Omzetting van niet-ingevulde vervangingen in het basis- en secundair onderwijs

  • referentie
    PERS/2018/02
  • publicatiedatum
    18/05/2018
  • datum laatste wijziging
    29/06/2018
  • wettelijke basis
  • contact
  • Vanaf het schooljaar 2018-2019 krijgen scholen van het basis- en secundair onderwijs de mogelijkheid om niet-ingevulde vervangingen om te zetten in vervangingseenheden. Die kunnen ze opsparen en later tijdens het schooljaar aanwenden. In deze omzendbrief vindt u alle informatie over deze nieuwe maatregel.

1. Inleiding

Vanaf het schooljaar 2018-2019 krijgen schoolbesturen van het basis- en secundair onderwijs de mogelijkheid om niet-ingevulde vervangingen om te zetten in vervangingseenheden. Die kunnen ze opsparen en later tijdens het schooljaar aanwenden.

Deze maatregel is opgenomen in punt 3.3.2. van het protocol van 23 maart 2018 van de onderhandelingen die gevoerd werden betreffende een akkoord van sectorale sociale programmatie voor de jaren 2015-2019 voor de sector “Onderwijs” van de Vlaamse Gemeenschap tussen de Vlaamse Regering en de representatieve vakorganisaties ACOD, FCSOD en VSOA (cao XI).

Het gaat om een maatregel om de vervanging van afwezige personeelsleden gemakkelijker te kunnen invullen én tijdelijke personeelsleden betere tewerkstellingsmogelijkheden te bieden.

Scholen hebben recht op een gefinancierde of gesubsidieerde vervanging, zodra de afwezigheid voldoet aan bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden worden niet gewijzigd. Vandaag wordt de invulling van deze afwezigheid (de “vervangingsopdracht”) strikt gekoppeld aan de periode en de opdracht van de afwezige titularis. Door deze strikte koppeling zijn de vacatures vaak beperkt en bijgevolg niet altijd aantrekkelijk voor een interimaris. Vooral voor vervangingen van kortere periodes van afwezigheid vinden scholen om deze reden geen kandidaten voor deze vacatures, met allerlei problemen voor de schoolorganisatie, leerlingen en collega-leerkrachten tot gevolg.

Voor het basisonderwijs: klik hier

Voor het secundair onderwijs: klik hier

2. Basisonderwijs

2.1. Toepassingsgebied

De omzetting van niet-ingevulde vervangingen is van toepassing op de scholen van het gewoon en buitengewoon basisonderwijs. De maatregel is beperkt tot de wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel.

De wervingsambten in het gewoon basisonderwijs zijn:

  • Kleuteronderwijzer
  • Onderwijzer
  • Leermeester godsdienst
  • Leermeester niet-confessionele zedenleer
  • Leermeester lichamelijke opvoeding

De wervingsambten in het buitengewoon basisonderwijs zijn:

  • Kleuteronderwijzer algemene en sociale vorming
  • Onderwijzer algemene en sociale vorming
  • Leermeester algemene en sociale vorming, specialiteit: lichamelijke opvoeding
  • Leermeester algemene en sociale vorming, spec. Compensatietechniek-braille in type 6
  • Leermeester niet-confessionele zedenleer
  • Leermeester godsdienst

2.2. Vervangingseenheden

2.2.1. Omzetten van niet-ingevulde vervangingen naar vervangingseenheden

Vanaf het schooljaar 2018-2019 krijgt elke school van het basisonderwijs de mogelijkheid om de betrekkingen in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel die in aanmerking komen voor een reguliere vervanging om te zetten in vervangingseenheden. Het omzetten van vervangingseenheden moet altijd gebeuren op het niveau van de school. De vervangingseenheden kunnen dus niet worden overgedragen naar een andere school.

Voor het omzetten van niet-ingevulde vervangingen is een reguliere vervanging een vervanging van een afwezigheid van minder dan een schooljaar die voldoet aan volgende voorwaarden:

  • het te vervangen personeelslid is aangesteld in een gefinancierde of gesubsidieerde betrekking in het onderwijs;
  • het personeelslid dat afwezig is, kan worden vervangen volgens de gangbare financierings- en subsidiëringsregels.

