Pers. 3 - BOEKHOUDKUNDIGE VERWERKING VAN DE PERSONEELSKOSTEN

(8 april 1997)

1. BOEKING DER MAANDELIJKSE PERSONEELSLISTINGS EN DE EVOLUTIE VAN DE ENVELOPPE

1.1. Inleiding

De boeking van de maandelijkse personeelskosten is hoofdzakelijk gebaseerd op de volgende twee externe documenten :

  • de maandelijkse personeelslistings (op papier of electronisch via Internet) die door het departement Onderwijs worden verstrekt. Deze gegevens dienen enerzijds door de personeelsdienst van de hogeschool te worden gecontroleerd op juistheid. Anderzijds moeten deze gegevens bewerkt en in een gepaste vorm gegoten worden teneinde een correcte boekhoudkundige verwerking toe te laten.
  • de maandelijkse staat met de evolutie van het celkrediet, opgesplitst in de componenten “personeel” en “werking”.
  •  
    De volgende concrete problemen stellen zich bij de praktische boekhoudkundige verwerking van deze twee staten :

    • het departement Onderwijs in zijn functie van sociaal secretariaat stelt de berekening van de patronale RSZ niet ter beschikking van de hogescholen. De personeelsdienst of de financiële dienst van de hogeschool moet deze (technische) berekening daarom zelf uitvoeren, wat aanleiding geeft tot verschillen in de berekening en de boekhoudkundige verwerking;

    • het departement Onderwijs kan de personeelsgegevens nog niet op analytische wijze (per departement, afdeling, kostencentrum, ...) aanleveren. Er is evenmin een softwaretool voorhanden die toelaat de gegevens vanuit Internet analytisch te bewerken naar de informatiebehoeften van de hogeschool toe enerzijds en anderzijds naar een voor boeking geschikte journaalpost;

    • de salarislisting bevat talrijke correctieposten in plus en in min ( meestal de codes 55 en 65) die met het oog op een correcte boekhoudkundige verwerking uitgesplitst dienen te worden. Soms worden codes gebruikt waarvan de hogeschool de betekenis niet altijd kent;

    • deze correctieposten moeten opgesplitst worden in de afhoudingen voor de bijzondere bijdrage RSZ enerzijds, en de zuivere niet-belastbare vergoedingen anderzijds;

    • de salariskosten die worden afgehouden van de enveloppe 1996 betreffen zowel salarissen en salarisregularisaties van 1995 (af te boeken van de schuld in de beginbalans 1996) als salarissen ten laste van boekjaar 1996. De salarislisting dient daarom te worden opgesplitst in salarislasten met betrekking tot 1995 enerzijds en 1996 anderzijds.
     

    1.2. Niet- belastbare vergoedingen

    Zoals hoger aangehaald, bevat de loonlisting talrijke negatieve en positieve correctieposten. Deze moeten uitgesplitst worden in de bijzondere bijdrage RSZ enerzijds en de zuivere niet-belastbare vergoedingen anderzijds. Eerstgenoemde post is steeds een negatief bedrag (code 65), terwijl de laatstgenoemde correcties zowel in plus (code 55) als in min (code 65) kunnen zijn. Deze niet-belastbare vergoedingen betreffen salarisregularisaties inzake teveel of teweinig uitbetaalde sommen als volgt :

    • positieve niet-belastbare vergoedingen betreffen meestal een om computer-technische reden extra salarisdeel dat wordt toegekend, uitbetaald en bijgevolg ook effectief afgehouden van de enveloppe, teneinde te vermijden dat het netto-salaris door een regularisatie negatief zou worden. Het uitbetalen van dit extra-salaris gaat gepaard met het uitsturen door het departement Onderwijs van een terugvorderingsbrief naar het betrokken personeelslid. De hogeschool heeft bijgevolg volgens de loonlisting een hogere salarislast en -schuld t.o.v. het personeelslid geboekt, doch op basis van de terugvorderingsbrief ontstaat voor de hogeschool een titel om een terugvordering en recuperatie te doen. Boekhoudkundig wordt deze regularisatie verwerkt door het opzetten van een vordering enerzijds en een negatieve correctie van de verschillende componenten van de salarislast anderzijds. De vordering wordt afgeboekt op basis van de terugbetalingen die het personeelslid aan het departement Onderwijs doet en dewelke periodiek doorgestort worden naar de hogeschool.

