Hoger onderwijs:

Ga direct naar...:

Veelgestelde vragen - EPD

U vindt hier een aantal thema’s in verband met het EPD een aanvulling op of verduidelijking van de technische handleidingen.
De informatie wordt aangeboden op basis van trefwoorden, in alfabetische volgorde:

U vindt de technische handleidingen op de website van Edison:
http://www.ond.vlaanderen.be/edison/ en onze mededeling van 5 maart 2007 verduidelijkt deze handleidingen.

Activiteitsvergoeding (art. 141 bis hogescholendecreet)

Gepensioneerde personeelsleden kunnen tot hun 65ste een deel van hun activiteiten in de hogeschool verder zetten en ontvangen hiervoor een activiteitsvergoeding. Dit valt onder de bepaling van art. 141 bis van het hogescholendecreet.

Dit wordt in EPD gemeld met de aanstellingscode ‘07’ in veld 11.
Er kan enkel een bedrag worden ingevuld en de aanduiding VG en EJT.
De activiteitsvergoeding kan enkel doorgegeven worden met ATO 2, personeelscategorie 03 én er moet een pensioendatum zijn in de hogeschool.

Adresgegevens: woonplaats/verblijfplaats

De woonplaats wordt doorgegeven met de RL-5, de verblijfplaats met de RL-6.

In het EPD is de woonplaats het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring).
De RL-5 om de woonplaats te melden laat alleen adressen in België toe: in veld 7 kan enkel een geldige Belgische postcode opgegeven worden. Personeelsleden die in het buitenland wonen, hebben dus alleen een verblijfplaats.

De verblijfplaats in EPD is het adres van verblijf van het personeelslid. Dit adres wordt gebruikt als correspondentieadres. Indien de verblijfplaats ontbreekt, wordt de correspondentie naar de woonplaats gestuurd. Met de RL-6 (melden verblijfplaats) kunnen ook buitenlandse adressen doorgegeven worden.

Bijvoorbeeld:
Een Belg met domicilie in Nederland en verblijfplaats in Nederland op een ander adres: er wordt geen woonplaats gemeld, wel de verblijfplaats in Nederland op het ander adres.
Een Nederlander met domicilie in Nederland en verblijfplaats in België: er wordt geen woonplaats gemeld, wel de verblijfplaats in België.

Ambtswijziging

Een ambtswijziging moet doorgegeven worden met een dienstonderbreking.
De DO 124 ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking en wordt doorgegeven met een RL-12.
Dit geldt zowel voor benoemde als tijdelijke personeelsleden die een ambtswijziging krijgen.

Voorbeeld :
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor een opdracht van 100 %.
Hij krijgt een ambtswijziging en wordt aangesteld in het ambt van hoofdlector voor 100 %.
Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven:

RL-12 Lector salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd’ voor 100 %.

RL-12 Hoofdlector salarisschaal 509 voor 100 % met het kenmerk van de ambtswijziging (“02” in veld 11).

Indien een benoemd personeelslid onmiddellijk een benoeming krijgt in een ander ambt gaat het om een bevordering, en moet er geen ambtswijziging worden doorgegeven.
Indien een benoemd personeelslid een ambtswijziging krijgt (art. 90bis) moet er een DO 124 worden doorgegeven, zoals hierboven beschreven. De opdracht met de ambtswijziging moet administratief met ATO2 worden doorgegeven. De betaling gebeurt wel met de afhoudingen als benoemde.

Onder het trefwoord ‘mandaten’ vindt u een voorbeeld van een ambtswijziging en een mandaat tegelijkertijd.

Begrafenisvergoeding

Het aanvragen van een begrafenisvergoeding gebeurt nog steeds op papier, zoals nu het geval is. Er is geen elektronische tegenhanger voorzien om dit te melden. Er is een nieuw formulier gemaakt om deze vergoeding aan te vragen.

Bevallingsverlof

Het bevallingsverlof wordt doorgegeven met een dienstonderbreking.
De DO 129 ‘bevallingsverlof hogescholen’ is een instellingsgebonden dienstonderbreking en wordt opgezonden via een RL-2 met stuurcode 23129 (melding bevallingsverlof hogescholen) volgens het zendprincipe “melding-annulatie-melding”. Alleen de begindatum en de einddatum van het bevallingsverlof worden door de hogeschool opgegeven. Het is niet nodig de vermoedelijke en de effectieve bevallingsdatum te zenden. Er gebeurt m.a.w. geen interne berekening van de duur van het bevallingsverlof door het EPD.
Voor benoemde personeelsleden wordt deze DO bezoldigd, voor tijdelijke personeelsleden niet.

Principe:

Het bevallingsverlof moet in de hogeschool eerst berekend worden op basis van de vermoedelijke bevallingsdatum. Na deze berekening moet de betrokken periode onmiddellijk worden opgezonden via een RL-2. Voor tijdelijke personeelsleden is het bevallingsverlof immers niet bezoldigd. Wanneer het bevallingsverlof onmiddellijk wordt doorgezonden kunnen later mogelijke terugvorderingen worden vermeden.

Wanneer de werkelijke bevallingsdatum gekend is, moet er een herberekening van het bevallingsverlof gebeuren op basis van de werkelijke bevallingsdatum. Wanneer deze periode verschilt van de berekening op basis van de vermoedelijke bevallingsdatum moet het eerst gemelde bevallingsverlof worden geannuleerd (met stuurcode 25129) en moet de nieuwe periode van het bevallingsverlof terug worden opgezonden (met stuurcode 23129).

Er zijn geen aparte DO codes voorzien voor verlengingen van het bevallingsverlof (met uitzondering van de DO 118 ‘facultatieve verlenging bevallingsverlof bij hospitalisatie kind’).
Eventuele verlengingen zoals bv. verlenging van het bevallingsverlof bij langdurige ziekte worden met de DO 129 doorgegeven. In dit geval moet de einddatum van het bevallingsverlof door de hogeschool worden verlengd met 1 week en zo worden doorgegeven.

Hieronder volgt een overzicht van mogelijke verlengingen en de manier van doorsturen in het EPD.

a) verlenging van het bevallingsverlof bij langdurige ziekte

In artikel 271 van de wet van 20 juli 2006 houdende diverse bepalingen worden de volgende wijzigingen aangebracht aan artikel 39 van de arbeidswet van 16 maart 1971:

« Op vraag van de werkneemster wordt de periode van arbeidsonderbreking na de negende week verlengd met één week, wanneer de werkneemster ongeschikt is geweest om haar arbeid te verrichten wegens ziekte of ongeval gedurende de ganse periode vanaf de zesde week voorafgaand aan de werkelijke datum van de bevalling, of de achtste week wanneer de geboorte van een meerling wordt verwacht. »

Deze wijzigingen gaan in voor bevallingen die plaatsvinden vanaf 1 september 2006.

Wanneer er 42 dagen ziekteverlof voor de werkelijke bevallingsdatum liggen voor een bevalling met 1 kind of wanneer er 56 dagen ziekteverlof voor de werkelijke bevallingsdatum liggen voor een bevalling met een meerling, dan mag het bevallingsverlof met 1 week postnatale periode verlengd worden.

Het bevallingsverlof kan zo 16 (6 + 9 +1) weken (i.p.v. 15 weken) duren voor een bevallingsverlof met 1 kind of 20 (8 + 9 + 2 +1) weken (i.p.v. 19 weken) voor een bevallingsverlof met een meerling.

Het bevallingsverlof met 1 kind kan zo 6 weken prenatale periode, 9 weken verplichte postnatale periode en 1 week facultatief postnataal verlof bedragen en dit laatste wegens 42 dagen ziekteverlof voor de werkelijke bevallingsdatum. Dit betekent dat de totale duur van het bevallingsverlof bij de geboorte van 1 kind 16 weken kan duren (bij een overschrijding van de prenatale periode bij een laatgeboorte zelfs nog langer).

Het bevallingsverlof met een meerling kan zo 8 weken prenataal verlof, 9 weken verplicht postnataal verlof en 2 weken facultatief postnataal verlof bedragen. Daar kan dan nog eens 1 week facultatief postnataal verlof aan worden toegevoegd wegens 56 dagen ziekteverlof in de 8 weken voor de effectieve bevallingsdatum.
Dit betekent dat de totale duur van het bevallingsverlof bij de geboorte van een meerling 20 weken kan bedragen (bij een overschrijding van de prenatale periode bij een laatgeboorte zelfs nog langer).

