Aanvraag- en toekenningsprocedure voor financiering van omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen of studenten met een handicap in het gewoon onderwijs

  • referentie
    NO/2012/03
  • publicatiedatum
    14/06/2012
  • datum laatste wijziging
    09/07/2015
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997 : artikel 91
  • wettelijke basis
    De Codex Secundair Onderwijs: artikel 357
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering betreffende codificatie sommige bepalingen voor het onderwijs van 28 oktober 2016: artikel IV 38
  • contactpersoon
    Cindy VANITTERBEEK, 02/553.99.07

De procedure voor de aanvraag en toekenning van de financiering van omzettingen van lesmateriaal wordt vereenvoudigd. Een aanvraag kan volgens de voorkeur van de aanvrager in één keer gebeuren en onmiddellijk leiden tot een toekenning van de financiering van de omzettingen of kan in een eerste stap leiden tot een administratieve goedkeuring en in een latere fase tot een definitieve toekenning.

Een medisch attest moet niet meer per onderwijsniveau worden bezorgd, maar slechts één maal in de schoolloopbaan van de leerling/student.

Wanneer digitale omzettingen in word worden aangevraagd, moet gemotiveerd worden waarom (gratis) pdf-bestanden niet volstaan.

1. Vooraf

Deze omzendbrief bevat de procedure voor de aanvraag en toekenning van financiering van omzettingen van lesmateriaal voor leerlingen en studenten met een handicap die les volgen in het gewoon onderwijs. De decretale basis hiervoor is terug te vinden in het onderwijsdecreet VII. Hierin wordt bepaald dat aan hoger vermelde leerlingen en studenten speciale onderwijsleermiddelen ter beschikking gesteld kunnen worden.

De aanvraag voor omzettingen van lesmateriaal ten voordele van leerlingen en studenten uit het gewoon onderwijs wordt ingediend door middel van het aanvraagformulier in bijlage.

Voor alle aanvragen geldt het principe dat er geen financiering gebeurt zonder de voorafgaande toestemming van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi).

2. De Aanvraag

2.1. Algemeen

De ondersteuning van een leerling of student met een handicap in het gewoon onderwijs gebeurt in samenspraak met alle betrokken partijen. Het indienen van een aanvraag tot financiering van speciale onderwijsleermiddelen maakt hier deel van uit.

Voor leerlingen of studenten met een handicap die geen extra ondersteuning krijgen in het kader van het (…) ondersteuningsmodel zijn enkel de leerling of student en/of de ouders én de directeur van de school voor gewoon onderwijs betrokken.

Voor leerlingen met een handicap die in het kader van het (…) ondersteuningsmodelondersteuning krijgen, gebeurt het overleg samen met (…) de leerling en/of de ouders, de school voor gewoon onderwijs, het begeleidend CLB en de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs.

Voor studenten aan de universiteit en hogeschool fungeert de verantwoordelijke van de begeleidingsdienst voor studenten met een handicap als betrokken partij.

De directeur van de school voor gewoon onderwijs of de dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool is verantwoordelijk voor de aanvraag.

2.2. Aandachtpunten bij de aanvraag

Omzettingen:

De aanvrager gaat na of de aangevraagde financiering voor de omzetting van leerboeken en ander lesmateriaal strikt noodzakelijk zijn. Zo wordt er best afgetoetst of de gevraagde omzettingen al (gedeeltelijk) bestaan en of er eventueel kan ontleend worden indien het bijvoorbeeld over leesboeken gaat.

Vergrotingen:

Bij de vraag naar vergrotingen moet onderzocht worden in welke mate het gebruik van technische hulpmiddelen (leesbril, loep,...) een alternatief kan zijn voor de slechtziende leerling of student bij het gebruik van de leerboeken of ander lesmateriaal. Vergrotingen moeten gebeuren door middel van kopieën.

Digitale-bestanden:

Pdf-bestanden kunnen gratis worden aangevraagd bij ADIBib.

