Besluit van de Vlaamse Regering betreffende controle en single audit die van toepassing is op de universiteiten, hogescholen en een aantal andere ambtshalve geregistreerde instellingen voor hoger onderwijs in de Vlaamse Gemeenschap

  • goedkeuringsdatum
    09 oktober 2015
  • publicatiedatum
    B.S.12/11/2015
  • datum laatste wijziging
    04/01/2016

De Vlaamse Regering,

Gelet op het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, artikel 50 en 67;

Gelet op de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013, bekrachtigd bij het decreet van 20 december 2013, artikel III.114, § 6, IV.99, § 1, tweede lid, IV.105, IV.110, § 1, tweede lid en IV.121;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 2 juli 2015;

Gelet op het advies 57.895/1/V van de Raad van State, gegeven op 21 september 2015, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Onderwijs en van de Vlaamse minister van Financiën, Begroting en Energie;

Na beraadslaging,

Besluit :

HOOFDSTUK 1. - Definities en algemene bepalingen

Artikel 1.

In dit besluit wordt verstaan onder :

1° controleactoren: de volgende instellingen of personen die controle- of toezichtwerkzaamheden uitvoeren namens de Vlaamse overheid :

a) de regeringscommissarissen bij de universiteiten, hogescholen en de andere ambtshalve geregistreerde instellingen voor hoger onderwijs;

b) de afgevaardigde van Financiën bij iedere universiteit, benoemd onder de inspecteurs van Financiën die geaccrediteerd zijn bij de Vlaamse Gemeenschap;

c) de bedrijfsrevisoren, vermeld in artikel 2 van de wet van 22 juli 1953 houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en tot organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor;

d) het departement Financiën en Begroting;

2° instelling: de instellingen zoals vermeld in artikel 2;

3° het decreet van 8 juli 2011: het decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof;

4° risicoanalyse: het analyseren van de interne en externe factoren die de kwaliteit van producten en diensten beïnvloeden of bedreigen, en bijgevolg ook de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren;

5° risicomanagement: het proces van risicoanalyse en het nemen van maatregelen om de risico's tot een aanvaardbaar niveau te reduceren, en het vereiste risiconiveau te onderhouden;

6° instellingsbestuur: het bestuursorgaan dat door of krachtens de wet, het decreet of de statuten is aangewezen om de door of krachtens dit besluit toegewezen bevoegdheden uit te oefenen.

Art. 2.

Dit besluit is van toepassing op de universiteiten, de hogescholen en op alle andere ambtshalve geregistreerde instellingen voor hoger onderwijs, vermeld in artikel II.1 van de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013, bekrachtigd bij het decreet van 20 december 2013, die vallen onder de toepassing van artikel 4, § 2, van het decreet van 8 juli 2011.

Art. 3.

§ 1. Er wordt een permanent dossier per instelling opgesteld. Het permanente dossier omvat geactualiseerde algemene informatie en instellingsgevoelige en vertrouwelijke informatie. Instellingsgevoelige en vertrouwelijke informatie wordt alleen ter beschikking gesteld van de betrokken instelling en van de controleactoren die betrokken zijn bij die instelling. Daarbij wordt de privacy van de in de rapporten vermelde personen gegarandeerd.

Onder algemene informatie wordt verstaan :

a) het oprichtingsdecreet, het oprichtingsbesluit of de statuten;

b) de beheersovereenkomsten, alsook de rapportering over de uitvoering ervan;

c) de interne organisatieregeling, waaronder de interne reglementen van de instelling, de taakomschrijving van de raad van bestuur, de organisatie van de interne auditfunctie en het auditcomité;

d) de controleactoren, de looptijd van hun mandaat, alsook de persoon of personen met wie contact moet worden opgenomen, met vermelding van hun contactgegevens;

e) de goedgekeurde begrotingen van de laatste vijf jaar. Dat zijn begrotingen die rekening houden met goedgekeurde begrotingswijzigingen en herverdelingen;

f) de vijf meest recent opgestelde jaarrekeningen;

g) de vijf meest recent opgestelde jaarverslagen.