Het moet gaan om een volledige periode van minimum 42 dagen voor een bevalling met 1 kind of een volledige periode van minimum 56 dagen voor een bevalling met een meerling. Wanneer het ziekteverlof geen volledige periode van 6 weken of 8 weken beslaat mag de extra week bevallingsverlof niet worden toegekend. De periode van minimum 42 dagen ziekteverlof of minimum 56 dagen ziekteverlof moet aansluiten bij de werkelijke bevallingsdatum. Er mag geen arbeidshervatting geweest zijn tussen het ziekteverlof en de werkelijke bevallingsdatum.

Het gaat om facultatief postnataal verlof: wanneer er 42 dagen ziekteverlof (bevalling met 1 kind) of 56 dagen ziekteverlof (bevalling met een meerling) voor de werkelijke bevallingsdatum liggen kan het bevallingsverlof met 1 week postnataal verlof verlengd worden. Het personeelslid is echter niet verplicht om deze week extra te nemen.

b) Bevallingsverlof met een meerling:

Bij geboorte van een meerling kan de moeder, indien ze dit wenst, het totale bevallingsverlof van zeventien weken verlengen met twee weken postnataal verlof.

Voor bevallingsverloven met een meerling kan, op verzoek van het personeelslid zelf, de postnatale periode van 9 weken (deze kan eventueel ook nog verlengd worden met de periode tijdens welke de gerechtigde is blijven doorwerken vanaf de 8ste tot en met de 2de week voor de geboorte van een meerling) verlengd worden met een periode van maximaal twee weken.
Het bevallingsverlof met een meerling kan zo 8 weken prenataal verlof, 9 weken verplicht postnataal verlof en 2 weken facultatief postnataal verlof bedragen.

Dit betekent dat de totale duur van het bevallingsverlof bij de geboorte van een meerling 19 weken kan bedragen (bij een overschrijding prenatale periode zelfs nog langer).

Dit wordt in het EPD ook opgevangen door de einddatum van het bevallingsverlof met 2 weken te verlengen.

c) Facultatieve verlenging bevallingsverlof bij hospitalisatie kind

Wanneer het pasgeboren kind langer dan zeven dagen na de geboorte in het ziekenhuis moet blijven, kan de periode van het postnataal verlof verlengd worden met de duur van de periode dat het kind na de eerste zeven dagen in het ziekenhuis verblijft. De duur van deze verlenging mag maximum 24 weken zijn. In dit geval moet de werkneemster aan de werkgever op het einde van haar postnataal verlof een getuigschrift voorleggen waaruit de opname blijkt en waarop de duur van de opname vermeld is. Eventueel moet ze een tweede getuigschrift bezorgen bij het einde van de verlenging van de postnatale rust, waaruit blijkt dat het kind nog steeds het ziekenhuis niet heeft verlaten en met de vermelding van de duur van de opname.

De startdatum van de verlenging van het bevallingsverlof omwille van de hospitalisatie van het kind moet steeds liggen na de einddatum van het volledige reguliere bevallingsverlof. Dit wordt dan maximaal 15 weken + 24 weken voor een bevallingsverlof met 1 kind en 17 weken + 24 weken voor een bevallingsverlof met een meerling. Indien het gaat om een bevallingsverlof met een meerling met 2 weken facultatief bevallingsverlof wordt dit 19 weken + 24 weken. De verlenging van de postnatale periode met 1 week wegens langdurige ziekte (zie a)) kan hier ook nog eens bijkomen indien het van toepassing is.

De periode van hospitalisatie van het kind wordt in het elektronisch personeelsdossier met de DO 118 “verlenging bevallingsverlof hospitalisatie kind” aangeduid.

Op deze dienstonderbreking werd een registratiecontrole geplaatst. Het verschil tussen de begin- en einddatum van de “verlenging bevallingsverlof hospitalisatie kind” mag niet meer dan 24 weken bedragen.

De code 118 “verlenging bevallingsverlof hospitalisatie kind” moet steeds aansluiten bij het “oorspronkelijke” bevallingsverlof.

Centraal Fonds

Elektronische zendingen Centraal Fonds (word, 121kB, 4p)

Cumulatie

Voor de voltijdse personeelsleden van het OP die ambtshalve of op eigen verzoek een deeltijdse opdracht uitoefenen op basis van de cumulatieregeling van de artikelen 147, 148 en 149 van het hogescholendecreet is dienstonderbreking DO 139 voorzien.

De opdracht van een personeelslid van een hogeschool kan ambtshalve worden beperkt tot maximum 70 % van een volledige opdracht. De opdracht waarvan het personeelslid titularis is, moet echter volledig kunnen worden doorgegeven.
Voor het deel van de opdracht dat niet meer wordt uitgeoefend moet er een dienstonderbreking worden genomen.
Deze dienstonderbreking wordt ook gebruikt indien een personeelslid van het OP een politiek mandaat opneemt en in functie van deze cumul een deeltijdse opdracht krijgt.

DO 139 ‘deeltijds omwille van cumulatie onbezoldigd’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking die wordt doorgegeven met een RL-12.
De dienstonderbreking is alleen geldig voor het personeel van de hogescholen en niet voor het personeel van de andere onderwijsniveaus buiten het hoger onderwijs. Deze DO is alleen geldig voor het onderwijzend personeel van de hogescholen en niet voor de andere personeelscategorieën.

De code geldt zowel voor tijdelijke als voor vastbenoemde personeelsleden.
Deze dienstonderbreking is zowel voor vastbenoemde als voor tijdelijke personeelsleden onbezoldigd. Deze dienstonderbreking is non-activiteit, en telt niet mee voor de geldelijke en de sociale anciënniteit.

Dienstonderbrekingen algemeen

Dienstonderbrekingen die geen invloed hebben op de betaling worden ook doorgegeven, omwille van de volledigheid van het dossier en de administratieve correctheid.

Dit zijn bijvoorbeeld DO 90 omstandigheidsverlof en DO 125 samenwerkingsovereenkomst hogescholen. De samenwerkingsovereenkomsten voor de personeelsleden van het centraal fonds waarbij de loonkost door de derde instantie wordt terugbetaald aan het centraal fonds, moeten verplicht worden doorgegeven.

In de tabel dienstonderbrekingen hogescholen (zie pilootpagina hogescholen Edison: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/hooizolder.asp?piloten#Hogescholen staat bij elke dienstonderbreking aangegeven:

of ze al dan niet van toepassing is voor hogescholen

het bereik van de diensonderbreking:
P: persoonsgebonden: de dienstonderbreking wordt gehangen aan alle opdrachten van het personeelslid
O: opdrachtgebonden: de dienstonderbreking wordt gehangen aan een opdracht
I: instellingsgebonden: de dienstonderbreking wordt gehangen aan alle opdrachten binnen de hogeschool
L: leerplangebonden: de dienstonderbreking wordt gehangen aan alle opdrachten binnen een bepaald leerplan.

met welke RL (2 of 12) ze wordt doorgestuurd

de begin- en einddatum van de geldigheidsperiode van de dienstonderbreking.

Volgende regeling werd uitgewerkt in verband met het hoger onderwijs:

definitie van het bereik van een persoonsgebonden of leerplangebonden dienstonderbreking die wordt opgezonden met een RL-2:

Een persoonsgebonden of een leerplangebonden dienstonderbreking die wordt opgezonden met een RL-2 door andere onderwijsniveaus buiten het hoger onderwijs, wordt alleen gehangen aan de opdrachten van de andere onderwijsniveaus buiten het hoger onderwijs.
Een persoonsgebonden of leerplangebonden dienstonderbreking opgezonden door de andere onderwijsniveaus buiten het hoger onderwijs wordt dus niet gehangen aan opdrachten van het hoger onderwijs.