    • negatieve niet-belastbare vergoedingen betreffen recuperaties van salarissen, zonder dat het netto-salaris door de rechtzetting negatief wordt. De regularisatie hoeft dus niet “buiten” de listing te gebeuren met een terugvorderingsbrief, doch wordt in dit geval op de listing rechtstreeks van de verschillende componenten van het salaris afgehouden (negatieve correctiepost). De boeking van deze regularisatie is bijgevolg de tegenovergestelde journaalpost van een gewone salarisboeking en zit onrechtstreeks vervat (gecompenseerd) in de verwerking van de totaalcijfers van de globale salarislisting.

     
    Er weze nog opgemerkt dat niet alle niet-belastbare vergoedingen boekhoudkundig een vordering zijn. Bij wijze van voorbeeld kan het een vergoeding voor begrafeniskosten betreffen die desgevallend als een personeelskost dient te worden geboekt.
    Het departement Onderwijs zal bijkomende informatie verstrekken betreffende de betekenis van de meest gebruikte codes.
     

    1.3. Journaalposten

    De “standaard” journaalpost voor het boeken van de personeelsgegevens ziet er als volgt uit :

    620000 bezoldigingen (bruto + haard- en standgeld)
    453000 patronale bijdrage RSZ ( niet op listing; zelf berekend bedrag)
      aan
    453000 ingehouden voorheffing (bedrijfsvoorheffing)
    454000 te betalen RSZ (RSZ volgens de listing + patronale RSZ)
    454500 te betalen bijzondere bijdrage RSZ
    454700 te betalen FOP (Fonds voor Overlevingspensioenen)
    455000 netto-bezoldigingen

     
     De boekingen voor de maandelijkse voorzieningen inzake vakantiegeld en eindejaarspremie zijn als volgt :

    626000 voorziening vakantiegeld
      aan
    456000 te betalen vakantiegeld
    627000 voorziening eindejaarspremie
      aan
    457000 te betalen eindejaarspremie

     
    Opmerking

    Voor elk van de drie hoger besproken boekingsposten dient geen analytische opsplitsing te worden gemaakt op niveau van de balansrekeningen. Het boekhoudbesluit dat deze verplichting oplegt, zal in die zin worden aangepast.

    1.4. Boekhoudkundige verwerking der enveloppe

    De boekhoudkundige verwerking van de werkingsuitkeringen is gebaseerd op de staat “evolutie van het celkrediet”. Hierbij stellen zich echter een aantal concrete problemen die hierna worden toegelicht :

    • de bedragen die in mindering komen van de enveloppe zijn de sommen die werden geordonnanceerd op niveau van de overheidsbegroting (kasbasis) en verschillen van de wijze waarop de aanrekening gebeurt van de personeelskosten en de enveloppe in de resultatenrekening (boekhoudkundig overeenstemmingsprincipe);

    • de korte termijn personeelsschulden en ermee overeenstemmende lange termijn vordering opgenomen in de beginbalans, hadden betrekking op de RSZ-werkgever en -werknemer 4e kwartaal 1995, de wedde december 1995 en het vakantiegeld over 1995. Theoretisch dienen beide rekeningen volledig gesaldeerd te zijn per jaareinde 1996. In de praktijk blijken zich echter de volgende situaties voor te doen:

    • beide rekeningen in de beginbalans zijn onderschat, omdat er van de enveloppe 1996 nog herzieningen en regularisaties weddes en achterstallen RSZ m.b.t. 1995 werden afgehouden die niet voorzien waren in de beginbalans (o.m. de uitgestelde bezoldigingen van de tijdelijken en erop betrekking hebbende RSZ-lasten). Deze personeelskosten mogen niet ten laste komen van de resultatenrekening 1996, maar moeten op de lange termijnvordering bijgeboekt worden. Betreffende achterstallen en regularisaties verhogen aldus de lange termijnvordering op het departement Onderwijs. De vordering dient immers alle kostenelementen te bevatten van vóór de inwerkingtreding van de enveloppe-financiering.
    • beide rekeningen in de beginbalans zijn over- of onderschat omdat de voorziening voor vakantiegeld 1995 eerder een benaderende schatting was, dewelke afwijkt van de exacte berekening en werkelijke betaling in 1996. De hieruit voortvloeiende verschillen mogen de resultatenrekening van 1996 niet beïnvloeden en moeten daarom tot een overeenstemmende correctieboeking (in meer of in min) leiden van de langlopende vordering in de beginbalans. Alle provisierekeningen inzake personeelskosten 1995 die in de beginbalans waren opgenomen, dienen in elk geval gesaldeerd te zijn per jaareinde 1996.

