Besluit van de Vlaamse Regering tot erkenning van de beroepskwalificatie polyvalent administratief ondersteuner

  • goedkeuringsdatum
    08 januari 2016
  • publicatiedatum
    B.S.16/03/2016
  • datum laatste wijziging
    16/03/2016

De Vlaamse Regering,

Gelet op het decreet van 30 april 2009 betreffende de kwalificatiestructuur, artikel 12, vervangen bij het decreet van 1 juli 2011;

Gelet op het erkenningsadvies van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen, gegeven op 28 augustus 2015;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 17 december 2015;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Onderwijs en de Vlaamse minister van Werk, Economie, Innovatie en Sport;

Na beraadslaging,

Besluit :

Artikel 1.

De beroepskwalificatie van polyvalent administratief ondersteuner, ingeschaald op niveau 2 van de Vlaamse kwalificatiestructuur, wordt erkend. De beschrijving opgenomen in de bijlage die bij dit besluit is gevoegd, omvat de definitie en de bijbehorende competenties.

Art. 2.

De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het tewerkstellingsbeleid, zijn, ieder wat hem of haar betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

BIJLAGE

Beschrijving van de beroepskwalificatie van Polyvalent administratief ondersteuner (0203) als vermeld in artikel 1

1. GLOBAAL

a. Titel

Polyvalent administratief ondersteuner

b. Definitie

`Het in opdracht uitvoeren van eenvoudige (geïnformatiseerde) administratieve taken rekening houdend met de opdrachtvereisten teneinde de vlotte algemene werking van het bedrijf te ondersteunen'.

c. Niveau

2

d. Jaartal

2015

2. COMPETENTIES

2.1 Opsomming competenties

Sorteert en verdeelt binnenkomende interne (elektronische) post volgens de richtlijnen van de organisatie (M160301 Id16576-c/34505-c/5784-c)

- Verzamelt, klasseert en verdeelt post, dossiers, pakjes,...

- Stelt de stukken ter beschikking van de afdelingen

- Kopieert documenten

- Gebruikt kantoorsoftware

- Gaat vertrouwelijk om met informatie

Bereidt uitgaande post voor, sorteert en stuurt uit (co 01188)

- Verzamelt en treft de nodige voorbereidingen om de stukken uit te sturen (post, dossiers, pakjes... )

- Legt de stukken klaar voor verzending

- Neemt telefonisch contact op met de betrokkenen in functie van de verzending

Ontvangt te verwerken documenten, controleert en vraagt instructies over de termijn, het aantal ... (M160601 Id17102-c)

- Stelt de nodige vragen over de uit te voeren opdracht

- Neemt de nodige notities over de opdracht

- Legt prioriteiten binnen eigen takenpakket

Digitaliseert en verwerkt documenten en data (M160601 Id17424-c)

- Gebruikt kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)

- Scant documenten in

- Typt teksten

- Typt blind

- Voert gegevens in

- Neemt een ergonomische houding aan

Controleert de juistheid van de informatie tijdens de invoer en verbetert fouten (M160601 Id1030)

- Leest na en controleert de eigen ingevoerde informatie

- Schrijft foutloos in de taal die de organisatie vraagt voor de taken die hij/zij moet uitvoeren

Indexeert, klasseert en archiveert (elektronische) documenten (M160601 Id24109-c)

- Verzamelt, registreert, klasseert en beheert gegevens

- Codeert archiefstukken per categorie of rubriek

- Bergt stukken op in het archiefsysteem

- Slaat digitale stukken elektronisch op

Voert kopieerwerk uit (M160601 Id25222-c)

- Gebruikt kantoormateriaal (fax, kopieertoestel,...)

- Controleert de benodigde aantallen

Verzorgt de logistieke ondersteuning van vergaderingen op vraag van de opdrachtgever (co 01189)

- Legt vergaderzalen vast

- Reserveert media

- Zorgt voor catering

- Neemt telefonisch contact op met de nodige diensten

Voert ad hoc gelijkaardige administratieve opdrachten uit voor andere diensten (co 01190)

- Stelt zich flexibel op

- Legt prioriteiten

- Voert de opdracht binnen de voorziene tijdspanne uit

Respecteert de bedrijfscultuur, procedures en regels (co 01191)

- Hanteert de huisstijl

- Respecteert de gangbare bedrijfsprocedures

- Past zich aan aan de algemene bedrijfscultuur

- Stelt zich loyaal op t.a.v. het bedrijf

- Werkt milieubewust

2.2 Beschrijving competenties/activiteiten adhv de descriptorelementen

2.2.1 Kennis

- Basiskennis van zakelijk Frans en Engels op zelfredzaamheidsniveau

- Basiskennis van ergonomische technieken

- Kennis van klassement- en archiveringsmethodes

- Kennis van digitaliseringstechnieken

- Kennis van snelschrifttechnieken

- Kennis van technieken om nota te nemen

- Kennis van dactylografie

- Kennis van registratietechnieken

- Kennis van kantoorsoftware

- Kennis van eenvoudige communicatietechnieken

2.2.2 Vaardigheden

Cognitieve vaardigheden

- Het kunnen verzamelen van en de nodige voorbereidingen treffen om de stukken uit te sturen (post, dossiers, pakjes... )

- Het kunnen opnemen van telefonisch contact met de betrokkenen in functie van de verzending

- Het kunnen stellen van de nodige vragen over de uit te voeren opdracht

- Het kunnen nemen van de nodige notities over de opdracht

- Het kunnen gebruiken van kantoorsoftware (tekstverwerking, rekenblad,...)