Een persoonsgebonden of leerplangebonden dienstonderbreking die wordt opgezonden met een RL-2 door een hogeschool wordt alleen gehangen aan alle opdrachten van de betrokken hogeschool en niet aan de opdrachten van de andere onderwijsniveaus buiten het hoger onderwijs. Ze wordt ook niet gehangen

gehangen aan de opdrachten van een andere hogeschool. Een persoonsgebonden of een leerplangebonden dienstonderbreking heeft dus, indien ze wordt opgezonden door een hogeschool, de waarde van een instellingsgebonden dienstonderbreking.

opdrachtgebonden dienstonderbrekingen worden steeds samen met de opdracht gemeld in dezelfde RL-12. Ze werken dus ook met het fotoprincipe en de einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbrekin¬gen kan meegedeeld worden. Men heeft daarbij verschillende mogelijkheden:

Men kent de einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking niet. In dat geval kan men de einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking op "31/12/2999" zetten.

Indien men de einddatum op onbepaald (31/12/2999) zet, loopt de opdrachtgebonden dienstonderbreking mee met de opdracht. Is de einddatum van de opdracht onbepaald, dan loopt de opdrachtgebonden dienstonderbreking ook door. Wanneer de opdracht gestopt wordt, stopt ook automatisch de opdrachtgebonden dienstonderbreking.

Men kent de einddatum van de opdrachtgebonden dienstonderbreking en men wenst die ook mee te delen.

In dat geval stopt de dienstonderbreking op de opgegeven einddatum. Indien de eindda¬tum van de opdracht later ligt dan de einddatum van de dienstonderbreking blijft de opdracht lopen.

De opdrachtgebonden dienstonderbreking eindigt toch vroeger dan verwacht. In dat geval moet de opdracht opnieuw worden opgegeven zonder de opdrachtgebonden dienst¬onderbreking te herhalen. De dienstonderbreking zal dan worden stopgezet vanaf de opgegeven geldigheidsdatum van de laatst opgezonden opdracht.

Enkele principes:
Vraag 1:
Bij de overstap naar EPD bezorgt de hogeschool de “foto” van alle opdrachten van alle personeelsleden met als begindatum/geldigheidsdatum de gekozen datum van instap in het EPD bv. 1/9/2007, 1/10/2007...
Wat met personeelsleden die bij de start EPD (vb. op 1-9-2007) een volledige dienstonderbreking genieten?

Antwoord 1:
Ook voor deze personeelsleden moet er bij de start van EPD op 1-9-2007 een RL-12 worden opgestuurd met de opdracht van dit personeelslid én een dienstonderbreking (RL-12 of RL-2) met als geldigheidsdatum 1-9-2007 om de volledige dienstonderbreking te melden. Deze informatie is niet gekend in EPD en moet daarom verstuurd worden. Er moet voor alle personeelsleden, zowel degenen met een betaling als zonder een betaling, een zending gebeuren met geldigheidsdatum 1-9-2007 en met de correcte toestand van het personeelslid op die datum.

Vraag 2:
Wanneer een voltijdse dienstonderbreking gemeld wordt via RL-2 met een begin- en een einddatum moet er dan een nieuwe RL-12 doorgestuurd worden met de situatie op de dag na de einddatum van de voltijdse dienstonderbreking?

Antwoord 2:
Algemeen principe: er moet geen nieuwe RL-12 worden doorgezonden na het melden van een RL-2. Een dienstonderbreking opgezonden met een RL-2 werkt onafhankelijk van een RL-12. De dienstonderbreking wordt "geplakt" aan de betrokken opdracht die reeds werd opgezonden via een RL-12. Wanneer de einddatum van de opdracht later in de tijd ligt dan de einddatum van de dienstonderbreking, dan loopt de opdracht gewoon verder. Het is niet nodig om een nieuwe RL-12 op te zenden. Dit mag maar is totaal overbodig.
Er is wel een uitzondering op deze regel: u vindt deze terug in vraag en antwoord 3 hieronder.

Vraag 3:
Houdt het weddensysteem steeds automatisch rekening met anciënniteit die stopt of doorloopt tijdens de dienstonderbreking afhankelijk van het soort voltijdse dienstonderbreking?

Antwoord 3:
Het weddensysteem houdt geen rekening met dienstonderbrekingen voor wat betreft de anciënniteit. De anciënniteit wordt berekend in de hogeschool, er gebeurt hier geen enkele vorm van anciënniteitberekening (buiten het wel en niet ophogen van de anciënniteit – veld 16 en de blokkering van de anciënniteit – veld 17).

Wanneer er bijvoorbeeld een voltijdse onbezoldigde dienstonderbreking wordt genomen die niet mag meetellen voor de anciënniteit zou de anciënniteit moeten geblokkeerd worden gedurende de volledige duur van de dienstonderbreking. De hogeschool zal dit zelf moeten aangeven in veld 16 van de RL-12. Indien dit niet gebeurt, dan zal ook gedurende de duur van de dienstonderbreking de anciënniteit maand per maand worden opgehoogd. In de praktijk zal dit geen probleem leveren omdat er toch geen wedde is. Voor de administratieve correctheid in het EPD is het echter wel nodig, en het kan ook een rol spelen als er herzieningen gebeuren. Het is dus zeker aangeraden om de anciënniteit via een RL-12 te blokkeren. Na de einddatum van de dienstonderbreking moet er dan een nieuwe RL-12 gezonden worden met de correcte, dus niet verhoogde (en niet meer geblokkeerde) anciënniteit.

Eigenlijk is het dus beter om bij onbezoldigde dienstonderbrekingen die niet mogen meetellen voor de anciënniteit (TBS/pa, onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke personeelsleden) geen RL-2 te gebruiken maar een RL-12. Dan kan de anciënniteit onmiddellijk geblokkeerd worden.
Bijvoorbeeld voor:
- TBS/pa: 098 - opdrachtgebonden
- onbezoldigd ziekteverlof tijdelijken : 134 - opdrachtgebonden (en niet 131 - instellingsgebonden)
- TBS ziekte benoemden: 135 - opdrachtgebonden (en niet 132- instellingsgebonden), hier moet de anciënniteit wel weer bijgeteld worden bij herneming, dus de verhoogde anciënniteit doorgeven na de dienstonderbreking.
Vraag 4:
Wat stuur ik door als een opdracht gelijktijdig onderbroken wordt door meerdere (2 of meer) dienstonderbrekingen?

Antwoord 4:
Als er 2 dienstonderbrekingen genomen worden op 1 opdracht, wordt de volledige opdracht 2 maal opgestuurd, telkens met 1 dienstonderbreking. De opdracht mag niet gesplitst worden.

Bv. een personeelslid is 100% aangesteld als ATP A12, heeft een ambtswijziging van 50% naar ATP A21 en neemt voor 30% verlof verminderde prestaties (de betaling is 50% A21 barema 587 en 20% A12 barema 586):

Volgende RL-12 worden gestuurd:

100% ATP A12 586 met DO 128 VVP voor 30%
100% ATP A12 586 met DO 124 voor 50%
50% AW ATP A21 587

Alle RL12-velden moeten identiek zijn, enkel de DO, het volume DO en de einddatum DO mogen verschillen.

Dit principe wordt toegepast indien er meerdere dienstonderbrekingen aan 1 opdracht hangen.
U vindt dit ook terug in de gebruikershandleiding pag. 67:
http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wat/Evenementen/2006/27%20oktober%20hogescholen/Download/elektronisch%20communiceren%20hoger.ppt#292,67,4. gebruikershandleiding speciale situaties

Dimona (RL-11)

Voor de invoering van het elektronisch personeelsdossier moesten de Dimona aangiften (RSZ-gebeurtenis) via een RL-11 opgestuurd worden. Met de invoering van het EPD is dit niet meer nodig omdat de RL-12 (zending van opdrachten) de RL-11 vervangt.

De 'afschaffing' van de RL-11 betekent niet letterlijk dat deze RL niet meer door het systeem aanvaard zou worden. Het betekent enkel dat het sturen van een RL-12 het sturen van een RL-11 overbodig maakt. Indien de RL-12 niet tijdig opgestuurd kan worden, kan - om in orde te zijn met de RSZ (Dimona-aangifte) - de RL-11 nog gebruikt worden. Een RL-11 die werd opgezonden en die niet binnen de 30 dagen wordt bevestigd door een RL-12, wordt geannuleerd.

