Gegevensuitwisseling in functie van subsidiëring/ financiering van de Centra voor Volwassenenonderwijs en de Centra voor Basiseducatie

  • referentie
    VWO/2013/01
  • publicatiedatum
    5/09/2013
  • datum laatste wijziging
    05/09/2013
  • wettelijke basis
    Besluit van de Vlaamse Regering van 22 juni 2012 betreffende de gegevensverstrekking door de Centra voor Basiseducatie en de Centra voor Volwassenenonderwijs
  • opheffing
    VWO/2012/01
  • contactpersoon
    Aron De Hondt, 02/553.98.14
  • Deze omzendbrief geeft de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten mee m.b.t. de uitwisseling van gegevens tussen de Centra voor Volwassenenonderwijs en de administratie wat het luik financiering/subsidiëring betreft.
  • Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief VWO/2012/01.

Decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs, aangevuld met de maatregelen uit het decreet betreffende het onderwijs XXI

1. Toepassingsgebied

Deze administratieve omzendbrief geeft toelichting bij de wijze van gegevensuitwisseling tussen de CVO/ CBE (de ‘centra’) en de afdeling Volwassenenonderwijs van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS). Er is de gegevensuitwisseling over:

  • cursussen en cursisten;
  • de aanwending van de leraarsuren / VTE en punten;
  • gecombineerd onderwijs, maatwerk, open modules, e.a.

2. De gegevensuitwisseling over cursussen en cursisten

2.1. De gegevensuitwisseling over studiebewijzen via WEBEDISON (voor cursussen met registratiedatum tot en met 31 maart 2013)

Gegevens over studiebewijzen behaald door cursisten in een cursus met registratiedatum vóór 1/4/2013 dienen nog gezonden te worden via WebEdison. Hoe dit dient te gebeuren wordt beschreven in de technische brochures: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/download_lerenden.htm.

2.2. De gegevensuitwisseling over cursussen en cursisten via DAVINCI (cursussen met registratiedatum op of na 1 april 2013)

Alle uitwisseling van cursus- en cursistengegevens van de cursussen met registratiemoment vanaf 1 april 2013 verloopt uitsluitend via DAVINCI.

Alle informatie i.v.m. deze gegevensuitwisseling wordt beschikbaar gesteld via de website van volwassenenonderwijs:

U vindt er antwoorden op vragen over:

  • De werking van DAVINCI
  • Registratie van cursussen
  • Identificatie van een cursist
  • Aanmeldingen
  • Plaatsingen
  • Lessen
  • Gecombineerd onderwijs
  • Participatie
  • Capaciteit van een cursus
  • Stages
  • Foutboodschappen
  • Financiering

2.3. Belangrijke verschillen in de gegevensuitwisseling met de vorige referteperiode

2.3.1. BVR gegevensverstrekking

Vanaf 1 april 2013 treedt het Besluit van de Vlaamse regering in werking betreffende de gegevensverstrekking door de Centra voor Basiseducatie en de Centra voor Volwassenenonderwijs http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/database/document/document.asp?docid=14387

Dit houdt in:

  • Dat daar waar mogelijk het INSZ-nummer (rijksregister- of BIS-nummer) van de cursist moet gebruikt worden. DAVINCI aanvaardt geen stamnummers;
  • dat een aantal gegevens uiterlijk op de startdatum van een financierbare of subsidieerbare module moet aangeleverd worden;
  • Dat participatiegegevens na 2 dagen voor NT2 en na 5 dagen voor andere cursussen moeten geregistreerd worden;
  • Dat studiebewijzen 1 maand na uitreiking geregistreerd moeten worden.

Het BVR benadrukt het belang van de gegevensuitwisseling met de administratie. De tijdige en correcte gegevensuitwisseling heeft een impact:

  • Op de berekeningsprocessen van de omkadering van de centra. Voor de CVO heeft dit ook impact op de afrekening van de inschrijvingsgelden via het fonds;
  • Op de processen van alle partners die een beroep doen op de gegevens van de databank volwassenenonderwijs;
  • Als belangrijke bron van informatie voor de beleidsvoorbereiding en de beleidsevaluatie.

2.3.2. Gebruik rijksregisternummer

Voor cursisten die een INSZ-nummer hebben, volstaat het om de naam en de voornaam mee te registreren. Op basis van deze data gebeurt dan de toets met de rijksregistergegevens.