    • de patronale lasten die de hogeschool maandelijks boekt zijn gebaseerd op berekeningen van haar eigen personeelsdienst. Deze berekening kan afwijken van de werkelijke RSZ-betalingen die door het departement Onderwijs gestort worden. Bovendien worden door laatstgenoemde instantie nog RSZ-achterstallen betreffende 1995 betaald en van de enveloppe afgehouden. De hogeschool heeft geen echte controle op de berekening en opvolging van deze achterstallen.
    Het ligt in de bedoeling van het departement Onderwijs om op korte termijn een totaalopgave per hogeschool bekend te maken van de RSZ-achterstallen met betrekking tot 1995 enerzijds en 1996 anderzijds .

    • de patronale lasten worden door de hogeschool maandelijks berekend en geboekt als te betalen RSZ. De werkelijke RSZ-betalingen (drie voorschotten en het saldo) gebeuren door het departement Onderwijs en wel volgens een systeem van voorschotten van 30 %, bepaald op basis van het saldo van het voorlaatste kwartaal eraan voorafgaand. Op het einde van elk kwartaal wordt het saldo betaald, op basis van alle betalingen die werden verricht tijdens het betreffende kwartaal met betrekking tot dat kwartaal. Bovendien zijn er RSZ-bijdragen op achterstallen die in een ander trimester worden betaald dan deze waarop de RSZ betrekking heeft (b.v. herzieningen, uitgestelde bezoldiging in juli en augustus van de tijdelijken,...).
     

    Vanuit interne controle-standpunt is het aan te bevelen dat de gestorte RSZ-bijdragen (afgepunt op de enveloppe volgens het financieel systeem) op kwartaalbasis gereconcilieerd worden met de maandelijks geboekte RSZ-lasten.

    Eventuele niet te identificeren RSZ-verschillen (op de rekening 454000) dienen op een aparte rekening (wachtrekening 499000) te worden afgezonderd en nadien opgevolgd. Deze verschillen kunnen mogelijks gecompenseerd worden met de overige RSZ-verschillen voortkomend uit een ander kwartaal.

    Het departement Onderwijs zal bijkomende informatie ter beschikking stellen inzake deze RSZ-problematiek, zodat op kwartaalbasis een sluitende reconciliatie mogelijk zou worden.
     

    1.5. Afsluiting boekjaar 1996

    Per jaareinde 1996 moeten de hierna opgesomde rekeningen de volgende saldi vertonen :

    • Rekening 453000 : de bedrijfsvoorheffing op de wedden van december 1996

    • Rekening 454000 : de RSZ (werknemer) betreffende het vierde kwartaal 1996 (volgens listing)
    de patronale RSZ betreffende het vierde kwartaal 1996
    (zelf berekend)
    de RSZ-achterstallen m.b.t. 1995 en 1996 (zelf berekend).

    • Rekening 455000 : de netto-wedde van de maand december 1996

    • Rekening 456000 : het vakantiegeld m.b.t. boekjaar 1996

    • Rekening 400000 : de werkingsvordering 1996 op het departement Onderwijs bevattende :

    - restsaldo werking 1996 (# 400.000)
    - restsaldo personeel 1996 (# 400.000)
    - rest voorafnames 1996 (# 400.100)

    Deze bedragen moeten overeenstemmen met de staat “saldo enveloppe 1996” vanwege het departement Onderwijs. Bovendien moet het totaalsaldo gelijk zijn aan de betaling door het departement Onderwijs begin 1997.
    Het feit dat dit restsaldo vrij hoog ligt in vergelijking met de gestorte drie werkingsvoorschotten, wordt grotendeels verklaard door de RSZ die nog als achterstal (in 1997) moet betaald worden op de uitgestelde bezoldigingen betaald aan de tijdelijken in de maanden juli en augustus 1996. Dit verklaart op zijn beurt de belangrijke uitstaande schuldenrekening “te betalen RSZ” per 31 december 1996.

