrekking hebben op de vaststelling van de toelagen voor werking en nascholing in het deeltijds kunstonderwijs en op de vaststelling van de tarieven van het inschrijvingsgeld.

In het begrotingsjaar 2015 vermindert het budget voor werking met 9,05 % en het budget voor nascholing met 1,92 % ten opzichte van het vorige begrotingsjaar 2014. Vanaf het begrotingsjaar 2017 volgt het werkingsbudget de evolutie van de gezondheidsindex.

In het schooljaar 2015-2016 stijgt het tarief van het inschrijvingsgeld voor volwassenen met 50%, het verminderd tarief voor volwassenen stijgt met 8%. De twee tarieven voor jongeren blijven ongewijzigd. Vanaf het schooljaar 2016-2017 volgen de tarieven de evolutie van de gezondheidsindex.

2. Inschrijvingsgeld

2.1. Nieuwe tarieven op 1 oktober 2017

 

Tarieven 

Schooljaar 2017-2018 

Volwassenen 

 

307 euro 

Volwassenen 

Verminderd tarief 

129 euro 

Jongeren 

 

65 euro 

Jongeren 

Verminderd tarief 

42 euro 

2.2. Doorstorting van het inschrijvingsgeld

Uiterlijk 15 november 2017 stort het schoolbestuur de geïnde bedragen van zijn instelling(en) op het rekeningnummer met IBAN-code BE50 3751 1109 7718 en BIC-code BBRUBEBB.

Uit oogpunt van begrotingsdiscipline is het belangrijk alle inschrijvingsgelden vlug en correct te innen. Administratie en verificatie zullen toezien op tijdigheid en juistheid van de betaling die in principe uit één storting bestaat, uitgevoerd ten laatste op 15 november. Als later uit de eindafrekening na verificatie blijkt dat het schoolbestuur nog een bijkomend bedrag verschuldigd is, zal het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) hiervoor een vorderingsdossier opmaken en via zijn financiële dienst een factuur bezorgen aan het schoolbestuur.

Van groot belang voor een goede opvolging van het inschrijvingsgeld is een tijdige en correcte leerlingenzending van 1 oktober. Zie ook punt 6.2.1. Opvolging van het inschrijvingsgeld.

2.3. Mededeling bij de overschrijving

Sommige schoolbesturen hebben meerdere instellingen. Voor de duidelijkheid vragen wij afzonderlijke betalingen per instelling. De mededeling bij elke betaling vermeldt:

Inschrijvingsfonds DKO
Koning Albert II-laan 15 - 1210 BRUSSEL

Het instellingsnummer (6 cijfers, bv. 049106)

Het onderwijsnet: GO!, OGO of VGO.

Belangrijk voor een vlotte afhandeling is de aanwezigheid van een correct instellingsnummer.

2.4. Fiscale aftrekbaarheid van het inschrijvingsgeld

Het betaalde inschrijvingsgeld van het schooljaar 2016-2017 mag fiscaal ingebracht worden als kosten voor kinderopvang in het jaar 2016. Dat geldt enkel voor kinderen die tijdens het jaar van inschrijving nog geen 12 jaar waren. Voor meer informatie raadpleegt u de pagina over kinderopvang op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën. Ook uw koepelorganisatie kan u daarbij helpen.

2.5. Terugbetaling van inschrijvingsgeld aan een leerling

Het inschrijvingsgeld is opgevat als een toelatingsvoorwaarde voor een opleiding in het deeltijds kunstonderwijs. Een leerling moet op 1 oktober zijn inschrijvingsgeld betaald hebben om te mogen starten.

Soms vragen leerlingen om één of andere reden om het inschrijvingsgeld geheel of gedeeltelijk te recupereren. Het is raadzaam dat de schooldirectie hierover duidelijke informatie geeft in haar schoolreglement of op inschrijvingsformulieren, zodat leerlingen goed weten waar ze aan toe zijn. AgODi betaalt niet terug aan individuele leerlingen.

2.6. Opleidingscheques

Sinds 1 augustus 2010 zijn de gebruiksvoorwaarden voor opleidingscheques voor werknemers veranderd. Raadpleeg voor meer informatie de website van VDAB. Opleidingscheques kunnen enkel nog voor loopbaanbegeleiding of voor opleidingen die:

  • erkend zijn in het kader van betaald educatief verlof, of
  • deel uitmaken van een persoonlijk ontwikkelingsplan in het kader van loopbaanbegeleiding.

2.7. Inschrijvingsgeld voor tijdelijke projecten

3. Regelgeving

3.1. Nieuwe regelgeving

3.1.1. Onderwijsdecreet-II

Enkele termen in de kortingscategorieën die recht geven op verminderd inschrijvingsgeld zijn geactualiseerd. Zie daarvoor punt 6.2.2. Attesten voor een verminderd inschrijvingsgeld.

3.1.2. Organisatiebesluiten

3.1.2.1. Aanpassingen curriculum

3.1.2.1.1. Individueel aangepast curriculum

Vanaf 1 september 2014 kunnen de instellingen voor deeltijds kunstonderwijs leertrajecten op maat uitstippelen voor hun leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften. Raadpleegt u hiervoor punt 3 van de omzendbrief ‘Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften’ in het deeltijds kunstonderwijs’.

Zie ook punt 6.2.4.1. met richtlijnen voor de registratie van leerlingen in een individueel aangepast curriculum.

3.1.2.1.2. Gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster

Een amendement ingediend bij het Decreet betreffende het Onderwijs XXV voorziet vanaf het schooljaar 2015-2016 een specifieke regeling voor dko-leerlingen die in het leerplichtonderwijs een gemeenschappelijke curriculum volgen met aanpassingen en recht hebben op GON-begeleiding (geïntegreerd onderwijs). Deze leerlingen beschikken over een verslag als vermeld in artikel 16 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 of een verslag als vermeld in artikel 352 van de Codex Secundair Onderwijs van 17 december 2010. Het gaat hier voornamelijk over leerlingen met een fysieke of sensoriële beperking die normaal begaafd zijn. Volwassenen die beschikken over een attest van het VAPH komen eveneens in aanmerking voor deze regeling.

In tegenstelling tot leerlingen met een individueel aangepast curriculum bereiken deze leerlingen in het deeltijds kunstonderwijs wel de (minimum)leerplandoelen en kunnen zij het attest of getuigschrift behalen. Daarvoor kan de academie het minimumlessenrooster aanpassen en eventueel ook afwijken van de bepalingen over groeperingsvoorwaarden en organisatie van de proeven.

Zie ook punt 6.2.4.2. met richtlijnen voor de registratie van leerlingen in een gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster.

3.1.2.2. Alternatieve leercontext

Vanaf 1 september 2014 kunnen leerlingen de toelating krijgen om een deel van hun opleiding in een alternatieve leeromgeving te volgen. Voor meer informatie raadpleegt u de omzendbrief ‘Vrijstellingen en alternatieve leercontext’. Zie verder punt 6.2.4. met richtlijnen voor de registratie van leerlingen in een alternatieve leercontext.

3.1.2.3. Recht op vrijstelling

Een leerling die een vak al gevolgd heeft in het deeltijds kunstonderwijs (bv. bij herinstroom), of de leerdoelen van een vak behaald heeft in het secundair onderwijs of het hoger onderwijs, heeft recht op een vrijstelling voor dit vak. Een overzicht van de vakken die onder deze nieuwe maatregel vallen:

Studierichting 

Graad 

Vak 

Beeldende kunst 

Hogere graad 

Alle vakken  

 

Specialisatiegraad 

Alle vakken  

Muziek 

Lagere graad 

Algemene muzikale vorming (AMV) 

 

Middelbare graad 

Muziekcultuur/volksmuziek 

Woordkunst 

Hogere graad 

Repertoirestudie 

Dans 

Hogere graad 

Theorie van de dans 

Voor andere vakken die de leerling al eerder of elders gevolgd heeft, kan hij eveneens vrijstelling krijgen, maar enkel op basis van goedkeuring van de directeur. Hiervoor blijft de regeling in verband met vrijstelling om ‘pedagogische redenen’ van toepassing.

Aangezien de vrijgestelde leerlingen een onvolledige opleiding volgen en de (minimum)leerplandoelen van de betrokken opleiding gedeeltelijk behaald zijn, krijgt de instelling voor deze leerlingen een verminderde omkadering. Zie ook punt 3.5.2.1. Nieuwe aanwendingspercentages. Voor meer informatie raadpleegt u de omzendbrief ‘Vrijstellingen en alternatieve leercontext’.

3.1.2.4. Aangepaste toelatingsvoorwaarden

In de studierichting woordkunst wijzigen de toelatingsvoorwaarden voor het vierde leerjaar van de lagere graad en het eerste leerjaar van de middelbare graad. De wijziging beperkt de instroom op leeftijd tot de eerste drie leerjaren van de lagere graad. Alle instromende leerlingen tussen 10 en 14 jaar starten vanaf nu in het derde leerjaar van de lagere graad.

In de studierichting dans stromen de leerlingen eveneens enkel in de drie eerste leerjaren op leeftijd in. 8- tot 14-jarigen stromen daardoor allemaal in het derde leerjaar van de lagere graad in. De beperking dat leerlingen van het derde leerjaar ‘hoogstens drie leerjaren’ ingeschreven mogen zijn in het lager onderwijs, is hiermee strijdig en wordt geschrapt.

3.1.2.5. Nieuwe opleidingen

In de studierichting muziek zijn drie nieuwe instrumenten toegevoegd aan de instrumentenlijst: saz, ud en bandoneon. In de studierichting beeldende kunst verruimt het aanbod in de middelbare graad met de nieuwe optie beeldverhaal. Tot nu toe waren deze instrumenten en de optie beeldverhaal beperkt georganiseerd als tijdelijk project. Op 31 augustus 2014 eindigen deze tijdelijke projecten. Een overzicht van de nieuwe opleidingen vanaf het schooljaar 2014-2015:

Studierichting en graad 

(Nieuwe) optie (min aantal uren/week) 

Nieuwe verplichte vakken (min aantal uren/week) 

Beeldende Kunst middelbare graad 

Optie beeldverhaal (4) 

Vak beeldverhaal (1)
 

Muziek 

alle graden 

Optie algemene muziekleer (3½), optie instrument (3 of 2), optie samenspel (3 of 2) 

Instrument bandoneon (1), instrument saz (1), instrument ud (1) 

De softwareleveranciers zullen de nieuwe administratieve groepen en de bijkomende vakcodes toevoegen aan het softwarepakket van de betrokken academies. Voorlopig kunnen enkel academies die de nieuwe instrumenten of de optie beeldverhaal hebben georganiseerd als tijdelijk project, deze blijven aanbieden.

3.2. Pilootprojecten in de schooljaren 2014-2015 en 2015-2016

3.2.1. Regelgeving pilootprojecten

Een besluit van de Vlaamse Regering van 9 mei 2014 regelt de uitvoering van de pilootprojecten in het schooljaar 2014-2015. Een subsidiebesluit van 29 mei 2015 verlengt de lopende pilootprojecten met één schooljaar 2015-2016. Als gevolg hiervan is het enkel nog mogelijk om in het schooljaar 2015-2016 de domeinoverschrijdende initiatie te organiseren voor 7-jarigen in de groep met nummer 38133.