Voorbeelden van reguliere vervangingen zijn:

  • iedere afwezigheid van tien aaneensluitende werkdagen of meer;
  • iedere afwezigheid, ook die van minder dan tien aaneensluitende werkdagen, in een school of vestigingsplaats van een school
    • in het gewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 72 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer of kleuteronderwijzer;
    • in het buitengewoon basisonderwijs: indien u in een vestigingsplaats per onderwijsniveau minder dan 66 lestijden inricht in het ambt van onderwijzer ASV of kleuteronderwijzer ASV;
  • iedere afwezigheid wegens omstandigheidsverlof n.a.v. de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner;
  • iedere afwezigheid wegens de opname van verlofweken van postnatale rust.

De omzetting van een niet-ingevulde reguliere vervanging naar vervangingseenheden is enkel mogelijk op voorwaarde dat geen geschikt kandidaat kan worden gevonden die de betrokken vervanging kan uitoefenen. Het schoolbestuur ondertekent hiertoe een verklaring op eer.

2.2.2. Berekening van de vervangingseenheden

Voor de berekening van het aantal vervangingseenheden, wordt de teller van de opdrachtbreuk van het afwezige personeelslid vermenigvuldigd met het aantal kalenderdagen waarvoor geen vervanger kon worden gevonden.

Voorbeeld 1

Een personeelslid met opdracht 12/24 is afwezig van maandag 21 januari 2019 tot en met vrijdag 1 februari 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 12 kalenderdagen (10 werkdagen + weekend). De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 12 x 12 kalenderdagen = 144 vervangingseenheden.

Voorbeeld 2

Een personeelslid met opdracht 24/24 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met maandag 25 maart 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 15 kalenderdagen (11 werkdagen + 2 weekends). De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 24 x 15 kalenderdagen = 360 vervangingseenheden.

Voorbeeld 3

Een personeelslid met opdracht 24/24 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met vrijdag 15 maart 2019 omwille van de opname van omstandigheidsverlof naar aanleiding van de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner. Dat is een afwezigheid van vijf aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 5 kalenderdagen. De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 24 x 5 kalenderdagen = 120 vervangingseenheden.

Voorbeeld 4

Een personeelslid met opdracht 24/24 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met maandag 25 maart 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De school vindt pas een vervanger vanaf maandag 18 maart 2019. Ze zet de niet-ingevulde vervanging van 11 maart 2019 tot en met 17 maart 2019 om naar vervangingseenheden: 24 x 7 kalenderdagen = 168 vervangingseenheden.

Voorbeeld 5

Een personeelslid met opdracht 22/22 is voor 8/22 afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met maandag 25 maart 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De school vindt maar een vervanger voor 3/22. Ze zet de niet-ingevulde vervanging van 5/22 om naar vervangingseenheden: 5 x 15 kalenderdagen = 75 vervangingseenheden.

Voorbeeld 6

Een personeelslid met opdracht 24/24 is afwezig van 28 januari 2019 tot en met 1 februari 2019 in een vestigingsplaats met per niveau meer dan 72 lestijden (kleuter)onderwijzer. Dat is een afwezigheid van minder dan tien aaneensluitende werkdagen en geeft geen recht op een reguliere vervanging. De school mag deze afwezigheid niet omzetten naar vervangingseenheden.

2.2.3. Aanwending van de vervangingseenheden

De vervangingseenheden kunnen worden opgespaard en later tijdens het schooljaar worden aangewend in wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel. Aangezien vervangingseenheden niet kunnen worden overgedragen, kan een school alleen vervangingseenheden gebruiken die ze zelf heeft opgespaard.

Om te bepalen hoeveel vervangingsdagen de school kan aanwenden, deelt ze het resterend saldo vervangingseenheden door de teller van de opdrachtbreuk van de vervanging. De berekening van de aanwending gebeurt dan als volgt: de teller van de opdrachtbreuk van de vervanger wordt vermenigvuldigd met het aantal kalenderdagen waarvoor de vervanger wordt aangesteld.

Voorbeeld

Een school heeft geen vervanger gevonden voor de afwezigheid van 3 personeelsleden. Ze heeft hierdoor 144 + 72 + 360 = 576 vervangingseenheden opgespaard om later aan te wenden.

De school kan kiezen hoe ze de 576 vervangingseenheden gebruikt:

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid met opdrachtbreuk 24/24 aanstellen gedurende 24 kalenderdagen (=576 : 24), bijvoorbeeld van dinsdag 23 april 2019 tot en met donderdag 16 mei 2019. Dat kost haar 576 vervangingseenheden, want 24 x 24 kalenderdagen = 576 vervangingseenheden.