    • Rekening 414100 : terug te vorderen niet-belastbare vergoedingen

    Zoals hoger besproken, moet het eindsaldo van deze vordering voortvloeien enerzijds uit de maandelijkse boekhoudkundige verwerking van de loonlistings, meer bepaald de interne regularisaties die erin zijn opgenomen, en anderzijds de ontvangen terugstortingen. Een accurate opvolging van de niet-belastbare vergoedingen gedurende het boekjaar zal bijgevolg resulteren in een correct saldo van de openstaande vordering per jaareinde. Indien een degelijke opvolging ontbreekt en alle regularisaties bijvoorbeeld als personeelskost werden verwerkt, kan het bedrag van de vordering worden bepaald op basis van de afschriften van de terugvorderingsbrieven gericht aan de hogeschool, inzoverre die betrekking hebben op salarislasten van boekjaar 1996 en voordien.

    • Rekening 290000 : historische vordering 1995 op departement Onderwijs,
    voortvloeiend uit de beginbalans.

    Deze vordering bevat een bedrag uit het verleden dat eenmalig (ten onrechte) aan de hogeschool is ontnomen via verrekening op de enveloppe 1996 en betrekking heeft op salariselementen van vóór de inwerkingtreding van de enveloppe-financiering.
    Het saldo van deze lange termijnvordering per eind 1996 heeft dus nog steeds betrekking op de (eventueel gecorrigeerde) personeelsschulden van eind 1995 en niet op de ermee overeenstemmende van 1996. De hogere of lagere sociale schulden eind 1996 t.o.v. eind 1995 m.b.t. de RSZ 4e kwartaal, wedde december en vakantiegeld, komen immers tot uiting op de rekening 400000 werkingsuitkeringen en zullen effectief aanleiding geven tot uitbetaling van een hoger of lager restsaldo.

    De enige vraag die omtrent deze lange termijnvordering kan worden gesteld is te weten of zij al dan niet mag geïndexeerd worden om rekening te houden met de loonindexeringen, toeslagen voor anciënniteit,....

    Als conclusie kan gesteld worden dat in de jaarrekening van 1996 een lange termijnvordering moet getoond worden, zowel voor boekjaar 1995 als 1996. Het bedrag opgenomen in de beginbalans 1995 kan eventueel verschillen van het saldo per jaareinde 1996, wegens hoger aangestipte redenen.
     

    2. UITGESTELDE BEZOLDIGINGEN VAN DE TIJDELIJKEN

    Basisprincipes : wedde juli 199X heeft als referteperiode sept.- dec. 199X-1
    wedde aug 199X heeft als referteperiode jan.-juni 199X

    Met ingang van 1 januari 1997 zou het systeem van de uitgestelde bezoldigingen voor de tijdelijken afgeschaft worden, op enkele uitzonderingen na (de interimarissen die geen volledig jaar in dienst zijn, aanstellingen van minder dan 1 jaar). Zulks impliceert dat de betrokkenen tijdens de maanden juli en augustus 1997 gewoon zullen in dienst blijven en doorbetaald worden.

    In juli 1997 zullen alle tijdelijken nog een wedde krijgen met als referteperiode september tot december 1996. Vermits deze betaling (=herziening) eigenlijk een gewone bezoldiging vertegenwoordigt voor de maand juli 1997 en dus de prestaties/activiteiten vergoedt voor die betreffende periode, dient er per jaareinde 1996 geen voorziening te worden opgezet voor deze uitgestelde bezoldiging. De salarislast van juli 1997 heeft immers geen betrekking op de periode september-december 1996. Deze periode dient enkel als referteperiode te worden aanzien voor doeleinden van berekening.
    Een voorziening (bruto-salaris, verhoogd met de patronale RSZ) is echter wel vereist voor de uitgestelde bezoldiging van de tijdelijke personeelsleden die geen volledig jaar in dienst waren (interimarissen).