Naam administratieve groep 

Nummer administratieve groep 

Fincode 

Stopzetting 

DO 1EG initiatie 

38132 

09 

31-08-2015 

DO 2EG initiatie 

38133 

09 

31-08-2016 

3.2.2. Alternatieve registratie van leerlingen in een initiatieopleiding

Vanaf 1 september 2014 is het mogelijk voor academies die in een pilootproject betrokken zijn om in de eerste twee leerjaren van de lagere graad van de studierichtingen dans en beeldende kunst af te wijken van de minimumleerplannen, waardoor de leerlingen een domein overschrijdende initiatieopleiding kunnen volgen. Voorbeelden van de leerlingenregistratie in het eerste leerjaar van de optie algemeen beeldende vorming en van de optie algemeen artistieke bewegingsleer:

Naam en nummer administratieve groep 

Vak + vakcode + lestijden/week 

Fincode 

BK J1LG algemeen beeldende vorming - 25314 

Domeinoverschrijdende initiatie – 976 – 2 lestijden/week 

02 

DA J1LG algemene artistieke bewegingsleer - 32455 

Domeinoverschrijdende initiatie – 976 – 2 lestijden/week 

02 

Als gevolg van de nieuwe regelgeving vanaf 1 september 2015 is de bovenstaande mogelijkheid om af te wijken van de minimumleerplannen licht gewijzigd. In deze domeinoverschrijdende opleidingen vormt voortaan hetzij dans hetzij beeld het uitgangspunt. Op die manier kunnen de leerlingen die het eerste leerjaar gevolgd hebben in het schooljaar 2015-2016 gemakkelijker de overstap maken naar de reguliere opleidingen dans of beeldende kunst nadat het pilootproject beëindigd is.

3.2.3. Stopzetting pilootprojecten

De pilootprojecten eindigen in het schooljaar 2015-2016 op 31 augustus 2016.

De administratieve groep voor domeinoverschrijdende initiatie 38133 en de administratieve groepen voor horizontale samenhang 38123, 38124, 38134, 38135, 38333 en 38334 krijgen einddatum 31/08/2016. Leerlingen in administratieve groepen van de horizontale samenhang moeten volgend schooljaar overgezet worden naar corresponderende organieke opleidingen. Enkele voorbeelden:

Administratieve groep in 2015-2016 

Nummer 

Mogelijke administratieve groep in 2016-2017 

Nummer 

MU 1LG horizontale samenhang 

38134 

MU J2LG AMV instrument 

25480 

MU 2LG horizontale samenhang 

38135 

MU J3LG AMV instrument 

25481 

MU 3LG horizontale samenhang 

38333 

MU J4LG AMV instrument 

25483 

MU 4LG horizontale samenhang 

38334 

MU 1MGinstrument 

25501 

3.3.  Vervroegde indiendatum voor bepaalde afwijkingen van de programmatiestop vanaf het schooljaar 2013-2014

Een maatregel in onderwijsdecreet XXII zorgt ervoor dat vanaf het schooljaar 2013-2014 de datum van indiening voor aanvraagdossiers van kunstacademies en instellingen vervroegt met drie maanden naar 30 november. Voor andere aanvragen zoals voor filialen, studierichtingen, graden, opties en instrumenten, blijft 28 (29) februari de uiterste datum van indiening.

3.4. Overdracht van leraarsuren

Om tegemoet te komen aan de behoefte aan grotere flexibiliteit is sinds het schooljaar 2008-2009 de mogelijkheid ingevoerd om leraarsuren over te dragen naar een volgend schooljaar. De wettelijke regeling vindt u in artikel 96bis en 96ter van het onderwijsdecreet-II. Een overdracht van leraarsuren kan onder volgende voorwaarden:

  • de grootte van de overdracht ligt vast uiterlijk op 1 november;
  • de overdracht bedraagt maximaal 2% van het totaal aantal leraarsuren;
  • de overdracht kan enkel in het volgende schooljaar worden aangewend.

U laat de beslissing weten aan uw schoolbeheerteam via een door de inrichtende macht ondertekende, schriftelijke toevoeging van het document ‘Melding van de besteding van het urenpakket’ (punt 7.6.). Ook het aantal over te dragen leraarsuren vermeldt u op dit document. Een overdracht van uren lagere of middelbare graad kunt u niet aanwenden in de hogere of specialisatiegraad. Mocht u in de loop van het schooljaar tot de vaststelling komen dat (een gedeelte van) de vastgelegde overdracht toch beter tijdens het lopende schooljaar wordt aangesproken, kan dat alsnog. U bezorgt ons dan een aanpassing van of toevoeging aan het document ‘Melding van de besteding van het urenpakket’.

3.5. Besparingsmaatregelen

3.5.1. Nieuwe berekening omkadering

3.5.1.1. Aanpassing aanwendingspercentages vanaf het schooljaar 2011-2012

Deze maatregel steunt op de overweging dat leerlingen die geen volledige opleiding volgen omdat ze een gedeelte van de (minimum)leerplandoelen al verwierven, ook geen volledige omkadering nodig hebben. In het Besluit van de Vlaamse regering van 15 juli 2002 zijn de aanwendingspercentages in die zin aangepast.

Studierichting en graad 

aanwendings% voor volledige opleidingen 

aanwendings% 

voor opleiding met vrijstelling(en) 

Beeldende kunst middelbare en hogere graad 

92% 

85% 

Beeldende kunst specialisatiegraad 

95% 

85% 

Muziek middelbare graad 

92% 

70% 

Muziek hogere graad 

100% 

70% 

Woordkunst middelbare graad 

95% 

70% 

Woordkunst hogere graad 

100% 

70% 

Dans middelbare en hogere graad 

100% 

70% 

De aangepaste aanwendingspercentages gelden niet in de Brusselse instellingen voor muziek, woordkunst en dans. De maatregel geldt ook niet voor leerlingen die een individueel aangepast curriculum volgen of gebruik maken van ‘leren in een alternatieve leercontext’.

3.5.1.2. Voorbeeld

In de middelbare graad van de studierichting muziek van een Vlaamse academie volgt een aantal leerlingen het volledige opleidingspakket van de optie instrument: de vakken AMC, instrument en samenspel. Hun omkadering voor het volgende schooljaar ziet er als volgt uit:

Aantal uren-leraar = aantal leerlingen x 0,70 (omkaderingscoëfficiënt) x 0,92 (aanwendingspercentage).

In dezelfde optie volgen een aantal leerlingen enkel de vakken AMC en instrument omdat ze vrijgesteld zijn voor samenspel. Hun omkadering vermindert als volgt:

Aantal uren-leraar = aantal leerlingen x 0,70 (OC) x 0,70 (verminderd aanwendingspercentage).

In dezelfde optie volgen een aantal leerlingen enkel het vak instrument en zijn daarbij vrijgesteld voor AMC en samenspel. Hun omkadering vermindert als volgt:

Aantal uren-leraar = aantal leerlingen x 0,70 (OC) x 0,70 (verminderd aanwendingspercentage).

Een vrijstelling kan binnen een opleiding dus maar één keer aangerekend worden als besparing. Leerlingen met één of met twee vrijstellingen leveren evenveel in.

3.5.1.3. Globale berekeningswijze

De gedetailleerde berekeningswijze van de volledige omkadering zoals ze wordt toegepast vanaf het schooljaar 2011-2012, vindt u achteraan in vier bijlagen 27 tot 30.

3.5.2.  Afloop tijdelijke programmatiestop

Het beleidsdomein Onderwijs en Vorming werkt momenteel aan de voorbereiding van een nieuw niveaudecreet voor het deeltijds kunstonderwijs.

Onder voorbehoud van inwerkingtreding van dat niveaudecreet op 1 september 2018, neemt de tijdelijke programmatiestop een einde na het schooljaar 2017-2018. Ter vervanging van de programmatiestop reikt het niveaudecreet nieuwe programmatieregelgeving aan. Richtlijnen over eventuele nieuwe meldings- of aanvraagprocedures voor programmaties of onderwijsbevoegdheden voor het schooljaar 2018-2019, zult u per omzendbrief vernemen in de loop van het voorjaar 2018.

3.5.3.  Tijdelijke projecten

De aanvraag van nieuwe tijdelijke projecten is niet mogelijk. De tijdelijke projecten beeldverhaal, instrument saz, instrument ud en instrument bandoneon eindigen op 31 augustus 2014. De tijdelijke projecten aangepaste beeldende vorming, ziekenhuisschool, (kinderen)ortho-agogische muzikale vorming en inclusief muziekonderricht die zouden eindigen op 31 augustus 2015, kunnen met een extra schooljaar doorlopen tot 31 augustus 2016. Dit neemt niet weg dat leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften die voorheen in het tijdelijk project les gevolgd hebben vanaf het schooljaar 2015-2016 kunnen overstappen naar een individueel aangepast curriculum in de organieke structuur. Zie in dit verband ook punt 8 van de omzendbrief - Leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het deeltijds kunstonderwijs.

De andere tijdelijke projecten mogen doorgaan tot het genoemde nieuwe niveaudecreet een einddatum bepaalt.

3.6. Afwijkingen op de schoolorganisatie

3.6.1.  Algemeen

Deze rubriek is niet van toepassing op afwijkingen als gevolg van individueel aangepaste curricula, van vrijstellingen of van leren in een alternatieve leercontext. Over deze thema’ s zijn er afzonderlijke omzendbrieven. De volgende richtlijnen gelden wel voor alle andere afwijkingen op de organisatie van de minimumlessenroosters zoals beschreven in de hoofdstukken II van de organisatiebesluiten voor BK en MWD. 

Elk afwijkend leertraject zoals bedoeld in de volgende punten dient voldoende gedocumenteerd te zijn, zodat zowel inspectie als verificatie de leertrajecten inhoudelijk en administratief goed kunnen opvolgen. Belangrijke principes waar inspectie, verificatie en administratie over waken zijn:

  • de kwaliteit en de continuïteit van het onderwijs blijven absoluut en onvoorwaardelijk behouden;
  • de afwijkende leertrajecten zijn steeds traceerbaar via aanwezigheidsregister en uurrooster met eventuele bijlagen zoals de jaarplanning (model als bijlage in rubriek 10) en overzichtslijsten van lesdatums en/of activiteiten.

3.6.2.  Leertrajecten in de studierichting muziek

Een versoepelingmaatregel uit het organisatiebesluit MWD (artikel 16, §1, 9°) geeft aan dat leerlingen die in het laatste jaar lagere graad enkel geslaagd zijn voor het theoretische vak AMV, de mogelijkheid hebben om enkel voor het vak AMC door te stromen naar de middelbare graad. Dat heet met een populaire term "schuinzitten". Oorspronkelijk bedoeld voor overgang van L4 (L3) naar M1, is dit in de dagelijkse praktijk veralgemeend van L1 tot en met M3: dat maakt ook het herbeginnen met een ander instrument mogelijk. De leerling blijft dan op zijn AMC-niveau in de middelbare graad zitten en herbegint in de lagere graad met het vak instrument. Hierbij mag de leerling:

  • enkel financierbaar zijn in de lagere graad;
  • nooit hoger zitten voor het praktische vak (instrument, zang) dan voor het theoretische vak (AMC).

