De verplichte elektronische Aangifte van een Sociaal Risico(e-ASR): deeltijdse werkloosheid

1. Toepassingsgebied

Deze omzendbrief is van toepassing op alle personeelsleden die een salaris ontvangen van het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming. Het gaat om:

  • de personeelsleden bedoeld in artikel 2, §1 van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs

  • de personeelsleden bedoeld in artikel 4, §1 van het decreet van 27 maart 1991 betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs en de gesubsidieerde centra voor leerlingenbegeleiding

  • de leden van de inspectie vermeld in artikel 61 van het decreet van 8 mei 2009 betreffende de kwaliteit van het onderwijs

  • de personeelsleden bedoeld in artikel 10 van het decreet van 1 december 1993 betreffende de inspectie en begeleiding van de levensbeschouwelijke vakken

  • de personeelsleden bedoeld in artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 29 oktober 2004 houdende geldelijke en administratieve bepalingen voor de contractuele personeelsleden in het onderwijs betaald door het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming

  • de personeelsleden vermeld in artikel 127, §1, 1° van het decreet van 15 juni 2007 betreffende het volwassenenonderwijs

  • de personeelsleden bedoeld in deel 5, titel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 11 oktober 2013 tot codificatie van de decretale bepalingen betreffende het hoger onderwijs, voor zover zij betaald worden via het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming

2. Wat is ASR?

ASR is de afkorting van Aangifte van Sociaal Risico. De werkgever heeft de plicht om een aangifte te doen bij de instellingen van de sociale zekerheid wanneer er zich bij een personeelslid een sociaal risico voordoet dat aanleiding kan geven tot:

  • uitkeringen naar aanleiding van ziekte en moederschap
  • uitkeringen naar aanleiding van een arbeidsongeval
  • werkloosheidsuitkeringen, inkomensgarantie-uitkeringen of activeringsuitkeringen

Als er zich een sociaal risico voordoet, hebben de instellingen van de sociale zekerheid meer gegevens nodig dan de gegevens die de werkgever al heeft meegedeeld via de Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) en via de DmfA (Déclaration multifonctionelle/multifunctionele Aangifte). Via de Dimona geeft de werkgever het begin en einde van de arbeidsrelatie door aan de instellingen van de sociale zekerheid. Via de DmfA geeft de werkgever de salaris- en arbeidstijdgegevens door op basis waarvan de instellingen van de sociale zekerheid zich kunnen uitspreken over de toekenning van socialezekerheidsrechten.

Het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) en het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) hebben al langer die verplichtingen van de werkgevers (schoolbesturen en inrichtende machten) overgenomen. Omzendbrief PERS/2002/23 (13AC) geeft hierover meer informatie.

De werkgever moet die bijkomende ASR-gegevens meedelen zodat de instellingen van de sociale zekerheid een uitspraak kunnen doen over het recht op een uitkering en het bedrag daarvan kunnen bepalen aan de hand van de ASR. De ASR is dus een aanvulling bij Dimona en DmfA.

Tot 2016 kon een ASR zowel op papier als elektronisch gebeuren. Sinds 2016 is er een geleidelijke verplichting van de elektronische aangifte van sociale risico’s bij de instellingen van de sociale zekerheid (e-ASR). Het eerste sociaal risico waarvoor de verplichte elektronische aangifte geldt, is die van de werkloosheid.

Een werkgever kan op twee manieren een elektronische aangifte indienen:

  • online via het portaal van de sociale zekerheid, voor een beperkt aantal aangiften
  • via het batchkanaal, voor een groot aantal aangiften

Voor de onderwijspersoneelsleden zijn het de schoolbesturen en inrichtende machten die als (juridisch) werkgever instaan voor het invullen van de papieren formulieren. Bij de overgang naar de elektronische aangifte van een sociaal risico nemen AGODI en AHOVOKS ook die werkgeversverplichting van hen over onder het KBO-nummer van het ministerie van Onderwijs en Vorming.

Dat past binnen Operatie Tarra, een initiatief in het kader van de planlastvermindering voor alle onderwijspartners.

AGODI en AHOVOKS maakten met de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA) afspraken, waardoor de verplichte e-ASR voor de onderwijspersoneelsleden pas vanaf september 2017 van toepassing is. Tot die datum kan de ASR voor de sector werkloosheid gebeuren via de gekende papieren formulieren C131A-(Onderwijs)-werkgever (sector werkloosheid – toelaatbaarheid) en C131B-(Onderwijs) (sector werkloosheid – vergoedbaarheid). Meer informatie daarover is terug te vinden op de website van de sociale zekerheid.