Familiale toestand (RL-7)

De RL-7 valt uit elkaar in twee blokken: enerzijds de burgerlijke staat en de gegevens van de eventuele partner en anderzijds de personen ten laste. De burgerlijke staat wordt gemeld met gebeurteniscode 21004; de personen ten laste met gebeurteniscode 21005.

Burgerlijke staat - Gebeurteniscode 21004

De partnergegevens worden enkel ingevuld wanneer de burgerlijke staat “gehuwd” (code 2) of “weduwnaar” (code 3) is. Een “B” in het veld partner-beroepsinkomen betekent dat de partner een inkomen heeft dat niet hoger is dan het bedrag dat door de FOD Financiën werd vastgesteld. U vindt meer informatie hierover in de omzendbrief ‘Toepassing van de bedrijfsvoorheffing – Vermindering(en) wegens gezinslasten’, onder punt 3, punt 5 tabel b) 6 en 7, en onder punt 7.1. http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/database/document/document.asp?docid=13728
Inkomsten voortvloeiend uit werkloosheid, loopbaanonderbreking of andere situaties moeten ook als beroepsinkomsten beschouwd worden.

Wijzigingen in de burgerlijke staat worden geregistreerd volgens het fotoprincipe: de vorige situatie wordt gestopt 1 dag voor de geldigheidsdatum van de nieuwe melding en de nieuwe toestand is geldig vanaf deze geldigheidsdatum.
Voor de codes voor de burgerlijke staat moet gekozen worden uit volgende lijst :

- 1 = ongehuwd
- 2 = gehuwd
- 3 = weduwnaar
- 4 = gescheiden
- 5 = feitelijk gescheiden

Personen ten laste - Gebeurteniscode 21005

Voor de personen ten laste zijn er 4 categorieën die kunnen worden ingevuld.

1) Aantal zwaar gehandicapte kinderen ten laste = aantal zwaar gehandicapte kinderen. Dit aantal wordt ingevuld in veld 12 van de RL-7 (2020 - 12).

2) Aantal zwaar gehandicapte personen ten laste = aantal zwaar gehandicapte personen ten laste. Dit kunnen zwaar gehandicapte personen ten laste zijn (bv. zwaar gehandicapte inwonenden die ten laste zijn) als zwaar gehandicapte kinderen ten laste. Deze moeten dus opgeteld worden. De som wordt ingevuld in veld 13 van de RL-7 (2020 - 13). Indien de echtgenote zwaar gehandicapt is wordt deze niet meegeteld.

3) Aantal valide kinderen ten laste = het aantal valide kinderen ten laste. De zwaar gehandicapte kinderen worden hier niet meegerekend (dat is in veld 12 en 13). Het bekomen aantal wordt ingevuld in veld 14 (2020 - 14).

4) Aantal valide personen ten laste: dit is het aantal valide personen ten laste van het personeelslid (bv. inwonenden) en het aantal valide kinderen ten laste. De echtgenote ten laste wordt niet meegeteld. De bekomen som wordt ingevuld in veld 15 (2020 - 15).

Samenvatting:
Veld 12 en 13 betreft de gehandicapte personen; veld 14 en 15 de valide personen.

De echtgenote ten laste wordt nooit in het aantal personen ten laste inbegrepen. Deze moet gemeld worden bij de familiale toestand (gebeurteniscode 21004, velden 4 tot en met veld 11 moeten daarvoor worden ingevuld).

Basisregels betreffende het doorzenden van de familiale toestand:

Voor personeelsleden die voor het eerst in het onderwijs komen en voor personeelsleden die al in het onderwijs staan maar wijzigingen hebben in hun familiale toestand moet er een RL - 7 (familiale toestand) worden ingestuurd door de hogeschool.

Voor de bestaande personeelsleden die geen wijzigingen hebben in hun familiale toestand moet de hogeschool niets opsturen. Dit wordt uit het betalingsarchief gehaald.

De hogeschool moet altijd beginnen met een RL - 7 met gebeurteniscode 21004. Deze kan dan volledig ingevuld worden van veld 1 tot 15 (2020 - 1 tot 2020 - 15). Daarna kan pas de gebeurteniscode 21005 worden gebruikt. De gebeurteniscode 21005 wordt slechts gebruikt voor de personen ten laste. Dat is veld 12 tot en met veld 15 (2020 - 12 tot en met 2020 - 15).

Indien men deze volgorde niet respecteert en dus onmiddellijk een gebeurteniscode 21005 opzendt krijgt men de foutmelding "BS bestaat niet ; aanpassing onmogelijk”. De gebeurteniscode 21005 dient dus alleen om het aantal personen ten laste aan te geven
wanneer er reeds eerder een burgerlijke staat met gebeurteniscode 21004 is opgegeven. De waarde van de gebeurteniscode 21005 is dat de hogeschool op dat moment niet meer de volledige burgerlijke staat moet opgeven indien er zich slechts wijzigingen voordoen in de personen ten laste.

Gastprofessoren

Een gastprofessor kan ofwel met een opdrachtvolume en barema worden doorgegeven, ofwel met een vast bedrag.

Als er een bedrag wordt gestuurd moet er aangeduid worden of het personeelslid voor die opdracht recht heeft op vakantiegeld en/of eindejaarstoelage. Er moet ook een opdracht (in percentage) worden meegegeven omdat dit nodig is voor de berekening van het vakantiegeld en eindejaarstoelage. Dit vermijdt het nogmaals opvragen van lijsten van gastprofessoren om deze berekeningen te kunnen doen. Voor de gewone maandbetaling is dit opdrachtvolume niet relevant, want het is het bedrag dat uitbetaald wordt.
Het opgegeven bedrag wordt volledig uitbetaald, dwz dat er geen rekening wordt gehouden met de periode bv. indien de opdracht ingaat op 15/9 wordt het opgegeven bedrag niet à rato betaald (de helft) maar volledig.
!! Dit is een andere werkwijze dan voor mandaatsvergoedingen: hier wordt het opgegeven bedrag wel naar rato van de opgegeven periode betaald bv. mandaatsvergoeding vanaf 15/9: het opgegeven bedrag wordt slechts voor de helft betaald in die maand.

Geldelijke anciënniteit

De geldelijke anciënniteit wordt berekend in de hogeschool. De hogeschool geeft de geldelijke anciënniteit door met een RL-12 en geeft eveneens aan of deze geblokkeerd moet worden of niet, en of deze opgehoogd moet worden (= plus 1 maand) op de eerste dag van de volgende maand.
Meer details vindt u terug in de technische handleiding:

Vraag 1:
Hoe moet de hogeschool de anciënniteit doorgeven bij opdrachten die starten in het midden van de maand?

Antwoord 1:

Voorbeeld 1:

Een personeelslid wordt in de hogeschool aangesteld met ingang van 15-10-2006 tot bijvoorbeeld 31-12-2006. Het personeelslid heeft op 15-10-2006: 0 jaar 0 maand en 0 dagen anciënniteit (dus geen voorgaande diensten die in aanmerking komen).

• Foto op 15/10/2006

Periode	barema	ATO	volume	anciënniteit	ophogen anciënniteit?	Anciënniteit weddensysteem op 11/2006
15/10/2006-31/12/2006	502	2	100%	0j0m(0d)	Nee	0j0m

Het veld ‘ophogen anciënniteit’ (veld 16) laat de hogeschool toe om al dan niet te beslissen (wat de reden ook is) om de anciënniteit de maand die volgt te verhogen. Indien het veld met ‘ja’ wordt ingevuld zal de anciënniteit op 11/2006: 1 maand bedragen.

Voorbeeld 2a:

In het volgende voorbeeld wordt de situatie beschreven waarbij een personeelslid start in een hogeschool op 15/10/2006, maar hij of zij heeft reeds 14 dagen anciënniteit heeft die mogen meetellen.