- Het kunnen typen van teksten

- Het kunnen invoeren van gegevens

- Het kunnen nalezen en controleren van de eigen ingevoerde informatie

- Het kunnen foutloos schrijven in de taal die de organisatie vraagt voor de taken die hij/zij moet uitvoeren

- Het kunnen verzamelen, registreren, klasseren en beheren van gegevens

- Het kunnen controleren van de benodigde aantallen

- Het kunnen vastleggen vergaderzalen

- Het kunnen reserveren van media

- Het kunnen zorgen voor catering

- Het kunnen opnemen van telefonisch contact met de nodige diensten

- Het zich kunnen flexibel opstellen

- Het kunnen hanteren van de huisstijl

- Het kunnen respecteren van de gangbare bedrijfsprocedures

- Het zich kunnen aanpassen aan de algemene bedrijfscultuur

- Het zich loyaal kunnen opstellen t.a.v. het bedrijf

- Het kunnen vertrouwelijk omgaan met informatie

Probleemoplossende vaardigheden

- Het kunnen leggen van prioriteiten binnen eigen takenpakket

- Het kunnen uitvoeren van de opdracht binnen de voorziene tijdspanne

Motorische vaardigheden

- Het kunnen klaarleggen van de stukken voor verzending

- Het kunnen inscannen van documenten

- Het kunnen blind typen

- Het kunnen verzamelen, klasseren en verdelen van post, dossiers, pakjes,...

- Het kunnen ter beschikking stellen van de stukken van de afdelingen

- Het kunnen kopiëren van documenten

- Het kunnen coderen van archiefstukken per categorie of rubriek

- Het kunnen opbergen van stukken in het archiefsysteem

- Het kunnen elektronisch opslaan van digitale stukken

- Het kunnen gebruiken kantoormateriaal (fax, kopieertoestel ...)

- Het kunnen aannemen van een ergonomische houding

2.2.3 Context

Omgevingscontext

- Dit beroep wordt uitgeoefend in een kantooromgeving.

- De beroepsuitoefening varieert naargelang de grootte van het bedrijf en volgens de bedrijfsactiviteiten.

- De bedrijfsprocedures en -cultuur bepaalt de werkcontext waaraan de beroepsbeoefenaar zich moet naar schikken.

- Het wordt uitsluitend uitgeoefend in een dag-systeem.

- De werkdruk is vrij constant en afgestemd op het beroep.

- Het takenpakket is weinig gevarieerd. De procedures en materieel zijn gekend. Soms moet de beroepsbeoefenaar prioriteiten binnen eigen takenpakket stellen.

- De vaardigheden zijn weinig onderhevig aan evoluties.

- Binnen dit beroep is een goede communicatie belangrijk.

- De werkopdrachten verlopen volgens een regelmaat en worden zo optimaal mogelijk binnen de beschikbare tijd gerealiseerd.

- Het beroep kan alleen of in teamverband uitgeoefend worden.

- De beroepsuitoefening is gebonden aan normen en reglementering inzake veiligheid, gezondheid, hygiëne, welzijn, milieu en vestiging.

Handelingscontext

- Efficiënt, kwaliteitsvol handelen in alle omstandigheden.

- De beroepsbeoefenaar dient tijdens de uitvoering van de opdracht zorgvuldig te werken.

- Voortdurend aandacht hebben voor tijdige aflevering van de opdrachten.

- Efficiënt communiceren met leidinggevende(n) en collega's.

- Zorgvuldig, economisch en ecologisch handelen.

- De meeste handelingen worden routinematig uitgevoerd.

- Werkt met verschillende collega's in dezelfde ruimte.

2.2.4 Autonomie

Is zelfstandig in

- het nauwkeurig uitvoeren van de opdracht

- het bepalen van de volgorde van de uitvoering van de eigen opdrachten Is gebonden aan

- eindcontrole van opdracht door leidinggevende

- opgelegde timing en afgebakende opdracht

- de geldende regels en procedures van de organisatie

- veiligheids-, hygiëne-, gezondheids- en milieureglementering

Doet beroep op

- de leidinggevende/de verantwoordelijke bij onduidelijkheden en duiding van de opdracht

- het team/collega's bij gebrek aan informatie

- de verantwoordelijke in geval defecten van materieel

2.2.5 Verantwoordelijkheid

- het sorteren en verdelen van binnenkomende interne (elektronische) post

- het voorbereiden, sorteren en uitsturen van de uitgaande post

- het ontvangen, controleren en instructies vragen over de termijn, het aantal ... van de te verwerken informatie

- het invoeren of digitaliseren (handgeschreven teksten, cheques, data ...) van documenten

- het controleren van de juistheid van de ingevoerde informatie

- het verbeteren van eigen fouten

- het indexeren, klasseren en archiveren van documenten

- het verzorgen van kopieerwerk

- het verzorgen van logistieke ondersteuning van interne overlegmomenten op vraag van de opdrachtgever

- het uitvoeren van ad hoc gelijkaardige administratieve opdrachten voor andere diensten

- het respecteren van de bedrijfscultuur, procedures en regels

2.3 Attesten

2.3.1 Wettelijke Attesten

Er zijn geen attesten vereist.

2.3.2 Vereiste Attesten

Geen vereisten.

2.3.3 Instapvoorwaarden

Geen vereisten.