De elektronische aangifte van de ASR betekent ook de invoering van een nieuwe terminologie. De e-ASR van een formulier C131A-(Onderwijs) heet voortaan “scenario 3”. Bij de aangifte van een formulier C131B-(Onderwijs) spreekt men voortaan van een “scenario 6”. In deze omzendbrief vindt u meer informatie terug over de werkwijze die AGODI en AHOVOKS hanteren bij de e-ASR van scenario 3 en scenario 6.

Het formulier C4 blijft voorlopig op papier, maar zal in de toekomst ook worden vervangen door een elektronische aangifte, die scenario 1 zal heten.

3. Scenario 3: werkloosheid – toelaatbaarheid

Scenario 3 is de elektronische aangifte van de aanvang van deeltijdse arbeid. Het vervangt het papieren formulier C131A-(Onderwijs)-werkgever. Via die aangifte geven AGODI en AHOVOKS de gegevens door aan de instellingen van de sociale zekerheid die nodig zijn om na te gaan:

  • of de onvrijwillig deeltijdse werknemer in aanmerking komt voor het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten en eventueel voor een aanvulling op het deeltijdse salaris (inkomensgarantie-uitkering – IGU);
  • of de vrijwillig deeltijdse werknemer in aanmerking komt voor een aanvulling op het deeltijdse salaris (inkomensgarantie-uitkering – IGU).

AGODI en AHOVOKS dienen enkel een e-ASR van scenario 3 in voor de personeelsleden voor wie u meedeelt dat er voor hen een aangifte moet gebeuren. Die mededeling doet u via een elektronische zending via WebEdison (RL16 – zie punt 5).

Vervolgens vullen AGODI en AHOVOKS die gegevens aan met de gegevens waarover ze beschikken en bezorgen die aan de instellingen van de sociale zekerheid.

Belangrijk om weten is dat er slechts één keer per maand een e-ASR van scenario 3 wordt ingediend bij de instellingen van de sociale zekerheid, namelijk na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben. Het is met andere woorden van groot belang dat u de RL16 én de indiensttredingen en opdrachtwijzigingen zo snel mogelijk na de gebeurtenis meldt, zodat de verwerking volledig kan gebeuren tijdens de eerstvolgende maand en de rechten van de personeelsleden inzake sociale zekerheid gewaarborgd zijn. 

De melding van een e-ASR voor scenario 3 eindigt op 31 augustus van het lopende schooljaar. Als ook in het volgende schooljaar een e-ASR moet gebeuren voor dat personeelslid moet ook de melding naar AGODI en/of AHOVOKS opnieuw gebeuren met een nieuwe RL 16 (zie punt 5).

4. Scenario 6: werkloosheid – vergoedbaarheid

Scenario 6 is de maandelijkse elektronische aangifte van deeltijdse arbeid voor de berekening van de inkomensgarantie-uitkering. Het vervangt het formulier C131B-(Onderwijs). Via die aangifte geven AGODI en AHOVOKS aan de instellingen van de sociale zekerheid de gegevens door die nodig zijn om maandelijks het bedrag van de inkomensgarantie-uitkering (IGU) te berekenen. Die uitkering is een aanvulling op het salaris van de deeltijdse werknemer.

AGODI en AHOVOKS dienen enkel een e-ASR van scenario 6 in voor de personeelsleden waarvoor u meedeelde dat er voor hen een e-ASR van scenario 3 moest gebeuren (zie punt 3). Bovendien gebeurt de e-ASR van scenario 6 enkel als het betrokken personeelslid:

  • minder dan 80% tewerkgesteld is;
  • een bruto maandsalaris heeft van minder dan € 1600. Het bedrag dat de instellingen van de sociale zekerheid hanteren is € 1531,93 (geldig in augustus 2017). AGODI en Ahovoks hanteren dus een marge tegenover het grensbedrag van de RVA. Zodoende zullen de uitbetalingsinstellingen beschikken over de nodige gegevens van alle rechthebbenden.

Immers, personeelsleden die een grotere tewerkstelling hebben of meer verdienen, komen sowieso niet in aanmerking voor een IGU.