• Foto op 15/10/2006

Periode	barema	ATO	volume	anciënniteit	ophogen anciënniteit?	Anciënniteit weddensysteem op 11/2006
15/10/2006-31/12/2006	502	2	50%	0j0m(14d)	Ja	0j1m

• Foto op 26/10/2006

Bijkomende opdracht van 20% met ingang van 26/10/2006. De hogeschool doet een zending waarbij de anciënniteit op de geldigheidsdatum (d.i. 26/10/2006) nog steeds 0j en 0 maanden moet zijn. Er mag immers geen anciënniteitssprong in het midden van een maand uitgevoerd worden. Dit geeft in dit voorbeeld het volgende resultaat:

Periode	barema	ATO	volume	anciënniteit	ophogen anciënniteit?	Anciënniteit weddensysteem op 11/2006
26/10/2006-31/12/2006	502	2	50%	0j0m	ja	0j1m
26/10/2006-31/12/2006	502	1	20%	0j0m	Ja	0j1m

Vraag 2:
Houdt het weddensysteem steeds automatisch rekening met anciënniteit die stopt of doorloopt tijdens de dienstonderbreking afhankelijk van het soort voltijdse dienstonderbreking?

Antwoord 2:
Zie hiervoor de uitleg bij het trefwoord ‘ dienstonderbrekingen algemeen’, punt 3. enkele principes, vraag 3.

Vraag 3:

Bij welke dienstonderbrekingen wordt de geldelijke anciënniteit van de opdracht geblokkeerd (J in veld 16)?

Antwoord 3:

bij een volledige TBS/PA (DO 098). De geldelijke anciënniteit wordt geblokkeerd tijdens de volledige periode van de TBS/PA. Bij een deeltijdse TBS/PA mag de anciënniteit van de opdracht niet geblokkeerd worden. Indien het personeelslid tijdens de periode van TBS/PA een onderwijsambt uitoefent in een andere instelling wordt de anciënniteit ook niet geblokkeerd.
bij een TBS wegens ziekte (DO 132 en 135) . De anciënniteit moet geblokkeerd worden tijdens de periode van TBS wegens ziekte. Bij herneming mag de periode van TBS opgenomen worden in de geldelijke anciënniteit (met een maximum van 2 jaar).
bij uitputting van de bezoldigde ziektedagen van tijdelijke personeelsleden (DO 131 en 134). De anciënniteit moet geblokkeerd worden tijdens de periode van onbezoldigd ziekteverlof. Bij herneming mag de geldelijke anciënniteit niet verhoogd worden met de periode van onbezoldigd ziekteverlof.

Haard- en standplaatstoelage

De haard- en standplaatstoelage (H/S) wordt niet elektronisch doorgegeven in het EPD.

Voor de aanvraag van haardgeld moet er een verklaring 'Haardtoelage - aanwijzing van de begunstigde' worden opgestuurd (zoals nu ook gebeurt). De toekenning gebeurt dan manueel door de dossierbehandelaar in het EPD.

U vindt meer informatie omtrent de H/S op onderstaande link:

http://www.ond.vlaanderen.be/wedde/tabellen/tabel_JAARBEDRAGHAARDOFSTANDPLAATSTOELAGE.htm

Rechthebbenden zijn:

op de haardtoelage:

de gehuwde, feitelijk gescheiden of ongehuwd samenwonende personeelsleden;

de alleenstaande (ongehuwd, scheiding van tafel en bed, uit de echt gescheiden) personeelsleden die één of meer kinderen ten laste hebben.

op de standplaatstoelage:

de personeelsleden die geen aanspraak kunnen maken op de haardtoelage hebben recht op de standplaatstoelage.

Kinefonds

Kinefonds(word, 162kB, 5p)

Mandaten

Het waarnemen van een mandaat moet doorgegeven worden met een dienstonderbreking.
De DO 123 ‘waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking en wordt doorgegeven met een RL-12.

Er zijn 3 mogelijkheden van betaling:

Mogelijkheid 1: Er wordt betaald met een extra mandaatvergoeding.

Voorbeeld:
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor 100 %.
Hij ontvangt ook een mandaatvergoeding van opleidingsverantwoordelijke.

Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven:

RL-12 ambt lector voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd’ voor 100 % met salarisschaal 502.

RL-12 ambt niet-decretaal mandaat met salarisschaal 502 aangevuld met het bedrag van de mandaatvergoeding (veld mandaatvergoeding). In het veld 11 wordt dit aangeduid met “03”, aangezien het om een mandaat gaat.
De mandaatvergoeding wordt betaald naar rato van de opgegeven periode, m.a.w. de vergoeding volgt de opdracht. Bv. mandaatvergoeding vanaf 15/9: het opgegeven bedrag wordt slechts voor de helft betaald in de maand september.

Mogelijkheid 2: Er wordt betaald met een nieuwe salarisschaal.

Voorbeeld :
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor 100 %.
Hij wordt aangesteld in een mandaat met de niet-verworven salarisschaal 509 voor 100 %.

Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven :

RL-12 ambt lector salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd’ voor 100 %.

RL-12 ambt mandaat salarisschaal 509 voor 100 %. In het veld 11 wordt dit aangeduid met “03”, aangezien het om een mandaat gaat.

Mogelijkheid 3 : Er wordt betaald met een nieuwe salarisschaal en met een mandaatvergoeding

Voorbeeld :
Een lector wordt betaald met salarisschaal 502 voor 100 %.
Hij wordt aangesteld in een mandaat met salarisschaal 509 voor 100 %.

Het personeelslid ontvangt ook een extra mandaatvergoeding.
Dit personeelslid wordt betaald met de nieuwe salarisschaal en ontvangt eveneens een mandaatvergoeding.

Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven :

RL-12 ambt lector salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking ‘waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd’ voor 100 %.

RL-12 ambt mandaat salarisschaal 509 voor 100 % aangevuld met het bedrag van de mandaatvergoeding (veld mandaatvergoeding). In het veld 11 wordt dit aangeduid met “03”, aangezien het om een mandaat gaat.

Voorbeeld met ambtswijziging en mandaat tegelijkertijd

Een personeelslid is benoemd lector in een hogeschool voor 100 %.
Het personeelslid krijgt een ambtswijziging toegewezen van 100 % als hoofdlector.
Het personeelslid krijgt hiervoor een nieuwe salarisschaal.
Het personeelslid krijgt ook een mandaat toegewezen voor 100 % als opleidingsdirecteur.
Het personeelslid krijgt hiervoor een nieuwe salarisschaal en een mandaatvergoeding.

Dit moet elektronisch als volgt worden doorgegeven :

RL-12 lector ATO 4 salarisschaal 502 voor 100 % met een dienstonderbreking waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd (do 124) voor 100 %.

RL-12 hoofdlector ATO 2 salarisschaal 509 voor 100 % met een dienstonderbreking waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd (do 123) voor 100 % met aanduiding ambtswijziging (code 02 in veld 11).

RL-12 niet-decretaal mandaat (opleidingsdirecteur) ATO 2 mandaat salarisschaal 515 voor 100 % met aanduiding mandaat (code 03 in veld 11) aangevuld met het bedrag van de mandaatvergoeding (veld 18 mandaatvergoeding).

Deze 3 RL-12’s vormen dus samen één foto die geldig is op een bepaalde geldigheidsdatum.

De opdrachten als titularis met de opdrachtgebonden dienstonderbrekingen waarnemen van een ambtswijziging hogescholen onbezoldigd (DO 124) en waarnemen van een mandaat hogescholen onbezoldigd (DO123) worden niet bezoldigd.

De bezoldiging gebeurt op de opdracht met het mandaat met de opgegeven salarisschaal en de mandaatvergoeding.

Nuttige ervaring/nuttige beroepservaring

De nuttige ervaring die opgenomen is in de geldelijke anciënniteit voor 1996 en overgenomen door de hogeschool, moet ook doorgegeven worden bij de NBE. Het gaat hier immers ook om nuttige ervaring die een onderdeel van de anciënniteit is. Op deze manier is er in EPD een correct beeld van het dossier van het personeelslid wat betreft de opbouw van de anciënniteit.

Het veld NBE moet ingevuld worden als er een barema is ingevuld. Moet dus herhaald worden bij elke zending van opdracht met barema.

Omstandigheidsverlof

Het gewone omstandigheidsverlof wordt doorgestuurd met DO 090. Voor het omstandigheidsverlof n.a.v. de geboorte van een kind, zie het trefwoord hieronder.

