Toepassing van het besluit van de Vlaamse Executieve van 9 januari 1991 betreffende de controle over de aanwending van de werkingstoelagen op de schoolbesturen uit het gesubsidieerd officieel onderwijs, de feitelijke verenigingen en de natuurlijke personen

  • referentie
    VWV
  • publicatiedatum
    21/01/1991
  • datum laatste wijziging
    09/09/2009

De actuele bepalingen van de schoolpactwet van 29 mei 1959 m.b.t. de toekenning en de aanwending van de werkingstoelagen, luiden als volgt :

"Art. 32. § 1. Jaarlijks worden forfaitaire werkingstoelagen verleend om de kosten te dekken die verbonden zijn aan de werking en de uitrusting van de instelling en het internaat, aan het kosteloos verstrekken van leerboeken en schoolbehoeften aan de leerplichtige leerlingen en aan de uitgaven voor de financiering van de investeringen.

§ 2. Naast de bij toepassing van § 1 toegekende werkingstoelagen per interne leerling ontvangen de onderwijsinstellingen van het gesubsidieerd gewoon basis- of secundair onderwijs die een internaat hebben en de autonome internaten, jaarlijks een forfaitaire toelage van 616.551 frank.

Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd met de aanpassingscoefficiënt A2, zoals bedoeld in artikel 2 van het decreet betreffende het Onderwijs-II."

"Art. 36. § 1. De werkingstoelagen worden uitbetaald aan de inrichtende macht van elke onderwijsinstelling. Zij kunnen worden aangewend ten behoeve van al de onderwijsinstellingen behorende tot dezelfde inrichtende macht. Bij deze aanwending dient de inrichtende macht rekening te houden met een gelijke behandeling van haar onderwijsinstellingen en van de leerlingen of studenten die tot deze onderwijsinstellingen behoren.

De Vlaamse Executieve bepaalt :

- de wijze waarop de onderwijsinstellingen en internaten hun aanvraag tot subsidiëring indienen;

- de controlemaatregelen inzonderheid wat de aanwending van deze toelage betreft. Deze controle mag evenwel geen betrekking hebben op de opportuniteit van de aanwending.

§ 2. De Vlaamse Gemeenschap betaalt de weddetoelagen rechtstreeks en maandelijks aan de leden van het personeel van de gesubsidieerde instellingen."

"Art. 36bis. Wat de overeenkomsten betreft voor aanneming van werken, leveringen en diensten met betrekking tot uitgaven op de dotatie van de Autonome Raad voor het Gemeenschapsonderwijs en met betrekking tot uitgaven die geheel of gedeeltelijk ten laste van de werkingstoelagen, de uitrustingstoelagen, de bouwtoelagen of de rentetoelagen worden gelegd, zijn de bestuursorganen van de ARGO en de inrichtende machten ertoe gehouden de overeenkomsten af te sluiten volgens de procedure en onder de voorwaarden die voor het rijk gelden met dien verstande dat de bestuursorganen van de ARGO en de inrichtende machten :

- de bevoegdheden uitoefenen die in de reglementering van het rijk aan de Minister zijn toegekend;

- het in dezelfde reglementering bepaald advies niet hoeven in te winnen vooraleer een overeenkomst ingevolge offerteaanvragen of onderhands af te sluiten;

- onderhandse overeenkomsten mogen sluiten voor de aankoop van didactisch materieel, welke ook de prijs hiervan weze;

- van de regels betreffende de keuze van een aannemer mogen afwijken bij openbare of beperkte aanbesteding, als de bevoegde Gemeenschapsminister van Onderwijs zich binnen de dertig dagen na de aanvraag hiertegen niet verzet".

1. Commentaar bij voormelde artikelen

Artikel 32 van de schoolpactwet wordt op een veel eenvoudiger wijze hernomen. Met het oog op een grotere verantwoordelijkheid voor de lokale entiteiten en een verregaande deregulering worden al de thans beperkende voorwaarden opgeheven.

Op het stuk van de aanwending der werkingstoelagen wordt aldus aan de inrichtende macht een grotere vrijheid van keuze gelaten; maar bij de aanwending moet de inrichtende macht - en dit is uitdrukkelijk ingeschreven in het decreet - rekening houden met een gelijke behandeling van haar instellingen en van de leerlingen en studenten die tot deze onderwijsinstellingen behoren. Een verschillende behandeling is slechts geoorloofd indien hiervoor objectief aanvaardbare redenen voorhanden zijn.

2. Verantwoording der toelagen

A. Met ingang van 1-1-1991 hebben deze nieuwe wetsbepalingen ook een nieuwe reglementering voor gevolg inzake de verantwoording van en de controle over de aanwending van de werkingstoelagen. Elke inrichtende macht dient geregeld een verantwoording van de werkingstoelagen bij te houden, hetzij per onderwijsinstelling afzonderlijk, hetzij per groep van onderwijsinstellingen, hetzij voor al haar onderwijsinstellingen samen.

De inrichtende machten kiezen vrij de methode van verantwoording voor zover de naleving van de wettelijke verplichtingen kan nagegaan worden. Bij controle is het de verificateur die het bewijs moet leveren van een eventuele manifeste en opzettelijke afwending van de middelen.

In het belang van de inrichtende macht en hun onderwijsinstelling(en), raad ik hen aan onderstaande richtlijnen te volgen.

- Indien de thans bestaande verantwoording alle gegevens bevat die nodig zijn voor de bij de wet bepaalde controle wordt zij best verder ongewijzigd behouden.