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid met opdrachtbreuk 12/24 aanstellen gedurende 48 kalenderdagen (=576 : 12), bijvoorbeeld van dinsdag 23 april 2019 tot en met zondag 9 mei 2019. Dat kost haar 576 vervangingseenheden, want 12 x 48 kalenderdagen = 576 vervangingseenheden.

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid A aanstellen met opdrachtbreuk 24/24 gedurende 24 kalenderdagen (= 576 : 24) . Ze wil dat personeelslid maar voor 10 kalenderdagen aanstellen. Dat kost haar 240 vervangingseenheden, want 24 x 10 kalenderdagen = 240 vervangingseenheden. Er blijven nu nog 336 vervangingseenheden over. Bijkomend wil de school hiermee een personeelslid B met opdrachtbreuk 10/24 aanstellen gedurende 33 kalenderdagen (= 336 : 10). Dat kost haar 330 vervangingseenheden, want 10 x 33 kalenderdagen = 330 vervangingseenheden.

De school heeft uiteraard nog veel meer mogelijkheden dan de voorbeelden hierboven.

De wettelijke feestdagen, de weekends en de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie die, geheel of gedeeltelijk, onmiddellijk aansluiten bij een periode van omzetting naar vervangingseenheden, en die een nieuwe periode van omzetting naar vervangingseenheden onmiddellijk voorafgaan, moeten eveneens worden aangerekend op de vervangingseenheden.

Voorbeeld:

Een personeelslid krijgt een opdracht van 10/24 van 5 kalenderdagen in vervangingseenheden voor de kerstvakantie. Dat personeelslid krijgt ook een opdracht van 10/24 van 5 kalenderdagen in vervangingseenheden na de kerstvakantie. In dat geval worden alle kalenderdagen (ook de kerstvakantie) op vervangingseenheden aangerekend: 10 x 26 kalenderdagen = 260 vervangingseenheden.

2.3. Praktische schikkingen

2.3.1. Verklaring op eer

Indien de school voor een deel of voor het geheel van de afwezigheid van een personeelslid geen vervanger vindt, meldt ze dat met de opmerking ‘geen geschikte vervanger gevonden voor de periode…en/of voor het volume…’ via RL-3 bij:

  • ofwel de RL-1 opdracht van het afwezige personeelslid wanneer die een opdrachtgebonden dienstonderbreking heeft zoals afwezigheid voor verminderde prestaties, verlof voor verminderde prestaties,…
  • ofwel de RL-2 zending van de dienstonderbreking van het afwezige personeelslid wanneer die een niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking heeft zoals ziekteverlof, bevallingsverlof,…

2.3.2. Aanwending

Wanneer de school de vervangingseenheden aanwendt, zendt ze de opdracht van de vervanger via RL-1 in ATO 2 (vacante betrekking) en OOM 26 ‘niet-ingevulde vervangingen’.

Voorbeeld

RL-1 opdrachtenpakket voor 24/24 onderwijzer ato 2 (tijdelijk vacante betrekking) met begindatum 03/06/2018 en met als einddatum 30/06/2018 met OOM-code 26 ‘niet-ingevulde vervangingen’.

3. Secundair onderwijs

3.1. Toepassingsgebied

De omzetting van niet-ingevulde vervangingen is van toepassing op de scholen van het gewoon en buitengewoon secundair onderwijs, met inbegrip van het DBSO. De maatregel is beperkt tot de wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel.

De wervingsambten in het gewoon secundair onderwijs zijn:

  • Leraar
  • Godsdienstleraar
  • Begeleider
  • Leraar niet-confessionele zedenleer

De wervingsambten in het buitengewoon secundair onderwijs zijn:

  • Leraar algemene en sociale vorming
  • Leraar algemene en sociale vorming, specialiteit: lichamelijke opvoeding
  • Leraar algemene en sociale vorming, compensatietechniek-braille in type 6
  • Leraar beroepsgerichte vorming
  • Leraar niet-confessionele zedenleer
  • Godsdienstleraar

3.2. Vervangingseenheden

3.2.1. Omzetten van niet-ingevulde vervangingen naar vervangingseenheden

Vanaf het schooljaar 2018-2019 krijgt elke school van het secundair onderwijs de mogelijkheid om de betrekkingen in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel die in aanmerking komen voor een reguliere vervanging om te zetten in vervangingseenheden. Het omzetten van vervangingseenheden moet altijd gebeuren op het niveau van de school. De vervangingseenheden kunnen dus niet worden overgedragen naar een andere school.