Belangrijk om weten is dat er slechts één keer per maand een e-ASR van scenario 6 wordt ingediend bij de instellingen van de sociale zekerheid, namelijk na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben. Het is met andere woorden van groot belang dat u de indiensttredingen en opdrachtwijzigingen zo snel mogelijk na de gebeurtenis meldt, zodat de verwerking volledig kan gebeuren tijdens de eerstvolgende maand en de rechten van de personeelsleden inzake sociale zekerheid gewaarborgd zijn. 

5. Melding bij AGODI en AHOVOKS

Wanneer een personeelslid wenst dat er voor hem of haar een aangifte van een sociaal risico gebeurt bij de instellingen van de sociale zekerheid, doet u een melding bij het werkstation via de nieuwe RL16. Daarin vermeldt u vanaf welke datum de situatie van toepassing is.

Het is voldoende dat het doorsturen van die RL16 door één instelling gebeurt: de melding is dan geldig voor alle instellingen over de onderwijsniveaus heen aangezien het om persoonsgebonden informatie gaat.

De melding blijft het hele schooljaar geldig – ongeacht of het betrokken personeelslid verandert van werkgever, gebruik maakt van een verlofstelsel, zijn of haar onderwijsopdracht onderbreekt, etc. Die stopt dus op 31 augustus van het lopende schooljaar, tenzij het personeelslid eerder zijn mening herziet.

Omdat AGODI en AHOVOKS slechts één keer per maand een e-ASR indienen bij de instellingen van de sociale zekerheid, is het belangrijk dat u de RL16 tijdig opstuurt . Als de RL16 de agentschappen bereikt vóór de uiterste betaaldatum (zie jaarkalender AGODI), dan kan de e-ASR voor het personeelslid na het einde van die maand ingediend worden. Op die manier beschikken de instellingen van de sociale zekerheid tijdig over alle informatie.

Als u de RL16 niet tijdig kunt zenden, deelt u aan het personeelslid mee dat de instellingen van de sociale zekerheid pas na het einde van de daaropvolgende maand over de nodige ASR-gegevens zullen beschikken.

6. Voorbeelden

Voorbeeld 1 (BaO)

Een deeltijds tijdelijk aangestelde kinderverzorgster is van 1 september 2017 tot en met 30 juni 2018 aangesteld voor 16/32. Haar bruto maandsalaris bedraagt € 977,38.

Zij is onvrijwillig deeltijds werkende en wenst in aanmerking te komen voor het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten en eventueel voor een aanvulling op het deeltijdse salaris via een inkomensgarantie-uitkering (IGU). Zij vraagt aan het schoolbestuur om bij het werkstation te melden dat zij een aangifte wenst te doen van een sociaal risico.

Het schoolbestuur zendt begin september 2017 een RL16 naar het werkstation. Het RL-bericht krijgt als geldigheidsdatum 1 september 2017 omdat het betrokken personeelslid aangeeft dat de situatie waarin het zich bevindt vanaf die datum van toepassing is. AGODI zal dat bericht aanvullen en bezorgt die gegevens na het einde van september 2017 via elektronische weg aan de instellingen van de sociale zekerheid (= e-ASR voor scenario 3).

Omdat het betrokken personeelslid minder dan 80% is aangesteld én haar bruto salaris minder is dan € 1600 (zie punt 4), zal AGODI ook een e-ASR indienen voor scenario 6 zodat de instellingen van de sociale zekerheid over de nodige gegevens beschikken voor de berekening van de IGU. Die e-ASR gebeurt maandelijks, telkens na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben.

Voorbeeld 2 (DKO)

Een personeelslid krijgt een aanstelling van leraar in het deeltijds kunstonderwijs voor een opdracht van 7/22 en 2/20 voor de periode van 21 november 2017 tot en met 24 december 2017. Zijn bruto salaris bedraagt voor november 2017 € 328,00 en voor december 2017 € 784,21.

Het personeelslid is onvrijwillig deeltijds werkende en vraagt daarom een IGU aan via zijn schoolbestuur. Dat stuurt een RL16 naar AGODI, maar dat gebeurt pas na de afsluiting van de betaling van november 2017.

Het agentschap dient na het einde van december 2017 voor beide opdrachten een e-ASR (scenario 3) in naar de instellingen van de sociale zekerheid met ingangsdatum 21 november 2017.

De leraar voldoet aan beide voorwaarden (minder dan 80% presteren en minder dan € 1600 verdienen). Aanvullend dient AGODI na het einde van december 2017 een e-ASR in voor scenario 6 voor de opdrachten van november en december 2017.