3.6.3.  Het samenvoegen van wekelijkse lestijden

3.6.3.1. Voorwaarden voor samenvoeging

In het deeltijds kunstonderwijs bestaat tot nog toe geen organieke vorm van modulair onderwijs. De leertrajecten volgen een volledig schooljaar van maximum 40 weken die vallen binnen de periode 1 september tot 31 augustus. Wekelijkse lestijden mogen maximaal over één maand worden samengevoegd. Uitzondering vormt het vak keuzeatelier in de specialisatiegraad van de studierichting beeldende kunst.

Samenvoegen van wekelijkse lestijden tot tweewekelijkse of maandelijkse blokken kan enkel onder bepaalde voorwaarden. De schooldirectie:

  • richt een gemotiveerd verzoek aan de bevoegde inspecteur(s) van de betrokken studierichting;
  • respecteert in overleg met de inspectie voldoende de leerinhouden van de vakken in kwestie;
  • zorgt ervoor dat samenvoeging en frequentie (4 tot 1 maal per maand) van lestijden duidelijk blijken uit het formulier uurrooster (ex-document B).

Als er voor een bepaald vak geen afwijking is aangevraagd, wordt door de inspectie, de verificatie en de administratie aangenomen dat in dat vak wekelijks wordt les gegeven. Leerlingen die afwijkende leertrajecten volgen zonder goedgekeurde aanvraag, beantwoorden niet aan de wettelijke bepalingen van artikel 10, §1van het organisatiebesluit voor podiumkunsten of van artikel 7, §2 van het organisatiebesluit voor beeldende kunst.

Leerlingen die niet aan deze bepalingen voldoen, zijn niet regelmatig en dus ook niet financierbaar.

3.6.3.2. Extra muros leeractiviteiten

Af en toe worden blokken van samengevoegde, wekelijkse lestijden vervangen door lesmomenten of activiteiten buiten de school. Dat kan voorkomen in vakken zoals kunstgeschiedenis (beeldende kunst) of AMC, muziekgeschiedenis, repertoirestudie, theorie van de dans, … (podiumkunsten). Voorbeelden zijn een museumbezoek, het bijwonen van een concert of een theatervoorstelling.

Slechts een beperkt aantal samengevoegde lestijden kan vervangen worden door buitenschoolse activiteiten onder volgende voorwaarden:

  • 1 activiteit vervangt maximum 3 lestijden;
  • per maand kan slechts 1 activiteit georganiseerd worden;
  • het aantal buitenschoolse activiteiten per schooljaar wordt bepaald in overleg met de bevoegde inspecteur(s).

Belangrijk zijn een grondige voorbereiding in de gewone lessen en een terugkoppelingsmoment. Leerkracht en directie nemen steeds contact op met de inspectie en motiveren en documenteren voldoende deze afwijkingen. Zo is er steeds een overzichtelijke jaarplanning en een lijst met datums beschikbaar voor inspectie en verificatie. Eventueel kan de jaarplanning per trimester worden opgemaakt. Een model van zo’n jaarplanning is als formulier bijgevoegd, samen met een ingevuld voorbeeld.

3.6.4.  Herinstroom van leerlingen

3.6.4.1. Definitie

Herinstroom is het verschijnsel waarbij een leerling, na het behalen van een attest of getuigschrift in een bepaalde graad voor een bepaalde optie of gedeelte van een optie, zich opnieuw inschrijft. Volgens een algemeen onderwijsprincipe kan een leerling slechts één keer gesubsidieerd een zelfde opleiding volgen. Ook de regelgeving zelf verhindert herinstroom in dezelfde optie op basis van artikel 2, 11° in BVR podiumkunsten en artikel 2, 8° in BVR beeldende kunst en artikel 91, 2° van het Onderwijsdecreet-II. Herinstroom mag enkel in een andere optie.

3.6.4.2. Herinstroom in instrumentale en vocale opties

Een speciaal geval betreft de herinstroom voor een zelfde instrument in de opties samenspel/instrument in middelbare en hogere graad van de studierichting muziek. De opties samenspel/instrument bestaan uit precies dezelfde vakken en het verschil uit zich voornamelijk in de zwaarte van het leerprogramma. Voor deze specifieke herinstroom gelden volgende richtlijnen.

  • Herinstroom voor een zelfde instrument in de optie instrument na de optie samenspel is toegestaan. De verantwoording ligt in het feit dat de leerling voor de optie instrument een zwaarder programma volgt dan voor de optie samenspel en dus in theorie kan bijleren.
  • Herinstroom voor een zelfde instrument in de optie samenspel na de optie instrument is niet toegestaan. In dit geval gaat de leerling van een zwaarder naar een lichter programma en geldt het bijleerargument niet langer. Uitzonderlijk is deze vorm van herinstroom toch mogelijk als uit een advies van de inspectie blijkt dat voor een bepaald instrument de lessen in de optie samenspel inhoudelijk sterk verschillen van de lessen in de optie instrument.

Dezelfde redenering geldt voor de vocale opties zang/stemvorming. Herinstroom is enkel mogelijk in de optie zang na voleindigen van de optie stemvorming.

4. Werkingstoelagen

4.1. Algemeen

Uw schoolbeheerteam stort alle toelagen bestemd voor de instellingen deeltijds kunstonderwijs op het rekeningnummer van hun schoolbesturen (inrichtende machten). Tegelijk met de betaling ontvangen de schoolbesturen en de scholen ook een dienstbrief met betalingsinfo voor hun boekhouding. AgODi plaatst dat document op de portaalsite Mijn Onderwijs.

4.2. Gewone werkingstoelagen

Jaarlijks ontvangen de schoolbesturen van het vrij en officieel gesubsidieerde onderwijs werkingstoelagen voor hun DKO-instellingen via een voorschot van 50% eind januari en een saldo in juni. De wettelijke basis voor deze toelagen is opgenomen in hoofdstuk 9 van het BVR betreffende codificatie van sommige bepalingen voor het onderwijs. De schoolbesturen (gemeentebesturen) van het officieel gesubsidieerd onderwijs volgen de richtlijnen van de omzendbrief van 19/03/1993 over de controle op de aanwending van de toelagen. De besturen gebruiken het formulier AL1 om de in het vorige boekjaar 2017 aangewende werkingstoelagen te verantwoorden en bezorgen dit ondertekende formulier per post of gescand per mail aan het schoolbeheerteam uiterlijk op 30 april 2018.

4.3. Toelagen voor ICT-coördinatie

AgODi stort de werkingsmiddelen voor ICT-coördinatoren in de maand april 2018 en plaatst op de dag van de betaling een dienstbrief met betalingsinfo op de portaalsite Mijn Onderwijs.

4.4. Toelagen voor nascholing op initiatief van de scholen

Toelagen voor nascholing zijn bestemd voor het personeel in de scholen. Alle leden van het bestuurs-, het administratief en het onderwijzend personeel komen in aanmerking. Directeurs, beleidsmedewerkers, secretariaatspersoneel, leraren en begeleiders. Alle nascholingsopleidingen kaderen in een jaarlijks nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of bij ontstentenis daarvan de algemene ledenvergadering.

Het decreet betreffende de kwaliteit van het onderwijs van 28 augustus 2009 regelt in de artikelen 8 tot 11 de nascholing vanaf het begrotingsjaar 2010. Net zoals bij de gewone werkingstoelagen verloopt de uitbetaling van de toelagen voor nascholing vanaf het jaar 2010 via een voorschot eind februari en een saldo in juni.

4.5. Toelagen specifiek voor nascholing van directies

Sinds 2015 zijn er geen aparte toelagen meer voor directies. De middelen die voorheen naar het afzonderlijk vormingsfonds voor directies gingen, zijn toegevoegd aan de toelagen voor nascholing op initiatief van de scholen. De directies kunnen ook op deze middelen een beroep doen naargelang hun professionaliseringsnoden.

5. Registratie van leerlingen

5.1. Gebruik van de elektronische identiteitskaart

Inschrijving met behulp van de eIK creëert veel tijdwinst en reduceert sterk de foutenlast.

5.2. Invoering van het bisnummer

Het bisnummer is een nummer dat beheerd wordt door de Kruispuntbank voor sociale zekerheid en is, net zoals het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon. Het bisnummer kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld aan leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Stuurt u dus bij een volgende elektronische leerlingenzending het rijksregisternummer of het vervangende bisnummer altijd mee. De softwareleveranciers zijn op de hoogte van deze ontwikkeling en passen hun schoolsoftware aan, zodat u zowel bisnummers als rijksregisternummers zult kunnen importeren in de schooldatabank.

5.3. Webedison

5.3.1.  Leerlingenzendingen

De scholen bezorgen hun leerlingengegevens net als hun personeelsinformatie via elektronische zendingen. De eerste leerlingentelling heeft als uiterste datum 31 oktober 2017 en de tweede telling 15 februari 2018. Het schoolbeheerteam vraagt om aandacht te blijven besteden aan een directe opvolging van de EDISON-communicatie. Op elke uitgevoerde leerlingenzending volgt automatisch een ontvangstmelding en de volgende dag(en) een terugzending. Hoe eerder een teruggezonden foutenrapport wordt behandeld, hoe vlugger de verwerking van het leerlingenbestand zal verlopen. Een elektronische terugzending bevat:

  • elektronische documenten A en D bij de eerste telling (of een elektronisch document F bij de tweede telling) als het leerlingenbestand volledig correct is;
  • een elektronisch foutenrapport indien het leerlingenbestand niet correct is. Er zijn twee soorten foutmeldingen: fatale en waarschuwende. Bij problemen met de foutboodschappen kunt u altijd telefonisch of per mail assistentie krijgen van uw schoolbeheerteam.

5.3.2.  Terugzendingen van rijksregister- en bisnummers

Op regelmatige tijdstippen wordt de centrale leerlingendatabank van het ministerie aangevuld met ontbrekende rijksregisternummers en bisnummers. Na zo’n update krijgen de scholen op hun beurt in via webedison een terugzending met een bestand van rijksregisternummers en bisnummers die ontbraken in hun eigen leerlingenzendingen. Het is van groot belang om deze bestanden op te halen en in te brengen in uw leerlingendatabank. Uw schoolsoftware heeft normaal gezien een functie om die teruggezonden rijksregisternummers in te lezen. Uw softwareleverancier kan u daarbij adviseren. Als u de terugzending negeert en u voert nadien een nieuwe leerlingenzending uit, dan riskeert u een aantal aangevulde rijksregisters in de centrale databank opnieuw te wissen.

5.3.3.  Zending middelen

Vanaf het schooljaar 2008-2009 beschikt u over de mogelijkheid om een elektronische zending uit te voeren om de overdrachten van leraarsuren mee te delen. Meer informatie vindt u op de website voor schoolautomatiseerders, waar de technische brochure en de codebestanden op te vragen zijn. Voorlopig meldt u overdrachten van leraarsuren ook nog via het formulier - Melding van de besteding van het urenpakket.

5.4. Registratie van 50%-financierbare leerlingen

5.4.1.  Regelgeving

Deze regeling is bedoeld om het comfort van sommige leerlingen te vergroten en daarbij geen van de twee betrokken instellingen te benadelen voor het verlenen van dit comfort. Een voorbeeld van een doelgroep zijn jongeren die in de studierichting muziek het theoretische gedeelte (algemene muzikale vorming, AMC) en het praktische gedeelte (instrument) van hun financierbare optie in twee verschillende scholen volgen. Dank zij deze regeling kunnen jongeren hun verre verplaatsingen beperken tot bijvoorbeeld enkel hun instrumentles.