Een reguliere vervanging is een vervanging van een afwezigheid van minder dan een schooljaar die voldoet aan volgende voorwaarden:

  • het te vervangen personeelslid is aangesteld in een gefinancierde of gesubsidieerde betrekking in het onderwijs;
  • het personeelslid dat afwezig is, kan worden vervangen volgens de gangbare financierings- en subsidiëringsregels.

Voorbeelden van reguliere vervangingen zijn vervangingen van:

  • iedere afwezigheid van tien aaneensluitende werkdagen of meer die ten laatste aanvangt op 31 mei en die niet start in een periode van 14 kalenderdagen voor of tijdens de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie;
  • iedere afwezigheid wegens omstandigheidsverlof n.a.v. de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner die niet start in een periode van 14 kalenderdagen voor of tijdens de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie;
  • iedere afwezigheid wegens de opname van verlofweken van postnatale rust die niet start in een periode van 14 kalenderdagen voor of tijdens de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie.

De omzetting van een niet-ingevulde reguliere vervanging naar vervangingseenheden is enkel mogelijk op voorwaarde dat geen geschikt kandidaat kan worden gevonden die de betrokken vervanging kan uitoefenen. Het schoolbestuur ondertekent hiertoe een verklaring op eer.

3.2.2. Berekening van de vervangingseenheden

Voor de berekening van het aantal vervangingseenheden wordt de teller van de opdrachtbreuk van het afwezige personeelslid vermenigvuldigd met het aantal kalenderdagen waarvoor geen vervanger kon worden gevonden.

Voorbeeld 1

Een personeelslid met opdracht 10/20 is afwezig van maandag 21 januari 2019 tot en met vrijdag 1 februari 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 12 kalenderdagen (10 werkdagen + weekend). De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 10 x 12 kalenderdagen = 120 vervangingseenheden.

Voorbeeld 2

Een personeelslid met opdracht 29/29 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met maandag 25 maart 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 15 kalenderdagen (11 werkdagen + 2 weekends). De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 29 x 15 kalenderdagen = 435 vervangingseenheden.

Voorbeeld 3

Een personeelslid met opdracht 29/29 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met vrijdag 15 maart 2019 omwille van de opname van omstandigheidsverlof naar aanleiding van de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner. Dat is een afwezigheid van vijf aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De vervanger kan worden aangesteld gedurende 5 kalenderdagen. De school vindt geen vervanger en zet de niet-ingevulde vervanging om naar vervangingseenheden: 29 x 5 kalenderdagen = 145 vervangingseenheden.

Voorbeeld 4

Een personeelslid met opdracht 21/21 is afwezig van maandag 11 maart 2019 tot en met maandag 25 maart 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De school vindt pas een vervanger vanaf maandag 18 maart 2019. Ze zet de niet-ingevulde vervanging van 11 maart 2019 t.e.m. 17 maart 2019 om naar vervangingseenheden: 21 x 7 kalenderdagen = 147 vervangingseenheden.

Voorbeeld 5

Een personeelslid met opdracht 22/22 is voor 8/22 afwezig van maandag 21 januari 2019 tot en met vrijdag 1 februari 2019. Dat is een afwezigheid van minstens tien aaneensluitende werkdagen en geeft recht op een reguliere vervanging. De school vindt maar een vervanger voor 3/22. Ze zet de niet-ingevulde vervanging van 5/22 om naar vervangingseenheden: 5 x 12 kalenderdagen = 60 vervangingseenheden.

Voorbeeld 6

Een personeelslid met opdracht 20/20 is afwezig van 28 januari 2019 tot en met 1 februari 2019. Dat is een afwezigheid van minder dan tien aaneensluitende werkdagen en geeft geen recht op een reguliere vervanging. De school mag deze afwezigheid niet omzetten naar vervangingseenheden.

3.2.3. Aanwending van de vervangingseenheden

De vervangingseenheden kunnen worden opgespaard en later tijdens het schooljaar worden aangewend in wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel. Aangezien vervangingseenheden niet kunnen worden overgedragen, kan een school alleen vervangingseenheden gebruiken die ze zelf heeft opgespaard.