Omstandigheidsverlof wordt normaliter niet doorgezonden wanneer er geen vervanger wordt aangesteld. Het mag evenwel worden doorgestuurd. Wanneer er wel een vervanger wordt aangesteld, dan wordt dit wel doorgegeven omwille van de correctheid van het administratief dossier. Voor de hogescholen bestaat er evenwel geen verplichting dit door te geven (zie ook trefwoord ‘dienstonderbrekingen algemeen’).

Omstandigheidsverlof naar aanleiding van de geboorte van een kind

Dit omstandigheidsverlof wordt verplicht doorgegeven met dienstonderbreking DO 119.

Alle dagen (= 10 werkdagen) moeten gemeld worden met DO 119.

Dit kunnen uiteraard meer kalenderdagen zijn: de periode moet opgestuurd worden inclusief weekend(s) en eventuele feestdagen. Zie hiervoor ook:
http://www.ond.vlaanderen.be/hogeronderwijs/werken/personeelsadmin/hogescholen/berekeningsprog/toelichting.htm en
http://www.ond.vlaanderen.be/hogeronderwijs/werken/personeelsadmin/hogescholen/berekeningsprog/Berekening_bijkomende_vergoedingnieuw.xls

Deze dienstonderbreking is in de andere onderwijsniveaus zowel voor vastbenoemde als voor tijdelijke personeelsleden voor 10 dagen bezoldigd. Dit is een verschil met de hogescholen waar voor de tijdelijke personeelsleden de 3 eerste dagen van het omstandigheidsverlof bezoldigd worden door de hogeschool, terwijl voor de resterende 7 dagen beroep wordt gedaan op het ziekenfonds. De hogeschool moet wel in voorkomend geval deze 7 dagen aanvullen tot het nettosalaris.

De dienstonderbreking DO 119, die persoonsgebonden is, wordt ook voor de hogescholen gebruikt. Er moet immers gecontroleerd worden of het betrokken personeelslid niet meer dan 10 dagen omstandigheidsverlof heeft genoten. Voor gemengde dossiers in hogescholen en andere onderwijsniveaus moet er over de onderwijsniveaus heen gecontroleerd worden of de 10 dagen niet overschreden zijn.

Wanneer er een dienstonderbreking 119 wordt gehangen aan een opdracht in een hogeschool (HS 411), zal er geen automatische verwerking gebeuren om te voorkomen dat DO 119 de volledige 10 dagen in alle gevallen bezoldigt.
Voor benoemden zal de cel personeel de 10 dagen manueel bezoldigen.
Voor tijdelijken zullen de eerste 3 dagen worden betaald, evenals het bedrag van de eventuele uitbetaling van het verschil met de uitkering ziekenfonds voor de resterende 7 dagen. De procedure voor het opsturen van dit bedrag blijft voorlopig dezelfde als nu gebruikt wordt, dus nog op papier. Er is een nieuw formulier gemaakt om deze vergoeding aan te vragen.

Opmerking :

In de onderwijssector spreekt men van 10 dagen omstandigheidsverlof wanneer een personeelslid tien dagen afwezig is naar aanleiding van de geboorte van een kind.
Met het begrip vaderschapsverlof wordt verwezen naar de omzetting van het postnataal bevallingsverlof van de moeder naar een vaderschapsverlof voor de vader in geval van hospitalisatie of overlijden van de moeder na de geboorte van het kind.
Dit vaderschapsverlof wordt opgezonden met DO 006 (zie trefwoord ‘vaderschapsverlof’).

Onderzoekers (kenmerk 24)

Het betreft de personeelsleden die van de regeringscommissaris het fiat hebben gekregen voor de gedeeltelijke vrijstelling van 65% van de bedrijfsvoorheffing voor de hogeschool. Zij komen voor op de lijst die het regeringscommissariaat bezorgt aan de afdeling hoger onderwijs en hebben bijgevolg code 24 toegekend gekregen.

Voor deze personeelsleden wordt in veld 12 detailfunctie de waarde ‘00000887’: erkend wetenschappelijk onderzoek aangeduid.
Enkel de personeelsleden die goedgekeurd zijn op de lijsten mogen deze aanduiding krijgen. Deze aanduiding is verplicht voor deze personeelsleden. De aanduiding kan alleen voorkomen bij de ambten van assistent, doctor-assistent, werkleider, lector en hoofdlector.

Ontslag

De hogeschool stuurt een stopzetting wegens ontslag op met geldigheidsdatum de dag volgend op de laatste werkdag.
De eventuele opzeggingsvergoeding die onmiddellijk bij ontslag van een personeelslid wordt uitbetaald, moet nog opgestuurd worden op papier. Er is een nieuw formulier gemaakt om deze vergoeding aan te vragen.
Er is geen zending via het EPD mogelijk van dergelijke ontslagvergoeding.

U vindt meer informatie over de betaling van de ontslagvergoeding op deze link:
http://www.ond.vlaanderen.be/hogeronderwijs/werken/personeelsadmin/hogescholen/mededelingen/ozb20040319.htm

Overlijden

Het overlijden van een personeelslid wordt gemeld via een RL 4 stopzetting wegens overlijden.
De geldigheidsdatum van de stopzetting wegens overlijden moet altijd de dag na het overlijden zijn.

Politiek verlof ATP

Het politiek verlof is niet geregeld voor het OP. Leden van het OP kunnen wel een politiek mandaat uitoefenen waarbij de cumulatieregeling van toepassing is. Hiervoor kan DO 139 deeltijds omwille van cumulatie worden gebruikt. Een andere mogelijkheid is TBS/pa of loopbaanonderbreking.

Voor het ATP is het politiek verlof wel geregeld (art. 171bis tot 171septies) en wordt DO 127 gebruikt. Dit is een opdrachtgebonden dienstonderbreking en wordt opgestuurd met een RL-12.

Premie en vakantiebezoldiging (RL-13)

De RL-13 wordt gebruikt:

om premies door te sturen: het gaat om de premies bedoeld in de artikelen 141 § 1 en 157 van het hogescholendecreet
om de vakantiebezoldiging door te sturen, zoals bedoeld in het BVR van 24/6/1997

Er moet dus aangeduid worden om welk type premie het gaat: een gewone premie of een vakantiebezoldiging.

De administratieve toestand moet aangeduid worden omdat op een premie dezelfde afhoudingen gebeuren als voor het statutaire ambt: bv. voor een benoemd lector die in een bepaalde maand een premie krijgt, moet in de RL-13 ATO 4 worden aangeduid, voor een tijdelijk personeelslid moet ATO 2 worden aangeduid.
Bij de vakantiebezoldiging is het altijd ATO 1 of 2 (altijd tijdelijk OP).
De reden dat de ATO moet aangeduid worden, is dat de RL-13 volkomen los staat in EPD van de RL-12, er is geen koppeling met de opdracht.

De geldigheidsdatum is steeds de 1ste van een maand, en de premie wordt betaald in die maand: bv. geldigheidsdatum = 1/10/2007: de premie zal betaald worden van 1/10/2007 tot 31/10/2007.
Voor de vakantiebezoldiging is dit steeds de maand juli of augustus (cfr BVR van 24/6/1997), de geldigheidsdatum voor een RL-13 type vakantiebezoldiging moet dus ofwel 1/7 ofwel 1/8 zijn.

Samenwerkingsovereenkomsten

Een samenwerkingsovereenkomst wordt opgezonden met dienstonderbreking DO 125. Deze DO is bezoldigd.

Het betreft alle uitleningen, wedertewerkstellingen buiten de hogeschool, verloven wegens opdracht, verlof ministerieel kabinet etc... Ook tewerkstelling bij de VLHORA, het regeringscommissariaat, accreditatieorganen valt hieronder.
Het personeelslid blijft in deze gevallen administratief verbonden aan de hogeschool en bezoldigd ten laste van de enveloppe van de hogeschool, maar werkt wel elders. In de samenwerkingsovereenkomst worden o.a. de modaliteiten omtrent de terugbetaling aan de hogeschool door de derde instantie geregeld.
Er kan een vervanger worden aangesteld in de hogeschool. Er moet dus een dienstonderbreking worden gemeld (zie ook trefwoord ‘dienstonderbrekingen algemeen’).