Het is mogelijk dat volgende personen geen rijksregister- of BIS-nummer hebben:

  • personen die beschikken over de Belgische nationaliteit en gedomicilieerd zijn in het buitenland;
  • personen die vreemdeling zijn en niet gedomicilieerd zijn in België;
  • personen waarop het Verdrag van Wenen van 18 april 1961 inzake diplomatiek verkeer van toepassing is;
  • personen die ambtshalve door de gemeente, omwille van afwezigheid, uit het rijksregister werden geschrapt.

Voor deze personen moeten volgende gegevens geregistreerd worden: Familienaam, Voornaam, Geslacht, Geboortejaar, Geboortemaand, Geboortedag, Nationaliteit, Domicilieland, Domicieliepostcode en Domiciliegemeentenaam.

DAVINCI vraagt dan aan de Rijksdienst Sociale Zekerheid om een BIS-nummer aan te maken en stuurt hierover een signaal naar het centrum.

2.3.3. Gegevensuitwisseling met de KBI en de LED

DAVINCI communiceert voortaan met de Kruispuntbank Inburgering (KBI) en met de Leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED). Het rijksregister- of BIS-nummer is de sleutel waarmee gecommuniceerd wordt met externe databanken. Op basis van het INSZ wordt een persoon uniek geïdentificeerd. Enkel als deze identificatie lukt, kan er gecommuniceerd worden met de KBI (NT2) en met de LED (studiebewijzen). Het is dus uiterst belangrijk dat de centra correcte gegevens aanleveren en snel reageren op verzoeken naar bijkomende informatie vanwege de afdeling volwassenenonderwijs.

2.3.4. Lessenroosters

De lessenroosters van de centra kunnen worden voortaan afgeleid uit DAVINCI. Voorwaarde daartoe is dat de uitwisseling over het ingerichte aanbod correct en tijdig gebeurt. Mocht dat (tijdelijk) niet het geval zijn, dan dienen de lessenroosters ten laatste tegen eind september, via e-mail, door het centrum aan de verificateur bezorgd te worden.

2.3.5. Nederlands Tweede Taal

De centra moeten voortaan ook geen programmatie van cursussen NT2 meer verzenden naar de Huizen van het Nederlands (HvN). Deze taak wordt overgenomen door DAVINCI. De HvN kunnen potentiële cursisten aanmelden bij een of meerdere centra en in sommige gevallen ook plaatsen in een cursus die door een centrum in DAVINCI werd geregistreerd. De centra kunnen in hun administratie gebruik maken van de door de HvN geregistreerde gegevens en deze verder aanvullen naargelang de noodzaak.

2.3.6. Financieringsrapport

Drie maal per week zullen de centra via email een stand van zaken ontvangen voor wat betreft het aantal lesurencursist dat in de lopende referteperiode in aanmerking komt voor financiering. Via gegevensbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.bekunnen eventuele extra rapporten aangevraagd worden (bijvoorbeeld na het bezoek van de verificateur). Dit rapport vervangt het vroegere cvo 2-5 en cbe2 rapport.

2.3.7. Registratierapport

Drie maal per week zullen de centra via email een rapport krijgen over wat er namens het centrum geregistreerd is in DAVINCI.

2.3.8. Wachtlijsten

Als alle centra hun cursus- en cursistgegevens volledig, tijdig en correct in DAVINCI registreren, dan kunnen op basis van die gegevens eventuele wachtlijsten volledig in kaart worden gebracht. Zo lang niet aan deze voorwaarden is voldaan, zullen de gegevens over eventuele wachtlijsten op de gekende manier opgevraagd dienen te worden.

2.3.9. Geen vrijstellingen (inhoud) en geen gegevens over stageplaats

Voor het schooljaar 2013-2014 vraagt de afdeling Volwassenenonderwijs geen gegevens op over vrijstellingen (de vroegere ‘dummycursussen’) en stages. Voor de modules waarin stage vervat zit, moet het aantal lestijden ‘individuele arbeidservaring’ wel in DAVINCI geregistreerd worden.

2.3.10. ‘Tarief’ en Derdebetalerregeling

Daar waar bij de Edisonzendingen ‘Derdebetaler’ één van de codes was van ‘vrijstelling inschrijvingsgeld’, wordt er in DAVINCI een onderscheid gemaakt. De codes die gelden voor vrijstelling inschrijvingsgeld worden in DAVINCI ‘Tarief’ genoemd, terwijl ‘Derdebetalerregeling’ een apart attribuut is met aparte codes.