Om te bepalen hoeveel vervangingsdagen de school nog kan aanwenden, deelt ze het resterende saldo vervangingseenheden door de teller van de opdrachtbreuk van de vervanger. De berekening van de aanwending gebeurt dan als volgt: de teller van de opdrachtbreuk van de vervanger wordt vermenigvuldigd met het aantal kalenderdagen waarvoor een vervanger wordt aangesteld.

Voorbeeld

Een school heeft geen vervanger gevonden voor de afwezigheid van 3 personeelsleden. Ze heeft hierdoor 120+60+435=615 vervangingseenheden opgespaard om later aan te wenden.

De school kan kiezen hoe ze de 615 vervangingseenheden gebruikt:

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid met opdrachtbreuk 29/29 aanstellen gedurende 21 kalenderdagen (=615 : 29), bijvoorbeeld van dinsdag 23 april 2019 tot en met maandag 13 mei 2019. Dat kost haar 609 vervangingseenheden, want 29 x21 kalenderdagen = 609 vervangingseenheden.

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid met opdrachtbreuk 10/20 aanstellen gedurende 61 kalenderdagen (= 615 : 10), bijvoorbeeld van maandag 22 april 2019 tot en met vrijdag 21 juni 2019. Dat kost haar 610 vervangingseenheden, want 10 x 61 kalenderdagen = 610 vervangingseenheden.

Bijvoorbeeld:

De school kan een personeelslid A aanstellen met opdrachtbreuk 21/21 gedurende 29 kalenderdagen (= 615 : 21). Ze wil dat personeelslid maar voor 10 kalenderdagen aanstellen. Dat kost haar 210 vervangingseenheden, want 21 x 10 kalenderdagen = 210 vervangingseenheden. Er blijven nu nog 405 vervangingseenheden over. Bijkomend wil ze een personeelslid B met opdrachtbreuk 16/29 aanstellen gedurende 25 kalenderdagen (= 405 : 16). Dat kost haar 400 vervangingseenheden, want 16 x 25 kalenderdagen = 400 vervangingseenheden.

De school heeft uiteraard nog veel meer mogelijkheden dan de voorbeelden hierboven.

De wettelijke feestdagen, de weekends en de herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie die, geheel of gedeeltelijk, onmiddellijk aansluiten bij een periode van omzetting naar vervangingseenheden, en die een nieuwe periode van omzetting naar vervangingseenheden onmiddellijk voorafgaan, moeten eveneens worden aangerekend op de vervangingseenheden.

Voorbeeld

Een personeelslid krijgt een opdracht van 10/20 van 20 kalenderdagen in vervangingseenheden voor de kerstvakantie. Dat personeelslid krijgt ook een opdracht van 10/20 van 5 kalenderdagen in vervangingseenheden na de kerstvakantie. In dat geval worden alle kalenderdagen (ook de kerstvakantie) op vervangingseenheden aangerekend: 10 x 41 = 410 vervangingseenheden.

3.3. Praktische schikkingen

3.3.1. Verklaring op eer

Indien de school voor een deel of voor het geheel van de afwezigheid van een personeelslid geen vervanger vindt, meldt ze dat met de opmerking ‘geen geschikte vervanger gevonden voor de periode…en/of voor het volume…’ via RL-3 bij:

  • ofwel de RL-1 opdracht van het afwezige personeelslid wanneer die een opdrachtgebonden dienstonderbreking heeft zoals afwezigheid voor verminderde prestaties, verlof voor verminderde prestaties,…
  • ofwel de RL-2 zending van de dienstonderbreking van het afwezige personeelslid wanneer die een niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking heeft zoals ziekteverlof, bevallingsverlof…

3.3.2. Aanwending

Wanneer de school de vervangingseenheden aanwendt, zendt ze de opdracht van de vervanger via RL-1 in ATO 2 (vacante betrekking) en OOM 26 ‘niet-ingevulde vervangingen’.

Voorbeeld

RL-1 opdrachtenpakket voor 20/20 leraar ato 2 (tijdelijk vacante betrekking) met begindatum 04/03 2019 en met als einddatum 29/03/2019 met de OOM-code 26 ‘niet-ingevulde vervangingen’.

4. Bijlage