ADIBib maakt leer- en werkboeken van het onderwijs digitaal beschikbaar. Zij stellen digitale versies van gewone, gedrukte schoolboeken ter beschikking aan leerlingen met ernstige lees- en/of schrijfproblemen.

ADIBib beschikt over een website die terug te vinden is via deze link: http://www.adibib.be/.

Wanneer de leerling met gratis pdf-bestanden van ADIBib werkt, volstaat een rechtstreekse aanvraag bij ADIBib en moet er geen aanvraagformulier worden opgestuurd naar AgODi.

Pdf-bestanden die niet door ADIBib kunnen geleverd worden, komen in aanmerking voor financiering. In dit geval wordt een verklaring van ADIBib bij het aanvraagformulier gevoegd.

Wanneer gekozen wordt voor Word-bestanden, moet de aanvrager motiveren waarom de (gratis) pdf-bestanden (van ADIBib) niet volstaan.

2.3. Aanvraagdatum

Aanvragen voor omzettingen voor een bepaald school- of academiejaar moeten voor het einde van het betrokken school- of academiejaar worden ingezonden en volledig zijn.

Op basis van het bijgevoegde aanvraagformulier wordt de aanvraag ingediend. De aanvullende documenten die nodig zijn om de aanvraag te staven worden toegelicht in punt 3.1.

Alle aanvragen worden elektronisch verstuurd naar de contactpersoon bovenaan de omzendbrief vermeld. Voor een vlotte verwerking wordt de aanvraag in één pdf-document aan de administratie bezorgd.

3. Toekenningsprocedure

3.1. Vereiste documenten

Afhankelijk van de handicap van de leerling of student en het soort omzetting waarvoor financiering wordt gevraagd, zijn er bij het volledig ingevulde en ondertekende aanvraagformulier specifieke documenten vereist:

- Een medisch attest.
Het attest ten voordele van de leerling of student moet niet meer per onderwijsniveau worden bezorgd, maar slechts één maal in de schoolloopbaan van de leerling of student. Wanneer de leerling of student met een visuele of fysieke handicap al eens de financiering van omzettingen van lesmateriaal heeft gekregen, moet het medisch attest niet opnieuw worden opgestuurd.

• Voor leerlingen of studenten met een visuele handicap: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door een oftalmoloog/oogarts verbonden aan een universitair of academisch ziekenhuis of lowvisioncentrum.

Uitzondering! Voor blinde leerlingen of studenten die omzettingen naar braille aanvragen, is er geen medisch attest vereist.

• Voor leerlingen of studenten met een fysieke handicap: een recent, d.w.z. niet ouder dan één kalenderjaar, medisch attest ondertekend door de behandelende geneesheer-specialist.

- Prijsofferte(n).
Niet noodzakelijk bij aanvang.
Voor een definitieve toekenning moet een prijsofferte(n) worden toegevoegd.

- Een boekenlijst van de opleiding die de leerling of student in de school voor gewoon onderwijs volgt (titel van het boek/cursus, de auteur en de uitgeverij).
Niet noodzakelijk bij aanvang.
Wanneer er geen boekenlijst voorhanden is, verklaart de directeur, departementshoofd of hoofd van de begeleidingsdienst dat de om te zetten boeken tot het lesmateriaal van de leerling/student behoren.

- Indien de financiering van digitale-bestanden bij een omzettingscentrum wordt aangevraagd, een verklaring waarom de pdf-bestanden van ADIBib niet volstaan.

3.2. De toekenning

Per schooljaar en per leerling of student moet slechts één aanvraag worden ingediend voor omzettingen van lesmateriaal. De aanvraag kan onmiddellijk al de documenten zoals beschreven in punt 3.1 bevatten, dan is de aanvraag volledig. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, gebeurt de definitieve toekenning voor de in de aanvraag vervatte omzettingen.

Wanneer in de loop van het school- of academiejaar bijkomende omzettingen nodig zijn, volstaat het om hiervoor prijsofferte(n) op te sturen.