De samenwerkingsovereenkomsten voor de personeelsleden van het centraal fonds waarbij de loonkost door de derde instantie wordt terugbetaald aan het centraal fonds, moeten verplicht worden doorgegeven.

Samenwerkingsovereenkomst OSP art. 309 HSD

De personeelsleden die in het kader van art. 309 van het hogescholendecreet een opdracht krijgen in een CVO worden opgestuurd met DO 126 ‘waarnemen van een opdracht in OSP art. 309. Dit is een opdrachtgebonden dienstonderbreking die wordt doorgegeven met een RL-12. Deze dienstonderbreking is bezoldigd.

De samenwerkingsakkoorden moeten nog steeds opgestuurd worden zodat de terugbetaling aan de hogeschool kan gebeuren, zoals dat momenteel gebeurt.

Stopzetting opdrachtenpakket (RL-4)

Het doorsturen van een RL-4 wist alle opdrachten van het personeelslid in de hogeschool.
Indien dit niet de bedoeling is moet er een RL-12 worden gestuurd die werkt via het fotoprincipe.
De RL-4 wordt gebruikt bij ontslag, overlijden, pensioen…

Syndicaal verlof

Personeelsleden die ‘gedetacheerd’ zijn naar de representatieve vakorganisaties worden doorgegeven met de dienstonderbreking DO 18 syndicaal verlof. Deze dienstonderbreking is bezoldigd, maar zal niet betaald worden op het instellingsnummer van de hogeschool.

Het gaat om de personeelsleden die ten gevolge van art. 304bis van het hogescholendecreet of in uitvoering van CAO I bezoldigd worden ten laste van het centraal fonds. Er moet administratief geen zending gebeuren voor het centraal fonds. De cel personeel zorgt voor de betaling ten laste van het centraal fonds.

TBS/pa

Voor een TBS/pa moet de DO 098 opdrachtgebonden worden gebruikt.
De DO 098 wordt zowel bij een voltijdse als een deeltijdse TBS/pa gebruikt.

Wanneer het personeelslid een voltijdse betrekking heeft over de onderwijsniveaus heen en in elke instelling een TBSPA neemt, dan moet elke instelling afzonderlijk voor elke opdracht afzonderlijk de uren (of percentage) van de dienstonderbreking opgeven.

TBS voorafgaand aan het rustpensioen

Er zijn verschillende codes DO voor de TBS voorafgaand aan het rustpensioen afhankelijk van het stelsel.
DO 62: TBS/pa voorafgaand aan het rustpensioen: dit is de organieke voltijdse TBS-55+/58+ voor de personeelsleden geboren voor 1 oktober 1947
Do 63: deeltijdse TBS/pa voorafgaand aan het rustpensioen: dit is de deeltijdse TBS-55+/58+ voor de personeelsleden geboren voor 1 oktober 1947, en voor de personeelsleden geboren op of na 1 oktober 1952. Vanaf 1 oktober 2007 is
dit stelsel ook mogelijk voor de personeelsleden geboren op of na 1 oktober 1947 en voor 1 oktober 1952.

DO 107: bonus, voor de personeelsleden die geboren zijn tussen 1 oktober 1947 en 30 september 1952 en gebruik maken van het uitzonderingsstelsel
DO 108: VTBS58+: dit is de organieke TBS58+
Deze dienstonderbrekingen worden opgestuurd met als datum de ingangsdatum van de TBS zodat er een elektronische melding gebeurt voor het EPD.

De eigenlijke aanvraag van de TBS voorafgaand aan het rustpensioen gebeurt nog steeds via de HOPTBS zodat de voorwaarden kunnen worden gecontroleerd en het wachtgeld berekend.

Enkele principes:

Als er een bonus wordt opgestuurd (code 107) kan eventueel ook al de VTBS58+ worden opgezonden (code 108) met een ingangsdatum (geldigheidsdatum) in de toekomst.
De pensioendatum kan ook al worden opgezonden met een RL-4 stopzetten opdrachtenpakket met als reden pensioen.
Als men behoort tot de uitzonderingscategorie (= geboren tussen 1 oktober 1947 en 30 september 1952) en men na de leeftijd van 58 jaar een bonus neemt, wordt de dienstonderbreking "bonus" (code 107) gebruikt. Een bonus kan ook doorlopen of beginnen na de leeftijd van 60 jaar.
De DO “VTBS58+ “( code 108) wordt gebruikt indien men een VTBS58+ neemt, vanaf de leeftijd van 58 jaar. Het pensioen gaat dan in op de 1ste van de maand volgend op de 60ste verjaardag. De VTBS58+ kan zowel voor personeelsleden die behoren tot de uitzonderingscategorie en die een organieke 58+ nemen (al dan niet na opname van de bonus), als voor de personeelsleden geboren na 30 september 1952.

TBS wegens ziekte

De TBS wegens ziekte wordt opgestuurd met de instellingsgebonden code 132 of de opdrachtgebonden code 135.

Wat is het verschil met DO 67 TBS pensioencommissie?

De dienstonderbreking met code 67 TBS pensioencommissie wordt enkel gebruikt voor personeelsleden die al met TBS wegens ziekte zijn, en waarvoor de pensioencommissie de uitspraak doet dat het personeelslid niet meer geschikt is om zijn ambt te vervullen maar wel geschikt is om een ander ambt uit te oefenen bv. administratieve taken (en deze uitoefening gebeurt ook effectief).

Tijdelijk andere opdracht (TAO)

Dit veld ( veld 5 van de RL-12) wordt enkel aangeduid indien een personeelslid dat een TAO neemt in een ander onderwijsniveau bv. het secundair onderwijs, een tijdelijk andere opdracht uitoefent in de hogeschool.

Bv. een personeelslid heeft een TAO in het secundair onderwijs voor 10/20.
Hij heeft een opdracht in de hogeschool voor 65%.

1ste opdrachtlijn: 50% tijdelijk , TAO ‘J’
2de opdrachtlijn: 15% tijdelijk, TAO ‘blanco’

Uitzonderlijk verlof wegens overmacht

Het verlof wegens overmacht mag niet gestuurd worden met DO 30. Er is geen specifieke DO voorzien. Indien dergelijk verlof wegens overmacht zich voordoet moet DO 090 omstandigheidsverlof worden gebruikt.
Meer uitleg over het uitzonderlijk verlof wegens overmacht vindt u onder:
http://www.ond.vlaanderen.be/cursusschoolsecretariaten/08_a_verloven/2_verloven=dienstactiviteit/06_overmacht.htm

DO 30 Verlof dwingende redenen familiaal belang geldt enkel voor personeelsleden van het Gemeenschapsonderwijs, en wordt slechts uitzonderlijk gebruikt.
http://www.ond.vlaanderen.be/cursusschoolsecretariaten/08_a_verloven/6_verloven_enkel_gem.schapsond/6_2_DwingendFamiliaal.htm

Vaderschapsverlof

Vaderschapsverlof is geregeld voor de personeelsleden van de hogescholen in het besluit van 31 maart 2006 gepubliceerd in het BS op 19-4-2006.
Vaderschapsverlof (DO 006) kan beginnen vanaf 1-7-2004 (art. 24 van het besluit).

Het vaderschapsverlof kan worden genomen door vastbenoemde en door tijdelijke personeelsleden. Het vaderschapsverlof wordt gelijkgesteld met dienstactiviteit.
Het telt mee voor de geldelijke en de sociale anciënniteit.

Het vaderschapsverlof wordt bezoldigd voor vastbenoemde personeelsleden.
Het vaderschapsverlof wordt niet bezoldigd voor tijdelijke personeelsleden.
Het vaderschapsverlof is een instellingsgebonden dienstonderbreking die wordt doorgezonden via een RL-2.

Verlof verminderde prestaties wegens ziekte

Er zijn 2 DO codes voorzien voor het VVP wegens ziekte:

DO 002 VVP wegens ziekte
DO 116 Verlof voor verminderde prestaties ziekte – Pensioencommissie

De DO 002 wordt gebruikt bij de gewone gevallen van VVP wegens ziekte: 30 dagen halvedagprestaties met een maximum van 90 dagen in een periode van 10 jaar dienstancienniteit. Het gaat om de gevallen dat het personeelslid zelf vraagt om zijn opdracht met verminderde prestaties te hernemen. De behandelende arts en het controle-organisme moeten vervolgens instemmen met het verzoek, vooraleer de dienstonderbreking 002 VVP wegens ziekte kan worden genomen.