Omdat het agentschap pas na het afsluiten van de betaling van november 2017 de melding ontving dat er voor het personeelslid een e-ASR moest gebeuren, kan AGODI de e-ASR pas na het einde van december 2017 naar de instellingen van de sociale zekerheid versturen. Het personeelslid zal zijn uitkering dan ook pas ten vroegste in januari 2018 kunnen ontvangen.

Voorbeeld 3 (SO)

Een personeelslid komt als leraar in dienst van 1 oktober 2017 tot en met 28 oktober 2017. Zijn opdracht is 12/29 waarvoor hij een bruto salaris ontvangt van € 885,25. De leraar is onvrijwillig deeltijds werkloos en wil een IGU aanvragen bij de instellingen van de sociale zekerheid. Het schoolbestuur zendt bij de start van de aanstelling een RL16 naar het werkstation. Eind oktober 2017 doet AGODI een e-ASR voor scenario 3 met ingangsdatum 1 oktober 2017.

Het personeelslid heeft voor de maand oktober 2017 een bruto salaris dat minder is dan € 1600 en werkt minder dan 80% dus hij voldoet aan de voorwaarden voor het indienen van een e-ASR voor scenario 6. Eind oktober 2017 dient het agentschap een e-ASR in voor scenario 6 met de relevante salarisgegevens.

Vanaf 14 november 2017 tot en met 30 november 2017 heeft het personeelslid een nieuwe tewerkstelling bij een schoolbestuur met een opdracht van 15/22 waarvoor hij bruto € 894,76 ontvangt. Hij voldoet ook nu aan de voorwaarden om een e-ASR voor scenario 6 in te dienen.

Omdat een van zijn werkgevers voor het betreffende schooljaar al een RL16 heeft ingezonden zal AGODI voor de maand november 2017 een e-ASR voor scenario 3 en voor scenario 6 indienen. Een nieuwe RL16 door de nieuwe werkgever is dus niet nodig, ook niet als het personeelslid in hetzelfde schooljaar in een andere onderwijsinstelling gaat werken.

Voorbeeld 4 (CLB)

Een personeelslid krijgt een opdracht als psychopedagogisch consulent  voor 6/10 van 1 september 2017 tot en met 30 juni 2018. Omdat het personeelslid er van uitgaat dat hij recht heeft op een IGU, vraagt hij die aan. Het centrumbestuur stuurt een RL16 naar het werkstation. AGODI dient vervolgens een e-ASR in voor scenario 3 naar de instellingen van de sociale zekerheid.

Het personeelslid heeft een bruto salaris van € 1817.86 en heeft dus geen recht op een IGU. AGODI doet dan ook geen e-ASR voor scenario 6, ook al werkt het personeelslid minder dan 80%.

Voorbeeld 5 (VWO)

Een deeltijds tijdelijk aangestelde leraar SVWO is van 1 september 2017 tot en met 30 juni 2018 aangesteld voor 8/22. Zijn bruto maandsalaris bedraagt € 862,43.

Hij is onvrijwillig deeltijds werkende en wenst in aanmerking te komen voor het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten en eventueel voor een aanvulling op het deeltijdse salaris via een inkomensgarantie-uitkering (IGU). Hij vraagt aan zijn centrumbestuur om bij het werkstation te melden dat hij een aangifte wenst te doen van een sociaal risico.

het centrumbestuur zendt begin september 2017 een RL16 naar het werkstation. Het RL-bericht krijgt als geldigheidsdatum 1 september 2017 omdat het betrokken personeelslid aangeeft dat de situatie waarin het zich bevindt vanaf die datum van toepassing is. AHOVOKS zal dat bericht aanvullen en bezorgt die gegevens eind september 2017 via elektronische weg aan de instellingen van de sociale zekerheid (= e-ASR voor scenario 3).

Omdat het betrokken personeelslid minder dan 80% is aangesteld én zijn bruto salaris minder is dan € 1600, zal AHOVOKS ook een e-ASR indienen voor scenario 6 zodat de instellingen van de sociale zekerheid over de nodige gegevens beschikken voor de berekening van de IGU. Die e-ASR gebeurt maandelijks, telkens na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben.

Voorbeeld 6 (CBE)

Een deeltijds tijdelijk aangestelde leraar CBE is van 1 september 2017 tot en met 30 juni 2018 aangesteld voor 18/36. Zijn bruto maandsalaris bedraagt € 1.472,78.