Er kan ook al een aanvraag worden ingediend zonder dat prijsofferten en/of een boekenlijst zijn bijgevoegd, bv. wanneer nog niet duidelijk is welke boeken of cursussen het volgende school- of academiejaar gebruikt zullen worden. Deze aanvraag gebeurt aan de hand van het aanvraagformulier en eventueel medisch attest (zie 3.1). Wanneer de leerling of student aan de voorwaarden voldoet, ontvangt de school een administratieve goedkeuring. Hierna kan de verdere procedure voor toekenning snel en efficiënt verlopen.

De aanvrager maakt in overleg met alle betrokkenen een lijst van de omzettingen en vraagt een prijsofferte aan bij één of meerdere omzetcentrum/-centra. De omzetcentra bezorgen hun prijsofferte rechtstreeks, aan de cel Speciale Onderwijsleermiddelen van AgODi en bezorgen een kopie aan de school. Naast de prijsofferte(n) moet eveneens een boekenlijst ter verantwoording (of een verklaring van de directeur, zie punt 3.1) worden bezorgd. Na ontvangst van deze documenten, volgt de definitieve toekenning via e-mail voor de omzetting van de boeken en cursussen waarvoor een offerte werd ingediend en die op de boekenlijst voorkomen.

De beslissing, positief of negatief, wordt via Mijn Onderwijs meegedeeld aan de directeur van de school voor gewoon onderwijs. De dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool zal op de hoogte worden gebracht van de beslissing via e-mail. Indien AgODi over de contactgegevens van de ondersteunende school voor buitengewoon onderwijs en van het/de omzettingscentrum/-centra beschikt, zullen zij ook geïnformeerd worden over de beslissing.

Opgelet: Er kan pas gestart worden met het aanmaken van omzettingen na toestemming van de cel Speciale Onderwijsleermiddelen. Zonder deze toestemming is er immers geen enkele garantie dat de aangevraagde omzettingen zullen gefinancierd worden.

Elke aanvraag wordt zorgvuldig beoordeeld en afgewogen. Het Beheerscomité SOL, of bij delegatie de cel SOL van AgODi, kan beslissen om het aantal om te zetten of te vergroten bladzijden te contingenteren of om maar tot een bepaald bedrag tussen te komen. Het team van betrokkenen (zie punt 2.1) zal in dat geval moeten nagaan welke selectie er gemaakt wordt of hoe de meerkost eventueel kan gefinancierd worden.

Het stopzetten van het volgen van de opleiding waarvoor de aanvraag werd ingediend, moet onmiddellijk schriftelijk gemeld worden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten, Cel Speciale Onderwijsleermiddelen en aan het omzetcentrum/-centra.

3.3. Plaatsen van de bestelling, levering en factuur

Na ontvangst van de positieve beslissing, plaatst de directeur van de school voor gewoon onderwijs of de dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool de bestelling bij de aangeduide leverancier.

De leverancier levert in de school voor gewoon onderwijs en bezorgt de factuur aan de directeur.

De directeur of de dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool controleert de levering en waakt er over dat het bedrag op de factuur overeenstemt met de offerte en de beslissing meegedeeld door de Cel Speciale Onderwijsleermiddelen.

Bij een beslissing van de Cel Speciale Onderwijsleermiddelen om tot een gedeeltelijk bedrag tussen te komen, kan de leverancier via de directeur of de dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool, alleen dit gedeeltelijk bedrag factureren en aan AgODi voorleggen.

Na controle van levering en factuur schrijft de directeur of de dienstverantwoordelijke voor de begeleiding van studenten met een handicap verbonden aan een universiteit of hogeschool op de factuur "Akkoord met de levering" indien er geen opmerkingen zijn en ondertekent en zendt ze elektronisch naar AgODi (adres: zie punt 2.3).

3.4. Controle en betaling - inventaris

AgODi toetst de factuur aan de beslissing en geeft een opdracht tot betaling van de leverancier.

De betaling zal plaatsvinden binnen de betaaltermijn en, zoals bepaald in het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en zoals bepaald in de gewijzigde wet van 2 augustus 2002.

AgODi houdt de stand van uitgaven bij in relatie tot het in de begroting ingeschreven bedrag.

4. Bijlage