    Tenslotte wordt opgemerkt dat in elk geval (voor alle tijdelijken) per jaareinde 1996 een voorziening vereist is voor de achterstallige RSZ-schulden op deze uitgestelde bezoldigingen.
     

    3. REGULARISATIES BEZOLDIGINGEN

    De salarislasten die werden afgepunt op de enveloppe 1996 bevatten een aantal regularisaties m.b.t. een vroegere periode. Uit de praktijk blijkt dat deze regularisaties kunnen oplopen tot ongeveer 1% van de bruto-salariskost.
    Conform het voorzichtigheidsprincipe, dient daarom per jaareinde 1996 een voorziening geboekt te worden voor de mogelijke regularisaties m.b.t. de salariskost 1996, die zullen doorgevoerd worden en afgehouden van de enveloppe 1997.

    Deze voorziening kan vastgesteld worden op een forfaitair percentage van de bruto-loonkost, en bepaald op basis van een extrapolatie over 1 jaar van de rechtzettingen die het eerste kwartaal 1997 bevat betreffende boekjaar 1996.
    Desgevallend mag het percentage eveneens bepaald worden op basis van de verhouding tussen de rechtzettingen die er in boekjaar 1996 zijn geweest en de totale bruto-loonkost 1996.
     

    4. BEVALLINGSVERLOVEN

    De salariskosten die de hogeschool heeft gedragen betreffende bevallingsverloven in 1996 worden terugbetaald door het departement Onderwijs via een overeenkomstige verhoging van de enveloppe van het jaar 1997. Vóór jaareinde 1996 werd elke hogeschool op de hoogte gebracht van het bedrag van dergelijke extra-uitkeringen inzake bevallingsverloven die in 1997 zullen uitgekeerd worden.
    Toepassing makend van het overeenstemmingsprincipe tussen kosten en opbrengsten (matching beginsel), dient deze extra-uitkering als vordering in de eindbalans 1996 te worden opgenomen (rekening # 400400) tegenover de rekening 700400 “werkingsuitkeringen” bevallingsverloven.
     

    5. TERBESCHIKKINGSTELLING 55+

    Deze nieuwe uittredingsregeling is slechts van toepassing vanaf 1 januari 1997. Bijgevolg kan deze “nieuwe” TBS nog geen invloed hebben op de afsluiting per 31 december 1996.
    De aflopende “oude” TBS-regeling kan echter wel een effect hebben op de afsluiting van boekjaar 1996, in de mate dat er vóór jaareinde personeelsleden onder deze TBS-regeling werden geplaatst. De boekhoudkundige verwerking van beide systemen is echter gelijklopend.

    De nieuwe TBS 55+-regeling voorziet in een vervroegde pensionering met behoud van 75 % van de wedde. Het gedeelte 75% van het salaris wordt door de hogeschool betaald via afhouding van de enveloppe en dient opgesplitst te worden als volgt :

    • 12,5% ten laste van de hogeschool;
    • 62,5% wordt aan de hogeschool terugbetaald via een overeenkomstige verhoging van de werkingsuitkeringen in de erop volgende jaren.

     
    De boekhoudkundige behandeling van beide componenten ziet er als volgt uit :

    Ten belope van de 12,5 % van de bruto-wedde moet de hogeschool een voorziening voor risico’s en kosten opzetten en dit voor de gehele periode van terbeschikkingstelling tot de datum van pensionering. De hogeschool moet bijgevolg de 12,5% salariskost over de volledige TBS-periode opnemen (provisioneren) in het jaar waarin deze nieuwe uitstapregeling voor het betrokken personeelslid wordt beslist en goedgekeurd. Deze voorziening dient jaarlijks te worden aangepast en geactualiseerd, ondermeer om rekening te houden met de gedane betalingen. Deze betalingen worden onder de personeelskosten in een afzonderlijke rekening # 624000 opgenomen. Deze TBS-kosten zijn zodoende afgezonderd van de andere salariskosten, wat toelaat ze buiten beschouwing te laten bij de berekening en evaluatie van de 80/20-regel. De kost van de TBS-betalingen wordt geneutraliseerd door een overeenstemmende terugname van de voorzieningsrekening. De TBS-regeling heeft aldus enkel een kostenverhogend effect in het jaar waarin de beslissing wordt genomen.