5.4.2. Toepassingsgebied

Volgens de regelgeving mag 50%-financierbaarheid enkel voorkomen bij de financierbare optie of de hoofdopleiding van de leerling. In artikel 27 van het organisatiebesluit voor de podiumkunsten en in artikel 7, §5 van het organisatiebesluit voor beeldende kunst staat: “Een regelmatige leerling kan een of meer vakken die tot het lessenrooster van dezelfde optie behoren in twee instellingen volgen na schriftelijke toestemming van de directeurs van de twee instellingen.”. Met het lessenrooster wordt bedoeld het (minimum)lessenrooster van de optie waarvoor de leerling financierbaar is.

Bijgevolg gelden twee voorwaarden voor de toepassing van 50%-financierbaarheid:

  • er is een akkoord van de directies van de betrokken instellingen;
  • het betreft de vakken van de financierbare optie.

De verificatie zal de 50%-registraties op deze twee voorwaarden beoordelen.

5.4.3.  Correcte procedure

5.4.3.1. Inschrijven

De betrokken schoolsecretariaten registreren elk in hun eigen schooladministratie de leerling als 50%-financierbaar, waarbij ze elkaar de nodige informatie bezorgen. De automatiseerders bieden daarvoor in hun softwarepakket een 'model van overeenkomst' aan. Een voorbeeld van dat model vindt u achteraan bij de bijlagen – Verdeling van de financiering.

5.4.3.2. Invoeren

De instructies in de handleiding van de softwareleveranciers leest u best nauwkeurig na om invoerfouten te vermijden. Het is ook niet voldoende om bij registratie enkel de vakken aan te duiden die gevolgd worden in de eigen academie: ook vakken die gevolgd worden in de andere academie moeten steeds opgegeven zijn als "gevolgd in andere school".

5.4.3.3. Opvolgen

Om de tweede telling van februari voor te bereiden, is een tweede communicatieronde nodig. Zo is het aangewezen dat de ene school de andere informeert bij stopzetting van een deel van de opleiding. De schoolautomatiseerders stellen ook een lijst van 50%-leerlingen in hun programma ter beschikking.

6. Verificatie

6.1. Algemene werking

Momenteel bestaat het verificatieteam uit 4 personen, 2 voltijdse en 2 deeltijdse medewerkers. Normaal gezien krijgt elke instelling enkele keren per schooljaar het bezoek van een verificateur. Standaardredenen voor een schoolbezoek zijn: controle van de tellingen van oktober en februari, registratie van de leerlingen in tijdelijke projecten en nieuwe programmaties, controle van de aanwending van middelen voor nascholing. De verificatie kan echter meer of andere controles uitvoeren.

6.2. Verificatie van de eerste telling

6.2.1.  Opvolgen van het inschrijvingsgeld

Het verificatieteam zal extra toezien op het snelle en correcte verloop van de betaling van de inschrijvingsgelden. Gegeven de deadline 15 november 2017 voor de doorstorting van het inschrijvingsgeld, is het voor de scholen erg belangrijk om zo vlug mogelijk een volledige en een correcte leerlingenzending van 1 oktober door te sturen. Het is immers op basis van het via webedison teruggezonden document D dat uw schoolbestuur (gemeentebestuur, scholengroep, raad van bestuur, ...) een storting naar het inschrijvingsfonds kan uitvoeren. Het document D is op te vatten als een ‘factuur’, waarop de instellingen en schoolbesturen zich kunnen baseren voor de doorstorting van het inschrijvingsgeld.

Uw verificateur zal tijdens zijn eerste schoolbezoek uw betaling(en) controleren en eventuele verschillen tussen uw reële storting en het door ons gestuurde elektronische document D (op basis van uw leerlingenzending) samen met u uitklaren. De verificateur zal de eindafrekening en de vaststellingen in verband met het inschrijvingsgeld vermelden in het verificatieverslag over de telling van 1 oktober. Eventueel zal de school op basis van de eindafrekening een (bijkomende) storting moeten uitvoeren. In dat geval zal AgODi het schoolbestuur op de hoogte brengen via een vorderingsdocument. De procedure verloopt als volgt.

  • De doorstorting van het inschrijvingsgeld naar het inschrijvingsfonds gebeurt in één of maximaal twee stappen: een eerste storting uiterlijk 15 november op basis van het document D en een eventuele bijkomende storting van een saldo.
  • Na afsluiten van de eerste telling op 31 januari is in alle instellingen de verificatie van het inschrijvingsgeld afgerond. Het eventueel verschuldigde saldo is dan definitief vastgesteld.
  • Het schoolbestuur stort het saldo pas na een vorderingsbrief van de financiële dienst van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Deze brief wordt bezorgd na 31 januari.
  • Soms stort de financiële dienst van AgODi een bedrag terug als het schoolbestuur per vergissing te veel heeft betaald. Een voorbeeld van zo een fout is een dubbele storting.

Tijdigheid en correctheid van deze procedure hangen nauw samen met een snelle en goede verwerking van de leerlingenzending van 1 oktober.

6.2.2.  Attesten voor een verminderd inschrijvingsgeld

6.2.2.1. Algemeen

Artikel II.35 van het BVR betreffende codificatie van sommige bepalingen van het onderwijs bevat de rechtsgrond voor de attestering. Alle verminderde tarieven worden gestaafd met een attest of document dat de geldigheid voor de korting bewijst in de maand september van het schooljaar waarvoor de korting wordt aangevraagd. De grenzen zijn vastgesteld op 1 en 30 september. Dat betekent dat als een leerling bijvoorbeeld op 1 september nog werkloos is, vermindering toegestaan wordt. Als anderzijds een leerling pas werkloos wordt op 30 september, geldt ook dan een verminderd tarief.

6.2.2.2. Uitkeringsgerechtigde werklozen

Inzake werkloosheid aanvaardt de verificatie:

  • voor een inwoner van het Vlaams gewest: een attest afgeleverd door VDAB of RVA waaruit blijkt dat zij/hij uitkeringsgerechtigd volledig werkloos is of ermee gelijkgesteld;
  • voor een inwoner van het Waals gewest: een attest afgeleverd door FOREM of ONEM, met vermelding van de categorie werkloosheid, waaruit blijkt dat zij/hij uitkeringsgerechtigd volledig werkloos is of ermee gelijkgesteld;
  • voor een inwoner van het Brussels gewest: een attest afgeleverd door RVA/ONEM of actiris, met vermelding van de categorie werkloosheid, waaruit blijkt dat zij/hij uitkeringsgerechtigd volledig werkloos is of ermee gelijkgesteld.

6.2.2.3. Leefloners

Leerlingen kunnen hun recht op een leefloon enkel staven met de volgende attesten:

  • een attest afgeleverd door het OCMW of het CPAS (Brussel & Wallonië)
  • een attest ‘inkomensgarantie voor ouderen’ of rentebijslag

Andere attesten (bv. aanslagbiljet belastingen, loonfiche, pensioenfiche,…) aanvaardt de verificatie niet.

6.2.2.4. Personen met een handicap

Personen die erkend zijn als gehandicapte en een vergoeding van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid (FOD SZ) ontvangen, hebben recht op een verminderd tarief. Voor volwassenen zijn er drie types tegemoetkomingen:

De FOD SZ zorgt voor (elektronische) attesten “erkenning als genieter van een tegemoetkoming aan personen met een handicap”. De verificatie aanvaardt ook rekeninguittreksels waaruit een tegemoetkoming blijkt van de FOD SZ.

In de categorie jongeren wordt het verminderd tarief toegekend aan begunstigden van een verhoogde kinderbijslag met een erkenning van ten minste 66%. Omdat dat percentage overeen komt met minstens 4 punten op het criterium zelfredzaamheid, accepteert de verificatie attesten van de FOD SZ met vermelding van 4 punten op het criterium zelfredzaamheid.

Attesten van een kinderbijslagfonds of van Famifed (Federaal agentschap voor de kinderbijslag) zijn ook geldig indien ze duidelijk aangeven dat er een verhoogde kinderbijslag is omwille van een handicap van ten minste 66%.

Voor meer info raadpleegt u de website van de FOD sociale zekerheid over erkenning van een handicap.

6.2.2.5. Arbeidsongeschiktheid

Personen met een arbeidsongeschiktheid van ten minste 66% genieten vermindering van het inschrijvingsgeld. Voor deze categorie aanvaardt de verificatiedienst een attest van de mutualiteit als dit document een geldigheidsperiode vermeldt en een graad van arbeidsongeschiktheid van ten minste 66%.

Ook de attesten van het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering ( RIZIV ) die de staat van invaliditeit erkennen op basis van artikel 100, §1 van de wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen , zijn geldig.

Attesten van de FOD Sociale Zekerheid met vermelding van ‘vermindering van het verdienvermogen tot één derde of minder van wat een valide persoon door een of ander beroep op de algemene arbeidsmarkt kan verdienen’ (gelijkwaardig aan een arbeidsongeschiktheid van ten minste 66%), zijn eveneens geldig.

6.2.2.6. Residenten in een gezinsvervangend tehuis of MPI

Bij leerlingen die in een instelling zoals een gezinsvervangend tehuis of een medisch-pedagogisch instituut (MPI) verblijven, volstaat een verklaring van de directie van deze instelling als attest voor een korting.

6.2.2.7. Politieke vluchtelingen

De federale instelling Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen(CGVS) reikt het attest uit dat het statuut van erkende vluchteling aantoont. Met zo’n attest kan de erkende vluchteling zich inschrijven in het register van de gemeente waar zij/hij verblijft. De gemeente zorgt dan ofwel voor een:

  • jaarlijks te hernieuwen bewijs van inschrijving in het vreemdelingenregister;
  • identiteitsbewijs voor vreemdelingen geldig voor vijf jaar.

Zowel het attest van het CGVS als de gemeentelijke documenten volstaan om een verminderd tarief te bekomen.

6.2.2.8. Volwassenen tussen 18 en 24 jaar

Volwassenen in de leeftijdsklasse 18 tot 24 jaar krijgen automatisch een verminderd tarief op basis van hun leeftijd. Een volwassen leerling heeft recht op het verminderd tarief zolang hij geen 25 jaar is op 31 december van het schooljaar waarvoor hij zich inschrijft. Een attest van het kinderbijslagfonds hoeft dus niet meer.

6.2.2.9. Vermindering voor jongeren van eenzelfde leefeenheid

Voorheen heette deze vorm van vermindering ‘gezinskorting’. Elke betaalde inschrijving van een lid van een leefeenheid geeft een jongere van diezelfde leefeenheid automatisch recht op verminderd tarief.

De definitie van leefeenheid is één of meer meerderjarigen, ongeacht hun geslacht, met eventueel een of meer minderjarigen die hun hoofdverblijfplaats hebben op hetzelfde adres, alsook één of meer minderjarige gehuwde, zelfstandige of alleenstaande leerlingen of studenten, ongeacht hun geslacht, met eventueel één of meer minder- en meerderjarigen die hun hoofdverblijfplaats hebben op hetzelfde adres.

De leden van een leefeenheid hoeven geen bloedverwanten te zijn. Omgekeerd behoren bloedverwanten niet automatisch tot dezelfde leefeenheid, bijvoorbeeld als ze niet op het zelfde adres wonen. De verificatie zal in sommige gevallen een document opvragen, afgeleverd door de gemeentelijke administratie. Dat document dient om na te gaan of betrokkenen op hetzelfde adres verblijven.