Onder instellingsgevoelige en vertrouwelijke informatie wordt verstaan :

a) de verslagen, adviezen en aanbevelingen van de regeringscommissaris van de laatste vijf jaar;

b) de beschrijving van het risicomanagement van de instelling;

c) de jaarverslagen evenals de auditverslagen en aanbevelingsbrieven die relevant zijn voor de controles die onder dit besluit zijn gevat, van de interne auditfunctie, ontdaan van alle privacygevoelige informatie, zoals officieel voorgelegd aan het instellingsbestuur, over de voorbije vijf jaar;

d) de verslagen en aanbevelingen van de afgevaardigde van Financiën van de laatste vijf jaar;

e) de verslagen van de bedrijfsrevisor bij de instelling van de laatste vijf jaar;

f) de verslagen en aanbevelingen van het Rekenhof ;

g) de opmerkingen van het Departement Financiën en Begroting met betrekking tot de ESR-consolidatie.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, kunnen gezamenlijk het permanente dossier verder vorm geven.

§ 2. De permanente dossiers worden bijgehouden in een centraal register. Het Departement Financiën en Begroting staat in voor het opzetten, organiseren en beheren van het centraal register. Het register wordt zo opgezet dat iedere betrokken instelling en controleactor en het Rekenhof een beveiligde toegang hebben tot het permanente dossier van de betrokken instelling.

HOOFDSTUK 2. - Afstemming

Art. 4.

Het instellingsbestuur is verantwoordelijk voor de risicoanalyse en het risicomanagement op het niveau van de instelling. Daartoe kan de instelling een beroep doen op een systeem van interne controle en interne audit. Desgevallend kan de instelling ook een beroep doen op de interne auditfunctie van een andere instelling.

De controleactoren evalueren in overleg met het Rekenhof en volgens het principe van de single audit het door de instelling gevoerde risicomanagement. Ze volgen in overleg met het Rekenhof de risicoanalyse van de instelling op en formuleren in voorkomend geval opmerkingen ter aanvulling van de risicoanalyse.

Behalve in uitzonderlijke omstandigheden die een dringende audit noodzakelijk maken, stemmen de betrokken controleactoren de jaarplanning van de geplande controlewerkzaamheden op elkaar af in overleg met het Rekenhof. De controleactoren lichten de instelling tijdig in over de aanvang van een in de jaarplanning opgenomen controle, met behoud van de toepassing van artikel 6 van dit besluit. Bij belangrijke verschuivingen worden ook de andere controleactoren tijdig op de hoogte gebracht.

De controleactoren maken maximaal gebruik van de resultaten van de audit- en controlewerkzaamheden die al door de andere controleactoren zijn uitgevoerd. Om dat te realiseren, stellen de controleactoren de resultaten van hun audit ter beschikking aan de andere betrokken controleactoren, conform artikel 3 van dit besluit.

Art. 5.

De controleactoren streven in overleg met het Rekenhof naar een maximale afstemming bij de opmaak van de controlewerkzaamheden en van de auditplannen en brengen elkaar daarvan minstens één keer per jaar op de hoogte, op initiatief van de regeringscommissaris conform artikel 6.

HOOFDSTUK 3. - Regeringscommissaris en afgevaardigde van Financiën

Art. 6.

De regeringscommissaris bij de respectieve instellingen neemt het initiatief tot een samenkomst van de controleactoren, minstens één keer per jaar, met de bedoeling de controlewerkzaamheden op elkaar af te stemmen, met behoud van de autonomie en verantwoordelijkheden van de actoren in het controleproces. Hij rapporteert over de voortgang van de single audit aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en aan de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen. De instellingen en de interne auditfunctie worden ingelicht over en betrokken bij de onderlinge afstemming, vermeld in artikel 4 en 5.

De regeringscommissaris stelt zijn verslagen ter beschikking van de controleactoren en overlegt met het Rekenhof.

Voor de universiteiten rapporteren de regeringscommissaris en de afgevaardigde van Financiën op gemeenschappelijk initiatief over de begroting en rekeningen aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs en de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen.

Voor de andere instellingen rapporteert de regeringscommissaris over de begroting en rekeningen aan de Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs.

HOOFDSTUK 4. - Bedrijfsrevisoren

Art. 7.

§ 1. Onverminderd andere opdrachten waarmee ze door de Vlaamse overheid kunnen worden belast, controleren de bedrijfsrevisoren :

1° het getrouwe beeld van de jaarrekening die door de instelling aan de Vlaamse Regering moet worden overgezonden;

2° het aangepaste karakter en de werking van de administratieve en boekhoudkundige organisatie, gericht op de productie van financiële rapportering.

