Overdracht van leerlingengegevens bij schoolverandering

  • referentie
    BaO/2014/05
  • publicatiedatum
    15/05/2014
  • datum laatste wijziging
    20/08/2018
  • wettelijke basis
    Decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, artikel 31, zoals opnieuw opgenomen door het decreet rechtspositie leerlingen van 4 april 20141 en zoals laatst gewijzigd bij het decreet betreffende het onderwijs XXVIII van 15 juni 2018.
  • contactpersoon
    Marie-Helene Sabbe, 02/553.93.78
  • Deze omzendbrief bepaalt onder welke voorwaarden bij een schoolverandering de gegevens m.b.t. een leerling tussen de scholen doorgegeven worden.
  • De overdracht van relevante leerlingengegevens geldt ook bij de overgang van basisonderwijs naar secundair onderwijs.

1. Moeten scholen bij een schoolverandering gegevens m.b.t. een leerling doorgeven?

Het decreet rechtspositie leerlingen (zie voetnoot 1) heeft bepaald dat scholen vanaf 1 september 2014 gegevens m.b.t. een leerling aan elkaar moeten doorgeven. Om het mogelijk te maken dat een school een nieuwe leerling snel, efficiënt en gericht kan begeleiden is het van belang dat deze school informatie doorkrijgt van de oude school en dus niet ‘van nul’ moet starten.

Niet alle scholen geven vandaag correct uitvoering aan deze verplichting. Bij de overgang van basis - naar secundair onderwijs bijvoorbeeld, gebeurt de overdracht van relevante leerlingengegevens in heel wat scholen via de ouders onder de vorm van een BASO-fiche. De BASO-fiche legt de verantwoordelijkheid voor de overdracht evenwel bij de ouders terwijl de relevante leerlingengegevens tussen de betrokken scholen dienen overgedragen te worden . Om de overdracht van school tot school te vergemakkelijken zal Discimus vanaf het schooljaar 2018 -2019 scholen informeren over de schoolloopbaan van leerlingen door informatie over de inschrijvingen in hun vorige en volgende school beschikbaar te maken. Voor meer informatie hieromtrent zie omzendbrief Discimus – een toekomstgerichte manier om leerlingengegevens uit te wisselen

http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=14347

2. Welke school neemt het initiatief?

De oude school draagt de relevante leerlingengegevens over aan de nieuwe school.

3. Welke gegevens moeten doorgegeven worden?

De regelgeving geeft geen gedetailleerde lijst van welke gegevens doorgegeven moeten worden. Wel wordt er een generieke formulering meegegeven: de overdracht gebeurt (enkel) voor die gegevens die betrekking hebben op de onderwijsloopbaan van de leerling. Bijvoorbeeld: gegevens over de leerprestaties van de leerling, specifieke begeleidingsbehoeften die een leerling heeft, adviezen / beslissingen van de klassenraad t.a.v. deze leerling, ....

Belangrijk principe is dat bij de overdracht steeds het belang van de leerling voor ogen gehouden wordt. Er kunnen ook geen gegevens doorgegeven worden die betrekking hebben op schending van leefregels, dit omdat de leerling in de nieuwe school op dit punt een nieuwe kans moet kunnen krijgen.
Binnen voorgaande marges is het aan de school om te bepalen welke gegevens doorgegeven worden. Hierop is evenwel volgende uitzondering.

Vanaf 1september 2015 zijn scholen verplicht om een kopie van een verslag of een kopie van een gemotiveerd verslag 2 van een CLB in het kader van het decreet betreffende maatregelen voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften bij schoolverandering over te dragen aan de nieuwe school, dit in het belang van de optimale begeleiding van een leerling en een goede schoolorganisatie. Omdat het originele verslag of gemotiveerd verslag eigendom is van de ouders, draagt de school een kopie over.


4. Kunnen ouders zich tegen de overdracht verzetten?

Ouders kunnen zich inderdaad verzetten tegen de overdracht van leerlingengegevens, tenzij het gaat om gegevens waarvan de regelgeving stelt dat ze moeten overgedragen worden (bijv. een kopie van een verslag of kopie van een gemotiveerd verslag van een CLB in het kader van het decreet betreffende maatregelen voor leerlingen met specifieke onderwijsbehoeften – zie punt 2). Ouders kunnen zich ook enkel verzetten tegen de overdracht nadat ze, op hun verzoek, deze gegevens hebben ingezien. Voor meer informatie over het inzagerecht van ouders, zie omzendbrief BaO/2002/1 van 08/02/2002 Informatie bij eerste inschrijving en schoolreglement (punt 2.2.7 voor kleuteronderwijs en 2.3.11 voor lager onderwijs).

Indien tussen ouders een conflicterende mening bestaat over de overdracht van de gegevens die betrekking hebben op hun kind (de ene ouder gaat akkoord met een gegevensoverdracht maar de andere ouder niet) én de school is op de hoogte van het verzet van één van de ouders, dan mag de school de gegevens niet overdragen. Meer informatie hieromtrent vindt u terug in de omzendbrief ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden NO/2005/01.

Om te vermijden dat u elke ouder individueel op de hoogte moet brengen van het principe van de gegevensoverdracht en het recht om zich te verzetten, moet u de mededeling dat leerlingengegevens overgedragen worden en de modaliteiten waaronder ouders zich daartegen kunnen verzetten, opnemen in het schoolreglement. 

5. Moeten gegevens ook overgedragen worden van het basis- naar het secundair onderwijs?

D e gegevens worden niet alleen overgedragen bij elke schoolverandering binnen het basisonderwijs, maar ook bij de schoolverandering van basis- naar secundair onderwijs (met uitzondering van kopie van verslag of gemotiveerd verslag).

Basisscholen hoeven niet meer zelf uit te zoeken in welke secundaire scholen hun vroegere leerlingen zijn ingeschreven. Vanaf het schooljaar 2018-2019 informeert Discimus over de schoolloopbaan van leerlingen door informatie over inschrijvingen in hun vorige en volgende school beschikbaar te stellen .

6. Onder welke vorm moeten de gegevens overgedragen worden?

De regelgeving legt hieromtrent niets op. U kiest als school dus zelf of u de gegevens op papier of elektronisch overdraagt.

- (1): Decreet houdende diverse maatregelen betreffende de rechtspositie van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs en betreffende de participatie op school van 04/04/2014.

- (2): Zie artikel 15 en 16 van het decreet basisonderwijs http://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=12254