6.2.2.10. Vermindering voor jongeren in een bijkomende studierichting

Ook wel ‘hoeveelheidskorting’ genoemd. Jongeren die betaald hebben voor hun inschrijving in een bepaalde studierichting krijgen automatisch vermindering voor elke inschrijving in een bijkomende studierichting. Het inschrijvingsbewijs van de eerste inschrijving volstaat als attest.

6.2.2.11. Personen ten laste

Een leerling heeft recht op vermindering omwille van de werkloosheid, het recht op leefloon, de tegemoetkoming als gehandicapte of het statuut van politiek vluchteling van de persoon waarvan de leerling officieel ten laste is. Dit wordt gestaafd met een document uitgereikt door de gemeentelijke administratie.

6.2.2.12. Brusselse en Waalse attesten

Vooral instellingen in Brussel en langs de taalgrens krijgen te maken met reductie voor leerlingen uit de andere gewesten. Dat vormt meestal geen probleem omdat sommige bevoegde instellingen nationale instellingen zijn (bv. RVA) en omdat elke Vlaamse instelling een Brusselse en Waalse tegenhanger heeft.

6.2.2.13. Buitenlandse attesten

In de praktijk komen buitenlandse leerlingen vooral uit Nederland. Ook deze leerlingen hebben in bepaalde gevallen recht op vermindering. Uiteraard zijn er eigen Nederlandse documenten en uitreikende instellingen, maar in het merendeel van de gevallen kan de verificateur Nederlandse bewijsstukken goed beoordelen naar analogie met Vlaamse documenten.

6.2.3. Toelatingsvoorwaarden

6.2.3.1. Algemeen

De verificatie zal extra aandacht schenken aan de toelatingsvoorwaarden zoals vermeld in artikel 14 tot 22 in het organisatiebesluit MWD en artikel 7 tot 11 in het organisatiebesluit BK

6.2.3.2. Toelatingsperiode

De duur van de toelatingsperiode is vanaf het schooljaar 2014-2015 ingekort tot uiterlijk 1 november. Artikel 24 van het organisatiebesluit MWD en artikel 16 van het organisatiebesluit BK handelen over het gebruik van de toelatingsperiode. Bijvoorbeeld is een toelatingsperiode vereist voor leerlingen die in het 4e leerjaar van de lagere graad van de studierichting dans willen instromen op leeftijd in plaats van op basis van een geslaagd 3e leerjaar (organisatiebesluit podiumkunsten, artikel 21, §1, 4°).

Van leerlingen die een toelatingsperiode doorlopen, ligt het proces-verbaal met de evaluatie van de toelatingsperiode ter beschikking voor de verificatie vanaf 1 november. De verificatie vraagt om ook dit onderdeel van de administratie zorgvuldig op te volgen. Leerlingen die een opleiding volgen op basis van een toelatingsperiode zonder afsluitend proces-verbaal, zijn immers niet regelmatig in die opleiding.

6.2.4. Verificatie van de nieuwe maatregelen vanaf 1 september 2014 en 2015

6.2.4.1. Verificatie van leerlingen in een individueel aangepast curriculum

6.2.4.1.1. Administratief dossier

Elke leerling in een individueel aangepast curriculum heeft een administratief dossier dat (een verwijzing naar) een verslag buitengewoon onderwijs of een attest van het Vlaams agentschap voor personen met een handicap bevat. Ook het motivatiedocument is een belangrijk onderdeel van het dossier. Zie punt 3.2. van de omzendbrief ‘leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften in het deeltijds kunstonderwijs’.

6.2.4.1.2. Registratie van leerlingen

Om leerlingen in een individueel aangepast curriculum te registreren, is geopteerd voor de aanmaak van een nieuwe financieringscode 15. Deze code is gelijkwaardig aan de financieringscode 02. Tevens werd een nieuwe vrijstellingscode 4 gedefinieerd om te kunnen afwijken van het algemene curriculum zonder dat de financierbaarheid van de leerling vermindert. In een individueel aangepast curriculum volgt de leerling een lessenrooster op maat waarbij niet noodzakelijk alle verplichte vakken op het programma staan. Gebruik van de vrijstellingscode 2 (vrijgesteld voor het vak) is dan niet accuraat omdat het niet gaat om een vrijstelling wegens een eerder verworven studiebewijs of competentie, maar wel om gewijzigde leerdoelen. 

Aparte administratieve groepen voor leerlingen in een individueel aangepast curriculum zijn er niet. De registratie vindt plaats in die administratieve groep van de organieke optie die het nauwst aansluit bij de aangepaste lessenrooster. Daarbij heeft een leerling in een individueel aangepast curriculum in elke graad van elke studierichting de mogelijkheid om de opleiding met één extra leerjaar te verlengen.

6.2.4.1.3. Voorbeelden individueel aangepast leertraject

Voorbeeld 1

Een leerling met een beperking begint aan een opleiding beeldende vorming in de middelbare graad. De leerling krijgt een individueel aangepast curriculum waarbij hij maar twee van drie verplichte vakken van het gemeenschappelijk curriculum volgt. De opleiding is ook verlengd met een extra leerjaar. De lessentabel van het individueel aangepast curriculum ziet er zo uit.

Vak 

M1 

M2 

M3 

M4 

M5 

M6 

M extra 

Vormstudie 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

1 u/ 

week 

Waarnemings-tekenen 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

2 u/ 

week 

De eerste registratie van deze leerling gebeurt in de administratieve groep van het eerste leerjaar in de optie beeldende vorming. Zijn records in de leerlingenzending zien er zo uit:

Stamnummer 

Beeldende vorming 

MG leerjaar 1 

Fincode 

Vak 

Vrijstellings-code 

111 

25328 

15 

Kleurstudie 

4 

111 

25328 

15 

Vormstudie 

1 

111 

25328 

15 

Waarnemings-tekenen 

1 

Voor de berekening van de omkadering blijft deze leerling volledig financierbaar. De vrijstellingscode 4 in combinatie met financieringscode 15 wijst er op dat de leerling een vak van het gemeenschappelijk curriculum niet volgt in het kader van een individueel aangepast curriculum.

Voorbeeld 2

Een leerling met een visuele beperking start met een opleiding algemene muziekleer in de lagere graad. De leerling volgt het verplichte vak algemene muzikale vorming (AMV) niet in klasverband. Via een geïntegreerde aanpak in het vak instrument behaalt de leerling toch een deel van de AMV-leerdoelen. De lessentabel van het individueel aangepast curriculum ziet er zo uit:

Vak 

L1 

L2 

L3 

L4 

Instrument 

2 u/week 

2 u/week 

2 u/week 

2 u/week 

Samenzang 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

De eerste registratie van deze leerling gebeurt in de administratieve groep van het eerste leerjaar van de optie algemene muziekleer. De records in de leerlingenzending zien er zo uit:

Stamnummer 

Algemene muziekleer 

LG Jongeren leerjaar 1 

Fincode 

Vak 

Vrijstellings-code 

222 

25478 

15 

AMV 

4 

222 

25478 

15 

Samenzang 

1 

222 

25478 

15 

Instrument 

1 

Voor de berekening van de omkadering blijft deze leerling volledig financierbaar. De vrijstellingscode 4 in combinatie met financieringscode 15 wijst er op dat de leerling het vak niet volgt, maar aangepaste leerdoelen verwerft in het kader van een individueel aangepast curriculum.

6.2.4.2. Verificatie van leerlingen in een gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster

Voor elke leerling in een gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster kan de academie een gemotiveerd dossier voorleggen aan inspectie of verificatie. Dat dossier bevat een ‘gemotiveerd verslag’ als vermeld in artikel 16 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 of een verslag als vermeld in artikel 352 van de Codex Secundair Onderwijs van 17 december 2010 of een attest van het Vlaams agentschap voor personen met een handicap. Een ander belangrijk element van het dossier is de verantwoording voor de redelijke aanpassingen aan het lessenrooster van het deeltijds kunstonderwijs. Op die manier hebben die aanpassingen geen gevolgen voor de regelmatigheid van de leerling of zijn financierbaarheid. Voor de registratie van leerlingen in een gemeenschappelijk curriculum met aangepast lessenrooster zijn geen aparte financierbaarheidscodes of vrijstellingscodes nodig.

Voorbeeld

Een GON-leerling uit het leerplichtonderwijs met een autismespectrumstoornis start met een opleiding algemene muziekleer in de lagere graad. De leerling volgt het verplichte vak algemene muzikale vorming (AMV) niet in klasverband. Via redelijke aanpassingen van het lessenrooster (bv. een individuele en geïntegreerde aanpak van AMV binnen het vak instrument) behaalt de leerling de volledige AMV-leerdoelen. De aangepaste lessentabel ziet er zo uit:

Vak 

L1 

L2 

L3 

L4 

AMV 

- 

- 

- 

- 

Instrument 

2 u/week 

3 u/week 

3 u/week 

3 u/week 

Samenzang 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

0,5 u/week 

De eerste registratie van deze leerling gebeurt in de administratieve groep van het eerste leerjaar van de optie algemene muziekleer. De records in de leerlingenzending zien er zo uit:

Stamnummer 

Algemene muziekleer 

LG Jongeren leerjaar 1 

Fincode 

Vak 

Vrijstellings-code 

333 

25478 

02 

AMV 

1 

333 

25478 

02 

Samenzang 

1 

333 

25478 

02 

Instrument 

1 

Voor de berekening van de omkadering blijft deze leerling financierbaar zoals de leerlingen in het gewone curriculum. De vrijstellingscode 1voor AMVwijst er op dat, hoewel de leerling het vak niet klassikaal volgt, hij toch de volledige doelstellingen van het (minimum)leerplan verwerftviaeen aangepast lessenrooster. De leerling heeft in de leerlingenzending dus geen vrijstelling voor het vak AMV.

6.2.4.3. Alternatieve leercontext

6.2.4.3.1. Opvolging van leerlingen via aanwezigheidsregisters

De omzendbrief ‘Vrijstellingen en alternatieve leercontext’ stipuleert in punt 3.1. dat de academie de leerling effectief dient op te volgen in zijn leerproces buiten de academie en daarvoor instrumenten ontwikkelt en acties onderneemt. De verificatie acht het aanleggen/bijhouden van aanwezigheidsregisters een actie in het kader van de opvolging van leerlingen en verwacht van de academie dat zij daarover afspraken maakt met de verantwoordelijke van de alternatieve leercontext.

6.2.4.3.2. Registratie van leerlingen

Er zijn geen aparte administratieve groepen voor leerlingen die een deel van hun opleiding volgen buiten het deeltijds kunstonderwijs. De registratie van zulke leerlingen was tot nu toe alleen mogelijk via toepassing van vrijstellingscode 2 bij het vak dat de leerling buitenshuis volgt, met een verminderde financiering tot gevolg. Zo’n registratie echter is onjuist omdat het niet gaat om een vrijstelling wegens een verworven studiebewijs of reeds behaalde doelen. Toepassing van de vrijstellingscode 4 lost dit probleem op.