Hij is onvrijwillig deeltijds werkende en wenst in aanmerking te komen voor het statuut van deeltijdse werknemer met behoud van rechten en eventueel voor een aanvulling op het deeltijdse salaris via een inkomensgarantie-uitkering (IGU). Hij vraagt aan de administratief medewerker van zijn centrumsecretariaat om bij het werkstation te melden dat hij een aangifte wenst te doen van een sociaal risico.

Het centrumbestuur zendt begin september 2017 een RL16 naar het werkstation. Het RL-bericht krijgt als geldigheidsdatum 1 september 2017 omdat het betrokken personeelslid aangeeft dat de situatie waarin het zich bevindt vanaf die datum van toepassing is. AHOVOKS zal dat bericht aanvullen bezorgt die gegevens eind september 2017 via elektronische weg aan de instellingen van de sociale zekerheid (= e-ASR voor scenario 3).

Omdat het betrokken personeelslid minder dan 80% is aangesteld én zijn bruto salaris minder is dan € 1600, zal AHOVOKS ook een e-ASR indienen voor scenario 6 zodat de instellingen van de sociale zekerheid over de nodige gegevens beschikken voor de berekening van de IGU. Die e-ASR gebeurt maandelijks, telkens na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben

Voorbeeld 7 (HO)

Een tijdelijk lid van het ATP graad B12 is aangesteld voor 50/100 en dat vanaf 1 oktober 2017. Haar bruto maandsalaris bedraagt € 1.325,56.

Zij is onvrijwillig deeltijds werkende en wenst een aanvulling op het deeltijdse salaris via een inkomensgarantie-uitkering (IGU). Zij doet daarvoor een aanvraag via de de hogeschool via een RL16 vanaf 1 oktober 2017. AHOVOKS zal dat bericht aanvullen en bezorgt die gegevens via elektronische weg aan de instellingen van de sociale zekerheid (= e-ASR voor scenario 3).

Omdat het betrokken personeelslid voor minder dan 80% is aangesteld én haar bruto salaris minder is dan € 1600, zal er ook een e-ASR voor scenario 6 gebeuren zodat de instellingen van de sociale zekerheid over de nodige gegevens beschikken voor de berekening van de IGU. Die e-ASR gebeurt maandelijks, telkens na het einde van de maand waarop de gegevens betrekking hebben.

Uiteraard is een personeelslid niet verplicht om gebruik te maken van de ASR. Het is ook mogelijk dat hij op basis van zijn onderwijsprestaties in aanmerking zou komen voor een tegemoetkoming van de sociale zekerheid, maar dat de persoon nog andere jobs uitoefent. Daarnaast kan hij er voor kiezen om geen aanvraag in te dienen.

Voorbeeld 8

Een leraar gitaar heeft een opdracht van 5/22 in het deeltijds kunstonderwijs met een bruto maandsalaris van € 549,79. Hij verdient dus minder dan € 1531,93 en zijn opdracht ligt lager dan 80%. Echter, daarnaast speelt de persoon in een band en geeft ook nog privéles aan kinderen. Al zijn inkomsten samen bedragen wel meer dan bovengenoemd grensbedrag en al zijn opdrachten bij elkaar vormen een voltijdse opdracht. Dat kan een goede reden zijn waarom een personeelslid met een beperkte onderwijsopdracht toch geen IGU aanvraagt.

Voorbeeld 9

Een personeelslid heeft een opdracht 12/24 en wil slechts een halve betrekking blijven uitoefenen. In dat geval doet de persoon aan de school geen aanvraag bij zijn school voor een aangifte van een sociaal risico. Dan is het personeelslid ook niet onderworpen aan de eventuele verplichtingen, die de overheid aan werkzoekende personen oplegt.

7. Afschrift voor het personeelslid

De voorschriften inzake de e-ASR van de instellingen van de sociale zekerheid bepalen dat de werkgever een afschrift van de e-ASR moet bezorgen aan de werknemer. Voor de onderwijspersoneelsleden is dat de salarisbrief waarop zij kunnen terugvinden welke gegevens als basis dienden voor de e-ASR die AGODI en AHOVOKS indienden bij de instellingen van de sociale zekerheid.

8. e-ASR: toekomst

Zoals onder punt 2 vermeld, zullen ook alle andere aangiftes van een sociaal risico op termijn verplicht elektronisch moeten ingediend worden. AGODI en AHOVOKS volgen de communicatie daarover door de instellingen van de sociale zekerheid nauwgezet op en zullen de nodige stappen ondernemen voor de verdere uitrol van de e-ASR voor de onderwijspersoneelsleden.