- Indien een andere verantwoording wordt gevoerd zou deze ten minste moeten bestaan uit de volgende documenten : een journaalboek, de uittreksels van alle financiële rekeningen waarop verrichtingen met gelden van de werkingstoelagen gebeuren, een geldig bewijsstuk voor elke ontvangst en voor elke uitgave i.v.m. de werkingstoelagen, desgevallend bewijsstukken waaruit duidelijk blijkt dat de reglementering inzake de overeenkomsten voor aanneming van werken, leveringen en diensten werd toegepast, en tenslotte de jaarlijks op te maken slotrekening.

Al deze documenten dienen gedurende vijf jaar op de door de inrichtende macht aangewezen plaats, ter beschikking te zijn van de personen belast met de controle over de aanwending van de toelagen.

B. 1. JOURNAALBOEK

In dit register worden alle ontvangsten en uitgaven i.v.m. de werkingstoelagen in chronologische volgorde ingeschreven.

1.1. In het journaalboek zal de stand van de "financiële rekeningen" worden bijgehouden door te voorzien in drie kolommen : "DEBET", "CREDIT" en "SALDO".

1.2. De ontvangsten en uitgaven worden ingedeeld in de verschillende rubrieken zoals deze voorkomen op het model van de jaarlijkse slotrekening (bijlage 1 bij het besluit van 9 januari 1991).

1.3. Bij de "ONTVANGSTEN" dienen te worden ingeschreven :

1.3.1. - de werkingstoelagen toegekend door het Ministerie van Onderwijs, met inbegrip van achterstallen (ook de eventuele achterstallen van "schoolbehoeften", "middagtoezicht", "uitrustingstoelagen", ...), evenals de toelagen voor het leerlingenvervoer.

1.3.2. - Alle inkomsten voortkomende uit :

- de verkoop van materieel dat voorheen met staatstoelagen werd aangekocht.

- de verkoop van goederen die in de onderwijsinstelling gefabriceerd werden volgens de terzake geldende reglementering.

- de vergoeding voor diensten die door de onderwijsinstelling aan derden werden verleend.

1.3.3. - de inkomsten voortkomende uit de verhuring van schoolterreinen of -lokalen zoals bvb. sportpleinen, turnzaal, feestzaal enz.

Wanneer zulke verhuringen niet occasioneel gebeuren maar een meer bestendig karakter hebben dient er een mondelinge of schriftelijke huurovereenkomst te worden afgesloten. (cfr. ook punt 3, 2e alinea, hierna).

1.3.4. de intresten bekomen op een zicht-, termijnrekening of een depositoboekje bij een private of openbare kredietinstelling.

1.4. UITGAVEN

1.4.1. Alle uitgaven die niet in strijd zijn met de bepalingen van artikel 32, § 1 van de wet van 29 mei 1959 zoals gewijzigd, zijn toegelaten.

1.4.2. Wat de leningen aangaat wordt het gebruik der werkingstoelagen niet langer beperkt tot de leningen aangegaan via het Waarborgfonds of het AGIOn; ze mogen voortaan ook worden gebruikt voor de afbetaling van alle leningen (en leasings), die noodzakelijk waren om de werking van de school te verzekeren.

1.4.3. Buiten de uitgaven die duidelijk geen betrekking hebben op de schoolwerking (lidgelden syndicaten voor leraars - privéverzekeringen voor het gesubsidieerd personeel e.a.) worden alle uitgaven waarvoor geen factuur, enig ander bewijs van schuldvordering of betaling kan worden voorgelegd, als een manifeste afwending van werkingsmiddelen aangezien.

2. UITTREKSELS VAN FINANCIELE REKENINGEN

Alle uittreksels van de financiële rekeningen maken integraal deel uit van de verantwoordingsdocumenten.

3. BEWIJSSTUKKEN VAN ONTVANGSTEN EN UITGAVEN

- Voor elke ontvangst en voor elke uitgave i.v.m. de toelagen moet een geldig bewijsstuk kunnen worden voorgelegd.

- Uitgaven i.v.m. het bestendig huren van schoollokalen, kunnen slechts worden aanvaard indien er een mondelinge of schriftelijke huurovereenkomst werd gesloten. Om latere betwistingen te vermijden wordt het uitdrukkelijk aangeraden schriftelijke huurovereenkomsten aan te gaan; hetzelfde geldt voor de bruikleen. Wat de erfpacht betreft moet de originele akte of een kopie ervan kunnen worden voorgelegd.

Het spreekt vanzelf dat de desbetreffende uitgaven niet hoger mogen zijn dan in de overeenkomst is voorzien en dat de van kracht zijnde huurwetten moeten worden nageleefd.

4. BEWIJSSTUKKEN I.V.M. DE NALEVING VAN DE REGLEMENTERING INZAKE DE OVEREENKOMSTEN VAN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN

Bij de gunning van opdrachten voor aanneming van werken, leveringen, en diensten moeten de inrichtende machten zich schikken naar de procedure en voorwaarden die ter zake gelden voor de Staat (artikel 36bis van de wet van 29 mei 1959).

5. DOCUMENT "VERANTWOORDING VAN DE WERKINGSTOELAGEN" (Slotrekening)

Dit document dient te worden opgemaakt op het einde van elk kalenderjaar, dat loopt van 1 januari tot 31 december.

*

* *

De werkingstoelagen mogen niet worden aangewend voor uitgaven die geen verband houden met het doel van de onderwijsinstellingen nl. een degelijk onderwijs te verstrekken in de meest mogelijk optimale omstandigheden.

Artikel 10 van het besluit van de Vlaamse Executieve voorziet trouwens dat de Gemeenschapsminister van Onderwijs een grondige controle over de aanwending der toelagen kan bevelen in de instellingen waarvan de bestuurswijze, een dergelijke controle schijnt te wettigen.

______________________________