6.2.4.3.3. Voorbeeld

Een leerling in de middelbare graad van de studierichting muziek krijgt voor zijn vak samenspel in de DKO-instelling een vrijstelling omdat hij in plaats daarvan wekelijks deelneemt aan de repetities van een gereputeerd harmonieorkest. Deze leerling zal bij de registratie van zijn inschrijving een financieringscode 02 krijgen en een vrijstellingscode 4 voor het vak samenspel. Zijn records in de leerlingenzending zien er zo uit:

Stamnummer 

Instrument MG 

leerjaar 1 

Fincode 

Vak 

Vrijstellingscode 

333 

25501 

02 

AMC 

1 

333 

25501 

02 

Instrument 

1 

333 

25501 

02 

Samenspel 

4 

Voor de berekening van de omkadering blijft deze leerling volledig financierbaar. De vrijstellingscode 4 (in combinatie met fincode 02) wijst er op dat de leerling het vak niet in de DKO-instelling volgt, maar wel de minimumleerplandoelen ervan behaalt in een alternatieve leercontext. In dit voorbeeld een harmonieorkest.

6.2.4.4. Nazicht van de vrijstellingen

6.2.4.4.1. Gebruik van de vrijstellingscodes

Hieronder staan de overzichtstabel en enkele voorbeelden.

Code 

Betekenis 

Financiering 

De leerling volgt het vak in de instelling 

Volledig 

De leerling is vrijgesteld voor dit vak omdat hij de (minimum)leerplandoelen bereikt heeft: hij heeft een eerder behaald studiebewijs of krijgt een pedagogische vrijstelling 

Verminderd 

De leerling volgt dit vak in een andere DKO-instelling 

In andere instelling 

De leerling volgt dit vak niet omdat hij: 

- een individueel aangepast curriculum volgt  

of 

- de (minimum)leerplandoelen in een andere leercontext behaalt 

Volledig 

Voorbeeld 1

In een instrumentopleiding in de middelbare graad vraagt een leerling vrijstelling voor AMC omdat dat vak eerder al gevolgd werd in een vorige opleiding. In de leerlingenzending zal bij het vak AMC de vrijstellingscode 2 staan en zal de instelling voor deze leerling een verminderde financiering krijgen (aanwendingspercentage van 70% ipv 92%).

Voorbeeld 2

In een instrumentopleiding in de middelbare graad volgt een leerling het vak AMC niet in de eigen instelling maar in een andere DKO-instelling. In de leerlingenzending zal bij het vak AMC de vrijstellingscode 3 staan en zal de instelling voor deze leerling een 50%-financiering krijgen.

Voorbeeld 3

In een instrumentopleiding in de middelbare graad volgt een leerling het vak samenspel niet in de eigen instelling maar verwerft de (minimum)leerplandoelen van dit vak in een harmonieorkest. In de leerlingenzending zal bij het vak samenspel de vrijstellingscode 4 staan en zal de instelling voor deze leerling een volledige financiering krijgen (aanwendingspercentage van 92%).

Voorbeeld 4

In de optie algemene muziekleer in de lagere graad volgt een leerling geen klassikaal vak AMV wegens een visuele beperking De leerling verwerft de (minimum)leerplandoelen gedeeltelijk via een individueel aangepast curriculum. In de leerlingenzending zal bij het vak AMV de vrijstellingscode 4 staan en zal de instelling voor deze leerling volledige financiering krijgen (aanwendingspercentage van 95%).

Voorbeeld 5

In een opleiding beeldende vorming in de middelbare graad volgt een leerling met een specifieke onderwijsbehoefte een individueel aangepast curriculum waarbij afgeweken wordt van het minimumlessenrooster. In de leerlingenzending zal deze leerling een financieringscode 15 krijgen en hoort een vrijstellingscode 4 bij een verplicht vak dat niet gevolgd wordt. De instelling krijgt voor deze leerling een volledige financiering (aanwendingspercentage 92%) .

6.2.4.4.2. Nazicht van bewijsstukken

Een leerling heeft in bepaalde gevallen recht op vrijstelling voor een vak op basis van een eerder verworven studiebewijs. Daarnaast kan de directeur vrijstelling verlenen voor een vak om pedagogische redenen. Die vrijstelling wordt gestaafd met een attest dat de reden van de pedagogische vrijstelling vermeldt. Bij twijfelgevallen kan de directeur op voorhand advies inwinnen bij de inspectie. Als er op het moment van verificatie geen advies beschikbaar is, kan de verificateur alsnog een beroep doen op de deskundigheid van de inspectie om de geldigheid van de vrijstelling te beoordelen. Zowel studiebewijzen als attesten zijn ter beschikking van de verificatie. 

6.2.5.  Klasbezoeken

Het behoort tot de bevoegdheid van een verificateur om tijdens de les een klas te bezoeken en ter plaatse de aanwezigheid van de leerlingen na te gaan via het aanwezigheidsregister. Het is aangewezen voor de leraar om het register steeds aan het begin van het lesuur in te vullen. Klasbezoeken kunnen doorgaan na voorafgaande afspraak of onaangekondigd.

6.2.6.  Verslag van de eerste telling

De verificateur maakt een verslag op van het schoolbezoek in het kader van de eerste telling. Dat verslag bevat een definitieve afrekening van het te betalen inschrijvingsgeld en eventuele vaststellingen bij de controle van de attesten voor verminderd tarief. Daarnaast kunnen er ook andere opmerkingen in staan over aspecten van de leerlingenadministratie zoals attesten voor vrijstellingen of andere toelatingsvoorwaarden.

6.3. Verificatie van de tweede telling

6.3.1.  Bijhouden van aanwezigheidsregisters

Tijdens de tweede telling zal de verificateur de aanwezigheidsregisters nakijken en op basis daarvan de financierbaarheid van de leerlingen vaststellen. Het is aan te raden om deze belangrijke documenten goed op orde te houden. Uiteraard moeten de registers ook de reële situatie weergeven. Het invullen van aanwezigheidsregisters is dus een secure en verantwoordelijke taak. Van degenen die met deze taak belast zijn, vraagt de verificatie een consequente houding en een uitvoering naar eer en geweten.

6.3.2.  Aanwezigheidsvoorwaarde voor regelmatigheid

Om regelmatig en financierbaar te zijn, moet een leerling op 1 februari van het schooljaar minstens twee derde van het aantal lessen aanwezig zijn geweest, voor elk vak waarvoor de leerling is ingeschreven. Gewettigde afwezigheid telt hierbij als de lessen hebben bijgewoond. De verantwoordelijkheid om te oordelen over de gewettigde afwezigheid ligt bij de schooldirectie. Het is aangewezen om in het schoolreglement duidelijk op te nemen welke afwezigheden gewettigd en welke verantwoordingsstukken nodig zijn. De verificatie kan bewijsstukken opvragen en beoordelen of ze beantwoorden aan de richtlijnen van het schoolreglement en of ze de grenzen van de redelijkheid niet overschrijden.

6.3.3.  Vergelijking van eerste en tweede telling

Tijdens vorige schooljaren stelde de verificatie vast dat er in de zending van 1 februari soms leerlingen voorkomen die niet in de zending van 1 oktober zitten en waarvoor dus geen inschrijvingsgeld werd doorgestort. “Vergeten” leerlingen in documenten A & D die na 1 februari onverklaarbaar opduiken in document F komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Het blijft wel tot de laatste week van januari mogelijk om, na contact met de verificateur, een vergetelheid in de documenten A & D recht te zetten. Vanaf 31 januari zijn geen correcties meer mogelijk.

In functie van een correcte toepassing van de besparingsmaatregel die de omkadering vermindert bij sommige vrijstellingen, zal de verificatie een vergelijking maken tussen het aantal vrijstellingen bij beide tellingen. Leerlingen met een vrijstelling bij de eerste telling van oktober behouden die vrijstelling normaal gezien ook bij de tweede telling van februari.

6.3.4.  Eindverslag van de tweede telling

Sinds het schooljaar 2011-2012 gebruikt de verificateur een nieuw formeel verslag om de vaststellingen van de tweede telling in op te nemen en waarin alle beslissingen die betrekking hebben op de financiering goed gedocumenteerd zijn. Dat ondertekende verificatieverslag publiceert AgODi samen met het geverifieerde document F op de portaalsite Mijn Onderwijs.

6.4. Controle op de aanwending van de toelagen voor nascholing op initiatief van de scholen

Afdeling II van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs van 28 augustus 2009 regelt de aanwending van deze toelagen. De verificatie zal de uitbetaalde toelagen voor nascholing controleren aan de hand van het jaarlijkse nascholingsplan en de facturen (of duidelijke betalingsbewijzen) van de gevolgde opleidingen. De daarbij gehanteerde definitie van nascholing (artikel 8 van het kwaliteitsdecreet)  luidt: “alle vormingsinspanningen die erop gericht zijn de kennis, vaardigheden en attitudes van de personeelsleden van de instelling te ontwikkelen, te verbreden of te verdiepen en begeleidingsinitiatieven die gericht zijn op organisatieontwikkeling”.

Opleidingen die vallen onder nascholing kunnen zowel intern als extern doorgaan. Interne nascholing is vorming die de school zelf organiseert met eigen leerkrachten. Naast inschrijvingskosten mogen andere kosten in rekening gebracht worden als ze rechtstreeks verband houden met de opleidingen. Voorbeelden zijn maaltijdkosten of verplaatsingsonkosten. Deze bijkomende kosten dienen in een redelijke verhouding staan tot het belang of de kostprijs van de gevolgde nascholing. De verificatie zal nagaan of:

  • de opleidingen passen binnen het jaarlijkse nascholingsplan dat goedgekeurd is door het lokaal comité of de algemene personeelsvergadering;
  • de juiste personeelsleden de opleidingen volgen;
  • de gemaakte kosten verband houden met de gevolgde opleidingen;
  • de subsidies op tijd zijn aangewend, overeenkomstig artikel 10 van het decreet betreffende de kwaliteit van onderwijs.

6.5. Andere aandachtspunten van de verificatie

6.5.1.  Actuele uurrooster

Niet enkel voor leerlingen en leraren is het uurrooster een belangrijk instrument van de schoolorganisatie. Ook inspectie (bij de doorlichting) en verificatie maken er gebruik van. De verificatie vraagt om dit document met de nodige zorgvuldigheid en nauwgezetheid op te maken. Bovendien is het in functie van school- en klasbezoeken van belang dat het document steeds de meest actuele situatie weergeeft. Latere aanvullingen en wijzigingen bezorgt u dus ook steeds aan uw verificateur. Voor meer informatie bekijkt u de tabel onder punt 8.

6.5.2. Afwijkingen van de schoolorganisatie

Elk afwijkend leertraject zoals bedoeld in punt 3.6. dient voldoende gedocumenteerd te zijn, zodat het inhoudelijk en administratief goed kan opgevolgd worden. Eventuele jaarplanningen (zie model achteraan als bijlage) en overzichtslijsten met lesdatums, houdt de schooladministratie beschikbaar samen met de uurrooster.

6.5.3. Overgangsproeven en eindproeven

Volgens artikel 25 van het organisatiebesluit voor beeldende kunst en artikel 37 van het organisatiebesluit voor podiumkunsten, zijn de leerlingen verplicht deel te nemen aan de proeven ingericht aan het einde van het leerjaar waarvoor zij zijn ingeschreven. De processen-verbaal van alle overgangs- en eindproeven liggen voor controle ter beschikking van verificatie en inspectie.