§ 2. Als de bedrijfsrevisoren hun opdracht uitvoeren, houden ze rekening met de mogelijkheid van fraude. De controle wordt zo opgevat dat de bedrijfsrevisoren een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang, als gevolg van fraude of van het maken van fouten, bevatten. Van een controle kan evenwel niet worden verlangd dat ze elke fraude aan het licht brengt en de bedrijfsrevisoren zijn niet verplicht die op te sporen.

§ 3. De bedrijfsrevisoren kunnen op elk moment ter plaatse inzage nemen in de boeken, de brieven, de notulen en in alle documenten en geschriften van de instelling die ze nodig achten voor de uitvoering van hun opdracht.

De bedrijfsrevisoren kunnen van de bestuurders, van de gemachtigden en van de personen die aangesteld zijn door de instelling, alle ophelderingen en inlichtingen vorderen, en ze kunnen alle verificaties verrichten die ze nodig achten voor de uitvoering van hun opdracht. De bedrijfsrevisoren kunnen de instelling vorderen in het bezit te worden gesteld van inlichtingen over publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee de instelling een samenwerkingsakkoord heeft gesloten, als ze die inlichtingen nodig achten om de financiële toestand van de instelling te controleren.

§ 4. Ter certificering van de jaarrekening stelt de bedrijfsrevisor een verslag op dat uit de volgende elementen bestaat :

1° een inleiding, waarin ten minste wordt vermeld op welke jaarrekening de controle betrekking heeft;

2° een beschrijving van de reikwijdte van de controle, waarin ten minste wordt aangegeven welke normen voor de controle bij de uitvoering ervan in acht zijn genomen en of de bedrijfsrevisor van het bestuursorgaan en de personen die aangesteld zijn door de instelling, de toelichtingen en de informatie hebben verkregen die nodig zijn voor hun controle;

3° de aanduiding dat de rekeningen in overeenstemming zijn met het decreet van 8 juli 2011 en de uitvoeringsbesluiten ervan;

4° voor de universiteiten: de aanduiding dat de rekeningen in overeenstemming zijn met het besluit van de Vlaamse regering van 21 december 2007 betreffende de boekhouding, de jaarrekening, het rekeningenstelsel en de controle voor de universiteiten in de Vlaamse gemeenschap;

5° voor de hogescholen: de aanduiding dat de rekeningen in overeenstemming zijn met het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 betreffende de algemene boekhouding, de jaarrekening en het rekeningenstelsel voor de hogescholen;

6° voor de andere ambtshalve geregistreerde instellingen: een aanduiding dat de rekeningen in overeenstemming zijn met de bepalingen hieromtrent in de beheersovereenkomst;

7° een verklaring waarin de bedrijfsrevisor beoordeelt of zowel de boekhouding, de balans, de resultatenrekening als de toelichtingen bij de balans en de resultatenrekening een getrouw beeld van het vermogen, de financiële toestand en de verschillende resultaten van de instelling geven;

8° de vermelding dat de bedrijfsrevisor al dan niet kennis heeft gekregen van verrichtingen die gedaan zijn of beslissingen die genomen zijn met overtreding van het oprichtingsdecreet of de statuten van de instelling of van bepalingen uit de voor de instelling overeenkomstige decretale bepalingen en de uitvoeringsbesluiten ervan.

§ 5. Ter certificering van de jaarlijkse ESR-rapportering neemt de bedrijfsrevisor in zijn verslag de volgende elementen op :

1° de vermelding dat de rapportering al dan niet is opgesteld in overeenstemming met de ESR-regels;

2° de vermelding dat de ESR-rapportering al dan niet op een consistente wijze aansluit bij de rekeningen.

De jaarlijkse wettelijke procedure van certificering is niet van toepassing op de prefiguratie van de jaarrekening, opgemaakt volgens het schema van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie, die wordt ingediend bij de Vlaamse Regering vóór 15 februari.

§ 6. Naast andere aanbevelingen over vastgestelde tekortkomingen formuleert de bedrijfsrevisor in de managementletter vastgestelde inefficiënties en inbreuken op andere regelgeving die financiële gevolgen voor de instelling met zich mee hebben gebracht of zouden kunnen brengen. Deze managementletter maakt integraal deel uit van het permanent dossier.

§ 7. De nadere omschrijving van de opdrachten van de bedrijfsrevisor zoals vastgelegd in dit artikel gelden enkel voor zover controle wordt uitgeoefend door een bedrijfsrevisor.

HOOFDSTUK 5. - Slotbepalingen

Art. 8.

Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2016.

Art. 9.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, zijn, ieder wat hem of haar betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.