De DO 116 VVP wegens ziekte – pensioencommissie wordt gebruikt om de personeelsleden aan te duiden die terbeschikking gesteld zijn wegens ziekte en waarvan de pensioencommissie van de Administratieve Gezondheidsdienst beslist heeft dat het personeelslid halftijds moet hervatten. Het personeelslid moet dan halftijds presteren maar wordt voltijds (op basis van de oorspronkelijke prestaties) betaald. Het gaat hier dus om één van de beslissingen die de pensioencommissie van de AGD kan nemen. Zo kunnen die personeelsleden worden herkend.

Zowel de DO 002 VVP wegens ziekte als de DO 116 VVP wegens ziekte – pensioencommissie moeten opgestuurd worden omwille van de administratieve correctheid van het dossier. Deze dienstonderbrekingen kunnen enkel genomen worden door benoemde personeelsleden.

Verlof verminderde prestaties n.a.v. een arbeidsongeval

De DO 009 ‘VVP n.a.v. een arbeidsongeval’ is een opdrachtgebonden dienstonderbreking die wordt opgezonden met een RL-12.

De dienstonderbreking kan worden genomen door vastbenoemde en door tijdelijke personeelsleden en telt mee voor de geldelijke en de sociale anciënniteit.
Deze dienstonderbreking wordt volledig bezoldigd.

De reglementaire basis is artikel 32 bis van het Koninklijk besluit van 24 januari 1969 betreffende de schadevergoeding ten gunste van personeelsleden van de overheidssector, voor arbeidsongevallen en voor ongevallen op de weg naar en van het werk (B.S. 08/02/1969):
“Indien de Administratieve Gezondheidsdienst de getroffene geschikt acht om zijn ambt weder op te nemen met verminderde prestaties, zowel tijdens de periode van tijdelijke ongeschiktheid als na de consolidatie, mag ongeacht de reglementaire bepalingen betreffende het verlof voor verminderde prestaties wegens ziekte of gebrekkigheid, de getroffene zonder tijdsbeperking en volgens de verdeling bepaald door de Administratieve Gezondheidsdienst zijn ambt uitoefenen, onder voorbehoud nochtans dat de getroffene tenminste de helft van de normale duur van een ambt met volledige prestaties kan volbrengen.”

Ziekteverlof

Momenteel berekenen de hogescholen zelf het ziekteverlof. De hogescholen vragen wel regelmatig om ondersteuning bij de berekening. De dossierbehandelaar van de cel personeel maakt dan een manuele berekening op basis van de gegevens in het dossier. Voor de berekening van het ziekteverlof van de tijdelijke leden van het onderwijzend personeel is deze excelsheet gepubliceerd op de website.
http://www.ond.vlaanderen.be/hogeronderwijs/werken/personeelsadmin/hogescholen/berekeningsprog/Kopie%20van%20ZV_tijdelijk_OP.xls (54,0 kB)

De hogescholen sturen het ziekteverlof door (begin- en einddatum), en ook de eventuele ingangsdatum van de uitputting van het ziekteverlof, zowel voor benoemden als tijdelijken, en ook de datum van herneming (= einddatum dienstonderbreking).

Met de invoering van EPD blijft dezelfde werkwijze gehandhaafd. Hogescholen berekenen (eventueel met ondersteuning van de cel personeel) en verwerken het ziekteverlof zelf. Er gebeurt in het EPD geen automatische verwerking maar alleen een registratie van de nieuwe codes ziekteverlof voor de hogescholen. De berekening van het wachtgeld bij de TBS ziekte gebeurt door de cel personeel.

Er worden 6 nieuwe codes voor ziekteverlof hogescholen aangemaakt: 3 codes opdrachtgebonden en 3 codes instellingsgebonden.

De dienstonderbrekingen ziekteverlof instellingsgebonden ( DO 130, 131, 132) worden opgestuurd met een RL-2.
Het ziekteverlof wordt alleen gehangen aan de opdrachten in de betrokken hogeschool. Het wordt gehangen aan alle opdrachten in de betrokken hogeschool.
In de meeste situaties zullen deze instellingsgebonden codes gebruikt worden.
Bv. een werkleider heeft voor 50% salarisschaal 528 en voor 50% salarisschaal 509. Het ziekteverlof wordt gemeld met een instellingsgebonden DO 130 omdat het geldt voor de totale opdracht in de hogeschool.

Als het personeelslid een opdrachtgebonden dienstonderbreking heeft in combinatie met ziekte mag ook de instellingsgebonden dienstonderbreking ziekte gebruikt worden.

De dienstonderbrekingen ziekteverlof opdrachtgebonden (DO 133, 134, 135) worden opgestuurd met een RL-12.
Deze codes worden alleen gebruikt als er per opdracht een verschillend resultaat moet worden weggeschreven.
Dit wordt gebruikt wanneer een personeelslid bv. zowel een ATP als een OP opdracht uitoefent. De ziekteverlofverwerking kan een verschillend resultaat geven: bv. geen uitputting ziekteverlof voor het gedeelte OP, wel uitputting voor het gedeelte ATP.

Hetzelfde doet zich voor als een personeelslid gedeeltelijk benoemd is en gedeeltelijk tijdelijk: als er voor beide opdrachten nog recht is op bezoldigde ziektedagen, wordt de instellingsgebonden dienstonderbreking 130 ‘bezoldigd ziekteverlof hogescholen’ gebruikt. Indien echter het ziekteverlof voor één van beide of allebei de opdrachten uitgeput is worden de betreffende opdrachtgebonden dienstonderbrekingen ziekte gebruikt.

Een ander voorbeeld met TBS wegens ziekte en verlof voor verminderde prestaties:
Men gebruikt de DO 135 opdrachtgebonden als de TBS ziekte slechts op een gedeelte van de opdracht betrekking heeft
bv. een voltijds benoemd personeelslid heeft een opdracht van 100 % waar 50 % VVP op is genomen. In dit geval wordt het wachtgeld wegens TBS ziekte berekend op de nog overblijvende 50 %. Een TBS wegens ziekte maakt immers geen einde aan het verlof voor verminderde prestaties.
Er moet in dit voorbeeld dus 2 keer van de totale opdracht worden vertrokken omdat het gaat om 2 opdrachtgebonden dienstonderbrekingen op éénzelfde opdracht.
RL 12 met opdracht van 100 % en een opdrachtgebonden dienstonderbreking 128 VVP voor 50 %.
RL-12 met opdracht van 100 % en een opdrachtgebonden dienstonderbreking 135 TBS ziekte vastbenoemden hogescholen opdrachtgebonden voor 50 %
Beide RL-12's worden verzonden in hetzelfde bericht.
Het wachtgeld wordt berekend op een opdracht van 50 %.

Timing van opsturen ziekteverlof

Momenteel wordt het ziekteverlof voor benoemde personeelsleden om de 6 maanden via papier opgestuurd en voor tijdelijke personeelsleden om de 2 maanden.

Voor het elektronisch personeelsdossier moet het ziekteverlof onmiddellijk opgestuurd worden.
Dit is zeker het geval indien het ziekteverlof uitgeput is en er een TBS wegens ziekte of een onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijken moet worden opgezonden. Dit heeft immers onmiddellijk gevolgen voor de betaling.
Het ziekteverlof moet ook onmiddellijk worden doorgezonden bij gecombineerde dossiers met andere onderwijsniveaus. Voor deze dossiers gebeurt de verwerking immers op het niveau van het ander onderwijsniveau in het EPD. De bezoldigde ziektedagen genoten in de hogescholen moeten worden aangerekend op het contingent bezoldigde ziektedagen van het betrokken personeelslid voor de andere onderwijsniveaus. De diensten gepresteerd in de hogescholen worden immers ook meegeteld voor de sociale anciënniteit voor vastbenoemde personeelsleden of voor het aantal bezoldigde tijdelijke dagen genoten als tijdelijk personeelslid voor tijdelijke personeelsleden.