6.6. Contactinfo  van de verificateurs

Patrick Lemahieu 

GSM: 0476/20.03.96 

patrick.lemahieu@ond.vlaanderen.be 

Nadia Vranken 

GSM: 0491/35.61.50 

nadia.vranken@ond.vlaanderen.be 

Geert Vermeiren 

GSM: 0499/59.35.58 

geert.vermeiren@ond.vlaanderen.be 

Lynn De Paepe 

GSM:0490/58.99.63 

lynn.depaepe@ond.vlaanderen.be 

7. Leerlingenzendingen, documenten en formulieren

7.1. Algemeen

Alle documenten en formulieren zijn opgemaakt volgens de richtlijnen van de Vlaamse formulierenwebsite. Meer informatie staat op de formulierensite van het beleidsdomein onderwijs en vorming.

U mag de documenten of formulieren na ondertekening scannen en per e-mail bezorgen aan de verantwoordelijke persoon in AgODi. Onder punt 8 vindt u de nodige e-mailadressen.

7.2. Schoolkalender (ex-document H)

Op het formulier ‘Schoolkalender’ in bijlage staan de verlofperiodes van het leerplichtonderwijs op voorhand ingevuld. In de praktijk volgen de meeste instellingen voor deeltijds kunstonderwijs deze verlofregeling maar het formulier biedt de mogelijkheid om daarvan af te wijken. De belangrijkste principes van de verlofregeling in het deeltijds kunstonderwijs zijn:

  • het schooljaar begint op 1 september en eindigt op 31 augustus;
  • de lessen kunnen op alle dagen van de week doorgaan;
  • een instelling telt genoeg dagen van openstelling om ervoor te zorgen dat alle leerlingengroepen kunnen voldoen aan hun minimumlessenroosters.

7.3. Aanvraag overschrijding van de groeperingsnorm (ex-formulier A)

Er is één formulier per studierichting. De uiterste datum om een ingevulde aanvraag bij de betrokken inspecteur in te dienen, is 15 oktober 2017.

7.4. Aanvraag vrijstelling van bepaalde vakken (ex-formulier B)

De beoordeling van aanvragen tot (pedagogische) vrijstelling behoort in principe tot de autonomie van de schooldirectie, rekening houdend met artikel II.1, 2° van het BVR betreffende codificaties van sommige bepalingen van het onderwijs. In geval van twijfel kan met dit formulier een beroep op de deskundigheid van de inspectie worden gedaan. Ook voor deze aanvragen geldt de uiterste datum 15 oktober 2017.

7.5. Uurrooster (ex-document B)

Het model in bijlage dient als leidraad bij het opstellen van een uurrooster. Een eigen ontwerp is toegelaten op voorwaarde dat het alle gegevens van het model bevat. Instellingen die een erkend tijdelijk project (vroeger experiment) organiseren, maken voor dit tijdelijk project een aparte uurrooster op.

7.6. Melding besteding van het urenpakket (ex-document C)

7.6.1.  Algemeen

Op dit formulier verdeelt u de aangewende leraarsuren aan de hand van het toegekende urenpakket voor het schooljaar 2017-2018. Meer uitleg vindt u in de toelichtingen bij de bijlagen achteraan.

7.6.2.  Melding van overdrachten

Eventuele overdrachten van leraarsuren naar het volgende schooljaar 2018-2019 kunt u achteraan het formulier vermelden, evenals de besteding van de overgedragen uren van het vorige schooljaar 2016-2017. U zorgt daarbij voor een duidelijk onderscheid tussen de besteding van overdrachten van een vorig schooljaar (2016-2017) en de melding van overdrachten naar een volgend schooljaar(2018-2019). Zie voorbeeld achteraan bij de toelichtingen bij dit meldingsformulier.

7.6.3.  Melding besteding leraarsuren in de Kunstacademies

Kunstacademies die zowel een afdeling Podiumkunsten (muziek, woordkunst en/of dans) als een afdeling Beeldende Kunst organiseren, maken twee aparte formulieren op. Het gaat immers om twee verschillende vormen van personeelsomkadering: de uren-leraar voor de afdeling podiumkunsten genereren lesuren van 60 minuten, in de afdeling beeldende kunst gaat het om lesuren van 50 minuten. Daarom is er voorlopig ook geen uitwisseling mogelijk van uren-leraar tussen beide afdelingen. Meldingen van andere uren (zie volgende punten 7.7 en 7.8) mogen wel op één administratief document.

7.7. Opgave van de uren voor administratief, hulpopvoedend en bestuurspersoneel (ex-document Cbis)

Op dit formulier vermeldt u de aangewende omkadering in de ambten van opsteller en/of studiemeester-opvoeder, het ambt van directeur en de uren voor beleidsondersteuning in de kunstacademies.

In uitvoering van CAO X is de prestatieregeling van de opstellers in het deeltijds kunstonderwijs gealigneerd op de prestatieregeling van de administratief medewerker in het leerplichtonderwijs en teruggebracht van 38 naar 36 uren per week. Dit heeft tot gevolg dat AgODi de administratieve omkadering niet langer toekent in uren-opsteller met noemer 38, maar in omkaderingseenheden met noemer 38. Gebruikmakend van een omrekeningstabel zet het schoolbestuur zelf die uren/omkaderingseenheden om in klokuren met noemer 36.

Op het formulier ‘Opgave van de uren voor administratief, hulpopvoedend en bestuurspersoneel’ evenwel, vermeldt u zoals voorheen de verdeling van de toegekende administratieve omkadering in uren/omkaderingseenheden opsteller met noemer 38. De eigen omrekening naar klokuren hoeft er dus niet bij te staan. Raadpleegt u ook de omzendbrief over de nieuwe prestatieregeling.

7.8. Opgave van de uren voor tijdelijke projecten en ICT-coördinatie (ex-document Cter)

Mogelijke uren voor tijdelijke projecten en/of ICT-coördinatie meldt u met dit formulier. Meer info over ICT-coördinatie vindt u in de omzendbrief over dit onderwerp.

7.9. Document A

Dit document krijgt u als webedison-terugzending na verwerking van het leerlingenbestand van 1 oktober 2017. Document A geeft het aantal regelmatige leerlingen weer per studierichting, graad en optie. Er is een indeling in 4 categorieën volgens eerste en tweede optie, met vrijstelling of zonder.

7.10. Document F

Dit document krijgt u als webedison-terugzending na verwerking van het leerlingenbestand van 1 februari 2018. Document F biedt een overzicht van het aantal financierbare leerlingen per studierichting en per graad, ingedeeld volgens financierbaarheid (100% of 50%) en volgens categorie zonder/met vrijstellingen.

In de periode maart tot juni 2018 bezorgt uw schoolbeheerteam u een geverifieerd en door uw verificateur ondertekend document F met de definitieve resultaten van de tweede telling. Het verificatieverslag krijgt u samen met het geverifieerde document F na publicatie op de portaalsite Mijn Onderwijs. In dat verslag zijn eventuele wijzigingen met gevolgen voor de financiering in detail beschreven.

7.11. Document D

Dit elektronische document krijgt u na verwerking van het leerlingenbestand van 1 oktober 2017 onder de vorm van een elektronische terugzending in uw EDISON-postbus. Het document D geeft aan wat u, op basis van uw zending, moet doorstorten aan inschrijvingsgelden. Het is dus op te vatten als een “factuur”. U vergelijkt best de bedragen van deze factuur met uw eigen resultaten uit de schoolsoftware of uw eigen financiële boekhouding. Als de bedragen niet overeenkomen, zoekt u uit waar het verschil zit. Tot 31 januari 2018 om 18h00 kunt u gecorrigeerde zendingen doorsturen. Daarna wordt de eerste telling definitief stopgezet. Zie ook punt 6.2.1. Opvolgen van het inschrijvingsgeld.

7.12. Verantwoording werkingstoelagen

Alleen de schoolbesturen van het officieel gesubsidieerde onderwijs gebruiken het formulier AL1 om de werkingstoelagen aangewend in het boekjaar 2017 te verantwoorden. Uiterlijk 30 april 2017 wordt het ondertekende formulier gescand per mail of per post aan het schoolbeheerteam bezorgd.

7.13. Aanvraag tot oprichting van een nieuwe optie - Melding van de afbouw van een bestaande optie (ex-formulier C) 

Deze formulieren dienen voor de aanvraag van nieuwe opties of de stopzetting van bestaande opties voor het volgende schooljaar 2017-2018. Aangezien er in het schooljaar 2017-2018 nog steeds een tijdelijke programmatiestop geldt, zijn deze formulieren enkel nodig bij een goedgekeurde afwijking van de programmatiestop voor een nieuwe optie.

7.14. Wijziging van de wekelijks lestijden van een bestaande optie

Wijzigingen van lessentabellen van bestaande opties in het schooljaar 2016-2017 zijn tot 15 september 2017 mogelijk en kunt u melden met dit formulier.

7.15. Lessentabel met de verdeling van de wekelijkse lestijden

Bij elke aanvraag voor een nieuwe optie of wijziging van een bestaande optie hoort een ingevulde lessentabel.

7.16. Document G

Het document G is het laatste document van het dossier jaarlijkse inlichtingen van het schooljaar 2017-2018 en wordt u in de tweede helft van juni 2018 bezorgd via de portaalsite Mijn Onderwijs. Dit document beschrijft de volledige administratieve toestand van de school aan het begin van het volgende schooljaar 2018-2019. U kijkt het document G grondig na, vult aan waar nodig en bezorgt het uiterlijk 1 juli 2018 aan AgODi.

Houdt u bij het invullen van het document rekening met de nieuwe definitie van vestigingsplaats die in de organisatiebesluiten is opgenomen. Een vestigingsplaats in het deeltijds kunstonderwijs is een gebouw of een gedeelte van een gebouw waarin een instelling of een gedeelte van een instelling gehuisvest is en waar leerlingen les volgen.

8. Bezorging van de bestanden, formulieren en documenten

Ter herinnering voor het schooljaar 2016-2017:

Document/Formulier 

Uiterste datum 

indiening  

Per edison, e-mail of post te bezorgen aan 

Document G (in juni 2017 via portaalsite Mijn Onderwijs) 

1 juli 2017 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Wijziging bestaande optie schooljaar 2017-2018 

15 september 2017 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Voor het nieuwe schooljaar 2017-2018:

Formulier/Bestand/Document 

Uiterste datum 

indiening  

Per edison, e-mail of post te bezorgen aan 

Schoolkalender 

15 september 2017 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Aanvragen overschrijding groeperingsnormen 

15 oktober 2017 

bevoegde inspecteur 

Aanvragen vrijstelling vak 

15 oktober 2017 

bevoegde inspecteur 

Uurrooster + alle aanvullingen of wijzigingen 

31 oktober 2017 

verificateur (+ inspecteur bij doorlichting)  

Meldingen besteding van het urenpakket 

31 oktober 2017 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

A-leerlingenbestand 

31 oktober 2017 

schoolbeheerteam DKO 

F-leerlingenbestand 

15 februari 2018 

schoolbeheerteam DKO 

Formulier Al1 verantwoording werkingstoelagen boekjaar 2017 

30 april 2018 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Melding afbouw bestaande optie voor het schooljaar 2017-2018 

1 juni 2018 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Document G 

1 juli 2018 

schoolbeheerteam DKO 

Marleen Creten 

Voor eventuele vragen bij het aanmaken van de zendingen en het invullen van documenten en formulieren, kunt u terecht bij uw schoolbeheerteam:

  • Nadia Vranken 02/553.89.83 voor leerlingenzendingen;
  • Marleen Creten 02/553.89.84 voor leerlingenzendingen, formulieren, document G, meldingen besteding urenpakket.