    De dotatie aan, resp. besteding van de voorziening voor risico’s en kosten (rekening # 160000) verloopt via de resultatenrekeningen # 635000 (toevoeging), respectievelijk rekening # 635100 (besteding en terugneming).

    Het gedeelte 62,5% van de bruto-salariskost wordt eveneens in de rekening # 624000 opgenomen. Deze last dient te worden geneutraliseerd door het opzetten van een vordering “werkingsuitkeringen TBS” (rekening # 400500) voor hetzelfde bedrag, met als tegenpost de opbrengstenrekening “werkingsuitkeringen” rekening # 700500. In de mate dat de TBS-regeling gepaard gaat met een voorfinanciering van meer dan één boekjaar (bv. TBS last 1997 wordt terugbetaald via de enveloppe 1997 en 1998), moet een lange termijnvordering geopend worden (rekening # 290500).
     

    REST VOORAFNAMES 1996

    Het overschot op de globale voorafname van de totale HOBU-enveloppe werd herverdeeld onder de hogescholen. Via de staat “saldo enveloppe 1996” werd dit extra-bedrag aan werkingsuitkeringen bekend gemaakt. Vermits deze extra-enveloppe betrekking heeft op 1996 en pas begin 1997 werd uitbetaald, dient per jaareinde 1996 een vordering opgezet te worden voor deze extra-werkingsuitkeringen (zoals reeds hoger besproken). Dit overschot voorafnames 1996 moet geboekt worden in de rekening # 700100, terwijl voor de vordering bij voorkeur de rekening  400100 “extra-werkingsuitkeringen” wordt gebruikt.
     

    UITZONDERLIJKE KOSTEN EN OPBRENGSTEN

    Alle opbrengsten en kosten met betrekking tot 1995 en vroeger die, bij gebreke aan toereikende voorziening in de beginbalans, ten laste c.q. te gunste vallen van de resultatenrekening van boekjaar 1996, dienen als een uitzonderlijke kost c.q. opbrengst in de resultatenrekening van 1996 te worden opgenomen.
     

    VERGELIJKENDE CIJFERS JAARREKENING 1996

    De jaarrekening per 31 december 1996 bevat, wat de balans betreft, vergelijkende cijfers 1996 t.o.v. 1995. De cijfers van 1995 betreffen de beginbalans, opgemaakt op 1 januari 1996.
    Vermits een goedgekeurde beginbalans achteraf niet meer kan gewijzigd worden, moeten de vergelijkende cijfers 1995 in de jaarrekening 1996 overeenstemmen met de beginbalans. Zoals hoger aangestipt, moeten alle rechtzettingen betreffende de beginbalans via de uitzonderlijke resultaten van 1996 verwerkt worden, zonder enige correctie aan te brengen aan de beginbalans.

    Wanneer echter de bedragen van boekjaar 1996 niet vergelijkbaar zouden zijn met die van de beginbalans (andere classificatie/rubricering), mogen laatstgenoemde cijfers worden aangepast met het oog op hun vergelijkbaarheid. In dit geval worden de aanpassingen, behalve indien deze onbelangrijk zijn, in de toelichting vermeld en, onder verwijzing naar de betrokken rubrieken, toegelicht.

    Voormelde aanpassingen van de beginbalans kunnen enkel betrekking hebben op herclassificaties van bepaalde rekeningen en rubrieken met het oog op de consistentie in de classificatie, doch kunnen in geen enkel geval leiden tot een wijziging in het patrimonium van de hogeschool, zoals vastgesteld in de beginbalans.

    Ten titel van voorbeeld zijn de volgende wijzigingen mogelijk in de beginbalans :

    • de “historische” vordering 1995 op het Departement Onderwijs stond in de beginbalans als kortlopend geboekt en moet voor de vergelijkbaarheid met 1996 op lange termijn geplaatst worden in de jaarrekening;

    • in de beginbalans per 01.01.1996 werd de volledige enveloppe 1996 als korte termijnvordering opgenomen t.o.v. de overlopende passiefrekening.
    Aangezien in de eindbalans van 1996 de enveloppe 1997 niet wordt opgenomen, moeten zowel de vordering als overlopende rekening uit de beginbalans verwijderd worden (zonder resultaatseffect).

     

    naar boven