2.3.11. Wijzigingsmoment

Per referteperiode zal het afdelingshoofd Volwassenenonderwijs bepalen na hoeveel tijd de geregistreerde cursus- en cursistgegevens gefixeerd zullen worden (foto). Deze tijdsspanne is voor het schooljaar 2013-2014 vastgelegd op 28 dagen, cfr. het afsprakenkader verificatie 2013-2014. Ook na dit ‘fotomoment’ dienen alle wijzigingen te worden geregistreerd in DAVINCI; die gegevensuitwisseling heeft evenwel geen invloed meer op de financiering.

3. De gegevensuitwisseling in verband met de leraarsuren / VTE en punten

De invoering van DAVINCI heeft geen impact op de gegevensuitwisseling m.b.t. de leraarsuren/VTE en punten.

3.1. Documenten 3A en 3B

Voor de CVO was het document 3A al afgeschaft. Vanaf het schooljaar 2014-2015 is nu ook het document 3B afgeschaft. De CVO ontvangen maandelijks een rapport genaamd ‘Aanwendingsrapport leraarsuren’ Dit wordt verstuurd op het e-mailadres van het centrum zoals het is verstrekt aan DAVINCI. Dit aanwendingsrapport geeft de stand van zaken weer van de aanwending van leraarsuren tot en met de maand van verzending. Het vergelijkt de toegekende leraarsuren voor het schooljaar met de gegevens die het centrum doorstuurde in EPD. Het laatste rapport dat in juni verstuurd wordt geeft dan de definitieve staat weer van de aanwending voor het ganse schooljaar.

De CBE ontvangen in de loop van de maand september per mail een document 3A en 3B waarop al een aantal basisgegevens staan ingevuld. De definitieve versie van document 3A en de voorlopige versie van document 3B dienen ten laatste op 15 oktober per e-mail gezonden te worden naar gegevensbeheer. De definitieve versie van document 3B dient ten laatste op 30 april per e-mail gezonden te worden naar gegevensbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be.

3.2. Overdracht van leraarsuren, VTE en punten

Informatie in verband met de overdrachten van LeU, VTE en punten is terug te vinden op de website Volwassenenonderwijs: http://www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/financiering.htm#Overdracht_van_leraarsuren_VTEs_en_punten 

4. Andere gegevensuitwisselingen

4.1. Gecombineerd onderwijs

Informatie in verband met de aanvragen voor gecombineerd onderwijs kan men vinden in de omzendbrief VWO/2011/01 onder punt 5.3.1.

4.2. Maatwerk (enkel voor de CBE)

Informatie in verband met de meldingsprocedure voor aanvragen maatwerk staat vermeld in omzendbrief VWO/2011/03 onder punt 3.1.3.

4.3. Open modules (enkel voor de CBE)

De organisatie van open modules dient niet expliciet gemeld te worden aan gegevensbeheer, maar dient wel gezonden te worden conform de andere cursusgegevens (zie punt 2.2.).

Informatie omtrent regelgeving bij organisatie van open modules staat vermeld in omzendbrief VWO/2011/03 onder punt 3.1.4.

5. Contact

De afdeling volwassenenonderwijs is gehuisvest in toren A - 7e verdieping van het Consciencegebouw, Koning Albert II-laan 15 in 1210 Brussel.

5.1. Helpdesk

Voor problemen met de gegevensuitwisseling die niet te wijten zijn aan de software van het centrum of die niet door de medewerkers van het centrum zelf kunnen worden opgelost, neemt u via mail contact op met de afdeling Volwassenenonderwijs via Sysaid (helpdesksoftware): http://callebsi.sysaidit.com 

Desgewenst zijn de medewerkers van de helpdesk ook telefonisch te contacteren:

  • Koen Van der Elst – 02/ 553 98 52
  • Pascal Boudou – 02/ 553 98 27
  • Caroline Domogala – 02/ 553 98 54

5.2. Gegevensbeheer, onderwijsbevoegdheid en financiering

gegevensbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be 

  • Karin Van de Voorde – 02/ 553 98 28
  • Caroline Domogala – 02/ 553 98 54
  • Marie-Paule Verbeeren – 02/ 553 98 41
  • Jacques Scalais – 02/ 553 98 30 (financiering en aanwending)

5.3. Verificateurs

Het aangepaste overzicht van de werkingsgebieden van de verificateurs is beschikbaar via de website volwassenenonderwijs: http://www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/verificatie.htm#Verificateur_per_centrum