Alle ingevulde en ondertekende documenten en/of formulieren mag u digitaal per mail te versturen naar de genoemde contactpersonen. In dat geval hoeft u ze niet meer per post te verzenden.

9. E-BESTUUR

9.1. MIJN ONDERWIJS

9.1.1. Een verdere stap in de digitalisering

Sinds 1 september 2014 fungeert de nieuwe portaalsite ‘Mijn Onderwijs’ als enig communicatiekanaal voor de dienstbrieven voor de instellingen en de besturen van het deeltijds kunstonderwijs.

Elke DKO-instelling heeft een eigen gepersonaliseerde en beveiligde pagina. Naast een specifiek gedeelte op maat van iedere instelling, bevat Mijn Onderwijs ook een algemeen gedeelte met gemeenschappelijke informatie voor alle onderwijsinstellingen. Voorbeeld daarvan is de jaarkalender van punt 9.7.

Het is de bedoeling om in de toekomst een communicatiestroom in twee richtingen te laten verlopen. Ingevulde formulieren of aanvraagdossiers zullen scholen en besturen dan via Mijn Onderwijs kunnen indienen bij AgODi. Andersom kan AgODi, en bij uitbreiding het hele beleidsdomein Onderwijs en Vorming, naast dienstbrieven heel wat interessante beleidsinformatie aanbieden op maat van de school. Een voorbeeld daarvan is het nieuwe project Dataloep dat dynamische statistieken presenteert over allerlei thema’s.

9.1.2. Toegang voor de scholen

Enkel de directeur heeft automatisch toegang tot Mijn Onderwijs. Gaat u naar de onthaalpagina en meld u aan als medewerker van een onderwijsinstelling met uw elektronische identiteitskaart of uw (federaal) token. Er is een gebruikershandleiding beschikbaar die u daarbij stap voor stap kan helpen. Als directeur kunt u nadien ook uw naaste medewerkers gebruiksrechten verlenen. Raadpleegt u hiervoor de handleiding gebruikersbeheer.

9.1.3. Toegang voor de schoolbesturen

Alle schoolbesturen (inrichtende machten) van het Basis- en het Secundair onderwijs hebben sinds 1 november 2014 toegang tot Mijn Onderwijs. Vanaf nu hebben deze schoolbesturen ook toegang tot de eigen omgeving van hun DKO-instellingen waarvoor ze bevoegd zijn.

Schoolbesturen met enkel DKO-instellingen en geen leerplichtinstellingen, hebben echter nog niet automatisch toegang. Eerst dienen zij een speciaal aanvraagformulier in te vullen. Dit formulier staat eveneens op de infopagina’s van de website ‘Wegwijs in Mijn Onderwijs’ waarop meer nuttige tips staan. In afwachting van de registratie kunnen de besturen eventueel een beroep doen op hun directeurs die wel al toegang hebben.

9.1.4. Mijn Onderwijs 2.0

Sinds 1 juni 2015 beheert het beleidsdomein Onderwijs en Vorming een nieuwe versie van de portaalsite Mijn Onderwijs. Deze nieuwe versie 2.0 beoogt:

  • een ordening van de documenten volgens thema
  • een betere en efficiëntere navigatie doorheen de documenten
  • een eenvoudiger gebruikersbeheer en
  • een transparant gebruikersprofiel.

De nieuwe functionaliteit ‘delen’ zorgt ervoor dat gebruikers van Mijn Onderwijs documenten met elkaar kunnen delen. De nieuwe lay-out in de huisstijl van de Vlaamse overheid zorgt ten slotte voor een frisse tint.

9.2. Schooldirect

Een zeer nuttige bron van informatie is 'Schooldirect’ en ‘Lerarendirect’, wekelijkse elektronische nieuwsbrieven waarop scholen en hun personeel zich kunnen abonneren. Deze nieuwsbrieven bevatten steeds actuele berichten over onderwijsontwikkelingen op alle niveaus, evenals aankondigingen van nieuwe wetgeving en een aantal nuttige tips.

9.3. Onderwijswetgeving

Decreten, besluiten en omzendbrieven kunt u in hun digitale vorm vinden op de Edulexwebsite. Deze internettoepassing biedt verschillende invalshoeken om de volledige Vlaamse onderwijsreglementering op maat van de klant te bevragen. Bovendien linkt Edulex door naar relevante sites zoals die van het Belgisch Staatsblad en de Vlaamse Codex. Graag meteen op de hoogte? Abonneert u zich op de e-attendering. Elke aanpassing komt dan dagvers in uw mailbox.

9.4. Formulieren en documenten

Deze website biedt een centrale toegang tot bijna alle documenten en formulieren die het onderwijsveld (directies, schoolsecretariaat, ouders, studenten, leraren, …) nodig heeft.

9.5. Onderwijsaanbod

Het volledige studieaanbod van alle instellingen voor deeltijds kunstonderwijs staat op de website Onderwijsaanbod.

De inhoud van deze website steunt momenteel nog op de leerlingengegevens van het huidige schooljaar. De nieuwe opties en programmaties voor het volgende schooljaar 2016-2017 worden pas getoond na de verwerking van het leerlingenbestand van oktober 2017. Het is voor een school dus belangrijk om dit oktoberbestand vlug en correct in te sturen. Als de leerlingenzending op 15 december 2017 nog niet of nog niet juist is verwerkt, zal de website tot aan het volgende schooljaar een onvolledig aanbod tonen.

9.6. Word wat je wil

Word wat je wil is de naam van een campagne om volwassenenvorming te stimuleren, met als voornaamste instrument een Vlaamse vormingsdatabank die alle mogelijke volwassenenopleidingen centraliseert. Ook het deeltijds kunstonderwijs met zijn ruim aanbod aan kunstopleidingen voor volwassenen is hier vertegenwoordigd.

9.7. Brochure ‘Jaarkalender’ op de AgODiwebsite

De geactualiseerde jaarkalender bevat de informatie over alle belangrijke datums om documenten in te dienen in het nieuwe schooljaar 2017-2018. De jaarkalender staat ook op de website Mijn Onderwijs.

9.8. Dataloep voor DKO

Sinds kort is een nieuwe publieke Dataloep-toepassing ‘Inschrijvingen Deeltijds Kunstonderwijs’ beschikbaar op de website Onderwijsstatistieken. Dataloep heeft als doel het brede publiek de kans te geven om op een interactieve manier aan de slag te gaan met gegevens over financierbare inschrijvingen in het deeltijds kunstonderwijs.De toepassing bevat bij de lancering cijfers over 7 schooljaren van 2009-2010 tot 2015-2016.Op termijn zal dat 10 schooljaren worden. Het ‘dashboard’van de toepassing heeft 4 onderdelen:

  • Overzicht: grafieken met algemene cijfers over het aantal financierbare inschrijvingen
  • Cijfers per schooljaar: gedetailleerde tabellen met gegevens per provincie, graad/leerjaar, optie, leeftijd/geboortejaar, nationaliteit of vak (instrument). Dit alles opvraagbaar per studierichting, geslacht, soort schoolbestuur of Belg/niet-Belg.
  • Kaart: een interactieve landkaart met per fusiegemeente het aantal DKO-leerlingen dat er les volgt of er woont.
  • Evolutie: met de evolutie- en groeicijfers van de leerlingenaantallen.

Er zijn ook mogelijkheden om te filteren op soort schoolbestuur, studierichting, optie, graad, provincie of gemeente.

Deze toepassing is een sterke uitbreiding van de cijfers rond de inschrijvingsaantallen die momenteel opgenomen werden in het statistisch jaarboek.

10. Bijlagen

Bijlage 1 - Schoolkalender

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3113 (doc. nr. 3113)

Bijlage 2 - Toelichtingen schoolkalender

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3709 (doc. nr. 3709)

Bijlage 3 - Aanvraag van de overschrijding van de groeperingsnormen voor Beeldende Kunst

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3115 (doc. nr. 3115)

Bijlage 4 - Toelichtingen aanvraag tot overschrijding groeperingsnormen voor beeldende kunst

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3710 (doc. nr. 3710)

Bijlage 5 - Aanvraag van de overschrijding van de groeperingsnormen voor Muziek

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3117 (doc. nr. 3117)

Bijlage 6 - Toelichtingen aanvraag tot overschrijding van de groeperingsnormen voor muziek

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3711 (doc. nr. 3711)

Bijlage 7 - Aanvraag van de overschrijding van de groeperingsnormen voor Woordkunst

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3119 (doc. nr. 3119)

Bijlage 8 - Toelichtingen aanvraag tot overschrijding van de groeperingsnormen voor woordkunst

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3712 (doc. nr. 3712)

Bijlage 9 - Aanvraag van de overschrijding van de groeperingsnormen voor Dans

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3121 (doc. nr. 3121)

Bijlage 10 - Toelichtingen aanvraag tot overschrijding van de groeperingsnormen voor dans

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3713 (doc. nr. 3713)

Bijlage 11 - Aanvraag van een vrijstelling voor bepaalde vakken

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3123 (doc. nr. 3123)

Bijlage 12 - Toelichtingen aanvraag tot vrijstelling van bepaalde vakken

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3714 (doc. nr. 3714)

Bijlage 13 - Uurrooster

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3679 (doc. nr. 3679)

Bijlage 14 - Toelichtingen uurrooster

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3715 (doc. nr. 3715)

Bijlage 15 - Melding van de besteding van het urenpakket

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3108 (doc. nr. 3108)

Bijlage 16 - Toelichtingen melding van de besteding van het urenpakket

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3716 (doc. nr. 3716)

Bijlage 17 - Opgave van de uren van het administratief, hulpopvoedend en bestuurspersoneel

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3110 (doc. nr. 3110)

Bijlage 18 - Toelichtingen opgave van de uren voor het administratief, hulpopvoedend en bestuurspersoneel

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3717 (doc. nr. 3717)

Bijlage 19 - Opgave van de uren voor tijdelijke projecten en ICT-coördinatie

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3112 (doc. nr. 3112)

Bijlage 20 - Aanvraag van de oprichting van een nieuwe optie voor het volgende schooljaar

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3680 (doc. nr. 3680)

Bijlage 21 - Melding van de afbouw van een bestaande optie

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3681 (doc. nr. 3681)

Bijlage 22 - Wijziging van de lessentabel van een bestaande optie

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3682 (doc. nr. 3682)

Bijlage 23 - Lessentabel met de verdeling van de wekelijkse lestijden

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3126 (doc. nr. 3126)

Bijlage 24 - Verdeling van de financiering

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3127 (doc. nr. 3127)

Bijlage 25 - Jaarplanning

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=3678 (doc. nr. 3678)

Bijlage 26 - Jaarplanning voorbeeld

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=4137 (doc. nr. 4137)

Bijlage 27 - Toelichtingen – Urenpakket BK Vlaamse instellingen

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=4488 (doc. nr. 4488)

Bijlage 28 - Toelichtingen – Urenpakket BK – Brusselse instellingen

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=4489 (doc. nr. 4489)

Bijlage 29 - Toelichtingen – Urenpakket MWD Vlaamse instellingen

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=4490 (doc. nr. 4490)

Bijlage 30 - Toelichtingen – Urenpakket MWD – BRUSSELSE instellingen

http://ond.vlaanderen.be/documenten/bestand.ashx?nr=4491 (doc. nr. 4491)